制约高校干部人事档案信息化管理现状分析

解云菲 万 波

（1.武汉软件工程职业学院，湖北 武汉 430000；2.武汉市公安局国内安全保卫支队，湖北 武汉 430000）

一、思想观念因素

1.领导者的思想观念

领导者管理观念是影响干部人事档案前进一个关键的因素，少数领导者对于档案的了解仅停留在纸质手工操作的模糊概念、缺乏对档案专业的基本了解和现代信息开发的理念，对档案工作缺少预见和规划，认为档案能满足日常的正常运转、只要安排一个人能按时接收材料、完善保管、提供查借档案就行了，因此对档案工作经费的投入少之又少、档案工作的硬件条件简陋变成了档案工作的常态。

2.领导者的重视程度

2.1 规范的管理

领导者的重视首先体现在工作规范的管理上，人事档案规范的管理是指根据组织、人事等上级管理机关的标准和要求对本单位的干部人事档案进行集中封闭管理，对人事档案进行科学、系统地分类使人事档案盒有统一的规格、人事档案目录有统一的编号、人事档案材料有统一的分类、人事档案分类有统一的代码等，在档案日常管理活动中实现动态的管理过程。

2.2 专业操作的规范

档案是一门专业技术学科，档案管理人员属于专业技术人员，因此档案学是一门专业类的学科，档案工作是一项专技工作。人事档案的业务规范根据中共中央组织部《干部人事档案工作目标管理暂行办法》、各省市委组织部《干部人事档案管理办法》、各单位《干部人事档案管理规定》等制度规定，根据文件操作要求，档案管理员对未整理过的原始档案进行去粗取精、去伪存真，去除重份或无价值的材料，再对档案中经过鉴别有利用价值的材料按照组卷的标准进行排序组卷从而达到方便长远利用的目的。

2.3 技术操作规范

技术操作规范包括档案整理技术（破损档案的修复）的操作规范和电子档案的技术操作规范。档案整理的操作规范主要指档案纸介质的操作包括档案各类材料的编排、裱糊、归类、整理等技巧；电子档案主要包括电子文件格式、数据储存压缩、数据交换、数据安全等程序的规范。

二、人事档案管理模式因素

1.封闭的管理模式

高校人事档案管理模式主要是传统的封闭管理模式，主要是把本单位的组织、人事部门的专用档案室实行集中管理，供上级及本单位领导或组织人事部门来使用，一般不对外开放的管理模式。封闭式的管理模式主要是人事档案的来源比较单一，一般只限于本单位在职在编人员的档案，收集来源一般是单位的组织人事部门形成的材料，因此收集材料的方法是根据本单位形成材料时间的客观规律来收集，对人事档案的编排形成统一标准的编号排序，便于管理[1]。

2.重管理轻利用的管理模式

高校人事档案管理侧重于重视人事档案保管上的保密、实体档案的安全，而缺乏人事档案内容的开发、技术创新和社会服务意识[2]。高校人事档案根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》、各省市组织部门《干部人事档案工作条例》《关于进一步开展干部人事档案审核工作通知》等相关文件精神进行管理，进一步强调干部人事档案的重要性和保密性。

三、管理人员的专业水平

1.档案管理员的专业水平

人事档案工作要实现长远的管理目标，就需要建立一支专业的管理队伍，加强人事档案的专业队伍建设，选拔专业能力强、专业知识面广、德才兼备的档案管理者充实档案管理队伍。加强人事档案工作人员的培训和继续教育，鼓励她们不断进修，提高政治水平和业务能力，另外档案领导者要留心那些政治素质好、有责任心、有档案专业经验的同志充实到档案管理的岗位上来。并且要保持档案队伍的稳定性和连续性，保证懂专业的专职档案管理员来管理档案，不要用兼职人员来管理档案，更不要频繁换人。

2.档案管理员的创新意识

高校干部人事档案信息化如何更快更平稳的实现，关键在于人的管理，首先档案管理员具有现代化的思想和管理水平，档案管理员不仅应具有较高的知识层次，还应具有专业的科学技术水平和不断的创新意识。不仅在档案专业方面有发展构想并且在计算机网络方面有较多的研究，首先对于传统的管理方法好的方面进行延用和提炼，其次应顺应时代的发展，满足社会和利用者的需要，以新的管理方法从高校实际出发围绕学校各项工作，实行人事档案信息化的开发[3]。

3.档案管理员的敬业精神

随着社会信息的快速发展，用户对档案的利用提出了更高的要求，档案管理者不仅是应具有专业能力的档案专家，并且还要懂得计算机网络知识，而不是只会用一台电脑而己。档案管理者的敬业精神是行业发展的一个重要因素，加强档案管理人员的继续教育培训，不断增加责任心，培养一支能适应时代变化要求的档案管理队伍，让档案管理员成为既是档案的管理者又是档案利用的专业咨询者。

四、大力发展高校人事档案信息化管理水平

1.深化高校人事档案管理变革

1.1 思想观念的更新

目前，高校管理人员、教师科研人员基本为国家在职在编人员，因此高校与高校之间、地区与地区之间人员流动较少，再加上管理方式、管理能力和人员配备等方面并没有统一的管理制度。因此作为一名档案管理者在工作中应思考如何转变角色把自己变为管理服务者，如何顺应这个发展的时代大量使用计算机互联网，汲取传统档案管理工作的精华运用科学管理手段建立电子档案，并且将其做为查阅档案的主要手段，加强数据库建设，采用具有档案、计算机双专业人才的专业人士进行档案数字化工作的管理人员。

1.2 科学的管理制度

建立科学的管理制度是新时代档案管理必不可少的环节，传统的档案管理标准己不能适应当今社会新型档案管理工作模式，新时代的档案管理制度应是在纸质档案的管理思路上建立数字化档案，实行纸质化档案与数字化档案双轨并用的新型档案管理模式，让纸介质档案与数字化档案各自发挥各自所长，形成以档案利用为核心的全新的档案管理模式。因此档案的保密性不应是阻碍档案发展前进的拦路石，我们要重新思考找寻网络环境下档案管理制度的新标准使高校人事档案管理制度不断优化，以满足日益深化的人事制度改革需要。

1.3 管理技术的挑战

高校的人事档案管理缺乏充分的利用网络、计算机进行电子档案的管理技术，首先通过计算机扫描、计算机网络、可视设备传递档案信息达到快速利用的效果，从而高效的提高利用率，立足于实际满足利用者的迫切查档要求。其次建立大型的数据库，检索人事档案数据信息，对人事档案数据进行分析和统计，高效地利用人事档案信息资源，从而达到资源整合的效果，让各单位人事档案不在是一座座孤岛，再次拓展干部人事档案管理软件的识别功能，即计算机对索取材料部门上传的电子档案进行初步的审核，没有通过归档标准的材料直接退回，这样既减轻了档案工作者的工作压力又提高了工作效率。

2.高校人事档案数字化工作发展的重要性

2.1 积累和保护国家历史史料

人事档案属于专门档案，是党和国家重要的历史史料，属于国家档案资源的重要组成部分，其归档方法也有着其独特的归档方式——以个人为归档的组卷方法。高校教师档案具有高学历、高职称、动态性强、信息量大、科研价值较高、利用需求多等特点，从社会的效益来看，高校档案较其他单位的档案比较普遍具有高学历、高职称、科研课题集中的特点，因此高校档案中含有不可估量的科技人才信息，所以高校人事档案具有较强的利用价值。

2.2 用户的需求

高校教师长年从事专业研究工作，具有很高的科研成就，高校学科不仅门类齐全，各类顶尖专业人才云集于此，因此高校人事档案具有很高的使用和保存价值。高校人事档案不仅是本单位的组织人事部门使用，个人利用需求的时候也很多，比如教师评职称、职务晋升、年度考核等材料每年都大量地利用量数。

2.3 时代发展的需求

档案工作一直是以保密、原始记录、孤本的形态出现的，利用时需要履行繁琐的查借档手续并且只能部分对外开放，因此大多数人认为档案工作是一项比较神秘的工作，个人自己也不知道档案里是什么内容。但当今社会已进入到了信息化时代，人事档案必须从复杂的利用程序中解放出来从而加入到信息时代的发展中来，因此我们需要重新思考档案在新时代环境下应遵循的规则。

3.以安全为前提建设高校人事档案数据库

3.1 人事档案数字化管理的标准

20世纪90年代一些大型机关事业单位已经利用计算机进行管理人事档案，如利用计算机检索档案目录、基本信息；20世纪末在计算机和局域网发展的大环境下，各软件公司推出了各种人事档案管理系统软件，受到了广大用户的追捧，也取得了管理成效。但是各单位管理的软件不统一，功能也参差不齐，检索内容单一，处理数据能力有限。2018年各市委组织部门出台了《干部人事档案数字化》的相关文件精神，对干部人事档案数字化工作提出了详细的要求，比如人事档案的网络管理、数据格式、报送生成数据格式、扫描清晰度等做了严格的要求，理顺了各单位对干部人事档案管理软件的选择，强调了人事档案数字化管理的标准。

3.2 人事档案数字化业务的规范

传统的纸介质档案已经有了一套严格的管理制度，那么人事档案在进行数字化建设时也应该有一套严谨的管理制度，人事档案的管理原则是人事档案数字化在管理中必须遵守的标准和基本准则，主要包括：以科学发展观为指导，以高效为目标，以安全为导向，以规范为方向，建设人事档案数据库，加强人事档案团队建设，重塑高校人事档案管理理念，在发展方向上应摒弃传统的以封闭安全为主导的管理理念，充分发挥档案的利用和服务功能，因此高校人事档案的发展方向应以人为本和加大利用价值，实现网络环境下干部人事档案管理理念的更新与完善，以顺应经济发展、社会需求的改革趋势转变思想观念，充分利用网络技术的现代条件，重新规范人事档案的管理理念和思维模式。

3.3 建立档案信息化的档案管理理念

人事档案保密性的特点让档案管理者们不敢轻易考虑网络办公，好像涉及到档案在网络上传播就是泄密了，但在网络数字化的大环境推动下，人事档案数字化不得不被管理者们逐渐重视，各单位开始开发和运用人事档案软件进行档案工作管理，使人事档案信息化走上了普及之路，人事档案软件开发越来越规范，人事档案软件从单机管理发展到网络管理，经过二十年不断的摸索表现为一个递增动态的过程。总的来说各行各业未来的发展离不开网络，人事档案信息化也是网络环境下必然的产物，根据人事档案工作的需求，在组织人事部门统一部署下，分阶段、分进度实现全面应用数字化信息技术，从而对人事档案进行科学的管理利用的过程。

五、高校人事档案信息化管理理论突破

1.实现网络环境下人事档案管理的法制建设

要全面地推进高校人事档案数字化建设，首先需要行政管理部门统一部署和管理支持，根据法律法规制定网络环境数字化的相关法规。其次根据主管部门的相关法规政策，各单位人事档案结合实际制定属于自身情况的政策依据，高校人事档案团队在保证依据法制政策、结合自身情况的前提下稳步开展工作；最后，干部人事档案管理部门结合各单位实际情况制定的政策计划和开展的工作进度进行检查和监督。

2.实现网络环境下人事档案规范化现代化管理

档案学者们在不断探索人事档案改革发展的方向，也一直在思考人事档案管理是否有更合理更人性化的新模式，答案是肯定有的。人事档案的产生虽然是服从和服务于组织人事工作，为组织人事工作提供可靠依据为基本出发点，但是时代的发展下也不能保持一成不变，应建立以人为本的发展理念尽快顺应时代的需求和发展，在发展的道路上不断地创新、不断解决新的问题，使人事档案工作在网络环境下越来越规范。

3.实现网络环境下人事档案的知情权

在人事档案的知情权上本人认为人事档案是个人在不同时期形成的历史材料，人事档案的所有权虽为国家所有，但个人应有权利获得档案的知情权。一是用人单位、当事人自己应有权力合法拥有人事档案中客观事实的知晓权，二是人事档案中其实需要对本人保密的材料并不多，不用刻意人为地去把人事档案蒙上神秘的面纱。三是明确人事档案的归属，实现人事档案的相对知情权是大众所望，实现人事档案的改革，不断探索人事档案管理创新，探讨人事档案管理的新模式。