大数据时代的数字档案室建设探索

王彩春

（朝阳市生态环境局凌源分局，辽宁 凌源 122500）

在大数据时代发展背景下，数字档案是属于档案管理工作部门顺应时代发展需求而建设出来的档案管理平台，数字档案是与传统的档案管理模式有较大的区别。数字档案是形成于数字化环境，具有智能性、开放性、自动性特点。数字档案是建设系统性非常强，需要及时解决在传统档案管理中存在的数字化建设问题和数据化转型问题，创新档案管理思维和管理手段，提升数字档案的管理水平，把档案资源工作利用起来，促进社会创新发展。

一、数字档案室建设现状分析

1.双套管理模式

贯彻落实一体化管理模式以来，档案管理室都在采用双套制档案管理模式。一套纸质档案管理，电子档案具有容易篡改、可复制并且依赖于设备系统进行读取的特点，因此需要留存纸质档案，使用人工分类整理的方式，按照不同的工作部门、年度、期限和类型录入到档案管理系统当中，便于查询和调取[1]。这种信息化管理也便于查询，有效实现实体档案内容的信息化建设，满足档案信息化管理目标。二套电子档案管理，是把传统的文件档案通过机械设备扫描之后转化成为数字化文件档案，要求数字化文件档案要占据整个数据资料总量的80%，构建文件目录和档案案卷目录，通过使用现代化计算机检索文件资料，建立起具有统一标准的档案数据库。当前电子政务的建设越来越常见，利用电子公文实现档案管理，建立起业务网络和政务网络，可以帮助解决档案系统相对独立的问题。但是双套管理模式，在一定程度上降低了工作效率，增加了工作成本消耗，过于浪费社会资源，档案管理工作人员需要进行重复性劳动，并且数字化档案资源无法共享。

2.数字档案室设施和设备不全面

目前但是内部退出的基础服务器，主要业务人员基本上可以每个人操作一台计算机开展工作，办公室内部也购置了扫描仪等基础设施，但是并没有刻录机、照相机等，存放电子档案、声像档案的空间内没有配备防火、恒温恒湿、防有害生物等必备的基础设施，也没有建立相应的档案网站，没有跟该区域的业务网和政务网连接在一起，不利于数字档案室的建设。

3.缺少了信息化管理技术

虽然当前的档案管理拥有档案管理软件的支持，但是由于档案员流动性比较大，软件生产厂家只能远程提供指导，缺少了更加专业的数据库系统、经验与方法掌握。一部分单位使用传统的管理模式，不但工作员数量少，工作压力大，要承担的工作任务还十分繁杂，需要投入大量时间来人力搜集、梳理各种档案，档案数据库建设容易被忽略，没有得到充分的运用。

4.数据档案室空间不够

随着单位发展规模不断扩大，单位内部的档案数量和档案类型也越来越多，意味着档案保存需要占据更大的空间。内部档案室的室内空间面积非常有限，不能满足日益增长的档案保存规定，很多会计档案、人事档案甚至不能进入到综合档案室中进行保存。为了能够让更多的档案得到妥善的保管，单位需要加强对档案管理工作开展的投入力度，不断扩大档案保管空间。如果不能在档案保管过程中及时更新档案柜，或者是档案管理不够科学合理，会导致出现档案丢失或者是档案内容不完整的情况。

二、数字档案特点分析

1.便于查询和保存

在传统档案管理工作当中，但管理人员承受的工作压力比较大，并且需要通过手动操作的方式，才能够完成档案处理，工作效率比较低，无法真正满足用户对于相关档案的查阅和检索需求，无形当中影响了档案的利用效率发挥[2]。近些年来数字化档案管理模式逐渐普及，单位内部的障碍类型也发生了天翻地覆的变化，需要采用计算机等相关设备针对档案内容进行保管和存储。用户可根据自身茶叶的要求随时调取档案。电子档案管理方式还可以解救损坏非常严重的历史档案，顺利地从档案利用迈向档案保护。

2.档案具有保密性

在电子档案保存过程中需要借助于数字编码技术，把档案的内容详细记录在电子载体上。这种电子载体能够保护档案的内容，如果查阅档案人员没有被授权，那么相关人员不能直接查阅档案的内容。在利用光盘记录相关信息时，斑点主要是由激光进行刻写。工作人员可以利用压缩编码针对档案的内容进行加密处理，如果没有提前针对档案进行解密和解压，就无法直接读取档案内容，让档案更加具有保密性特点。

3.对于元数据以及背景信息有依赖感

电子档案的原数据需要与文件内部的信息进行充分结合，不然可能无法及时对电子文件内容进行修复[3]。档案资料的前身是电子文件，在开展档案内容传输时，必须凭借互联网信息技术的应用。与档案相关的背景信息往往也被存放在别的位置，若不能提早表露有关信息，会影响档案的正常启动，还会给档案管理产生较大的安全隐患。

三、大数据时代的数字档案是建设措施

数字档案室建设包含有很多内容，比如档案信息采集、信息加工、信息存储、信息管理以及档案利用等，属于集成化档案管理体系。相比起传统档案室建设来说，数字档案室的建设从存储介质方面就发生了较大的变化，传统档案要以纸版档案管理为主，而数字档案室内部乃是数据档案资料，该档案具备可复制性特性。传统档案室资料的储存会占用较大空间，而数字档案室建设则主要以数据储存为主，能够节省更多的物理空间，节省人力资源、物力资源消耗，并且档案资料可以随时灵活取用，有效提升了档案利用效率。数字档案室的建设需要从规范制度、基础设计、应用系统以及档案资料的信息化转化等方面入手，系统性、复杂性非常强，需要相关部门能够密切配合，并做好分工合作，优化数字档案室内部的基础网络构架，完善数字档案室建设工作流程，为后续档案数字化管理、利用打下良好基础。

1.重视信息化建设规划

单位需要把档案的数字化管理建设纳入到总体发展规划当中，积极构建出档案管理系统、办公系统、业务系统和互联网数字档案信息传输平台，充分利用互联网信息技术优势，打造出健全的档案数字化管理体系，制定出一系列严谨、科学的操作流程，确保在各项工作中产生的电子文件能够快速地完成传输和归档，实现文件档案的妥善保管，提升档案的利用效率。

2.积极完善基础设施建设

为了能够更好地加强线上档案资源建设，需要制定出规范的具体工作措施，进行数字档案信息传输平台的信息化规划，全面提升线上的资源总数[4]。数据传输平台关键包含有网络平台、业务网平台、政务网平台及其局域网平台。因为局域网与其他网络存有物理隔离状况，必要时可以采取有机相连的方式，完成顺利的数据交流和传送，满足档案管理需求，符合未来社会发展趋势。要积极开发利用档案信息资源管理系统，对于线上的档案资源加强利用，有效提升单位的数字化档案管理水平。在档案管理工作当中融入现代化管理理念，能够有效提升档案管理质量，强化档案的安全性和可靠性。要进一步强化档案的检索功能，确保在单位档案管理中进行档案查询时能够更加快速准确。要打造出合理性更强的档案检索体系，以原有档案资料作为依据进行目录数据库建设，从传统的档案手动检索转变成为计算机全系统检索。

3.强化数字档案的转换能力

电子文件的载体数量非常多，并且可以随时对其进行更换，通过利用现代化信息技术优势，能够提升电子文件的处理效率和质量。这种档案管理模式能够有效满足相关人员的工作需求，帮助提升工作效率和质量，但是无法从源头上确保电子文件的原始性。工作人员要在数字档案管理当中，保证电子文件资料的私密性，确保文件内容更加真实可靠，并且也可以保存原始的情况。比如能把文档设定变成只读模式，或者是针对文件资料的内容进行加密处理。人们在使用计算机系统时，能够随时对系统内部的信息进行更改和处理，原来的文件再改动后会形成新的文档，如果没有及时对文件的内容进行备份和处理，会导致原有的文档消失。

4.提升检索能力水平

单位需要积极加强电子档案信息化建设的重视力度，满足单位内部各项工作开展需求，为广大职工各类工作开展给予重要的参考依据，提升工作效率和品质。应用人员在查找相关信息时，要根据自身要求选择相应的关键词，系统则根据人员需求表明与之相关的材料内容。要把现代化信息技术优势发挥出来，进一步完善系统的检索功能，确保资料信息能够快速准确地被查询。在系统内不需要增加高水平的检索功能，并按照档案的标引和目录完成，在检索时能够快速有效地寻找自己想要的信息。单位结合自身具体情况，挑选对应的检索技术，提升检索技术的研发和利用，选用多媒体信息搜索及其全篇信息搜索等形式，不断提升档案的利用效率。

5.档案门户网站建设

为了能确保电子档案信息化建设工作的顺利开展，单位要根据自身具体情况与工作需求，构建出专业的档案门户网。能把中国内部各个省级档案网站纳入到门户网之中，全面提升档案资源的分享能力。企业只需要把档案信息上传至专用的网络之中，就能由相关工作人员立即查询档案内容。每个地方、不同种类的档案，工作员都能够把成效上传至门户网之中，别的有需求的工作员能够及时开展档案成果的查看，完成档案资源的充分共享。这种方式能够有效提升档案的利用效率，同时也能够激发档案相关管理工作人员的工作积极性，通过不断上传高质量的档案资料，保障档案保管质量。数字档案分为照片、图纸、视频和文本等不同的类型，要有机整合各类数字档案资源，提升档案管理服务的针对性。例如为单位各项决策制定提供有价值的信息，把数字档案室优势功能发挥出来。档案门户网站建设需要提升交互性，随时了解市场发展需求，收集用户的反馈，持续优化档案管理服务。

6.加强资料的有机整合

建立数字档案室，需要档案管理工作部门积极参与其中，提供科学合理的指导，填补当前数字档案是建设理论研究和实践创新中存在的不足之处。档案管理单位主动承担起数字档案室建设、指导、监管、管理、培训、评定等工作，数字档案室的管理者要积极学习数字化技术，持续提升个人素质档案的建设能力及管理水平。工作员要积极参与到前线的学术论坛活动之中，根据实地走访参观学习前沿的档案管理经验与工作模式。在实际的档案管理过程当中，需要把主动性充分发挥出来，在工作中敢于突破和创新，自主进行问题的反思和纠正，不断提升档案管理人员的工作能力和服务水平。要积极加强档案数字资源的挖掘力度，创新传统档案管理模式，借助于现代化信息技术的应用实现数字档案的自动化检索。数字档案室建设必须要具备开放性特点，一开始档案数据开放与分享要进行纳入到数字档案室建设的总体规划之中，并在数字化平台建设之中提升相应功能的。要综合性剖析不同档案资源中间存有的相关性，防止重复性数字化资源的转换，减少成本耗费，全面提升数字档案的转化效率。建设数字档案室一定要配合贯彻执行资源建设工作，丰富档案数字资源内容，做到管理提升的档案管理效果，推动数字档案室建设的高质量发展。

7.提升数字档案的应用效应

在大数据时代发展背景下，数字当然是建设必须要积极做出回应，彻底解决传统的信息孤岛是档案资源管理现况，合理加强档案建设的集成开发与资源利用的效用。要根据当前发展环境与时俱进，创新数字档案室建设，尤其是要定期更新网络系统以及软硬件设施，确保单位内部的数字化档案管理系统。能够走在发展前沿。数字档案室建设具有十分突出的优势，能够把线上的信息技术资源充分利用起来，并根据自身的实际需求，打造出更加有特色的主题档案室。例如地方档案室在深入挖掘本地档案资源时，打造出独属于自身特色的档案室，能够有效提升自身的影响力和知名度，不断形成档案管理品牌。要注重档案管理的集成化，充分利用当前的档案资源和档案管理服务，在各个地区积极推行特色化档案室建设工作，把各自的优势和互补作用充分发挥出来，建设出更具有开放性的档案管理体系。该地区内部各个档案室需要加强交流合作，有效实现数字化档案室的建设以及整体化发展，有效提升数字档案的整体应用效应。

结语

综上所言，在时代发展当中积极加强数字档案室建设，能够满足时代发展需求，体现出科技发展优势，推动社会各行各业的创新发展。当前数字档案室建设累积了较多的成功案例，但是也面对着许多现实问题。一定要重视数字档案室建设幅度，不断提高数字档案的资源融合效果，把网络平台中信息处理能力以及不同主体间的协同能力充分运用，处理在以往档案管理存在的问题，保障档案资源得到充分的利用，提升档案管理水平。