外贸英语函电预制写作策略探讨

◎杨秋怡

（广州城市职业学院应用外语系，广州 510405）

外贸英语函电是贸易经济利益和交易参与人员心理交际变化的符号外显化。[1]进出口贸易在我国的经济活动中发挥着重要作用，外贸英语函电写作质量的高低对经济活动的顺利开展和利益的获取具有直接的影响。外贸英语函电写作不仅仅是英语语言的问题，还涉及外贸函电写作策略，体现外贸业务的处理能力，其融合了外贸英语语言知识和外贸职业能力。根据不同的外贸情境恰当地进行谋篇布局，利用得体的措辞、正确的信息撰写的优质外贸英语函电能有效地进行业务的沟通、磋商和完成，实现经济利益的相对最大化。

一、外贸英语函电的写作问题

优质的外贸英语函电不仅需要撰函者熟悉外贸英语，而且需要其掌握外贸函电写作策略并在写作过程中将两者灵活运用。目前外贸英语函电课程的教学方式枯燥单一，不少教师都只注重学习者外贸英语语言能力的培养，把课程用语法课或者翻译课的形式呈现。着重对外贸易各环节专业术语的解释、英语语法结构的分析、常用句式和表达方式的精讲；或是将函电例文翻译成中文，让学习者不断地进行英汉互译练习。这些教学方式都过分强调外贸英语的语言形式，忽略了学习者通过英语这一媒介对外贸业务进行处理的技能。这种教学方法下的学习者通常只是单线性地被动接受零碎的语言知识，无法以此为触点形成系统的外贸英语函电写作网络，产出优质的函电。学习者很容易产生学习疲倦感，对外贸英语函电的写作失去兴趣。即便学习者能很好地掌握外贸英语函电写作的英语语言形式，但所学知识也很容易出现僵化的情况：无法将其灵活地运用到实际商务情境中，根据具体的外贸情景写出优质有效的外贸英语函电，并利用所写函电产出较好的经济效益。

二、预制语块对函电预制写作策略的启示

Becker 和Bolinger 在20 世纪70 年代中期提出了“预制语块”的概念。它是指通常固定或者半固定、模式化的语言块状结构，以整体的形式进行学习，作为一个整体的单位进行存储和提取并长期保存在记忆中。使用者能够在使用语言时直接从记忆中提取，无须经过语法的生成和分析。[2]Altenberg 和Granger 发现预制语块构成了大约70%的自然话语。[3]许多心理学家都曾通过分析短时记忆和长时记忆之间信息加工的差异来探讨语块对人类记忆的重要性。Miller 认为短时记忆一般只能存储“零碎”的信息，“零碎”的信息只有通过重新编码变成有意义的更大语块才能进入长时记忆。[4]Newell（转引自Ellis）认为，语块是建立长时间记忆连接的永久组合，是实现语言流利和自动化的过程。[5]Nattinger 和DeCarrico曾认为语言的流利程度不取决于大脑中存储了多少的生成语法规则和词汇个数，而是取决于所储存的词组和短语的数量。[6]Skehan 认为如果语言学习者在大脑中具备大量的语块存储，在使用时便能自动化提取，减少语言规划、信息加工和编码的任务，减轻大脑在实时输出语言时的负荷，能够大大增强言语输出时的流利性。[7]Pawley& Syder 明确指出语块具有言语处理的经济性，能够为语言的使用者节省时间。[8]预制语块是语言的半成品，是语言学习者对所学词汇迅速进行内化和运用的重要途径。其具有预制性、自动性、相对固定性和易提取性的特点。作为记忆存储和语言输出的理想单位，它能帮助学习者在正确的语域语境中使用语言，提高学习者的语言处理能力和速度；增强书面篇章加工的手段，减少语言错误的产生；降低学习者语言输出时的焦虑感，增强语言使用的信心和成就感。

面对进出口贸易千变万化的状况以及琐碎繁杂的业务情况，快速地产出优质的外贸英语函电尤为重要。预制写作策略可以像预制语块一样，以整体的形式输入、储存并保存在撰函者的长期记忆中。当撰函者面对外贸函电写作的具体情景时，可以立刻从大脑提取预制写作策略，实现写作构思的流利和自动化，减少对谋篇布局的规划和编码，减轻大脑在输出优质函电时的负荷，节省时间和精力。

三、预制写作策略

（一）预制写作策略类别

预制写作策略可分为三大类：语言处理策略、篇章结构处理策略和信息处理策略。

1. 语言处理策略

在语言处理策略方面，首先是函电的称呼问题。撰函者要撰写客户定制化函电，让客户有一种被重视的感觉。知道读函者的姓名，函电的称呼须使用专称，拉近与客户的距离，引起客户继续读函的兴趣。要避免使用“Dear Sir/Madame,”此类的统称。二是在函电中要避免使用对撞性冲突话语引起读函者的不适和反感。对撞性冲突话语包括具有威胁性、怀疑性、责备性、冒犯性和居高临下的话语。[1]例如：客户没有按照规定的时间汇款，我方需催促客户付款，撰函者写道“You didn’t make payment as stipulated. If you keep doing that, we will cancel your order.”此表达具有责备和威胁的含义，责备对方没有按照规定的时间汇款。并且威胁对方，如果对方不汇款，我方将取消订单。又如：客户来函要求对商品进行降价打折，撰函者回复“In a company as large as ours,we don't allow any discount to our customers.”此回复会让读函者产生撰函者高高在上的感觉。三是句子间要使用连接词的衔接手段呈现句子之间的逻辑关系以便更清晰地表达交际含义。连接词能够帮助读函者快速地找到句子之间的命题联系，加速信息处理的速度，节省信息处理的时间。四是表达同一意思时，函电要尽量使用不同的英文表达避免读函者产生视觉疲劳。同时可让读函者产生撰函者具有良好的英语函电处理能力的感觉，更有信心与其进行贸易往来。例如在函电中反复提到产品“质量好”，文中可以使用“excellent quality”“superior quality”“high quality”等表达方式。五是语言要清晰简洁，避免不必要的重复，使用常用语要避免撰函者和读函者因信息不对称造成误解或者错解，多使用动词表达，尽量简化句子结构而非用长句和复杂句来堆砌函电。

2. 篇章处理策略

第二类是篇章结构处理策略：外贸英语函电的篇章结构相对固定，可采用三段式：即“开端—正文—结尾”的结构。开端的表述通常分为以下三类：（1）感谢对方的来函；（2）兹回复对方有关何时何事务的函电；（3）点明此函电的主题。函电的正文是信息交流的重点和主体，正文的谋篇布局要遵循焦点原则、逻辑连接原则和精短原则。焦点原则即把重要的信息放在篇首，按照信息的轻重主次顺序安排篇章。一开始凸显主题，让读函者立刻抓住重点获取重要信息。逻辑连接原则指的是使用正确的连接词连接篇章的内部结构，让段落之间呈现逻辑的紧密关系。使读函者能够迅速注意到篇章内部结构存在的特殊关系，明确段落间的语用侧重。促进函电交际信息的理解，减少读函者在函电解码时付出的努力和误解。精短原则指的是避免把所有的信息都堆砌在单一的段落，使用一个段落一主题的原则，保持简短。如果函电中有若干要点需提及，还可使用列点的方式让函电更清晰简洁。函电结尾的表达通常固定为两类：（1）希望尽快收到对方的复函；（2）希望读函者实施有关函电主体中撰函者希望的对应行为。

3. 信息处理策略

第三类是信息处理策略。首先一定要及时回复来函。复函者通常在以下情况会出现没及时回复的情况：（1）遗漏遗忘函电；（2）函电中提及的问题难处理；（3）暂时没有解决的方案；（4）解决方案正在确认中。收到函电后，复函者须及时回复，体现对客户的重视和尊重。如复函者无法提供解决方案，可在函电中表示已收到来函，告知对方已立即进行问题的调查和处理，一有结果即回复，感谢对方的谅解。这样的复函让读函者感受到复函者积极处理问题的态度，有利于问题的解决。其次使用“You-attitude”。此策略适用于当撰函者希望读函者实施其预期的某项行为。从对方的角度出发，以对方的利益为重，帮助其解决问题。告知对方实施行为的益处，劝说对方实施预期行为。例如进口方进行还盘，要求出口方给予折扣；而出口方无法满足进口方的要求。双方陷入僵局时，出口方便可采用You-attitude 策略推动交易。出口方从进口方的角度出发，提议进口方可更换类似的同等质量的产品，或在保证质量的前提下更换材料降低成品以满足进口方的要求。再次是使用客观的立场，传递积极的信息。此策略适用于当函电传递消极信息时：例如发错货、延迟交货、货物受损、索赔等。将消极的信息利用积极的态度和客观的立场进行传递时可触发语言作为媒介较好地处理问题及实现经济价值的作用。例如出口商发错货，告知进口商以后这种错误将尽量避免发生。利用积极的态度回复可告知：进口商将来的订单将会优先谨慎地处理。这样的表述能让对方着眼于将来业务的积极处理而不是过去错误产生的消极效应。当需要索赔时，撰函者站在客观的立场讲述事实、陈述问题和提出解决方案，而非使用责备的消极信息。最后是信息内容要完整正确。撰函时要撰写和读函者紧密相关的完整正确信息，不要撰写不相关或者关联程度低的信息增加读函者处理信函的时间和精力，或提供错误的信息造成信息传递的无用性和误导性，造成经济利益的损失。

（二）预制写作策略的好处

1. 增强写作的流利性和速度

外贸英语函电的撰写通常经过以下步骤：确定撰函主题—选择信息内容—选择写作策略—谋篇布局—撰写函电。心理语言学研究证明“一旦大脑熟悉了某语言任务，它就能绕过正常的处理路径，节约处理时间和精力”[9]。预制写作策略能作为一个整体保存在撰函者的长期记忆中。撰函者在撰写函电进行交际时可根据具体的情况迅速提取和使用，减少对信息编码和组织的时间，提高大脑的写作反应速度，提高写作的流利性，符合写作的经济原则。这能使外贸业务员缩短外贸英语函电写作的时间，将时间和精力更有效地分配到其他外贸业务中，提高外贸业务处理的能力和效率。

2. 提高撰函者的语用能力

写作的输出不仅是英语语言活动，也是思维活动。在实际的外贸业务场景中，交际者使用的不是一个个独立的英语词汇，而是具有合适语用功能的表达。利用外贸英语函电进行交流的众多情境都属于程序化情境。预制写作策略能够让撰函者的思维与具体的语用场景相结合，提高语用能力，写出优质的外贸英语函电。

3. 增强撰函者写作的信心

外贸英语函电的写作经常让撰函者无从入手，产生畏惧。撰函者面对外贸业务问题需要花费大量的时间和精力撰写函电，不知如何写出能促进沟通和业务的函电。由于预制写作策略可以作为一个整体进行提取，具有特定的语用功能，能够帮助撰函者较轻松地完成函电的写作，减轻写作压力，增强写作自信心。

四、结语

外贸英语函电是外贸从业员与外商进行沟通交流的重要工具，利用预制写作策略作为一个整体具有能够长期地存储在写作者记忆中的优势，能帮助撰函者增强写作的流利性和语篇组织能力，加快写作的速度和增强写作的信心，迅速写出优质有效的外贸英语函电，提高外贸业务处理能力。