医院档案管理工作创新路径的探讨

张胜男

（吉林省结核病医院(吉林省传染病医院) 吉林长春 130500）

医院的档案管理与医院的经营和发展有着十分紧密的联系，档案资料是对医院医疗服务过程的记录，同时，也是医院制定各项经营发展决策的重要依据。由于医院档案资料涵盖的范围广、内容多，因此管理难度较大。随着办公自动化程度的不断提高，推动了医院档案管理工作的创新，通过将互联网、大数据、云计算等先进技术与传统的医院档案管理工作相融合，有效地提升医院档案资料的真实性、准确性和全面性，更好地为医院各项工作的开展提供了依据。

1 医院档案管理工作的重要性分析

1.1 有利于提升医院的形象与信誉

医院的档案记录了医院自创立以来的整个发展历程，是医院文化、研究、经营、管理成果的记录。医院的档案承载了医院的历史，也决定了医院的未来；同时，医院的档案也保留了医院珍贵的医学研究案例、科研成果、诊疗记录及医护人员的个人成长及荣誉，通过档案的一步步积累，为医院的发展扎稳了坚实的根基，不断提升医院的品牌文化，树立良好的社会形象与信誉。

1.2 有利于提高医院运营管理的水平

档案管理的内容相当全面，涉及了医院诊疗、服务、经营、管理的方方面面，医院的各项决策都需要依靠档案资料提供真实可靠的参考。例如，医院诊疗设备的采购需要结合过往医疗设备采购的数据和资料；医院的人事调动需要参考医护人员的人事档案；医院的科研工作也需要参考以往针对的科研记录［1］。由此可见，医院大小事务的决定都离不开档案管理工作，只有以档案管理为依托，才可以有效提升医院运营管理的水平。

1.3 有利于开展医学科研及教学工作

医院不仅承担着提供医疗服务的功能，同时，也是开展医学研究和教学工作的主要场所。在医院长期的运营过程中，会积累大量的病案资料、医疗护理记录、科研教学成果等，而这些宝贵的资料可以为医学科研及教学工作的开展提供十分有力的参考和支持，帮助医院在长久的积累当中加以有效应用，在总结前人经验的基础上，加以创新和突破，从而不断提高医院的科研能力和教学水平，推动医院综合实力的显著提升。

1.4 有利于真实还原医疗服务过程

在医疗服务过程中，不可避免地会发生一些医患纠纷，如果不能得到妥善的处理，会加剧医患之间紧张的关系；同时，一些患者及家属在医院内部寻衅滋事，也会给医护人员带来一定的人身安全的威胁。医院的档案详细记录了病患的全部诊疗信息，当出现医患纠纷时，这些档案资料可以真实地还原医院为病患提供诊疗服务的过程，并且可以作为具有法律效力的证据，维护双方的合法权益，保障医院安全稳定地运营，降低医患纠纷的发生概率，同时，也可以避免一些恶意中伤、寻衅滋事、医闹等事件的发生［1］。

2 当前医院档案管理工作中存在的主要问题

2.1 对档案管理的重视不足

医院档案管理真实地记录了医疗服务的过程，可以客观、全面、可靠地为医院各项决策的制定提供依据，并且借助对医院档案的分析和利用，不断提高我国医疗卫生服务的水平。但是，从医院档案管理工作的实际情况来看，由于忽视了医院档案的重要价值，而极大地影响了档案管理工作的有效开展。一方面，部分医院还没有充分认识到医院档案对于医院管理与发展的重要价值，不愿意投入大量的资金和资源对现有的医院档案管理体系进行建设和完善，医院档案管理只是对文件资料的简单收集、汇总和保存，而没有充分发挥出医院档案的作用；另一方面，只重视医院档案的保存而忽视了对档案价值的开发和利用，使得大量医院档案堆积，不但不能对提高医疗服务水平起到促进作用，反而耗费了大量的资金、人力和场地进行档案的保存和整理，造成了资源的极大浪费。

2.2 医院档案管理人员的素质参差不齐

档案管理人员对于医院档案管理工作的水平有着十分关键的影响。档案管理的专业性强、工作内容比较繁杂，对于档案管理人员的工作技能、责任心和职业素养都具有一定的要求。但是，在当前的医院档案管理工作中，由于长久以来对医院档案管理工作缺乏重视，使得医院投入于档案管理部门的资源不足，专业的人才缺失也造成了档案管理人员对于自身工作的价值缺乏正确的理解，在本职工作中存在着效率低、态度不端正、创新意识差等问题，部分医院档案管理人员责任心缺失，影响了医院档案的真实性、全面性和准确性，因人为原因造成了档案管理工作中的诸多失误；还有部分医院的档案管理人员在本职工作中缺乏学习意识，工作方法和理念比较陈旧，缺乏对档案管理信息化的重视，在档案管理工作中的主动性和积极性不足，这也是制约医院档案管理创新的重要因素。

2.3 档案管理的手段比较落后

目前，信息技术的快速发展已经改变了各行各业传统的工作模式，信息技术与传统管理模式的融合已经是医院发展的必经之路。在这种背景下，医院档案管理工作也需要加快信息技术的引进和应用，实现档案管理的信息化。但是，从实际的情况而言，由于对医院档案管理缺乏重视，使得很多医院的档案管理工作还停留在以往比较落后的人工管理模式中，档案资料仍以纸质的档案为主，档案的获取、整理、归档及调阅也主要依靠人力记录。这种落后的档案管理模式，一方面在档案的保存上存在一定的难度，很容易出现档案的丢失和损坏，医院档案保管的成本和风险也相对比较高［2］；另一方面，人力为主的档案管理工作效率低下、人力成本较高，且由于档案管理人员的素质参差不齐，也容易发生档案信息的错漏，导致档案失真甚至造假，影响医院档案管理工作的实用价值。

2.4 档案管理制度不健全

档案管理制度是保障医院档案管理工作的规范化、专业化的重要依据，对于完善档案管理的流程，提升档案管理的水平有着非常重要的推动作用。但是，就目前情况而言，部分医院在档案管理方面缺乏完善的制度和规定，工作流程和岗位职责不明确、不清晰，导致档案信息不完善，取用的流程也非常随意，甚至造成了档案遗漏甚至丢失的情况。此外，还有很多医院虽然制定了档案管理的相关规定，但是在实际的执行过程中缺乏监管，执行力差，使得制度的约束成为了摆设，也很难发挥档案管理的价值。

3 医院档案管理工作的创新路径

3.1 加强对档案管理工作的重视

要解决当前档案管理所面临的困境，就要从思想认识上加强对档案管理工作的重视，能够充分认识到档案管理工作的规范化和专业化对于医院的行政管理和长远发展所具备的价值，并且投入更多的资源和精力完善现有的制度、流程和管理工具，确保档案管理工作的规范化［3］。此外，除了医院管理层面的重视和支持，档案管理部门也要正确地认识本职工作，将档案管理的规范化建设与医院的整体发展看作一个整体，提高大局观，改变陈旧落后的观念，能够认识到自身工作的价值，不断提高思想认识，努力学习先进的档案管理知识，提升岗位技能，只有医院内部形成统一的认知，才能集各方之力为档案管理工作的创新做好充分准备。

3.2 创新医院档案管理的机制与体系

医院档案管理工作的创新需要树立对档案管理工作的正确认识，能够将医院档案管理工作的创新与医院的长远发展紧密地结合起来，结合医院发展的实际情况，投入相应的资金、人才、技术和资源搭建档案管理的体系，并积极开展档案管理工作的创新，形成比较完善的医院档案管理机制。首先，医院管理层要正确定位档案管理在医院行政管理中的角色，明确档案管理部门的责权，对档案管理工作的内容、流程及职能进行梳理，做好分工，加强监督与考核。其次，医院要改变以往重档案的保管而忽视档案应用的错误思想，提高档案的利用率，对现有的档案资料进行全面的整合、分类和分析，从而使档案的归档、分类更加规范化，为档案的调取提供便利，通过档案资料的合理使用不断优化医院的工作流程，提高工作效率［4］。最后，根据医院档案管理的实际需求，完善档案管理的相关制度，对档案管理的责任、目标、要求进行有效的规范，提高档案管理人员的重视，加强责任心，严格遵循医院档案管理的制度，确保医院档案信息的真实、准确、完整。

3.3 加快医院档案管理的信息化建设

档案管理的信息化建设是信息时代下医院档案管理工作创新的必然选择，也是提高档案管理工作规范化程度的有效手段。首先，医院需要投入更多的资源和精力建设档案管理的信息化平台，改变传统人力为主的工作模式，开发或选择适合的档案管理软件，实现档案的自动化采集、筛选、录入、存档、更新及调取，要确保硬件设施能够满足海量数据的获取、处理和传输工作，便于进行医院档案管理平台的开发、管理、运营和更新。其次，结合医院的实际情况和档案管理的基本需求，配置功能强大、符合需求的管理软件，结合最新的档案管理技术，确保医院档案管理模式的先进性，并定期对软硬件设备进行维护、更新、保养，从而满足医院档案管理对于设备配置、容量、处理速度等方面的要求，通过强大的软硬件设施建设，迎合医院档案管理工作的创新要求［5］。再次，对以往人工记录的档案，尽快完成信息化的录入，以便于更好地配合医院档案信息化管理平台的建设。最后，还应当重视对工作人员信息化操作水平的培训，开展档案信息化管理平台操作的相关培训活动，熟练掌握信息化管理软件的使用方法，确保能够胜任档案管理信息化的工作要求，保质保量地完成本职工作。

3.4 建立健全医院档案管理制度

健全的制度是保障档案管理工作的规范化和专业化的前提，要解决医院在档案管理工作中的诸多问题，就需要从制度和流程的角度建立健全现有的档案管理制度，根据国家的相关规定，加强对《档案法》的深入学习，结合医院自身的情况，建设一套适合医院标准的档案管理制度，明确落实档案管理工作的范畴、目标、职责、岗位设置、工作流程［6］。同时，还需要结合医院档案资料的使用习惯和使用需求，建立相应的档案调阅、归档、转递、安全管理、保密等制度，这样就可以将医院档案管理的工作进行有效的梳理，明确档案管理的重点，并安排相应的人员进行负责，确保档案管理的各项工作有制可依，能够有效加以监督和约束。此外，除了要健全现有的制度以外，针对档案管理制度的执行情况也应当加强监督，提升档案管理部门和人员的执行力，确保各项规章制度和工作流程的执行到位，从而不断提升档案管理的效率和水平。

3.5 提升档案管理人员的整体素质

档案管理工作对于从业人员的专业能力和职业素养都有一定的要求，要提升档案管理工作的规范化，即要从人员管理角度提高档案管理人员的综合素质。首先，开拓人才吸纳的渠道，重视专业档案管理人才的招聘与培养，明确医院档案管理信息化的人才需求方向，并以此为目标，广泛吸引具有过硬知识积累和专业能力的对口人才。其次，针对现有的人员队伍，要加强专业培训，从理论知识、专业技能两个层面出发，要求工作人员必须具备电子化档案管理的能力，并加强对新知识、新理念的学习，能够跟上并领先医院档案信息化建设的步伐。再次，要加强针对档案管理人员的职业道德建设，能够对档案资料的真实性、安全性和可靠性负责，在开展工作时，要抱着高度的责任心，提高自身的学习意识，能够在本职工作中积极思考，敢于创新，提出优化性建议。最后，要针对档案管理人员的职业发展制定相应的规划，借助科学的奖惩机制，提高档案管理人员的工作积极性，提高个人的工作贡献，为优秀人才提供一条切实可行的职业发展路径，定期对工作人员的信息化操作水平进行考核，将考核结果与薪酬、绩效相结合，制定明确的奖惩制度，激活人员队伍的积极性，更好地为医院档案管理的创新贡献力量［7］。

4 结语

医院档案管理是医院行政管理中的重要组成部分，对于医院长远发展的重要性不可小视，但由于以往医院对于档案管理的价值缺乏认识，在一定程度上制约了档案作用的发挥。要实现档案管理工作的创新，就要加大投入，加快档案管理的信息化建设，搭建完善的档案管理信息化平台，培养更多专业领域的优秀人才，提高档案管理人员的综合素养，从而更好地为医院档案管理的优化改革做好准备。