事业单位档案管理信息化建设路径

曹 凯

（调兵山市城市发展服务中心，辽宁 调兵山 112700）

引言

事业单位是我国经济中的重要组成部分，在科学技术发展迅速的背景下，事业单位档案管理工作需不断优化，以此来满足并适应社会发展的需要。信息化的出现正为事业单位档案管理工作提供了动力，其依托电子设备与信息技术为事业单位档案管理工作提供便利。事业单位在档案管理工作中充分运用信息化建设，既可以提高工作效率又可以避免纸质档案因时间和环境因素损坏。档案管理信息化建设可以有序地将档案信息进行分类整理，也可以根据索引功能快速地找到想要查阅的档案。目前，在事业单位档案信息化建设中存在各种各样的问题，因此，对事业单位档案管理信息化建设存在的问题进行改进与完善，是当下事业单位档案信息化建设中必须要完成的首要任务。

一、事业单位档案信息化建设的意义

随着信息技术的不断发展，信息技术已经融入各行各业，尤其是档案管理。事业单位在日常工作中会产生丰富的档案信息，增加了档案信息管理的难度。将先进的信息管理技术引入档案管理，可以优化档案管理，提高信息管理效率和工作准确性。与传统的档案影像记录传输方式相比，信息数据库具有开放性和共享性的特点，更容易进行数据扩展，从而促进了事业单位各部门档案信息化的发展。目前，用于存储和管理档案信息的数据库也称为电子档案柜。因此可以看出，它提供了档案信息的存储容器，同时提供了信息可视化、信息传输、更新处理等功能。数据库管理系统还可以快速定位图像数据，在获得相应权限后，可以实现多个用户的快速共享，促进信息的传播。事业单位档案管理可以对其存在历史价值的档案文件资料加以存储，然而因为以往的历史资料通常都是以纸质档案为主的，所以查询以及存储起来既费时又费力，且会占据较大空间，很多历史遗留的宝贵材料无法得到最大化利用，不得不被长期搁置。档案管理信息化后，可以借助电脑技术对其档案加以管理，可以拓宽存储空间，无论是查询还是存储都非常便捷，并且还能充分挖掘历史资料潜在的价值，为历史档案的整理与利用带来益处。

二、事业单位档案管理信息化建设路径

1.提高事业单位档案管理的信息化水平

事业单位的领导需要转变工作意识，结合单位的实际情况，从实际出发，注重提升事业单位的档案管理信息化水平。事业单位的管理信息化建设需要构建档案信息化管理平台，构建完善的信息平台，方便档案信息的检索，实现档案检索的高效化运转。在信息化建设过程中，相关部门应当增加宣传力度，扩大相应的影响力，强化学习，构建统一使用的软件和硬件设施，事业单位的档案管理部门重点在于存储档案，利用档案，使档案的管理受损程度降低到最低程度。行政事业单位正处于深化改革、管理转型的关键时期，对干部的综合素质和能力提出了更高的要求，行政事业单位领导干部的教育培训在事业单位改革与发展中作为一项全局性、战略性的重要工作，具有不可替代的地位和作用。

2.在工作方面的开发利用

之所以需要高标准、严要求地开展档案资料管理工作，不厌其烦地搜集、整理、分类、保存档案资料，就是因为其价值巨大。新形势下应该进一步挖掘档案资料，并以此为突破口，帮助单位提高工作效率。档案资料开发利用对单位的促进作用体现在很多方面，如通过梳理档案资料，档案管理人员可以从中汲取大量关键信息，在将其进行优化、归类后，数据信息可以帮助领导在进行决策时找到更多支撑点，让决策更为精准、确切。单位的日常工作中有一些常规性工作，对此，可以从档案资料中寻找规律，以借鉴的方式优化工作，让日常工作减少漏洞，提升效率。创新是二十一世纪的时代主题，是永不褪色的鲜艳旗帜。单位的长远发展需要源源不断地融入创新元素，弘扬、鼓励、支持创新精神。创新不会凭空而来，也不会无中生有；创新的本质是量变而至质变，博观约取，厚积薄发。因此，工作中的创新不必事事求新，日日求新，刻意求新；回过头来认真研究档案资料，总结方法，积累经验，自然可以做到推陈出新。

3.保障档案信息化资料信息安全

在经济全球化、信息化的背景下，网络环境也出现了很多问题，人们只要上网就会存在网页浏览过的痕迹，一些不法分子或黑客通过IP地址就能够快速地查找到另一个人上网的足迹，有可能出现信息泄露的事件。尤其是事业单位与国家相关政策紧密联系在一起，关系到国家机密，这就使事业单位不得不高度重视这个问题。比如，事业单位可以通过聘请专业性、高素质及技术水平超高的人才，结合自身实际情况让其编写一套防盗信息安全软件，在遇到不法分子或黑客攻击单位网络时，能够及时、准确地阻止，从而发挥其保护事业单位网络安全的作用。此外，事业单位应按照法律规章制度，对相关档案信息管理人员进行约束。比如，事业单位可以与档案信息管理人员签订保密协议，使其不得触碰法律的界限，规范其道德行为，这样就可以得到信息安全保密管理的加强；为了防止企事业单位信息泄露，可以以自身发展的需要为基础，同时着眼于实际情况，以逐渐优化与规范档案信息化管理机制，为实现档案信息化资料安全奠定坚实的基础。

4.完善管理制度是保障

一是建立完善的管理机制。新修订的《档案法》明确了档案利用、公布的标准、档案信息化建设的要求、档案工作监督检查的内容，以及相应的法律责任。事业单位应严格执行《档案法》，结合实际制定完善档案管理规章制度，如档案收集制度、借阅/归还制度等，使日常档案管理工作有章可循，减少随意性。二是明确档案管理岗位及人员职责。事业单位档案管理部门应细化档案管理岗位设置，明确档案管理人员职责，深化档案管理效能、激发档案人员活力。三是简化档案管理流程。事业单位档案管理的目的是为单位、群众提供优质高效服务，因此，档案管理的出发点和落脚点应始终坚持以人民为中心，秉持以人为本理念，从闭环管理的要求出发，在满足相关要求的基础上，一次性完成档案管理相关业务。

5.信息安全的体系化

提供信息安全保障其次要推进档案信息安全体系化。信息时代下的档案数据安全威胁因素较多，相对于以往的事后处理模式，应当注重向事前预防和事中控制的趋势过渡，做好数据档案安全管理的统筹安排，促使完善的档案数据安全体系尽快成型。营造安全的硬软件环境，满足电子档案运行与电子档案存放的环境要求。建立档案信息资源的安全运行维护体系与安全技术体系及安全管理体系，同时发挥各体系的优势协同效应，切实保障档案数据的安全。档案部门不仅要建立完善的档案管理信息安全体系，还需建立网络防御体系，通过安装杀毒软件等措施，实现对电子档案信息风险的有效防控。合理运用云终端，将信息系统储存的档案信息保存到云平台中，防止因存储设备损坏而引起的数据丢失等风险。做好档案信息的备份工作，确保档案信息的安全性。另外，推进规范化档案安全管理制度的落实。现代档案管理比以往的档案管理有较大的发展空间，但档案数据信息的安全保障体系不能一成不变，尤其是制度建设方面，需按档案管理工作的转型发展步伐进行完善，推动档案管理的效率和质量稳步提升，不断提高档案信息安全管理水平。加强对档案安全管理制度建立与执行的重视，建立完善的档案信息准入制度和监督管理制度，在规范管理制度的约束下，实现分级管理的贯彻执行。监督管理制度可起到未雨绸缪的作用，可及时发现与规避失职行为或不作为等情况，加大对档案数据安全的保护力度，积极推动档案管理工作转型升级。

6.加快档案管理数字化建设

在计算机科学的背景下，行政事业单位应在短时间内实施档案管理数字化建设，完成纸质档案的数字化处理，以图像存储数据详细记录档案信息。通过扫描功能，可以将档案上传互联网，并进行电子注册，确保档案管理的科学化和数字化。数字档案系统的运行可以为档案的数字化管理提供强有力的保障，需要对传输的文件进行有效分类和排序，并在扫描仪处理后将其包含在系统中。在此基础上，管理部门和个人可以查阅数字电子档案，可以登录电子档案管理系统，使用关键字检索和打印原始档案。与手工检索相比，档案数字化可以显著提高档案工作效率，提供优质服务。同时，要充分保护档案安全，充分发挥档案自身的价值和作用[1]。

7.推进信息化档案管理进程

信息化档案管理进程应随着网络趋势应用信息技术，使数字化、自动化方式得到强化，同时成立数字化资源库。积极应用数据库技术、加密技术、扫描技术等将信息资料转换为数字档案，可及时地进行补充、更新的信息资料，统一建立数字信息平台，有效利用OCR、数字扫描识别、电子标签的技术等通过筛选关键字的方式将档案管理的有效性进行加强，实现批量自动处理档案资料。通过在网络平台上构建联动的模式进行互动化管理，档案开发者和管理者可以在上面及时提供服务，解答需求者的问题，或者对某信息开展对应活动，将服务效率提高，将安全防护进行加强，对评估标准进行严格管控，来面对一些基础问题。例如，选择适宜地理位置、气候条件好的地方成立档案库房，将避雷、防潮、防火的设备进行合理放置，将库房的绿化做好，达到净化空气、防风防沙的目的，能有效避免有害气体的侵蚀。对不同档案信息管理的载体进行科学保存。像硬盘、光盘等，根据自身的特性和外部环境，进行定期检查。将电子设备进行合理配置，定期排查风险做好工作，根据不同存储要求选择设备，例如，应用专用设备存储特别珍贵的资料信息，应用稳定硬件设备存储像是纸质资料需要长期存储的资料信息。信息技术繁多，不可能全部引进使用，因此，应结合实际情况进行选择。例如，为了缓解工作的压力、让管理质量得到提升可以应用大数据技术。为了能让信息系统和业务系统有效串联，从而将档案资料的完整性进行提高可以应用串联技术。但值得注意的是，为了让布局更加合理、内容更加丰富，在建立技术体系时，要考虑的更加全面。为了推进信息化档案管理进程，除了以上做法外还可以加大资金投入，只有资金充足才能更高效率地推进，相关事业单位之间要通力合作，加强联系，吸取对方教训，再三考虑过后将资金投入计划，并对资金流向进行严格把控[2]。

8.合理制定建设计划

信息化是一个循序渐进的过程。在这个过程中，要把档案管理的要求、事业单位的资源配置、公共服务的内容与信息化建设的进程结合起来。这不仅是实践中保证各项建设工作准确实施的基本行为，也是体现档案价值的重要途径。这对更科学地进行档案管理起到了非常积极的作用。因此，在实际施工中，有必要制定出详细的、合理的建设计划，制订建设方案，为后续各项建设工作的顺利开展提供指导。首先，在正式开展建设工作之前，事业单位要结合自身的实际情况，提前做好建设规划工作，通过规划好环节、建设周期等细节问题，为后续工作的顺利开展提供支持；其次，在实际执行计划的过程中，需要注重信息系统的可扩展性，为信息化建设的长久发展提供支持，即要为后续系统的完善、进一步建设、更新等预留出空间，保证档案管理信息系统能够稳定、长久地运行。

9.构建高效的档案信息化管理体系

构建科学、高效的档案信息化管理体系，是为了保障档案信息化管理工作的有效进行，能够随时随地实现资源共享，避免虚假信息的传播。此外，事业单位应结合实际情况制定合理、完善的档案管理制度，将其推行并落到实处，对此，事业单位要规划合理统一的电子档案资料格式标准，避免出现信息转移不便的问题。事业单位应对档案人员严格管理，从工作本身到人员的工作态度，改变传统档案管理工作松散的现象。事业单位应时刻关注共享信息资源的动态，提高单位档案资料的应用价值。事业单位要加强档案资料的开发和利用，比如，对适合公布的档案进行宣传，可以在单位内部公开宣传的有员工风采、员工工作情况等；在单位外部可以宣传单位优秀团体以及相关福利等多样化的宣传方式。事业单位要充分发挥单位内外的监督作用，提高档案管理人员工作积极性，为搭建档案管理信息化建设做出必要准备。

结语

档案管理中出现的不少难点归根结底是人为因素所致。管理人员较少，由临时聘请的人员担任档案管理员，或者是由其他岗位的工作人员兼任档案管理员，抑或其专业技能或工作重心不在档案管理岗位，且缺乏完善的管理制度覆盖，使得档案管理问题较多，工作人员也很难克服工作中出现的难点。因此，当前在开展档案管理工作时应当树立长远的管理目标，制订档案人才培养的长期计划，一步步提高管理人员的专业素养。在管理工作中，要将管理成效与管理人员的绩效考核对应起来，落实责任负责制，激发工作人员的自主性、创造性，提升管理人员的岗位忠诚度。