高校档案馆“5G+”创新服务模式研究

文/贺冰花

在“5G+”多应用背景下，高校档案服务可寻求与“5G+”技术相结合的新服务模式。根据5G技术的特点，分析高校档案馆创新服务所面临的机遇与挑战，在此基础上提出高校“5G+”服务模式应用场景、实现渠道

5G时代的到来，推动了“5G+”多应用场景的创新发展，万物互联景象从虚构作品中逐渐真切地应用到现实社会中，远程智慧医疗、远程设备精准控制、云游戏、云直播服务革新使公共服务体系进入5G创新服务时代。随着高校智慧校园建设的加快，5G网络通信是校园信息管理、大数据、教学、科研及生活服务方面数据采集传输的枢纽，而高校档案数据作为智慧校园建设关键性的基础数据，其档案服务模式的创新也需要紧跟时代步伐，与5G技术相结合。

一、高校档案“5G+”服务

“5G+”是指将5G作为接入方式，与人工智能（AI）、物联网（IoT）、云计算（Cloud Computing）、大数据（Big Data）、边缘计算（Edge Computing）等新兴信息技术融合，在各行各业中实现最广泛的应用，如“5G+智慧医疗”“5G+智慧校园”“5G+智慧交通”等，其服务的实现强调的是创造意识和超前的服务意识。赵嘉文在万物互联时代背景下，结合用户体验视角，探讨了高校智慧档案馆的技术服务模式，体现了万物互联、泛在感知、瞬时计算三个特性，其核心即运用“5G+”技术使档案馆更加智慧化网格化，改变保管利用档案的方式方法[1]。笔者结合高校档案馆功能定位与5G新兴技术相结合的服务理念探讨高校档案“5G+”服务。高校档案“5G+”服务是档案服务的技术创新体验，本质是将高校的档案资源作为5G数据传输的基础数据，档案利用者通过“5G+”技术享受在查档过程中的档案主动、高效、多元的服务过程。

二、高校档案馆“5G+”创新服务的机遇与挑战

1.高校档案馆“5G+”创新服务机遇

1.1 服务理念的创新。首先，高校档案馆“5G+”创新服务可以将5G与新兴科技技术相结合，实现对档案管理、查阅流程的“智慧化”。利用“5G+”新技术改变高校档案馆收集、整理、保管、利用档案各个环节的方式方法，利用大数据、人工智能技术从纷繁芜杂的档案信息中筛选整合出满足档案编研需要的资料，提高工作效率，服务智慧校园建设。其次，高校档案馆在“智慧校园”的趋势下，顺应其发展形势，着力发展“5G+”智慧档案馆，为用户提供主动、高效、多元的服务体验。高校档案馆可以根据高校档案利用主体的稳定性[2]特点，给予利用者基本信息查询服务的同时，主动为用户提供丰富的内容，满足其潜在的需求，转变档案保守、被动、单一的服务模式，在实现档案凭证查考功能的同时，更加发挥档案文化育人、信息知识的特点。在“5G+”新技术的支撑下，实现泛在式查档和实地智慧查档[1]，自动回复记录用户的查阅信息，提高工作人员查档效率。同时，不断完善高校两微一端等网络传播平台，用户无需到馆即可享受实时档案信息的精准推送，足不出户即可“摸到”自己的数字化档案，从“感受、信息、情感”三个层次满足用户档案的需求。

1.2 加速馆际资源开放共享。高校档案作为高校教书育人过程的直接历史记录，其开放和利用对高校及社会发展具有不可替代的作用，通过高效的信息交流，实现档案信息资源的共享，已成为当前信息环境下档案利用工作的新趋势[3]。馆际资源开放共享不仅仅局限于同等高校之间，还可以扩展到高校与政务机关、地区档案馆、知名企业公司等。不同的档案资源具有不同的地方、行业特色，当高校档案馆将自己的资源与其他档案馆开放共享时，不仅有利于展现高校的办学特色，宣传学校文化，更有利于拓展学校的教育资源和空间，实现高校档案馆的社会育人功能，为遍布全国的校友提供深入系统的档案知识，同时也有利于校友异地查档。馆际资源开放共享的核心是档案资源的开发，高校档案馆需要利用“5G+”新技术加快档案资源的开发，力争做到编研成果选题新颖、内容丰富、表现形式多样，进一步拓展档案教育的广度与深度，同时，将线下实体档案与线上档案管理系统相连接，避免“信息孤岛”现象，建立统一的档案信息共享渠道，从而大大提升高校档案馆的服务质量。

1.3 智能化精准服务。档案的原始记录性决定其具有凭证和情报价值，传统的档案服务是严肃的，缺乏活泼的服务途径。虽然大多高校都采用了两微一端服务平台，但推文以图文结合为主，少数视频为辅，未能满足用户个性化、精准化的服务需求。“5G+”创新服务应根据校友的年龄、专业、新生或毕业生、职业、本科或研究生、行政机关教工、专业教师、引进人才等不同用户提供个性化的服务。利用“5G+人工智能”技术实现智能交互服务平台，分析用户的查档需求和喜好，提升线上档案服务的人性化、智能化水平。5G技术高速率、低时延的特性可以为用户提供线下借阅与查档的快捷便利，提高查档服务体验。

2.高校档案馆“5G+”创新服务挑战

2.1 高校档案馆自身发展成本的挑战。随着高校“智慧校园”建设的推进，对高校档案馆智慧化建设提出了更高的要求。首先大部分高校档案馆的馆舍场所、设施设备资源、服务平台还未做到与“5G+”技术相结合，人工智能、虚拟现实、云计算、大数据挖掘、智能楼宇等技术还未得到应用。作为“智慧校园”的有机个体，如何与学校整体智慧校园的基础设施建设、数据资源整合、公共服务大平台相结合，既体现高校文化与精神内涵，又不失档案服务内容及模式的创新。其次，采用“5G+”技术实现智慧档案馆需要大量的资金和设施设备的投入，才能将档案库房、档案实体与不同独立的管理平台相互连接，集中统一管理，实现互联互通。同时，设施设备的建设、运维、档案信息的智能化采集、存储、传递、监控等同样需要更多的资金，而档案的内向性、机密性、非实时性等特点致使档案并非全部开放可查可阅览，受众群体的局限性致使访问人数和档案利用率低与高资金投入相矛盾，制约着“5G+”智慧档案馆的建设步伐。

2.2 “5G+”创新服务中信息安全的挑战。高校档案保存着高校发展建设中集体、个人及人才信息等秘密，如果没有处理好公开与保密的关系，有可能侵犯个人、学校甚至国家的利益。特别是利用“5G”技术在档案资源开发利用过程中如何保障信息的安全，在档案的开放利用过程中，如何界定信息共享的边界，如何解决开放程度与信息安全风险的矛盾等问题需要进一步论证。同时，5G时代产生的海量档案数据，如何甄别真实可靠、具有保存价值的原始性、凭证性的信息并将其纳入归档范围[4]，档案数据采用业务外包的形式委托第三方机构管理，在数字化外包或实体外包的过程中，如何加强第三方服务监管、避免信息泄露等问题也需高度重视，只有多措并举，保证档案信息安全，才能利用5G技术进行进一步的开发和利用。

2.3 创新档案资源开发类型的挑战。随着5G技术的日渐成熟，抖音、快手等短视频APP盛行，5G的高速率、低时延解决了用户追求视频高质量如清晰度、创新、原创性的要求与卡屏、缓冲的矛盾，人们的娱乐生活被各种短视频所占据，这不仅是用户的新需求也是时代发展的趋势。当下，虽然高校档案馆大多采用了两微一端服务平台，将档案资源以图文的形式发布宣传，形式略显单一，难以满足用户的喜好，应紧跟时代步伐，创新档案资源的开发类型，设置抖音、快手等平台官方账号，制作档案科普视频、系列专题视频、高校特色档案文化宣传视频等，推送档案知识、宣传高校文化，提高公众对档案的认识与兴趣。但是，短视频的制作需定位精准，将档案内容碎片化处理，作品简短而精悍，既要兼具档案知识科普又要具有趣味性、诙谐幽默性，对档案工作人员在视频拍摄、剪辑，账号运营等能力提出更高的要求，是一项巨大的挑战。

三、高校档案馆“5G+”创新服务模式

1.高校“5G+档案楼宇”。“5G+档案楼宇”通过5G微站整合监控摄像头、环境监测传感器、消防设备、门禁、安防设施、照明等设施设备实时智能化感知、检测、管理档案楼宇，在硬件上实现档案楼宇环境智能、消防智能、安防智能和档案实体智能[5]。高校档案网络管理服务平台融入智慧校园信息化建设公共大平台，整合统一身份认证、信息门户、服务大厅、数据与资源中心、可信服务、存储备份、安全防范等模块，结合人脸识别、人工智能技术在软件使用上实现楼宇内智能识别、网络客户端和移动客户端的实时查档。通过“硬件+软件”的技术融合，实现“5G+档案楼宇”中档案实体之间、档案实体与馆库之间、人与档案馆库之间、人与实体档案之间的互通互联，从而实现高速化、智能化、多功能的档案管理、利用模式，提升用户档案服务体验。

2.高校“5G+智慧档案管理”。将“5G+人工智能”技术应用于档案管理替代传统的人工分类管理。特别是大数据时代产生档案数据的多样性、冗余性使人工分类管理工作更加繁杂，而人工智能通过不断地迭代学习可以快速分析解决大数据背景下的档案收集、整理、查阅、检索等档案管理问题，大大提高工作效率，将档案工作者从传统的档案“保管者”解脱出来，去做更具有创造性、规划性的工作。如优化档案管理、创新档案资源开发等活动，以“创造者”的身份更深入地管理、开发档案资源。高校档案内容的稳定性及利用主体的稳定性使智能档案利用更具有可实现性和可操作性。查档用户可通过人脸识别绑定信息门户和统一身份认证，登录档案查询系统或进入“5G+档案楼宇”时实现档案目录信息精准传送，继而通过智能化语音对接讲出所要查询的目标信息，由人工智能后台匹配，一键完成档案的传递、展示、发送邮箱等操作。

3.高校“5G+AR/VR”云化服务新体验。高校档案馆近年呈现出集校史馆、博物馆多功能整合发展的趋势，档案馆通过展览讲座、科普活动等形式承担档案文化育人使命，校史馆作为校史校情的展现交流平台，是高校文化传播的重要途径，博物馆同样担当实物教学的作用[6]。传统的场馆学习仅限于浏览参观展厅，听工作人员讲解，走马观花的形式使接受的知识信息非常有限。高校档案馆场馆可增持AR/VR技术，打造“5G+AR/VR”云场馆，将实体场馆的内部展厅、实体档案和外部周边环境进行三维建模，结合档案文字、声音、视频动画等形式向公众展示，提供给参观者一个高度互动的3D虚拟现实环境，带给其足不出户便如同亲临场馆浏览的全新体验。在档案教育教学方面，打破教学的空间、时间界限，打造出线上与线下、虚拟与现实的“无边界课堂”，利用虚拟现实技术将复杂的操作流程真实清楚地展示给学习者，在沉浸交互的情境中达到教学的目的，特别适用于新冠疫情期间的教育教学活动。

4.高校“5G+视联网”档案服务零距离。“5G+视联网”在智慧医疗、远程手术方面取得了良好的发展与应用，也可将其应用于高校档案管理服务方面。如档案学界举办的大型活动、专题展览、公益讲座，馆际交流或远程专业技术培训，大型国际会议的直播转播等场景。视联网传输视频的清晰、流畅、稳定、实时无损的特性为用户提供了高沉浸式的感官效果，犹如零距离参与参加，更能吸引观众关注了解档案，提高档案意识。另外视联网还可与AR/VR技术相结合应用于档案专业的网络教学，对于破损档案装裱与修复等专业性和实操性较强，要求较高的档案知识教学过程中，将零延时的视频教学融入到虚拟的AR/VR档案操作，做到理论与实践相结合，提高教学质量。再者可实现“面对面”零距离远程业务办理。异地校友在使用智能查档查询系统时如果遇到问题，可“一键视联网”实现与工作人员的可视化咨询与问答，提高工作效率，展示更亲切的高校档案馆形象，给校友犹如回到母校的良好查档体验。

四、高校档案馆“5G+”创新服务模式实现渠道

开展高校档案“5G+”创新服务模式，需要做到有广度、有深度、有精度。

1.广度覆盖，构建线上平台。近年，高校档案馆的信息化建设主要以存量档案数字化、引进档案管理系统、实现数字化查档服务为主，并未真正纳入智慧校园的规划与建设。要做好“5G+”服务工作，首先要构建“一站式”服务平台，做到服务对象和服务领域的信息化全覆盖，如图1所示，融入“智慧校园”建设大平台，将档案馆基础设施纳入学校基础建设规划，基于校园级安全设备构筑档案安全保障体系，在存储备份、安全防范等方面解决经费、技术、安全等方面的问题；其次，依托校园数据资源，与OA系统、教务系统、研究生系统、科研管理系统等实现对接，使档案资源相互融合，从而消除“信息孤岛”，促进服务类的智能化档案信息资源共享。再次，与信网中心、技术公司、相关业务部门多方联动、协同推进，建立电子档案管理系统及长期保存系统，运用人工智能、物联网、视联网、VR/AR等现代化技术，促进档案管理科学化，在收、管、存、用整个档案生命周期创新管理方式，特别是对学籍查询、学历学位证明、合校证明、学籍翻译、证明翻译等热门业务领域实现信息化全覆盖，给服务对象提供更便捷、智能的服务。最后，完善“5G+”服务模式制度，制定相关发展规划和具体措施，明确各项工作的核心团队，做好组织协同，观念更新，各司其职，紧密配合，提升工作效率，在多方主体共同参与下促进档案资源共享，服务体系更新完善。

图1 高校“5G+”服务平台构建

2.深度拓展，以档育人。高校档案承载了高校发展的整个历史，客观真实地记录了学校教学、科研、管理、服务等方面的文化成果。“5G+”高校档案馆的服务是利用大数据、云计算、物联网等现代化技术对档案信息进行全面的采集、分析、挖掘、传递，开发，实现知识共享创新，档案历史文化育人的功能。如图2所示，首先，要增强档案治理的效能，在大数据背景下，保持理智，紧抓高校档案的特点和任务[4]，规范档案在收、管、存、用过程中的标准，在融入学校智慧校园规划建设的同时，制定相关的安全保障措施，简化用档流程，公开透明，做好制度管理。其次，要丰富优化数字档案资源。高校档案资源内容多元，不仅包括传统的教学、科研、党群、行政等11大类，还包括大量的视频材料（微课、精品课、大型学术活动的视频资料）以及奖品、名人字画、纪念品等实物档案[7],以及学校大事记、重要科技成果、重大问题记录，特色团体活动、特色学科档案等，真实深刻，具有说服力和感染力。将多元的档案资源优化为数字档案，构成数字档案知识库，在不同程度上满足不同类型利用者的需求的同时，将高校档案馆打造为文化教育基地，激发师生的爱档爱校、发奋图强、报效祖国和母校的责任感和使命感，实现档案资源的育人功能。再次，实现档案资源编研方式多样化。在以往图文结合的编研模式下，创新编研方式和宣传平台，以图、文、声、像相结合，制作动画、短视频、漫画等方式，开通抖音、微视频等官方平台，以娱育人。最后，与图书馆、博物馆、档案学术团体等文化机构合作交流，做到资源互相补充，拓展知识深度，传承高校立德树人文化。

图2 “5G+”高校档案馆育人服务

3.精度提升，服务的高效高质。5G的高速率、低时延加速了数据的互联互通，利用者的需求也将利用大数据分析、人工智能技术深入挖掘展现出来，高校档案馆与利用者连接更加紧密，高校档案馆的服务将从单向、被动转变为双向、主动，更加高效高质的服务。如图3所示，高校档案馆保存档案资源的特殊性决定它服务的用户绝大多数都是学生及校友、在校教工、企业和专业认证机构，这种相对闭环使服务对象更加精准。高校档案馆一方面可以利用“5G+人工智能”技术主动发现档案利用者的需求，通过信息开发、智能推送和动态交互可实现全过程、全方位的智能服务。另一方面，利用大数据技术及时收集分析用户的反馈信息，反作用于共享平台及档案服务系统，及时更新完善知识库。引入线上线下查档机器人，实现24小时用户咨询，问题解答，智能互动查档，增强用户查档体验和查档兴趣。再者，高校档案馆可通过微博、微信公众号、微信小程序、短信等多种途径提供泛在式移动查档服务，用户通过智能手机、pad、笔记本电脑实时获取档案信息，移动档案馆根据用户的地理位置和周围环境为用户智能推送相应的档案内容，实现档案无处不在的泛在档案服务，使档案更好地服务于师生，服务于民生，使“5G+”服务模式更加脚踏实地，深入人心。

图3 高校档案利用关系图

高校档案馆“5G+”创新服务是借鉴“5G+”的其他领域拓展的档案馆服务功能，高校应用案例较少，但随着“5G+应用”探索日益活跃，《5G应用“扬帆”行动计划（2021-2023年）》的印发，高校档案馆走向“5G+”服务的趋势势不可挡。高校档案馆应力求将“5G+”智慧档案融入到智慧校园建设大框架中，顺应发展形势，满足公众对现代化高校档案馆的期望与需求，提高档案利用率，实现档案价值。