档案的实体分类和信息分类在档案分类应用中的探讨

徐俊伟

关键词：档案分类;实体分类;信息分类;探讨

在档案管理实践中，已经有越来越多的人认识到了分类的作用，认为“档案的科学分类是实现档案科学管理的核心”。过去档案工作主要是以实体馆藏为主，档案利用少，分类问题不突出;当档案管理已经转移到以利用为中心之后，利用档案的人多了，分类问题才逐渐变得明显。一直以来，档案的分类、组卷也是档案整理工作中的难点，牵制了档案员很大的精力。如何达到很好的收藏档案并很好地利用档案，本人就从我国档案管理实践中存的两种档案分类方法，即实体档案分类和信息档案分类，就信息档案分类在我单位的实践与应用进行探讨。

1档案实体分类与档案信息分类的含义

档案分类，是根据事物的本质属性或显著特征的异同，把事物集合成类的过程，就是对档案进行类别的划分。档案分类在档案管理中占有特殊重要的地位，只有科学地分类，才能有效地管理和利用档案，也是开展各项档案管理工作和开发档案信息资源最基本的方法之一。在我国档案管理中，一直存在着两种不同性质的分类，一种是档案的实体分类，另一种是档案的信息分类。

所谓档案实体分类，是指以档案实体为对象所进行的分类。这里所说的“档案实体”是由档案内容和载体构成的原始形态的历史记录，即形式与内容的统一。它即不排斥档案的形式特征（如载体、作者、名称……），也不排斥其内容特征（主题），按照档案的本来形态，将二者作为一个整体来分类。通过分类可使零乱的档案材料系统化、条理化，使每一件（卷）档案将在不同的类别之中被确定其物理位置，具体体现在档案的排架之中，档案管理部门按照分类体系来排放和管理档案，并按此顺序编制案卷目录使之固定化。

所谓档案信息分类，是指以档案实体所记录的信息内容为对象进行的分类，它将档案的形式特征与内容特征相分离，使后者脱离作为其外壳的前者而独立，从而失去了原有的物质形态而仅存其概念形态。它打破了全宗的限制，将反映同一问题的档案信息集中在一起。在实际工作中主要表现出为对档案进行分类标引，并据此组织分类目录。档案的信息分类将确定每一件（卷）档案的主题概念在全部档案主题概念体系中的位置，对档案实体的物理位置（即排架方式）不产生影响。

2我单位分类现状

本公司的档案分类是以北方铀业公司为全宗的，全宗内的分类，其对象是公司内形成的全部档案。采用三级分类方法：

一级类目共设置十个。即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人力资源管理类。

二级类目设置原则

（1）党群工作类、行政管理类、经营管理类、产品类、会计档案类、人力资源管理类档案按年度分。

（2）设备仪器类按所在单位分。

（3）科研档案按课题分。

（4）基本建设档案按工程项目分。

三级类目按具体事项、内容、年度分。

二级类目设置中（1）中的类别按年度分，以及库的大流水顺序号排列，而对于不同年代或机构中相同的问题无法集中反映。往往利用者查档案时，首先要问查找者，是哪年的文件，否则难以查找。这种情况随着档案数量的增多，会越发明显。

公司目录号确定方法为：分类号加问题字母代号，二者用短横杠隔开，如党群类文件的工会文件 目录号为：1-GH、团委工作为：1-TW。按此分类要求，如果在实际工作中，工会、团委经常联合举行活动，那么形成的文件放在哪里就成了问题。可能档案管理者会把形成的文件放在主办方形成的类中，这样利用者未必清楚。我们在立卷归档时，还经常会遇到这种情况，文件中一大部分是本单位上报给上级机关的工作请示和批复，还有较小一部分是单位事物往来材料，假设把这些文件组成一卷，如果按内容分，每一份请示往来都是不同的事情，没有共性，如果按照文种划分，共性还是比较突出的，就把它们组成一卷，但有些批复下来是跨年度的，就把请示拿到批复年度中，这样做也没什么问题。其中还有较小一部分单位事物往来材料，虽然没有共性，不属于上情下达，但它只有几份材料，单一立卷似乎没有必要，于是就同请示批复放在一起了，立卷的人知道把它们放在了一起，但利用者却不一定会这样想，为了今后的查找利用，必须在案卷标题中明确指出，因而也造成这一卷的案卷标题字数比较多。还有一些情况，有些部门如办公室、党群、生产技术处、安环处、科技处、项目处等部门日常形成的文件材料数量级多，内容更丰富，涉及的问题相当复杂。由于档案管理的认识又有局限性和差异性，因而会主观臆断来进行归类，致使查找者的预想和实际的分类发生出入，造成查找者查找困难。所以分类难就难在按照你分的类，既要能用于立卷，又要能用于检索。目前，集团公司各单位的档案管理，只实行档案实体分类一种的还是比较多的。这种分类身兼二职，一方面作为档案排架的依据，另一方面还要作为档案检索的主要途径。靠“一本帐”（案卷目录）检索档案，存在着两个不可解决的矛盾，一是实体分类中的单线排列体系与人们利用角度的多元性之间矛盾，二是实体分类中每一个档案集合体的相对独立性与人们要求超越集合体的界限系統利用档案的矛盾，这两个矛盾在档案数量不多、利用率较低、对检索效率要求不高的情况下还显现不出来，当档案的馆藏量和利用要求都提高时就显露出来不足了。档案信息分类法正是为解决这两个矛盾而形成的。档案信息的分类法的出现，从信息的角度，全方位对档案内容进行分类，利用此制作出一套检索工具，很好地解决了上述二个矛盾。

3 结论

综上所述，档案实体分类是用来组织馆藏的，档案信息分类是用来检索的。我们不能用档案信息分类法组织馆藏，也不适合用档案实体分类一法两职承担着检索的任务，二者在档案管理中虽然不能相互替代，但可以互相补充。因此在档案管理工作中，应将两种方法更好地结合起来。

参考文献：

[1]冯惠玲  谈谈档案的两种分类    《图书情报知道》1989年第03期

[2]李  芳  档案实体分类和档案信息分类   《档案学研究》 1996年S1期