“互联网+”背景下人事档案管理工作的研究

文/石 霞

充分发挥“互联网+”背景下信息技术在人事档案管理工作中的作用，不但可以切实提升事业单位档案管理工作的质量，同时也能在最大程度上发挥出档案管理工作开展的作用。基于此，笔者以传统人事档案管理模式的弊端为切入点，结合“互联网+”背景下改进人事档案管理工作的意义，浅析了人事档案管理工作开展的有效策略，希望会对相关工作人员有所帮助

以“互联网+”背景下的信息技术应用为载体来提升相关单位的档案管理水平，可以在最大程度上发挥出人力资本的作用，同时也更利于存储、查询、管理和修改，实现档案信息的快速传递。但是在当前人事档案管理工作过程中仍然存在着一系列突出问题，从而在无形之中影响着整体管理工作质量。基于此，相关工作人员要切实认识到信息化人事档案管理工作开展的重要性，同时在此基础上借助多样化的管理手段来提升人事档案管理工作质量，为相关单位档案管理目标的实现助力。

一、传统人事档案管理模式的弊端

（一）信息存储效率较低

相较于互联网背景下数据化信息存储手段，传统人事档案管理往往采取的是以实体档案为主的存储方式，不但在录入、调取的时候需求大量的人力以及时间，从而降低人事档案信息的利用管理效率，同时也会在一定程度上造成纸张的大量浪费，而这种资源浪费现象无疑与当前绿色经济发展理念相背离。

（二）信息安全保障工作不到位

一方面，在传统档案资源信息录入以及调取过程中需要大量的时间，甚至是空间，而这种环节的发生，可能就会在无形之中造成档案资料信息的遗漏、缺失等等，从而造成档案信息泄露现象；另一方面，在进行档案管理过程中，鉴于档案管理机制构建并不完善，档案管理方式也并没有分类管理，这就在一定程度上会出现档案管理过程较为混乱、资料遗失的现象。

二、“互联网+”背景下改进人事档案管理工作的意义

充分发挥“互联网+”背景下人事档案管理工作中的价值，可以在最大程度上提升档案管理工作的质量以及效率，从而为人力资源作用的充分发挥奠定基础。一方面，以互联网信息化手段为载体来促使档案管理工作向信息化方向发展，不但可以降低档案管理工作开展成本，而且也为日后调取、检索等工作的开展奠定了坚实的基础；另一方面，对档案信息进行数据化管理，在一定程度上为档案信息的统筹化分析提供了条件，从而帮助相关单位及时整合人事档案信息，为工作质量效率的提升奠定了基础；再一方面，相较于传统纸质化档案信息管理手段，以互联网为渠道来进行信息储存，同时也是提升档案信息管理安全性的有效之举，在最大程度上减少了档案信息遗漏的现象。

三、“互联网+”背景下人事档案管理工作开展的有效策略

（一）加强对档案管理工作的重视程度

加强对档案管理工作重视程度是提升事业单位档案管理工作水平的必备前提。基于此，就要求相关单位要借助多样化的手段来为档案管理工作开展奠定坚实的基础。

一方面相关单位应该充分认识到人事档案管理工作开展的质量，同时在此基础上提升对于档案管理工作的重视程度，而在这一过程中，相关单位就可以建立专业化的档案管理制度以及管理部门，制定出一套符合单位发展情况，可操作性较强的管理工作开展方式，同时以此为前提来优化工作开展质量，从而在最大程度上促使人事档案管理工作向专业化、制度化、科学化方向发展；另一方面，相关单位还应该认识到互联网时代背景下现代化先进设备引入对于档案管理工作开展的意义，从软硬件两个层面出发优化科学技术手段的方式，从而为档案管理工作开展助力[1]。

（二）建立专业化人事档案管理机制

科学化、专业化人事档案管理机制的建立健全是高质量档案管理体系构建的重要核心，同时也是事业单位开展人事档案管理的必要环节。基于此，就要求相关单位要从多个层面入手来保障管理机制建立的科学化程度，从而在最大程度上发挥出人事档案管理工作开展的价值[2]。

1.加快人事档案数据的自动化整合

提升档案管理的信息化程度并不仅仅是将传统纸质档案简单地转化为信息化档案数据信息，而是要充分发挥“互联网+”背景下数据信息共享流通的特点，同时在此基础上通过档案数据的自动化整合，来提升档案数据信息的流通使用效率，从而在最大程度上发挥出人事档案管理的作用，也为人力资本的利用提供了条件。除此之外，相关单位应该在基础上优化完善档案管理体系制度，借助这种方式来将云计算技术以及大数据技术等等融入到档案信息管理过程当中，从而为相关事业单位人事档案信息管理、整合以及分析等工作的开展奠定基础，同时在一定程度上降低了档案信息的调动使用难度。

2.完善信息化档案管理安全制度

相较于传统人事档案管理制度，信息化管理模式虽然避免了资料遗漏缺失等现象，但也在无形之中增加了信息数据泄露的可能性。基于此，就要求相关职能单位要借助档案管理安全制度的建立健全来降低信息数据泄露的风险。

其一，相关职能单位应该充分发挥保密技术应用的作用，同时以此为突破口来强化档案管理工作的安全程度，从而在最大程度上保护公民职工的信息隐私，杜绝信息泄露现象的出现。

其二，相关单位还可以借助现代化的信息技术防护手段，通过信息安全保障手段的优化，比如：通过防火墙建设来识别档案管理工作开展过程中接收到的信息，同时在此基础上完成信息筛选过滤工作，以此来提升档案数据信息的安全程度。除此之外，相关工作人员还可以通过病毒查杀软件的加装来为数据信息保护提供支持，从而切实降低信息化人事档案管理工作开展的隐藏风险。

其三，相关单位应该借助信息化档案管理工作流程的优化来提升档案管理工作的科学化程度，同时以标准化工作流程为前提来开展工作，可以有效减少档案管理工作当中的失误现象，从而在最大程度上保障档案管理工作开展的安全性。

3.优化档案管理工作外部监督机制

相较于事业单位传统人事档案管理工作的开展，以“互联网+”背景为突破口来优化档案管理工作，可以切实降低档案信息篡改或是更新延误等现象的发生概率，从而提升了档案管理信息的真实程度。基于此，相关单位就应该充分发挥互联网背景下信息化技术的作用，来为数据信息真实度的提升助力。一方面，相关单位除了可以建立档案管理联动机制，在此基础上将网管部门、公安部门等纳入到档案管理工作开展过程当中，从而为档案管理工作的顺利科学开展助力；另一方面，事业单位部门同样也可以互联网为载体来构建信息化档案管理平台，从而完善对原有档案的二次整理工作，在最大程度上发挥出档案信息数据的价值。

（三）提升档案管理人员的专业化水平

高质量人事档案管理工作的开展离不开专业化的档案管理人员。基于此，就要求相关企业要借助多样化的手段来提升相关工作人员的档案管理水平，从而切实保障档案管理工作质量。而在这一过程中，相关事业单位就可以从以下几个层面入手：一方面，各单位应该通过专职或是兼职档案员职位的设立来为档案管理工作的顺利开展奠定基础；另一方面，相关单位还应该认识到定期培训活动开展的必要性，借助这种方式来强化工作人员信息化档案管理的意识以及对于先进人事档案管理模式的认知，为其专业素养以及技术水平的提升助力[3]。

随着互联网时代的到来，信息化档案管理方式已经逐渐成为事业单位档案管理工作当中的重要组成部分，同时也是优化职能部门工作效率的创新之举。基于此，就要求档案管理相关工作人员要充分认识到信息化人事档案管理工作的必要性，同时在此基础上加强对档案管理工作的重视程度、建立专业化人事档案管理机制以及提升档案管理人员的专业化水平三个层面入手，为高质量人事档案管理体系的构建助力，充分发挥档案管理工作的服务功能和利用价值。