新公共服务理论视角下高校人事档案管理的新路径探究

赵乐森

摘要：本文从新公共服务理论的角度对分析了高校人事档案管理存在的问题，并提出了高校人事档案管理的对策。

关键词：新公共服务理论;高校;人事档案管理

1新公共服务理论视角下高校人事档案管理存在的问题

1.1校领导和教职工档案意识薄弱

高校人事档案工作的根本问题就是高校领导层、决策层以及全体教职工对档案方面未形成科学的认知，并且对这方面的管理意识不强。根据实际调查，高校基本上都有人事部门与组织部门去管理整个学校的人事档案，极少数高校才将这些档案管理工作交给第三方档案机构。基于此现状下，高校相关人事管理部门通常会由于本部门工作量较大而缺乏更多的时间去进行档案管理。另外，由于人事部门的员工对档案管理工作未给予充分的重视。那些教师也不知道自己需要向校方提供什么类型的档案资料，因此学校的档案库中教师的材料很多情况都是缺失的。另外，一部分的教师甚至一直都没有意识到这个档案管理的重要性，当进行学籍变动以及教职工职称评定的时候，他们才会去核查个人档案与资料，很多都都发现自己的档案还在上一家单位，于是他们对档案才逐渐重视，此类现象在现实中非常普遍。不仅如此，教职工在对一系列资料与资质审验表格的填写过程中，主观性特别强，使得资料的科学性与合理性存在问题。

1.2高校人事档案工作监督机制为有效发挥

基于目前现状，高校人事档案管理质量与模式都存在一定的缺陷与不足，这主要是由于对高校人事档案管理工作方面未构建科学有效的监督管理机制。不仅如此，根据相关档案管理制度标准，档案的管理需要根据多个指标评价后落实分级管理，相应级别的档案行政管理部门需要对这方面进行有效的监管，不过这个环节在实际中是缺失的。也就是由于未建立全面有效的内部控制与监督机制，相关的监管措施与方案未有效落实，导致一部分高校的人事档案管理错综复杂，管理的质量也较差，有些实在找不到某些资料的时候，常常出现虚构资料的现象。假使这种情况不加以监督与管控的话，高校的人事档案管理工作质量就很难保证，根本无法体现其公共服务的本质内涵。

1.3静态管理模式落后

根据当前形势能够发现，高校档案管理模式还是采取较为传统的静态管理模式。换而言之，当一个教师进入到该高校入职后，该教师的相关档案资料的一系列管理工作就基本完成了，从一般的教职工个人角度去考虑，基本上其档案资料不会有多大变化，使得人事档案管理工作具有一定的静态特征。但是高校人事档案管理工作的核心特点是动态性。人事档案是某个人主体的档案资料，档案中记录着个人不同发展阶段的相关资料，然而个人发展是一直处于动态变化的，并且更新变化速度较快。为了保障相关资料的有效性与客观性，档案管理工作人员通常要去一系列的组织与单位去收集个人奖惩以及职务相关的材料，并且也需要掌握教职工职业道德素养以及工作质量的一系列资料，高校人事档案只有采取这种措施才可能有效提升档案管理质量。不过，很多的高校在人事档案动态管理这方面未给予充分的关注，使得许多的有关材料未及时去收集。会使得未收集的资料积压的更加严重，后期向再去补充就变得更加困难。

1.4高校人事档案托管影响档案开发利用

高校人事档案存在在编与否的问题。在编教职工的档案是让高校人事部或者组织部的工作人员去进行管理，但是非编制的教职工的个人档案落实的是人事档案代理机制，这些人员的档案资料并不在高校内，而是在户籍所在地以及相关人才中心，这就使得档案管理工作的效率大幅度降低。由于大部分的教职工档案托管在别的机构与单位，一些情况下都要去档案所在机构与单位开具一系列的材料与证明，这就增加了档案管理工作的复杂程度。

1.5高校人事档案信息化建设滞后

由于多方面因素的制约，现阶段大部分的高校认识档案管理未构建全面信息化管理的模式，整体信息化水平不高。大部分的高校对有关材料进行收集的时候，还是采取纸质记录与手工操作等方式。基本都是在纸质上记录相关的材料，在日常审核工作中，需要对所有的纸质材料进行翻阅，使得整体效率较低。

2新公共服务理论视角下高校人事档案管理的新路径

2.1加强工作人员和教职工的档案意识

强化档案意识最关键的就是从观念层面去革新，改变过去那种档案没啥用的认知，要重视人事档案管理水平与高校人事工作质量的本质联系，特别是那些进行档案管理的管理层更要关注人事档案管理水平的不断提升。此外，全体教职工也需要不断提升对档案的认知，充分意识到档案对人生发展与未来走向的关键作用。基于新公共服务理论层面去考虑，高校人事档案管理是一个综合性、整体性的工作，与每个教职工的个人发展都有着一定的联系。

2.2高校要确保档案公共服务职能的履行

档案机构的公共服务性作为其关键特性，基于新公共服务理论层面去考虑，高校人事档案管理部门需要对教职工的实际需求与发展需要形成全面的认知，不断完善相关档案信息，针对教职工的档案信息需求来提供更好的信息服务。高校需要建立科学完善的档案管理机制，使得人事档案变成高校的人才资源管理数据库，对后期的人才招聘工作提供一定的指导与参考。

2.3实行动态管理

根据高校人事档案管理内容这一角度去考虑，大体上是一致的，基本包括了教职工的基本信息、宗教信仰、党组织关系等，通常不涉及个人综合素质以及社会信用等资料。现阶段高校档案管理模式上存在的较大缺陷就是还是采取较为传统的静态管理机制，这种运行机制下，高校的人事档案部门不能对教职工的发展与动态变化作科学有效的跟踪，在档案中就忽略了一些教职工的优异表现。

2.4推动高校人事档案工作信息化建设

信息化建设作为档案管理工作的发展重点，而教职工的人事档案作为高校档案管理工作的重点，落实信息化档案管理非常关键。运用互联网与程序语言技术来对人事档案进行管理，不仅可以保障档案管理的科学性与有效性，還能有效解决传统模式下的“弃档”问题，来使得档案信息的综合利用水平有效提升。所以，高校需要构建内部管理系统以及相应的数据库，将人事档案工作全面实行在线管理。

参考文献

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