网络时代如何完善事业单位档案管理工作

祝英姿

摘 要：随着科学技术的飞速发展和网络技术的不断进步，各种高端技术走入了人们生活和工作的各个角落，同时也为事业单位建设发展带来新的机遇和挑战。在事业单位管理工作中，档案管理工作至关重要，关系到事业单位的建设发展速度和品质。本文按照事业单位实际发展情况进行研究活动，分析其内部档案管理工作的详细内容，研究数字化档案管理方案的独特优势，深入研究在网络时代不断完善档案管理工作的策略，希望能给相关工作者提供一些启迪和帮助。

关键词：网络时代;事业单位;档案管理;发展策略;具体方案

在网络技术飞速发展和社会信息化趋势逐渐加强的新时期，事业单位的相关工作人员必须积极研究新时期的发展要求，充分发挥网络技术的独特优势，不断改革整体的管理形式，调整档案管理系统，进而有效提升档案管理工作的效率和品质，为事业单位其他工作的顺利开展提供资料支撑。

一、简述档案管理工作的具体内容

档案管理工作，顾名思义是指整理档案资料、管理档案室（档案馆）以及进行相关的档案收集、管理和应用等工作。事业单位必须应用科学合理的方式完成档案管理任务，在进行档案管理工作时，工作人员需要接受所有的资料信息，完成整理收集工作，保管重要的信息资料，完成编目检索工作和一系列服务工作。事业单位进行档案管理的基本模式为统一领导和分级管理相融合，这种模式能在一定程度上保障留存资料的精准性，避免重要信息被丢失或窃取，保证档案室的信息资料为事业单位建设工作提供实际帮助。

二、事业单位进行档案管理工作时出现的漏洞

1.工作人员没有从根本上重视档案管理工作

事业单位的工作任务很多，包含的内容丰富，相关负责人非常重视事业单位的日常管理工作，将工作重心转移到了财务监管工作当中，完全忽视档案管理对事业单位建设的直接影响。工作人员也未从根本上重视档案管理工作，导致各部门之间并未通力合作，没有积极配合档案室的相关管理要求，协调性较差，最终导致档案保存、监管和使用工作出现诸多漏洞。

2.整体的资料管理系统不完善

根据目前的发展情况来看，绝大多数事业单位都缺少完整的档案管理工作体制。有些事业单位甚至没有建立档案资料室，也未分配专业的档案管理人员。负责档案收集、管理和保存的工作者同时也负责其他工作，导致档案管理人员没有充分的精力完成相应的工作，经常会出现人为失误，不仅加剧档案资料保存和管理的工作难度，还影响档案监管工作的速度和品质，无法充分发挥重要信息资料的作用。因此，事业单位的相关工作者一定要重视档案信息资料的整理和保存工作，利用新时代网络发展的便利条件，不断调整资料室的管理系统，聘用更专业的工作人员进行相关的管理工作，提升档案管理工作的自动化水平，不断提高档案资料管理的效率和品质。

3.信息化程度偏低

虽然现在互联网技术发展得越来越快，高新技术被应用到日常生活和工作当中，但是一些单位并没有摒弃传统的工作方法，仍然选择使用纸质档案，每天收集、整理、保存大量的纸质资料，不但会消耗大量的人力和时间，而且还会花费很多不必要的资金。随着事业单位工作年限的增加，纸质档案资料越来越多，管理员的工作量越来越大，工作时间长且效率低。信息化时代，数字化档案管理模式已脱颖而出，事业单位必须要转变发展观念，积极应用数字化管理模式，摒弃传统的纸质档案管理法，建设更符合时代发展要求的工作模式。

4.档案资料查询效率偏低

随着科学技术的飞速发展和网络技术的不断提高，人民生活水平逐渐提升，大家对生活品质的要求也越来越高。事业单位也紧随时代发展步伐，积极应用高新网络技术。事业单位在进行档案管理工作时，利用高新设备和网络技术完成档案管理中的各个环节，不断完善档案编目、管理和审核工作，但并未改变档案查询工作形式。某些事业单位工作人员整理重要的信息资料时，并未更换检索和查询技术，导致档案资料查询效率偏低。为提升查询和检索速度，工作人员需要不断完善编目工作，提升编目水平，一旦编目技术和查询技术不相符，将无法充分发挥编目技术的价值和作用，影响实际的查询效果，甚至有可能阻碍正常工作的顺利完成。

三、利用网络时代的便利条件完成事业单位档案管理工作的实际意义

1.提高档案工作管理的实际效率和品质

在互联网技术飞速发展的网络新時代，使用网络技术收集、整理、分析研究和保存单位内部的重要信息资料，能大幅度增强档案工作管理水平，增强管理的强度和效果，确保各部门间能够协调发展，有利于事业单位工作的顺利进行。新时期，各大高新技术层出不穷，推动了各行各业的发展和进步，事业单位积极应用数字化档案管理监管方案，可以真正解决资料丢失、损坏等问题。积极应用高新技术，事业单位在进行档案管理工作时应用数字化的软件或系统，不但能大幅度提高档案整理速度，提高归档和查询效率，还能有效节省档案的储存空间，打造档案信息化管理模式，利用网络技术打造在线传输系统，完成事业单位重要信息资料的共享要求，提升档案管理的效率和品质。

2.优化档案管理工作体制

在网络技术飞速发展的新时期，事业单位利用网络技术和信息化网络平台，不断完善档案室内部的信息资料，了解工作人员的实际工作情况和最终的工作成果，对工作人员进行正确评价，不断调整人员分配，优化档案资源管理工作，加强各部门之间的联系，在大家的共同努力下，不断提升档案管理水平。

3.完善事业单位办公模式

生活在信息化时代，想要赶上时代发展潮流，提高工作效率和水平，就必须要积极应用现代化信息技术。事业单位在进行档案管理工作时应用高新技术，使用新型的高端工作设施，打造新颖的资料管理形式，增加档案管理室的实际作用，能在一定程度上推动事业单位建设的飞速发展。

四、网络时代增强事业单位档案监管工作成效的策略

新颖的数字化档案监管形式脱颖而出，在事业单位档案管理工作中应用该管理模式能大幅度提升其自动化办公水平，提高工作效率。事业单位管理重要信息资料时利用互联网技术不断优化整合相关的信息资料，应用数字化管理模式能不断优化单位内部的人员分配效果，提升单位软件设施和硬件设备的更换速度，将纸质档案转化成数字化档案，将重要的信息资料以数字化形式保存到计算机中。工作人员可以突破时间和空间限制，随时随地调取工作所需要的信息资料，节省时间，减少档案调取的工作成本，提高实际工作的速度和品质。事业单位可以利用数字化档案处理技术，打造信息资料的共享平台，将所有重要资料保存起来，减少因保存不当造成的资料丢失问题，为事业单位的后续工作提供充足且完备的信息资料。总而言之，网络时代提升事业单位档案管理工作效率的策略非常多，必须更新档案管理模式，打造信息化平台，才能不断提升事业单位的档案管理工作水平。

1.高度重视档案管理工作，重视细节性问题

事业单位工作人员一定要积极转变工作态度和思想观念，高度重视单位的档案管理工作，深入了解新型档案管理形式的优势，积极参加单位组织的各种专业性培训，学习和了解更多先进的知识和高新技术，掌握更多专业的技术手段，不断提高档案管理工作的效率和水平，组建一个具有高素质、高能力的管理团队。同时，事业单位要调整数字化档案管理的相关制度规范，根据单位建设的实际情况和档案管理工作现状，应用科学合理的管理形式，用高端的信息管理技术和软硬件设备，在保证事业单位正常生产工作的基础上，增强实际工作效果。除此之外，应用自动化管理模式的过程当中，档案管理者一定要重视细节问题，严格把控每个档案管理环节，重视档案资料的整理、收集、录入、归档、编目、检索等各个环节。档案管理人员必须要根据标准要求进行操作，防止出现档案丢失、信息资料泄露等严重问题。以医疗器械检验所为例，医疗器械所一定要高度重视相关资料的验收和保管工作，保存所有机械设施的相关证件和复印件，保证大型医疗器械资料数据的完整性，提升器械所档案管理工作的规范性。需要特别注意的是，一定要维护网络系统安全性，防止犯罪分子偷盗、移除或更改重要的信息资料，保证单位工作的顺利进行。

2.提高档案的信息化管理效果，提高资料库的安全性

随着科学技术的飞速发展，有的人将网络区域当成了法外之地，在网络世界中进行各种违法行为。因此，事业单位一定要提高自动档案管理工作的安全性，积极应用区块链的去中心化技术，加大对档案信息资料的保护力度。相关工作人员可以设置专属的登录账号和特别的登录密码，完善每一位工作人员的具体信息，及时验证登录者的身份，监督档案资料查询者的实际操作情况。而且，档案工作者在整理重要的信息数据时，必须明确档案管理工作要求和档案使用的具体限制标准，保障相关信息资料的安全，提高事业单位档案管理效果。同时，档案工作人员可以在档案管理系统中安装防火墙技术，利用加密手段保护重要信息资料，防止档案系统遭遇黑客或病毒攻击。工作人员必须保存好档案备份，提高重要档案资料的使用效率，尽可能减少数据资料遗失的概率，加强对档案信息数据的保护力度，有效提升事业单位档案管理效果。

3.应用数字化档案管理模式，减轻管理难度

事业单位档案管理工作内容非常多，工作难度大。工作人员在数字化档案中查询所需信息时，一旦操作不当就有可能销毁或者更改原有的资料信息。因此，相关工作人员一定要认真完成工作任务，在纸质资料转化成电子资料的过程中，必须提前归纳总结原始的信息资料，将各种不同的信息资料分门别类，做好档案编码工作，为资料转化工作奠定良好基础，保证负责录入的工作人员能够将所有资料对号入座，提升资料的精准性和完整性。以医疗器械所的工作为例，医疗器械所在进行数字化档案管理时，为了减轻管理工作难度，一定要完成建档说明工作，指派专业人员保管档案说明书，不断更新说明书上的说明资料。一旦出现管理人员的变动问题，相关负责人一定要重视交接工作，认真监督资料管理人员，确保其完成所有的交接手续，防止出现档案室资料的遗失或损毁问题。在建设档案管理工作体系时，应用自动化档案管理方法提升工作人员对档案资料管理工作的重视程度，提高工作人员的管理能力，能够在一定程度上减轻后续的档案管理难度，提高实际的档案管理水平。

此外，事业单位一定要根据本行业的发展特征和时代发展要求，打造完备的自动化档案管理模式，不断完善档案资料的监管方案，确保自动化档案管理模式充分发挥其价值和作用，提升档案管理工作的实际速度和效果。同时，一定要在数字化档案管理体制中建立數据库搜索引擎，保证档案管理中的每一个环节都能顺利完成，加强各环节之间的联系，提升每一个工作环节的速度和品质，进而大幅度提升整体工作效率，推动事业单位工作的开展和进步。

4.提升自动化档案建设速度，打造高水平的工作团队

在创新档案管理形式过程当中，一定要积极应用自动化档案管理模式，重视纸质档案转化成电子版档案的过程。相关工作人员在进行档案转化过程中，一定要根据纸质版档案的记录规则完成相应的记录工作，防止出现重要信息遗漏问题。事业单位想要提升发展速度和工作效率，就必须要紧跟新时期的发展步伐，充分利用互联网技术和网络信息平台，整合重要的信息资料，落实信息化和数字化档案管理体制。在进行档案管理工作时，一定要明确每一位工作人员的具体职责，分配好每一位工作人员的任务。同时，事业单位在选择档案管理工作者时，一定要遵守考核制度，保证上岗人员的综合素质符合档案管理要求，打造一支符合档案管理标准的高素质工作团队，不断提高事业单位档案管理的自动化水平，加强档案管理的秩序要求，减少不必要的管理环节，不断提升网络时代事业单位管理工作的实际效果。

此外，一定要大力进行改革活动，应用新颖的档案管理方案，积极应用大数据技术，不断提高对档案信息资料的分析、研究和数据处理能力。具体来讲，可以利用大数据技术进行档案影像管理工作，增加档案资料的备份，提升档案资料的精确性和安全性。工作人员在整理资料的过程当中，可以利用网络技术高效完成分类工作，打造具有综合性质的档案信息资料库。工作人员一定要加大对网络信息服务体系的研究和研发力度，大幅度提高对影像资料、图像资料的管理能力，及时更新和完善各种新产品的数据信息，妥善保管工作所需要的各种证明类文件，为事业单位工作的正常运行提供保障。

5.高度重视档案编目工作，提升档案检索速度和品质

在事业单位档案管理工作当中，档案编目工作至关重要，完善的搜索机制能够有效提高档案检索工作的效果。因此，工作人员一定要充分应用先进的网络技术更新编目检索机制，调整事业单位内部的搜索方法，保证工作人员能够随时随地进行检索工作。与此同时，一定要增强档案管理各部门之间的联系，确保所有工作都能够顺利进行，提高档案管理的实际效率。

五、结束语

总而言之，在网络时代应用数字化档案管理模式代替纸质档案管理模式，能够加快事业单位档案管理工作的更新速度，引进更多先进技术和高端设备，提高实际工作效率。目前，有些事业单位在整理和保存重要信息资料时，仍然存在很多问题，工作人员并未高度重视档案管理工作，未能充分发挥新型管理方案的优势。因此，相关工作人员一定要积极探索有效的管理策略，充分利用高新技术和网络平台，完善档案资料管理系统，确保核心档案资料信息不被丢失或窃取，提高工作人员档案资料管理能力，推动事业单位工作的开展和进步。

参考文献：

[1]张 坤.网络时代完善事业单位档案管理工作的策略[J].办公室业务，2021

[2]张琬悦.网络时代事业单位档案管理的完善分析[J].科技风，2018

[3]许长春.网络时代如何完善事业单位档案管理编目工作[J].城建档案，2017

（作者单位：曹县医养结合服务中心）