信息化背景下图书资料管理方法研究

赵红艳

摘  要：在信息技术快速发展的背景下，图书资料管理也迎来了新的发展和改革机遇，本文在这一背景下探索了图书资料管理的信息化建设，信息化技术与设备的引进工作等内容，以此来提高图书资料管理综合效能。本文通过查阅文献资料、实践调查等方式展开研究，了解到当前图书资料管理存在着管理和服务意识淡薄、管理混乱、软硬件设施不够完善等问题。为进一步解决上述问题，实施信息化建设成为一条可行之径，借助信息技术的优势，可以在图书资料检索、管理自动化、资料积累方法拓展等方面实现图书资料管理方法的创新。

关键词：信息化技术;图书资料管理;管理方法创新

中图分类号：G203    文献标识码：A    文章编号：1673-7164（2022）01-0169-04

随着社会经济的快速发展，越来越多行业开始着眼于信息化建设，通过现代信息技术的引进实现生产或管理机制的创新改革，借此提高管理效能。对于图书资料管理工作来说，传统管理方法过于依赖人力，面对大量的馆藏资料资源难免出现管理混乱的情况。在信息化背景下，图书资料管理方法的要求也有了转变，信息化水平的提升成为实现现代化发展的必然需求。在图书资料管理过程中，信息化建设的全面推进能够在图书资料的采集、归纳、管理、检索等多个环节发挥效用，在提高服务质量的同时让图书资料利用率得以提升。

一、传统图书资料管理存在的问题

（一）管理意识与服务意识淡薄

受传统管理理念的影响，图书资料管理人员对于工作的理解大多停留在馆藏书籍的整理、摆放、借阅管理方面。在信息化背景下，信息技术的快速发展使得图书资料管理的改革优化迎来了更为广阔的空间，也为其指明了方向，这也从侧面展现出了传统管理模式的薄弱项。管理模式是行业发展的根本所在，就现阶段图书管理工作而言，很多管理人员并没有从根本上转变管理理念，对于馆藏资料管理的必要性理解不够深刻，对图书资料管理的服务职能也缺乏理解，管理水平难以有效提高，导致图书管理工作始终得不到创新和优化。管理意识淡薄可能会导致管理人员在工作中存在多种偏差错漏问题，单一的知识与认知结构使得信息技术的接受度和应用规范性存在缺失，也会给图书资料管理的信息化建设带来一定的阻碍。

（二）管理混乱，资料检索借阅困难

图书资料馆藏较为丰富且种类较多，并且图书资料的摆放分类也可能存在标准不一或交叉划分的现象，使得读者在查阅目标书籍时往往需要花费大量的时间和精力，部分资料即便在管理人员的帮助下也需要花费大量时间才能找到，资料借阅需要办理借阅手续。这种图书资料管理模式和信息化社会存在着明显的脱轨，不但难以满足读者对于馆藏资料的使用需求，还会影响资料利用率，无法有效提高图书资料管理的服務职能，也无法增加图书管理工作人员的有效工作时间。

（三）软硬件设施建设较为滞后

传统的图书资料管理方式多为实体纸质资料和人为管理，在借阅过程中需要登记有关程序才能进行。而信息化背景下，已经实现了馆藏资料的电子化，大大提高了资料检索便利和利用率，也避免了实体资料管理混乱和丢失、损坏等问题。相比之下，传统管理方法的不足也更加明显，如建设投资大多用于建筑设施的完善以及馆藏资料的收集，并没有致力于软硬件管理设施的建设与更新，这使得读者在查阅图书资料时会受到很多约束，也不利于图书资料管理方法的创新。

（四）管理人员综合素质还需提升

信息化背景下，图书资料管理的信息化建设也离不开人员的支持，人员是信息技术的使用者，直接决定了信息化建设与运行质量。但若人员综合素质不足，则会成为图书资料管理信息化建设最大的制约因素之一，具体表现在信息技术的掌握与应用上。很多老牌图书馆的管理人员多为中老年人，这类人员对于信息技术和智能管理技术的接受度与掌握度通常较弱，投入信息化建设和信息化管理的热情也相对较差，使得图书资料管理的现代化发展也受到制约。在实践中，很多管理人员在面对图书馆信息化建设时，表现为“迫不得已而为之”，虽然接受了信息技术，却十分被动，应要求才开始学习信息技术，即便掌握了信息技术也只能保证图书资料信息化管理的基本运行，无法在后续工作中探索创新，也会影响图书资料管理的信息化发展[1]。

二、信息化背景下的图书资料管理方法研究

（一）资料检索与分类

通常图书馆中的很多图书在分类标准上往往参差不齐，并不具备统一性，图书资料的管理也不够有序化。比如部分图书馆受限于自身的基础设施条件，都选择了套路数据的方式，将自建数据作为辅助手段，导致使用进度远远不及编目进展。对此，应当积极应用信息技术，对资料检索的机制和方法进行改进，这也是现代图书馆发展必须要进行的一项工作，如运用文献专家检索系统或绘画文献检索系统等，让资料检索更加简单快捷。

信息化技术在图书资料分类中的应用需要遵照既定的分类准则，才能实现自动化分类和科学分类的效果。目前文献资料分类专家系统可以有效解决资料分类混乱的问题，包含中文地质资料和文献资料等系统，文献资料系统可以通过文献向量间的近似度进行计算，当近似度较高时可以将资料进行准确的归纳分类。评价模式可以通过人工评价的方式执行，在完成评价后通过信息技术将结果输入知识库，将其作为基准，进行资料的二次分类。中文地质资料系统可以根据DOS环境，运用GCLPS软件进行制作，特点便是利用了产生式表示法，类似于“中国图书资料分类法”的思维逻辑和分类准则，可以将文献资料进行科学分类，提高管理和检索效率。

（二）图书资料管理自动化

信息化是当前许多行业的发展趋向，图书资料管理也不例外，甚至信息化建设完美解决了图书资料管理备受“诟病”的各种问题，最大的优势在于资料资源的电子化和检索自动化、管理自动化等。如ACV离散控制技术在图书资料管理中的应用，通过智能小车来完成图书资料的定位与搬运工作，提高管理效率的同时节约大量的人力成本。智能小车的应用不需要考虑图书的位置，小车可以自动行走，期间可以对小车进行精准定位，操控小车完成图书资料的搬运工作。此外还可以在智能小车中加装新标定位，可以避免书架等馆内设施对小车作业带来的影响。通过上述方式不仅能够提高图书馆运行的自动化水平，还能够有效降低图书馆工作人员的工作压力，为现代化图书馆的构建助力。图书资料管理的自动化需要根据实际需求提高设备建设投入，引进先进的设备来提高资料管理的现代化水准，图书馆可以借此构建特色化的读书阅览室，利用更多更新颖的现代化服务来吸引读者，还可以有效促进图书馆的现代化发展。

（三）图书资料积累

传统的图书资料积累大多为纸质资料的收录与管理，但纸质资料面临的最大问题是易丢失、易损坏、易风化等，若出现破损则可能导致信息的丢失，纸质资料的修复会增加时间与资金成本，变相提高图书资料管理难度。以往图书馆在开展图书管理工作时，上述情况出现频率较高，且解决难度较大。信息技术的应用可以让图书资料的积累变得更简易，且避免传统积累形式存在的各项制约，将馆藏的图书资料电子化录入数据库或计算机硬盘中，更有利于长时间存放和资料管理，使其受外部因素影响更小。信息化的图书资料积累形式可以降低管理成本和工作压力，还可以运用计算机实现图书资料的实时获取，提高资料积累效率[2]。

三、图书资料信息化管理要点

（一）制定信息化发展计划

在图书资料管理中，图书馆应不断丰富馆藏图书资源，做好图书资料的引进是信息化管理的关键环节。首先，图书管理员可以利用横幅和传单等多种方式扩大宣传力度，让更多人了解并主动在图书馆借阅和查找图书，并且对图书资料的信息化加以关注。其次，制定符合社会服务需求和图书馆发展方向的图书资料管理计划，全面且高效地展开图书资料的信息化管理探索，做好图书资料的归档与整理，对图书资料管理方法进行总结，利用新旧方法的对比了解信息化管理手段的优点与不足，从而找到改进的方向。最后，制定基于信息技术的图书资料管理发展计划，需要紧紧贴合时代发展、社会发展、图书馆发展的现状与趋向，以信息技术助推图书馆的现代化发展。

（二）积极引进先进设备

面对图书资料管理设备老旧等问题，管理人员关注资料信息化管理中的基础建设和设备引进尤为重要。计算机能够有效替代大量人力操作，并且将原本工作量大、周期长、过程复杂的工作变得更加简单高效，更有利于提高图书资料管理质量，具体可以引进以下设备：

1. 标签

可以为图书资料添加疏耦合RFID（射频识别）标签芯片，设计标准为SIO/IEC15693，设计防电磁屏蔽的专用信息标签，让图书资料实现精准定位，管理更加便捷，也能够优化读者借阅归还程序。在图书资料借阅归还后，借阅的资料信息可以记录在图书RFID标签之中形成相关数据，为管理人员对读者信息的分析提供条件，借此来实现后续的个性化服务。利用该技术不仅能够提高阅读者的阅读体验，还能够为图书管理工作带来便利。

2. 电子扫描设备

在纸质图书资料电子化处理期间，管理人员可以利用电子扫描设备来实现纸质资料与电子资料的转换，充分拓展图书馆电子图书资源，并做到对图书信息的精确记录，为读者提供更高效便捷的服务。

3. 自动借还设备

自动借还设备可以安放于图书馆空旷且显眼的位置，这一设备同样配备了RFID标签扫描功能，读者在归还图书资料时可以按照提示进行操作，大大降低了管理人员的工作压力，也提高了图书资料管理的信息化水平[3]。

4. 智能安全门

图书馆出口位置可以安装智能安全门，读者在完成借阅程序后可以通过RFID借书凭证扫描通过，否则将触发报警。智能安全门的应用可以准确识别图书上的RFID标签与RFID借书凭证，提高图书资料的安全性[4]。

（三）加强网络安全管理

虽然图书资料信息化管理可以优化图书管理程序和提高管理效率，但由于网络的开放性，导致电子化的图书资料可能面临网络安全风险，所以，应当做好图书馆网络安全管理措施。对此需要加快图书资料数据库建设，应用数据库来实现图书资料的分类与管理。并对数据库访问权限进行明确划分，避免不法分子通过非法手段盗取或篡改图书信息。同时还要提高必要的人力与资力投入，让数据库可以长久安全运作。例如成立数据信息安全部门，进一步保证图书数据安全。此外还要提高网络安全监管，使信息传播范围进一步拓展，提高图书资料信息的传播速度。而有关部门也要加大网络信息的监督力度，对网络信息内容进行科学分类，规避网络病毒和黑客入侵带来的重要资料泄漏等问题[5]。

（四）提高信息化建设投入，完善基础管理设施

图书资料管理的信息化建设离不开资金投入的支持，不管是新设备与新技术的引进，还是系统软件的开发都要在前期提高投入力度。随着社会经济的快速发展，物价也在不断攀升，图书资料价格随之水涨船高，图书资料采购资金以及技术引进成本都需要进一步提升。对此，图书资料管理的资金投入必须要酌情提高，注重技术研发、图书资料引进、服务创新等投入，促进图书资料管理的现代化水平。

图书资料管理工作的效率大多会受基础设施完善与否的影响，传统的管理设施优缺点共存，而信息化管理下的基础设施应当弥补传统设施的不足，并且做到持续性优化改进和功能性完善。对此，图书馆应将原有的图书资料管理设施进行检查更新，不仅要提高图书管理的工作效率，更要为读者提供更加方便的资料查询与阅读体验，提高其综合服务水平。有关部门需要对此提高关注力度与资金投入力度，在做好先进设备引进的基础上，强化设备设施的维护保养力度，还要广纳图书资料管理領域专业人士或读者的意见，结合图书馆情况酌情采纳。通过信息化建设投入力度的持续提高，从原本的人力管理为主模式转变为信息化系统化管理，在网络技术全面普及的背景下，对读者的阅读方式和服务需求也带来了一定影响，图书馆需要开发线上图书资料管理的全新机制，将纸质阅读资料转变为“纸质+电子资料”，为不同需求的读者提供基础服务和线上服务，运用网络的开放性特征，拓展资料收集渠道和管理方法。

（五）建立图书资料电子信息索引系统

在传统的图书资料管理中，人力管理模式导致管理效率难以有效提高，也随之产生很多问题，影响管理工作的整体质量，主观因素影响下也极易造成管理失误等问题。而在信息时代，电子化的服务成了普罗大众的需求之一，生活节奏的加快，人们对于各类生活服务的需求也有了明显转变。因此，图书馆应当积极探索信息化管理渠道下传统人力管理的新机制、新方法，与时俱进实现电子化的管理模式，建立图书资料电子信息索引系统，让读者可以更方便地查询到所需图书资料。索引系统可以通过图书资料首字母排序或分类排序的方式进行检索，将图书资料首字母由A到Z的顺序顺延排列，为读者提供可选择的检索模式，方便在忘记图书名后可以利用资源分类查询所需图书资源。信息化的索引服务大大降低了图书馆管理工作压力，也能为读者提供更多的选择和操作空间，让管理人员空能余出更多时间为读者提供所需要的其他知识服务。

（六）提高管理人员综合素质，确保信息化管理的执行与落实

在探索图书资料管理方法信息化的同时，也要关注管理人员综合素质的提升，只有这样才能保证信息化的管理方法落实到位。关注图书资料管理人员的意向和意见，并通过专业化培训和注入新鲜血液的方式提高其综合素质，尤其是信息素养的提高，让图书资料管理模式得以创新，以此推动后续管理方法的创新。通过落实在职培训的方式，定期对图书管理工作者进行考核，并针对考核中暴露出的问题进行专项解决，为图书管理人员传授更多的现代化管理知识，使其能够积极参与到图书资料管理信息化建设中。还可以利用“岗位轮换”的制度和思维来强化图书资料管理，招聘一些思想创新和具备创新意识、创新能力的年轻人才，借此改善图书管理人员结构，实现管理方法的不断创新[3]。

四、结语

信息化时代的到来使得图书资料管理机遇与挑战并存，抓住机遇和应对挑战的主要路径便是信息化建设。图书资料管理效率是其服务效能的主要因素，而信息化建设则可以让图书资料管理更加方便快捷，不仅方便了管理，也方便了读者借阅，这也是读者心中最理想的图书资料服务模式。

参考文献：

[1] 孙欣. 信息化背景下图书资料管理方法研究[J]. 办公室业务，2021（15）：53-54.

[2] 张秀锋. 信息化背景下图书资料管理方法与措施研究[J]. 参花（上），2021（06）：100-101.

[3] 牛杏芬. 网络信息化背景下图书资料管理优化创新研究[J]. 活力，2019（19）：107-108.

[4] 王静，陈英丽，范广. 网络信息化背景下图书资料管理的优化创新[J]. 文化创新比较研究，2021，5（07）：161-163.

[5] 汤杰清. 信息化技术在图书资料管理中的应用[J]. 兰台内外，2020（34）：13-15.

（荐稿人：沈军，中国能源建设集团山西省电力勘测设计院有限公司高级工程师）

（责任编辑：胡甜甜）