文书档案管理现状与管理创新路径分析

田丽萍

摘 要：文书档案对于单位日常运营与管理工作具有不可忽视的作用，随着时代发展与市场变化，相关管理工作也开始面临全新转变。为尽可能提高管理质量，需要从创新角度出发，探索应当采取的管理方案，确保文书档案能够得到科学管理。通过分析文书档案管理本身所具有的相关内容与特征，可以明确当前管理过程中存在的主要问题，为创新管理方案提供重要参考，具有关键研究价值。本文主要针对文书档案管理现状与创新方式进行深入研究，以供参考。

关键词：文书档案;管理分析;创新策略

文书档案管理能够直接反映单位实际运行状态，同时也可以为后续追溯提供重要参考，具有重要应用价值。在管理工作中，由于环境条件的变化与单位运营状态的转变，执行流程经常会出现一些问题，不利于单位展开文书档案的管理与应用工作。通过对当前文书档案管理现状进行分析，能够明确存在的问题与其根源因素，可以为后续管理创新工作提供重要参考。因此，需要重视相关内容的探究，并从多个角度入手，落实管理创新方案，确保文书档案管理能够达到理想效果。

一、文书档案管理简析

文书档案属于管理工作的重要组成部分，针对相关内容或文件进行管理，能够直接决定其应用价值，同时也可以为单位展开运营、改革等其他活动，提供重要参考依据。与其他管理活动相对比，文书档案管理具有多种显著特征。例如，其需要针对原始资料内容进行科学整理与存储，这些信息共同构成了文书档案框架，属于保障档案完整性的重要环节之一。同时，文书档案还需要展开大规模文案处理工作，包括对信息进行综合收集、登记相关重要内容、完成文件转运处理等。可以认为，文书档案管理属于原始信息被整理为文件的实际流程，因此文书档案管理工作对于人员与文案操作要求较为严格。除此之外，文书档案管理还具有多元化、形式化特征，其需要覆盖单位运营的所有流程，同时载体也存在多种基础类型，包括纸质文件、电子文档、光碟等。这些特征使文书档案管理难度大幅提升，同时也需要解决当前管理活动中存在的问题，以确保其能够得到科学管理，降低出现不良情况的概率，为单位后续应用夯实基础条件。

二、文书档案管理现状探究

1.工作基础条件不完善

目前，在大部分单位开展文书档案管理工作的过程中，普遍由于基础条件或体系较差，导致执行效果不理想或管控出现错漏等问题产生。在社会环境与单位运营需求影响下，文书档案管理经常采用封闭式方案进行处理，将避免丢失内容作为核心原则。虽然此类原则可以有效降低文书档案损毁概率，但其没有注重整理需求，同时也忽视了价值挖掘任务，导致实际管理效果不符合单位运营标准，最终影响文书档案的应用质量。同时，管理团队人员对于相关工作的重视程度较低，没有从资金与人力投入两个方面进行综合考虑，导致实际管理阶段经常会出现负面问题，不利于管控质量提升。因此，需要明确工作基础条件较差对于文书档案管理工作的影响，同时也应当采取有效措施进行处理，确保单位能够正常开展管理工作。

2.文书与档案管控脱节

在实际管理工作中，文书与档案管理活动存在脱节也属于较为凸显的问题之一。当前大部分单位所采用的管理方式普遍为分块处理类型，即文書与档案需要由不同团队或人员负责。在这种情况下，工作衔接可能会受到团队或人员之间的交流影响，产生处理脱节问题，进而在后续管控流程中产生漏洞，不利于文书档案的实际应用。同时，一部分团队对于管理工作的认识不足，导致文书与档案处理综合性较差，存在大量不规范操作，包括规格不符、装订不到位、数字化管理混乱、编号随意设置等。这些问题都会对后续衔接处理造成不可忽视的负面影响，因此会导致整体管控质量大幅下降。为尽可能提高文书档案管理效果，需要重视工作衔接处理，并采取对应措施，使管理活动能够在良好的沟通条件下进行，为后续单位展开文书档案应用工作提供重要支持。

3.管理人员重视程度不足

在文书档案管理工作展开阶段，单位管理层态度与执行策略会对管控效果产生直接影响。一部分领导人员认为文书档案应用价值较低，分配人手或资源会导致单位效益受到负面影响，因此对相关活动采取轻视态度。在这种因素影响下，文书档案管理工作资金投入不断降低，同时人员招聘标准也随之下降，继而对管理活动质量造成了不可磨灭的影响。此外，一部分文书档案管理活动需要建立在完善的设备条件基础上。在管理人员不重视的情况下，相关应用设备无法得到完整配备，导致实际工作无从展开，进而影响了文书档案的管控效果。

4.工作团队专业素养不佳且存在借调现象

文书档案管理工作需要依靠人员开展，在这一过程中，时代更替带来的信息化革新趋势与应用技术转变对人员素质提出了严峻挑战。由于环境限制或单位运营活动影响，大部分工作人员没有接受过专业的技术培训，导致文书档案管控始终依靠过往经验开展，无法针对变化进行灵活调整。同时，一部分单位由于人手不足，选择借调方式补充文书档案管理岗位。这些借调人员没有经过专业培训，同时对于管理工作的了解程度较少，属于无证上岗。在这种情况下，相关管理工作可能会出现频繁出错等问题，最终对文书档案应用价值造成潜在损害。因此，单位需要明确文书档案管理工作对人员的需求，并从相关角度入手，确保人员问题能够得到有效解决，为后续展开管理流程提供理想条件。

5.应用技术较为落后

在文书档案管理工作中，应用技术对于实际活动的重要性不言而喻。由于大部分单位对于文书档案解决方案的重视程度处于相对不足状态，因此应用技术革新速度较慢，无法满足新时代工作需求。信息化技术能够有效解决文书档案管理流程内存在的主要问题，同时也能够节约人力资源投入，使信息应用价值得到充分发挥。但是，单位对于这些优势的认识尚不到位，导致技术更替活动无法正常展开，对文书档案管理质量造成了一定程度的负面影响，有待采取措施进行解决。

6.协调与沟通不到位

在文书档案管理工作开展阶段，人员沟通具有较为关键的影响作用。相关团队需要通过沟通等方式，对信息进行全面收集与整理，并确保其真实性符合后续应用需求。然而，当前大部分管理人员忽视了沟通活动的重要性，同时也没有展开合理协调工作，导致文书档案的真实性受到不良影响。同时，沟通不到位还有可能导致信息录入失败或出错，进而削弱文书档案应用价值，不利于进一步展开管理流程。因此，需要重视管控活动的协调与沟通措施，并注重采用对应方案进行处理，确保文书档案能够得到科学管理，降低出现不良问题的可能性。

三、文书档案管理创新路径研究

1.注重管理活动基础条件建设

为实现文书档案管理创新目标，单位应当从基础条件入手，采取科学、有效的应用措施，使管理工作能够在完善环境下展开，降低不良问题出现的可能性，为后续管理提供重要支持。管理团队应当严格遵循相关规定，结合单位实际运营方向与内部状态，对文书档案信息进行综合管控，保障其真实性符合应用需求。同时，还应当重视管理体系建设，从根源层面出发，探索实际工作中可能遇到的漏洞问题，并将解决方案整合于规范内容中。通过此类方式，使文书档案的管控效果能够达到理想标准，为单位进一步展开相关工作夯实基础条件。

2.协调文书与档案管理活动

在实际管理工作中，文书与档案管控属于相互关联的活动类型。传统分割处理方式容易导致两者脱节问题出现，不利于提高管理质量，同时也容易导致人手分散，引发不良现象。因此，单位在开展文书档案管理工作时，应当将两者视为整体，保证相关活动能够共同进行。通过此类方式，使脱节问题能够从根源层面得到控制，避免出现严重的差异现象。在实践工作中，相关团队需要强化信息收集与整理意识，建立文书档案一致化认知体系，并从专业知识学习方面入手，确保管理效果能够显著提升。同时，文书与档案的管理制度条例也应当进行适当融合，并保留关键差异点，防止趋同化策略出现错漏问题。在管理阶段，工作团队需要严格执行核对与归档措施，确保文书档案能够得到科学整理，防止丢失情况出现。在完善两者合并管理体系后，决策层还需要结合单位实际运营状态，对文书与档案的应用方向进行规划，使两者价值能够得到充分挖掘，实现理想处理目标。通过采取这些措施，能够最大限度降低管理脱节问题出现可能性，同时也可以强化文书与档案的管理效果，对于单位运营而言具有重要执行价值。

3.加强管理层对文书档案工作的重视

管理层需要从文书档案管控角度出发，分析相关活动需要准备的基础条件。通过提升投入与管理力度等措施，能够使文书档案相关工作在理想环境下开展，有效避免由于重视程度不足导致的负面问题。在这一过程中，单位领导人员需要重视文书档案管理队伍的建设工作，加强人员筛选科学性，使活动团队能够具备基础素养，尽可能避免出现借调问题。此外，为尽可能强化文书档案管理质量，还需要提高基础投入，使相关工作能够在资金充足的情况下开展，有效解决成本引发的负面问题，為后续展开管理活动提供重要支持。

4.合理开展数字化建设与革新活动

数字化属于文书档案管理工作的重要发展方向之一，通过落实相关改革理念，可以使管理工作所需资源得到有效缩减，同时也能够节约人力投入，使工作团队可以将更多精力集中在其他活动方面。数字化建设也可以有效规避人为错误问题，对于保障文书档案安全性具有不可忽视的作用。因此，单位应当重点关注数字化建设需求，并采取多种有效措施，使相关流程能够与数字化理念相整合，实现理想创新目标。例如，可以建设数字化文书档案管控平台，通过强化其开放性特征，能够使文书档案的价值得到充分应用，同时也可以有效缩减人员处理成本，提高工作效率。在建设阶段，需要保证数字化理念能够集中在单位基层，重视一线人员的需求。若平台数字化仅为管理层提供服务，则其基础优势便会受到严重限制，不利于单位文书档案管理质量提升，同时也容易引发各式各样的负面问题。因此，在数字化建设阶段，相关团队需要充分考虑单位内部情况，并结合未来管控需求，贯彻落实相关理念标准，使整体建设效果能够达到最佳级别。

5.明确沟通协调意义

沟通与协调活动对于文书档案管理工作具有重要影响，若忽视相关需求，便容易导致实际工作效果出现问题，同时也容易导致文书档案应用价值受损。因此，在实践改革活动中，需要从沟通协作角度出发，分析当前管理体系存在的障碍问题。通过采取针对性方案，使沟通协作障碍得到有效清除，能够为后续管理活动提供重要支持，有利于强化共享特质，使文书档案得到充分应用。除此之外，相关团队还需要成立全新沟通机制或体系，使文书档案管理能够在实时条件下进行协调，有效解决传统体系内存在的负面问题，实现理想管控目标。

6.科学利用新技术改革存储环节

文书档案存储在传统体系下属于费时费力的工作类型之一，纸质载体或光盘载体应用较为困难，且容易出现污损问题，不利于长久保存或及时应用。在信息化时代，软件与硬件都产生了较为显著的变革。过往应用难度较高、成本较大的硬盘或可移动磁盘已经得到了充分改善，能够适应当前单位文书档案管控需求。

因此，未来应当贯彻落实创新存储措施，应用可移动磁盘或硬盘存储相关文件，使文书档案应用难度得到显著缩减，并提高其存储安全性。在这一过程中，需要注意对病毒或木马的防范，避免在复制文书档案数据时出现问题，导致不必要的损失。通过贯彻落实存储创新策略，可以使单位进一步提高文书档案管理质量，有利于相关工作展开。

7.综合搜索引擎与数据库技术

在文书档案展开信息整理与分类工作时，传统方式可能会消耗大量人力、物力，同时也有可能引发出错问题。为解决相关缺陷，应当充分利用创新措施，包括搜索引擎、数据库等，使资料处理流程能够得到简化，从根源为后续进一步应用创造条件。在这一过程中，搜索引擎与数据库的结合属于创新发展趋势之一。通过采用此类综合方案，管理人员仅需输入相关关键字，即可瞬间获得文书档案内容。同时，还可以借由拓展搜索方式，获得关键资料信息的其他内容，能够有效挖掘文书档案应用价值，有利于相关工作展开。因此，需要重视综合技术创新的应用趋势，确保其能够在单位文书档案改革工作中得到重视，实现理想改革效果。

8.加强人才储备建设

在文书档案改革工作展开阶段，为实现创新处理目标，应当重视人才队伍建设工作。文书档案管理需要依靠人员执行，即使技术得到充分革新，其实际操作仍然需要通过人工操作。因此，人员素养与专业技能掌握程度会对文书档案管理产生不可忽视的影响。为创新相关管理工作，单位需要对招聘环节进行改进与调整，注重信息化人才特征价值，同时从社会层面广纳档案管理人才，建立良好的队伍储备。通过此类方式，使文书档案改革工作能够顺利展开，为进一步应对时代发展夯实基础条件。

四、结论

综上所述，在文书档案管理工作中，单位需要重视当前存在的主要问题，并采取对应改善措施，使存在的负面因素得到有效排除，进一步提高管理质量与效率，为应对未来挑战提供理想条件。

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（作者单位：吉林省白城市洮北区市容环境管理服务中心）