新形势下民办高校档案管理工作发展战略研究——以陕西国际商贸学院为例

文/刘雪宁

新形势下，高校的发展进入新阶段，高校档案管理工作已成为高校重点工作之一，高校档案管理工作发展也凸显在高校管理中的基础地位。本文以陕西国际商贸学院为例，根据学院档案管理工作实际，从新时期高校档案管理工作重要性、档案管理工作现状及存在问题等方面阐述，对存在问题进行分析并提出改进策略及措施，以期能够为民办高校档案管理工作助力

陕西国际商贸学院由步长制药独资创办。从1997年刚成立的“陕西国际商贸专修学院”到2002年的”陕西国际商贸职业学院”（高职院校），再到2008年的“陕西国际商贸学院”（本科院校）；从当初200多名学生到现在的17000多名学生；从最初的5个专业到现在的54个专业，学校的发展历程，均在学校档案室里留下了学校发展的轨迹。作为伴随着学院一同走过20多年的档案人，我也亲身感受到了学校的发展变化，见证了学校的光辉历史。

一、高校档案管理工作的重要性

（一）高校档案管理工作的意义

高校档案是高校各项工作的原始记录，是学校从事科研管理、评估管理、教学管理、行政管理等工作的历史积淀，是学校从事管理工作的优秀传承。学校档案有着自身的特点和属性，同时，具有很强的不可替代性。由此可见，高校档案管理工作开展记录学校的发展，改进学校体制方案有参考价值；开展档案管理工作，助力学校各项评估工作；开展档案管理相关工作，记录在校教职员工和学生工作、学习等相关方面的情况，便于用人单位对在校师生综合素质评估时提供参考资料。

（二）高校档案管理工作的性质

第一，综合性。高校档案管理工作包括文书类、教学类、财务类、人事类、学籍类、基建类、出版类，在学校的教学、学科建设、国际交流、外事活动、考研、学生就业等很多方面，都与档案工作密切相关。［1］

第二，系统性。高校档案资料形成于各个部门，陕西国际商贸学院有16个职能部门，16个教学单位，5个公共课部及教辅单位。分支多、类型多、载体多，有纸质档案、电子档案、实物类、音像类。档案管理需要对这些统一分类，有序排列，逐一整理，形成体系，便于使用。

第三，应用型。档案管理工作的核心价值体现在“应用”上。高校档案管理工作最终的目的是服务于学校，服务于师生，服务于社会。

二、高校档案管理工作现状及存在问题

高校档案管理工作对学校教育教学管理、建设发展等方面的重要作用已逐渐受到重视，但部分高校档案管理仍存在问题，应当引起高度重视。

（一）高校领导对档案管理工作重视程度有待提高

部分高校领导忽视档案管理工作，认为学校的重要工作是教学、科研、招生等，认为档案管理工作谁都可以干，不过就是收集一些资料而已。领导的不够重视，使档案工作者找不到自身价值，极易产生职业倦怠，不能有效开展档案管理工作，工作质量低，效率差。

（二）高校档案管理岗位人员结构不合理，岗位稳定性不高

目前，很多高校档案管理岗位人员结构不合理现象突出。没有按照要求配备专职档案管理人员，大部分高校档案管理人员较少，年龄偏大，素质偏低，主要以兼职人员来充实。即使有年轻人员临时从事档案管理，认为搞档案工作不受重视，发展前景不好，无法安心持久工作，使得档案管理人员队伍不稳定［5］。

陕西国际商贸学院成立24年，至今没有独立的档案馆，档案科隶属于党政办公室下的一个科室，最多的时候档案科编制3人，1名科长，2名专职档案员。2020年机构改革之后，减员增效，现档案科只有1名专职档案人员。学校其他部门（职能部门16个，教学教辅单位21个）共37名兼职档案员，大部分是各部门办公室秘书或干事兼任。人员编制不足，学校没有进行专业的档案管理人才引入，也没有在学校内部培养档案管理专门人才，大部分档案工作由兼职档案人员完成。这一现状使学校的档案管理数据录入不准确，不能进行妥善保管，在很大程度上降低了档案管理工作的效率和质量，不利于档案价值的实现。

（三）高校档案管理工作开展模式滞后

1.档案基础设施配备不全

陕西国际商贸学院未针对档案管理现阶段工作的信息化发展，提供完善的基础设施，甚至误以为配备几台电脑就等同于完成基础设施的投资；另外，档案管理设备陈旧、老化，使得有些档案过于陈旧，简单，部分纸质档案出现破损，照片损坏等问题，都给档案管理带来不利的影响［2］。

2.档案管理方式落后

陕西国际商贸学院至今仍沿用以前的老方法收集、整理、存储、调阅档案。档案以纸质档案为主，电子档案为副。虽然是电脑办公，但相关配套设施不齐备，档案工作还是以档案管理人员手动录入为主，沿用传统的人工操作模式，相关数据的录入和对比效率不高，信息化水平不高，档案信息的归集整理精确度不高，使学校整体的档案管理工作效率不高。

3.档案宣传和开放力度不高

在当前信息高速发展的时代，大家对信息的需求日益增大。但目前，大部分档案管理部门仍处于封闭保守状态，不能与现代化市场融合，对档案信息的公开与宣传力度不足，阻碍了人们对档案信息的查阅。同时，档案管理人员思想观念不能与时俱进，只考虑保护档案的隐私安全，不能及时去挖掘档案信息的潜在价值，浪费了信息资源，影响了档案工作的开展。

4.档案管理制度需进一步完善

当前，档案管理普遍缺乏一套适应学校改革发展新时期现状的、较为完备的规章制度。档案管理头绪众多，相关规章制度的不完善，容易产生管理上的无序，影响管理的权威性，严重影响了档案管理工作质量和效率的提高。

（四）档案管理工作者专业素质有待提高

1.工作人员业务素质不高

目前，档案管理者中普遍存在业务素质有待提升的问题。档案管理工作是一项工作量比较大的任务，需要严谨、认真、专业、细心的专业人员来完成。首先，档案工作者中高等教育管理专业毕业的人很少，档案管理者缺乏档案管理专业、教育学、心理学等相关专业方面的知识；许多兼职档案者没有接受档案专业的培训就开始上岗，同时兼职档案管理工作者还有自己本职工作，不能全身心投入到档案管理工作中来，影响档案管理工作的顺利开展。

2.工作任务繁重，但价值认同度低

高校多年以来形成的都是“以教学为重点”，许多民办高校在思想上不重视档案管理工作。目前，很多民办高校的党政部门多达二十个以上，档案管理人员经常面临一个人同时要完成好多职能部门安排的工作，并且还要确保完成工作的质量和效率。同时，民办高校采取的“二级管理,以院为主”的管理模式，档案工作人员不仅要完成办公室日常工作，还要收集、整理、分类、归档各部门提交的档案资料。档案工作任务繁重、头绪繁多。档案管理工作人员在学校的地位和待遇等方面都比专职教师低。此种情况极大地挫伤了档案管理人员的工作积极性，这些问题严重影响了档案管理工作的稳定性。

三、民办高校档案管理工作问题分析及解决对策

民办高校档案管理工作现状令人堪忧，档案管理的现状及存在的相关问题已经在很大程度上影响了学校管理工作的提升和发展。结合学校实际情况，特提出以下解决对策：

（一）学校方面

1.加强重视并合理利用

对于许多高校而言，档案管理部门一直以来都是比较独立的部门，虽然它是学校的一个重要部门，但它的使用不频繁，导致许多人就会认为档案管理是一个可有可无的部门。再加上新形势背景下，档案管理逐渐数字化，这让很多人觉得完全可以用线上的整理方式代替线下整理，导致一些人对档案管理不重视。同时，学校对整理档案的一类人不够重视，因此，高校领导一定要主动加强对档案的重视［3］。校领导应提高认识，增强档案意识，校领导阶层树立对档案管理的正确认知。并采取相应手段将这种认识逐级传递，通过会议交流、教研活动等，让更多的教职员工认识到高校各类档案的重要性，档案工作是全体教职员工的共同任务。

2.学校重视档案工作人员的培训与考核

学校要对档案工作者业务学习和岗位培训进行规划，档案管理人员通过参加学术交流会议、学术研讨会议、报告会等多种形式进行学习，增长见识，开阔眼界，了解国内外档案管理发展的新趋势、新成果、新思想，结合自身工作经验和实际情况，为师生提供更加全面、人性化的服务。学校应对现有档案工作人员进行继续教育的学习，打造培训层次多元、内容构成多元、教育方法多元的专职档案管理者。提供机会让各级各类社会部门和培训机构参与专职档案管理者的继续教育［4］。

同时，学校应对档案管理者建立考评体系，对他们进行业绩考核评价，对各级各部门领导，专兼职档案人员进行量化考核，奖罚分明，充分调动档案管理者工作的积极性和主动性，提升学校档案管理工作。

3.学校重视对档案馆（室）的投资建设

学校应加大在档案建设方面的投入。完善档案基础设施建设，对档案管理工作所必须的软、硬件设备配备齐全，加快推进学校档案资源网络化、数字化、信息化建设，使档案管理有序发展，为师生提供更好的服务［5］。

4.学校划拨档案管理专项经费

学校把档案馆建设列入到学校的基本建设中，与学校基本建设项目同步进行。按照档案部门编制和国家相关规定，预算学校档案管理工作的经费，成立专门机构对档案专项经费的使用进行监督和审查，以确保档案管理经费专款专用，合理使用。

（二）档案工作者个人方面

1.明确自己工作岗位的定位与职责范围

明确自己工作岗位的定位与职责范围。每位档案工作者都必须熟记自己的岗位职责，要对这些工作职责做到心中有数，遇到特殊事情，也知道每一管理层级的处理权限是什么，根据职责规定再去处理实际工作，这样工作起来才能井井有条。

2.要掌握档案专业的基本知识

掌握档案专业的基本知识。熟悉档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用、安全、保密等工作。高校档案管理工作者要认真系统地学习《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，把它熟记于心，严格遵守其中的规定。繁而不乱、立卷有序、建档整齐，归档统一。［1］

3.学会观察和总结档案管理工作经验

学会观察和总结档案管理工作经验。作为档案管理工作人员，要特别注意观察和总结工作中的各种现象和管理经验。处在学校管理工作之末端，学校所有的档案资料，学校各类教学活动的重要资料最终都集中到档案管理这个环节，最有条件感知教师、学生、科研等工作状态，因此，观察和总结经验的机会特别多，这就更应该利用和把握好这个机会。

4.遵守工作纪律

遵守工作纪律。档案管理工作是一项专业性很强的工作，但凡专业性强的工作，都会有严格的工作纪律和工作规范方面的要求。严格遵守工作纪律的各项要求，不仅是从组织部门的角度对管理人员的一项要求，也是做好高校档案管理工作规范化、职业化的一项要求。

5.努力提升个人业务能力

做好个人职业规划，提升个人业务能力。要科学规划个人的职业生涯，制定适合自己的职业规划，对于档案管理人员是很有必要的。要设定明确的目标，已经工作多年的档案管理人员重新结合实际，做一份新的发展规划，修改或更新自己的职业发展目标。有了职业规划，就知道自己工作的意义何在，才能激发工作热情和动力，在实现个人小目标的同时也向学校的大目标靠近一步[6]。每位档案管理者学着去做“学习型”员工，提升自己的“学习力”，与时俱进，改变自己的思维模式，提升自己业务能力。在工作中学会创新，在将工作“做完”的前提下，力求将工作做到“最好”，遇到困难，学会担当，迎难而上，在困难面前不畏惧、不退缩，面对工作中的困难，迎难而上，突破自我，去寻找更优秀的自己。我们要有做一行爱一行钻一行的精神，在默默奉献中实现人生的价值。[6]

综上所述，在新形势下，民办高校发展将面临新的挑战，高校的档案管理工作也将成为学校各项工作之重点。学校应当将档案管理工作纳入学校整体发展规划，不仅要高校领导从决策层高度重视起来，从人、财、物等方面给予支持和帮助，加快档案管理硬件设施建设，对档案管理人员也要加强培训和考核；作为档案工作者，提升自我认知，从思维、观念、素养、能力等方面全方位提升自己的职业素养、职业技能，全面推动高校档案管理工作更快、更好地发展。