企业科技档案管理中存在的问题与解决对策

文/王 婷

科技档案作为企业进行科学技术研究的重要历史资料，在企业发展中发挥着十分重要的推动作用。本文尝试从企业科技档案管理中存在的问题入手，提出了企业科技档案管理的发展对策，以期能够进一步促进企业科技档案管理水平的提升,为企业的快速发展更好地服务

企业科技档案是企业科研活动、科研过程、科研成果的记录数据。其形式多样化，例如声像资料、图表资料、文字资料等等。科技档案作为企业的无形资产，其蕴含的价值对企业可持续发展起到举足轻重的作用。加强企业科技档案管理，及时将科技资料归档，确保科技档案完整性和关联的完善性。基于企业当前科技档案管理中存在的问题，有针对性地落实科技档案管理的改进措施，才能保证科技档案更好地服务于企业、服务于社会。

一、企业科技档案管理中存在的问题

1.企业科技档案收集归档资料缺失

企业追求的是发展利润，而科技档案的价值具有非直接性和隐秘性，所以很多企业对科技档案的重要性认知缺乏全面性，导致档案收集时只收集成果，忽视相关联的材料和记录过程，甚至在归档的科技材料中，原件丢失只收集到复印件、日期标注不明或不标、签字空白等现象时有发生，使得企业科技档案的要素缺失严重，导致档案在价值开发和利用过程中缺少可信度。

2.档案与科技部门沟通协同机制缺失

企业在科研生产中产生档案信息，科研项目在申报、审批、验收、维护时都需要档案信息作为参考。企业档案管理部门收集信息相对少，对项目认知不足，而科技部门又不具有档案管理的专业性，档案库藏不明，导致两方信息不对等，档案查找成功率较低，档案信息完整性差，最终影响科技档案的使用效率，导致双方工作质量偏低。

3.科技档案价值深入开发工作缺失

科技档案具有较强的技术含量，对企业可持续发展，创新开发以及关键技术水平提升具有重要的推动作用，能够为企业带来较大的经济收益。然而，企业对科技档案的认知存在思维陈旧，管理不到位，利用不足，开发有限等问题，严重阻碍了科技档案的开发利用进程。此外，还存在档案管理人员不具备专业素养，档案收集和整理缺乏专业性，更无法保障科技档案的价值开发。

二、企业科技档案管理水平提升的对策

1.规范企业科技档案收集归档工作

科技档案的收集归档要严格按照相关法律法规和管理制度进行。档案管理人员要从专业角度出发，以主人翁的姿态认真对待档案收集归档工作，落实责任，强化意识，全程进行质量控制，使归档的科技档案详细、全面、关联性强、分级准确、保存得当。并重点对科技档案的过程进行收集和归档。收集的科技档案材料要进行认真审核，确保其真实、有效、全面，提高归档档案的整体质量。针对档案收集时不配合情况，要加强档案重要性宣传，并将档案归档与业务活动和绩效考核相关联，从财务报销上、项目申报资格上、绩效考核上、业务联合上进行限制，形成联动管理模式，使所有人员主动配合科技档案归档，提高科技档案数据的质量。

2.完善档案与科技部门沟通协同机制

在大数据背景下，档案服务需要转变思维，变被动为主动，积极开发档案价值，为企业经济增长和可持续发展提供保障。因此，服务模式要具有主动性，积极向企业核心部门靠近并加强沟通，使科技档案改变尘封状态，形成积极活跃的科技信息。同时，档案管理部门要主动与企业科研项目融合，形成档案管理与科技研发联动，使档案信息更好地服务于科技创新。此外，档案管理人员要积极主动适应新时代档案管理模式，将企业荣辱与个人利益挂钩，在完成本职工作外，积极参与科研项目相关工作，为科研项目提供精准的档案服务，解决项目申报及研发过程中对科技档案信息掌握不明晰问题，促进企业研发创新少走甚至不走弯路。档案管理部门提供服务时，要以市场需求为导向，逆向完善档案服务质量，确保档案服务满足各类人员需求，能够实现个性订制，精准服务，从而提高档案服务水平。

3.建立企业科技档案分级权限制度

在互联网和大数据背景下，档案管理需要提升管理质量和管理效率，促进企业档案管理水平的提升。因此，企业科技档案管理部门要在技术上引入云技术、虚拟服务器技术、大数据技术等来提高档案管理水平。首先，利用信息技术对科技档案进行分级整理，并设置分级权限，在简化档案管理流程的同时，提高档案信息的安全性。其次，科技档案除涉密信息外向企业内部开放，激发企业科研人员积极创新，实现档案信息的共享与使用。最后，依靠5G网络技术，构建移动科技档案室，有权限的所有人都可对科技档案进行查阅和利用，提高科技档案的利用率。

4.深入挖掘企业科技档案的实用价值

在当前互联网和大数据背景下，企业科技档案不仅能为企业科研活动提供参考价值，还能够促进企业服务和企业可持续发展走向深远。对于科技档案管理人员来说，科技档案管理成果更具特色，比其他档案管理更容易出成果。而且当前档案管理服务平台多元化，档案信息利用优秀案例评选活动丰富化，企业档案管理人员更应该在完成本职工作的同时，精心、细心、用心收集档案利用的优秀案例，为企业科技档案开发提供助力，促进企业档案由单一信息服务型转化为知识服务型。因此加大科技档案利用的宣传力度、广度、深度，加强科技档案促进企业经济效益提升方面的宣传，使部门、机构甚至企业上层领导都认识到科技档案的重要性，能够在项目申报、设备维护、经济纠纷中首先想到应用科技档案作为有效参考，从而为企业创造更高的经济效益，形成良好的企业科技档案管理氛围，向科技档案更深层次的价值开发迈进。

实践证明，科技改变生活，科技推动企业发展。企业科技档案作为企业科技研究过程、成果的重要载体，更应当引起当今企业特别是高新企业的重视，规范企业科技档案收集归档工作，完善档案与科技部门沟通协同机制，建立企业科技档案分级权限制度，深入挖掘企业科技档案的实用价值，以实现企业快速、可持续性发展提供更好的服务与有力支撑。