产品档案数字化管理刍议

文/王晓芬

随着信息化技术的发展，科技档案将逐步从纸质管理模式转变为数字化管理模式。产品档案作为科技档案的重要组成部分，纸质档案数字化已迫在眉睫，档案数字化工作是档案信息化发展的必然要求。本文主要介绍在电子档案系统管理平台中产品档案的数字化应用及数字化加工过程中存在的问题和解决办法

产品档案数字化管理，是产品作为科技档案重要组成部分的必然要求。本文主要阐述产品档案的在线整理、文件挂接、提供利用等流程，并从流程、制度等方面优化产品档案的数字化管理路径，为产品档案的现代化转型升级奠定了良性基础。

一、产品档案管理工作的转换

产品档案来源于生产，又服务于生产，是科技档案的重要组成部分。随着科学技术的发展，“互联网+”、云数据时代的到来，传统的纸质表现形式已经无法满足新时代的要求，产品档案的数字化加工已成为必然的发展趋势。

二、产品档案数字化管理

利用企业各种数字技术及其衍生技术，将传统载体类型的档案转换成计算机可识别进行处理的数字信息，存储在磁带、磁盘、光盘等载体上，并按照自己内在联系构建档案数据库。

纸质档案数字化是指主要通过扫描仪、照相机等电子设备，对纸质档案进行数字化加工，使其转换为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。

科学开展纸质产品档案数字化工作，可根据企业产品档案的年度、机构、保管期限、重要程度及利用率、开放级别等来筛选，注重提高安全性、实用性、实效性等特点，加强对纸质产品档案数字化工作的全流程安全风险管理，从单位的实际情况出发，进行数字化加工管理。

1.准备工作：查询产品档案的总案卷目录（账本），剔除无关及重复的信息，以不损坏原件为原则进行拆除装订，检查卷内页号，有漏编、错编的及时补充，有破损严重的组织修复，有褶皱明显的进行压平处理。

2.设备选择：档案在进行数字化扫描的过程中，可根据产品档案扫描幅面的大小选择相适应的扫描仪，如：纸张质量较差，超薄、过厚等可用平板扫描方式；纸张质量较好可用高扫扫描方式进行；图纸幅面较大可采用大幅数码扫描。

3.整理原则：归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件的有机联系；区分产品档案不同的价值，便于保管和利用；符合文档一体化要求，便于计算机管理；应保证产品纸质文件与电子文件整理协调统一。

4.质量检查：扫描后对电子文件中出现信息不完整、题名不符、漏扫、多扫等问题进行查漏补缺并核对顺序，必须与纸质档案原件相一致，利用图像处理软件的纠偏、旋转、裁边、去污等功能进行校对，使图像完整、端正、整齐。

5.数据的挂接：建立目录数据库，利用档案管理系统软件（档案管理系统是依据档号等标识符构成要素在计算机存储器上逐级建立文件夹，分门别类、集中有序地存储档案），须在档案整理模块中键入必录项，编辑数据等，选择在电子文件模块中点击右键上传已经扫描过的产品档案进行挂接，可以使用复制粘贴功能，在档案系统“我的电脑”中，找到要挂接的电子文件，右键复制，然后再回到“整理”界面，在电子文件区域中右键粘贴就可以了。如果产品档案涉及保密等敏感字符或相关信息，暂不进行扫描处理，自行检查后可进行移交并入档案管理模块，再由接收人员进行审核及确定，并入档案库。整理中的文件信息在“收集整理”模块中修改，归档后的数据若有需要修改的地方在“档案管理模块”中进行。

6.产品档案整理过程的登记及数字化加工后的装订：制作登记表，登记数字化加工过程的主要负责人、加工过程注意事项及备注过程信息，记录档案整理前后的顺序，注明页号。数字化加工过程完成后，产品纸质档案应该按照档案的保管要求还原装订，排列顺序保持不变，做到还原档案无遗漏，案卷封面或者内容有破损严重的需要及时更换，装订方式应该符合档案装订规范，确保档案的前后一致性。数字化加工完成后，纸质档案与扫描后档案及目录录入信息按照工作量的比例应进行抽检，并将纠错内容及时反馈给相关人员。

7.产品档案数字化过程中注意事项：数字化加工流程是产品档案数字化管理的具体要素，具有一定系统性与整体性，若某一环节出错，必然会降低管理质量，因此产品档案数字化加工过程应严格遵守相关流程。首先，应将每卷待扫描的产品档案进行的每一步骤在清单中填写完整，如该档案有破损、污染等情况，应在流程清单处注明“原件字迹模糊”等字样；其次，为降低企业数字化技术成本和提高资源利用率，待扫描产品档案应注意区分扫描件与非扫描件，重要与非重要，涉密与公开等文件信息；再者，虽然分辨率越大越清晰，但是文件存储体积也会越大，一般要求文件<300dpi,图片<600dpi；最后，建立目录时要核对EXCLE表格中的信息与档案库的信息是否一致，要进行成果四性检测，保证数字化加工后的产品档案完整、准确、可用、安全。拆装时保持原貌，加工完成后应及时归档案库，注意涉密档案不得进行数字化加工等工作。

三、产品档案利用的创新

1.纸质档案的查询利用是指通过档案的借查阅、摘录、复制等方式，将档案信息提供给利用者的过程。对比纸质档案利用方式，电子查询利用更便利地服务于借阅人员。在进行电子产品档案的查询时，可通过登录电子档案管理系统账号，进入产品档案库模块，可在模块中通过输入产品质证书号、合同号、锭号、产品年度等数据，所要查询的档案号、产品类别、归档单位等信息即可呈现出来。档案管理者下发权限控制，借阅者可以在系统中通过在线申请，直接下载打印，减少了对纸质档案的借查阅次数及复印次数，从某种意义上对纸质档案进行了有效地保护。

2.电子档案系统管理平台还有一特点，可以按照产品档案的编号、种类、年度等进行分类排序，档案管理者可利用统计功能进行总结性业务工作。

3.创新电子的利用模式对比以前单一的走程序模式，很大意义上为借阅者及管理者提供便捷，做到足不出户，既查所需，实现双赢。既提高了管理者的工作效率，又降低了纸质产品档案的利用率，确保纸质产品档案的安全性。

四、产品档案超出保管期限在系统中新的处置方法

产品档案一般保管期限为定期三十年，有特殊要求的产品档案保管期限为物项再役时间。利用电子管理系统平台，对于超出保管期限需要销毁的档案，审核人员可对提交上来的待销毁文件进行审核，是否可以进行销毁处理，提交后的数据会在“档案处置”里显示，审核人员进入系统此功能后，首先可以查看要处理的档案类型-产品档案，再者可以查看待审核的产品档案数据。查看文件目录的信息、电子文件信息是否继续保留并对要销毁的文件作出销毁标记，再通过“处置结果”功能提交有销毁标记的数据，准确无误后再行销毁。在系统中进行操作，省去跑各部门的复杂过程。由此可见，产品档案数字化管理模式其优势大于单纯纸质档案的库房管理模式。

五、产品档案管理数字化进行中存在的问题及措施

1.问题：档案工作者对环境变化缺乏认识，仍然局限于以往的产品档案管理思维中，不愿改变或是行动力迟缓；档案服务上被动等待，档案利用形式单一，流程复杂，需要盖章、签字、审核等过程进行时间过长，缺乏完整性和系统性；扫描数字化的档案如何进行检索查询及对新的档案资源如何接收等问题在产品档案进行数字化加工过程中都会出现。

2.措施：提升管理人员意识，完善并重构其意识观念；围绕人才队伍建设，提升产品档案数字化支撑；以制度环境为抓手，强化产品档案数字化支撑。

首先，制度环境是产品档案数字化深化应用的核心要素，其不仅能让管理过程更加标准与规范，还能将责任落实到个人，形成良好的管理环境；其次，在研究原有关制度上，制定符合产品档案数字化管理的新制度新措施，建立、健全档案信息化管理制度，档案数字化加工注意的标准和规范，档案负责人需明确档案管理体系运行中的各岗位职责，检查档案管理工作，履行档案工作监督责任；其三，要搭建动态反馈系统，及时修正制度体系的不足，即要动态收集产品档案数据化管理过程中制度的运行情况，在汇总分析其中缺陷基础上，完善制度体系的不足，提升制度措施的适应性，以更好保障产品档案数字化管理的深化发展。

国有企业产品档案数字化管理原则是保障国有企业产品档案数字化管理的基本要素。要对其予以重视：一是遵循数字化原则。对于数字化的对象应设定一套管理标准，达到这一标准才能将其进行数字化录入管理；二是便利性原则。当信息技术与产品档案管理为契合点时，应以便利为核心，如录入便利、查询便利及利用便利等，保证扫描的数字化产品档案通过档案管理系统平台，能够运用检索等功能，给借阅者提供快捷服务；三是安全性原则。数字化管理模式可能会出现信息泄露或系统崩溃等风险，为降低风险，应制定各种安全保障措施；四是保密性原则。档案管理系统采取管理人员身份认证、权限控制、加装防火墙等录入保密措施，还可根据工作岗位、职责等要求，在档案管理系统为借阅者设置相应的电子档案利用权限，做好保密无遗漏；制定严格的追责制度，保障企业档案不外泄；五是完整性原则。扫描的档案要有效、实用。在对重点档案无电子版的数字化加工，以及对档案目录、电子文件档案在档案管理系统中进行数据挂接等工作，逐步完善和充实“档案信息化系统内容”。完善强大的档案系统服务功能，推进产品档案信息化管理工作更标准化、规范化。

做好二级单位档案的归档及接收工作，相关人员应加强档案管理培训，加大对信息化知识的学习范围。全面提高档案管理人员的数字化管理意识，提高工作效率，掌握计算机技术，熟练掌握档案管理软件的各项功能，建立专业化的档案数字化管理团队，提升档案管理人员数字化建设水平。此外，还公布相关档案管理人员的一般信息，便于联系与服务。

综上所述，国有企业产品档案管理发展过程中，数字化技术的应用能提升档案管理的质量效果。国有企业档案管理人员，应对其予以重视，要针对自身对产品档案数字化管理经验不足等问题，提出具有适应性的建设措施，为国有企业产品档案发展奠定良好基础。