档案信息化建设与档案管理探析

邢延华

（吉林广播电视大学延边分校，吉林 延吉 133001）

档案信息化建设作为我国档案管理的整体形式之一，充分展示了我国档案管理未来的发展趋势。尤其是在我国社会现代化水平不断提高的背景下，档案信息化建设有助于内部档案的长期保存，其作用和重要性已充分体现。从宏观来看我国已基本实现档案信息化。然而，在这个过程中仍然存在一些问题。尽管大量地区和工作部门实现了信息化，但信息化程度较低，还存在很多不足。为使档案信息化架构适应新时代发展的需要，需要充分从档案资源中提取信息，全面提高机构档案资源的利用率，深化对档案信息化建设和新时代档案管理新要求的认识，是档案馆的当务之急。

一、档案信息化建设与档案管理建设概述

档案信息化建设与档案管理是使用现代网络通信和计算机技术，精简、整合和重组服务职能，克服传统档案在时间、空间、部门等方面的局限，转变互联网服务模式，推进档案管理一体化。数字档案是以信息化为支撑，加大对档案务的监管力度，对档案管理的工作方式和程序进行重组，使档案能够更有效地发挥作用，并为人民提供更好服务。随着档案信息化建设与档案管理发展的不断深入，在国民经济和社会发展中的地位和作用更加凸显，数字档案的创建和运行必须制定的统一标准进行规范管理。

二、档案信息化建设与档案管理的现状

1.管理对象的变化

在档案信息化建设与档案管理中，当前对文档生成的需求不限于传统的归档流程，而是扩展到当前文档生成系统开发设计的功能需求。随着体制改革的推进和数字化档案的建立，建立了档案管理中心来存储现有档案，包括档案部门与其他相关部门之间的关系。面对这些新型的档案管理变化，档案部门必须审视其性质、职责、方法，以及与档案的关系、组织的权利和责任。

2.管理实践的变化

档案信息化建设与档案管理实践的变化主要表现在以下方面：一是在档案信息化建设与档案管理下，档案管理部门必须扩大管理实践，实施更加规范透明的管理和更广泛的服务；二是由独立工作转向与相关部门联合管理。在档案信息化建设与档案管理中，要做的数字化档案的处理、识别、安全存储和档案的高效使用；三是从强制管理向建议式管理转变。强制管理是指档案管理部门在法律法规规定的职权范围内，不经行政人同意直接进行行政检查等行政行为。建议式管理是指档案部门在法律、法规规定的权限范围内提供的档案管理指导，并需征得行政人的同意。在档案信息化建设与档案管理中，档案管理部门除了在信息公开、保密和知识产权等方面，还应当按照政府有关法律法规的规定进行管理。

3.管理内容的变化

在信息技术高速发展的时代背景下，传统档案的数字化改造是必然趋势。传统的档案主要以纸质档案为主，对于档案的保存条件要求高、档案占地面积大、档案查询不便等问题突出。通过大数据技术构建大型数据库，实现数字化改造不仅可以极大的确保档案的安全性，而且可以提高档案的使用效率。因此，档案的数字化改造是当前的重要任务。但是，由于我国传统档案的档案数量大，存储时间长，数字化改造存在这一定的困难。而且档案信息化建设与档案管理的发展过程中，很多档案仍采用传统的管理方式，不同部分之间没有完成信息化建设与沟通，管理网络不健全，影响了档案信息化建设与档案管理的发展。

三、档案信息化建设与档案管理面临的问题

1.档案信息化建设还远远不够

在信息化背景下，公众信息的获取主要通过网络渠道进行，很多公众拥有自己的电脑，可以在家中使用电脑进行信息获取。因此，人们主要使用档案信息化资源，因为信息化资源更便于检索、保存和随身携带，而信息化档案资源的使用避免了档案的磨损或丢失。因此，在信息技术高速发展的时代背景下，纸质档案的信息化是必然趋势。纸质档案对于保存条件要求高、占地面积大、查询不便等问题突出。通过大数据技术构建大型数据库，实现信息化改造不仅可以极大的确保资源安全性，而且可以提高使用效率。因此，档案信息化建设是当前的重要任务。但是，由于我国档案资源数量大，存储时间长，信息化改造存在这一定的困难，很多档案管仍采用传统的管理方式，管理网络不健全，影响了档案管理的发展。

2.档案信息化建设与档案管理平台不健全

随着硬件越来越先进，软件工具必须不断更新，既要充分考虑到各类档案的具体情况，又要做好保密存储工作，使档案管理人员能够更好地做好存储工作。尽管在信息化背景下，档案管正在积极改变管理的方式，比如，通过信息化平台搜索档案资源以提高服务效率。但是，在档案信息化的背景下，档案管理平台信息化资源没有完全系统化，未按照公众的习惯和要求制定相关规则，导致档案资源与需求不兼容，难以进行深度搜索。比如，目前，档案的信息化资源大多为文档格式，而公众更需要图像、文档等多种格式的信息化资源满足需求。此外，档案信息化推送服务不完善，不登录档案平台就无法查阅档案，严重影响档案管理质量。因此，尽管近年来我国档案信息化领域取得了重大进展，但仍存在一些问题。档案管理者的安全意识不断提高，使他们意识到档案安全管理的重要性，更大程度地推进信息化。

3.档案资源不够集中

所需的档案很多分散在不同的业务单元和管理部门，很难有效整合同一主题的信息。档案馆作为信息资源的直接拥有者，必须处理海量信息，如何科学应用和管理信息，如何及时查阅有价值的信息，如何进行深度挖掘和信息处理等已成为当今档案信息化建设与档案管理工作的重要课题。只有保存完好的档案才能最大限度地发挥档案的价值。

四、档案信息化建设与档案管理的发展策略

1.加强档案系统数字化建设

在档案管理工作中，纸质档案不仅非常有价值，而且管理起来也非常困难。为更好地开展后续核查和储存工作，档案管理部门应将纸质档案信息数字化。按照有关原则，完善实际工作方案，加强管控，优化档案数字化所需的档案目录，增加物力和人力资源，进一步扩大档案资源共享，严格按照国家有关规定逐步完善档案信息管理制度，并采取有效应对措施，使创建、分类和归档信息变得更加容易。提高档案管理部门整体档案信息资源采集，实现档案数字化建设。领导要充分明确自己的职责，明确信息技术和档案管理的重要性。结合行业发展方向，合理配置和投入人力、物力、财力等资源，始终把档案信息化建设放在重要位置。加强档案系统数字化建设不仅可以有利于档案信息维护，而且可以在一定程度上有效地加强档案利用能力，从而有效地达到档案信息管理的目的。

2.加强软硬件的投资和维护

硬件是提高档案信息化建设和管理能力的重要条件，是现代信息化档案管理的必要技术支撑，应合理增加硬件设备投资。这样可以在一定程度上顺利实现档案信息共享的目的。软件系统是档案信息化工作不可或缺的保障，这就需要进一步优化文档管理系统。首先，管理机制必须具有一定的明晰性，以保证持续改进，建立科学的电子档案管理制度，促进各司局、部门之间的相互协作，提高电子档案管理水平，以及明确特定工作的职责和目标。其次，采取适当对策，优化主要设备，在财政预算中为档案信息化划拨资金，同时整合基础设施建设和维护成本。通过服务外包和协同开发，不断更新使用的工具，为档案信息化创造工作环境。第三，在建设过程中，档案管理部门有义务及时更新软硬件系统，做好系统更新维护工作，并不断保持档案信息化的及时性。此外，在信息化建设中，还需要从多角度出发，结合自身情况，制定档案信息化安全防护策略，以便在信息管理系统实际实施的同时保证档案资源的安全[2]。档案信息化建设是一项长期的系统工程。要以先进技术为可靠支撑，坚持与时俱进创新的精神，推动档案信息化不断发展。

3.转变档案服务的形式

档案信息化建设彻底改变了档案管理的内容、形式和方式。同时，在服务模式、资源打造、组织管理等方面进行全面转型。随着全球信息化和网络化的快速发展，档案信息化建设驱动的服务转型是档案发展的必然趋势，也是档案内部质变的必然结果。档案管理模式应从以下几个方面转变：（1）服务对象到馆向社会化转变：充分利用档案丰富的资源和人员为社会政策、经济、科技和文化活动的发展提供服务是一种责任和义务。（2）服务方式由手动向自动网络化转变：从实用的角度来看，传统的档案管理大多是手动完成的，从收集、编目、处理和存储，到使用卡片目录、索引和摘要等搜索工具展示。现代信息技术的广泛应用，如计算机技术、信息化技术等，使得档案服务方式发生了变化，从传统的纸质媒介人工借阅转变为以档案信息化建设和网络为主要的深度信息处理服务，并可根据需要提供多种个性化教育服务。（3）服务模式由被动封闭变为主动开放：档案作为一个巨大的信息库，在线信息化资源对公众开放，无论时间或地区。因此，越来越多人从传统的一次性借阅向综合网络借阅的转变，决定了档案服务体制从被动服务向主动服务的转变，形成以用户需求驱动的主动服务理念和服务模式。

在现代化的大背景下，信息技术对生活的各个领域都产生了影响，在档案信息化的创建和管理过程中，信息化已成为档案事业发展的手段之一。