基层人社局社保档案管理科学化开展路径的思考

丁春玲

摘 要：现阶段国内社保体系逐渐趋于完善，人民群众对于社保政策的认同度也不断增加，到2020年底，国内社保卡持有人数已经达到13亿，覆盖了全国95%左右的人口。随着现代信息技术的发展，人们能够借助互联网渠道获得社保服务。我国社会保障工作已经迈入了创新发展阶段，社保档案管理也应朝着更加规范和科学的方向迈进。本文结合笔者实际工作，分析了社会保障档案管理的特征和重要意义，并从当前基层人社局社保档案管理工作存在的问题着手，提出了基层社保档案管理工作的有效对策。

关键词：基层人社局;社保档案管理;开展路径

近年来我国社保事业持续发展，基层社保档案工作也面临着更大的挑战和机遇，社保档案管理工作表现出较强的记录性和考察性。我国人口基数较大，流动人员相对较多，在新形势下基层社保档案管理工作必须要尽快转变思想观念，促进社保档案管理能够实效性提升，这是基层社保档案管理过程中必须要重视的关键问题。因此，我们应当充分了解当前社保档案管理工作的特征，认识到开展好社保档案管理的重要意义，从实际情况出发不断探索新的工作方法，确保基层社保档案管理工作的有序推进。

一、社保档案管理的特征分析

1.全面性

社保档案管理并非针对某一类群众，而是关系到参保的所有人。随着我国社保制度改革与完善，社保档案管理范围持续扩展，过去养老保险与医疗保险的参保人基本上是城镇职工，现在农民和更多自由职业者也开始积极主动参保，逐渐发展为社保档案管理的目标对象。这些参保人在办理社保服务时都会形成新的资料文件，必须要对相关信息予以全面、准确地记录并做好整理归档工作。

2.程序性

基层社保档案管理工作的开展必须要严格遵循相关流程，从社保档案材料的收集到最终的归档整理和后期的开发利用都应当规范推进。首先，是规范档案录入流程。通常需要对参保人员基本信息进行录入核对，确保档案信息的真实准确;其次，是规范档案调取利用的程序。在调阅社保档案之前应当提出申请、核实身份，批准后才能够执行，确保调取流程符合相关规定，避免社保档案出现遗失或损坏问题。

3.变化性

社保档案中的信息内容并不是完全不变的，档案管控工作也属于一项动态化的过程，每年的医保、养老保险缴费基数都需要进行调整，职工社保缴纳单位根据其岗位情况而有所变动，所以社保档案工作表现出一定的变化性。面对海量的信息更新，要求社保档案管理人员必须要积极和各业务科室沟通联系，把参保人信息变更情况第一时间进行收集，保证参保人员档案资料可以及时更新。

二、社保档案管理工作的重要意义

1.保障参保人员基本利益

随着国内社保制度进一步完善，社保的险种也变得更加丰富，人民群众对社保也有了更高层次的认识和了解。在当前幾乎全民参保的形式下，确保参保群众的利益得以保障非常重要，这是所有基层社保档案管理人员必须要关注的问题。社保档案是参保人员享受社保待遇的关键依据，是参保职工工作年限认定、退休待遇核算的重要依据，它准确客观地记录了职工的参保年限、缴费信息、学历、工龄等相关内容，社保档案管理人员唯有科学规范开展好档案管理工作，才能够真正发挥出社保档案材料的价值与作用，确保参保人员基本利益得以保障。

2.促进社保事业健康发展

近年来基层社保服务工作持续优化完善，成立了专门的社保档案管理中心，不断推进社保档案管理信息化建设。加快促进基层社保档案管理工作的创新发展，积极以现代信息技术为支撑不断优化电子社保档案管理，为参保人员提供社保档案在线服务咨询，参保人员能够通过网络平台咨询和办理与社保相关的业务或服务。更加科学化、规范化的社保档案服务能够有效促进基层社保档案开发利用效率的提升，有助于基层地区人才的引进与流动，对推动社保事业的持续健康发展提供更多助力。

3.完善参保人员档案数据

确保档案信息的准确与完整是基层社保档案管理的基本要求，但国内很多基层地区社保档案管理工作起步较晚，参保中一些年龄偏高的职工档案材料信息不完善，常常存在档案文件随意涂改、年终考核资料不完善、职称评定表遗漏或者信息错误等问题，对于这部分职工的退休办理工作带来较大影响，也反映出了基层社保档案过程中的一些问题。通过推进基层社保档案管理创新，进一步完善参保职工的档案信息内容，严格执行国家社保档案管理制度的相关规定，为广大参保职工带来更加高效便捷的档案管理服务，确保其合法权益得到维护，有助于促进社会的和谐稳定。

三、基层社保档案管理工作中存在的问题

首先，对社保档案管理工作的重视度有待提升。近年来党和国家颁布了一系列政策措施推进社保档案管理工作，但在很多基层地区人社局对于社保档案管理工作有所忽略，加之投入到社保档案管理工作中的资金不足，社保档案管理没有充足的经费支持，在具体的落实过程中依旧采取过去陈旧的管理手段，不但档案管理效率难以提升，也不能够处理好社保档案管理中存在的新问题。基层社保档案管理人员在管理方法上难以创新，制约了档案管理工作的创新发展。

其次，基层社保档案管理制度不完善，管理过程中表现出碎片化、分散化的问题。社会保险关系到医疗保险、工伤保险以及养老保险等诸多内容，不同险种的档案登记标准与管理方式存在差异性，需要尽快制定一套统一规范的社保档案管理制度来对各种类的保险档案进行科学管理。因为目前尚未有统一的社保档案管理政策规定，一部分基层社保档案管理部门往往是根据综合管理标准来对社保档案材料实施管理，从而导致管理标准差异化、档案归类不规范、归档时间混乱等相关问题，在后期的调取查询时不但费时费力，还可能导致档案材料的遗失或损坏。

再次，基层社保档案管理人员专业能力有待提升。基层社保档案工作人员往往表现出一身多职现象，这是阻碍社保档案管理规范化发展的关键因素。由于管理人员自身专业素质不高，导致社保档案管理水平难以提升，档案信息登记延后等问题。同时，很多基层社保档案管理人员属于兼职，没有掌握专业的档案管理知识，加之并未参与相关培训活动，自身不注重学习充电，在很大程度上影响了社保档案管理工作的高效开展。基层社保档案管理部门的人才引进工作较为滞后，无法真正实现科学管理。

最后，基层社保档案管理工作信息化建设滞后。近年来现代信息技术飞速发展，各个部门都开始不断推进信息化建设工作。过去的纸质社保档案材料因为保存时间有限，逐步被数字档案所代替。基层社保档案管理部门因为思想认识未及时改变、档案管理工作经费不足等原因，依旧沿用传统的档案管理理念和管理手段，并未对纸质档案进行数字化，可能导致档案材料丢失受损等问题。信息化建设滞后不但降低社保档案管理效率，还会对政府形象带来很大损害。

四、基层人社局社保档案管理科学化开展路径

1.不断强化社保档案管理服务意识

要科学规范地开展好基层社保档案资料的管理，必须要依靠思想上的重視和人力、物力、财力的支持，只有真正落实好社保档案管理工作，才能够更好地为和谐社会建设服务。基层社保档案应当能够及时准确全面地把文件材料和数据信息送达档案管理人员，确保社保档案全面有序归档。基层社保档案管理人员必须要不断强化服务意识，充分认识到此项工作的重要意义，清楚自身岗位职责，明确基层社保档案管理的服务方向和服务对象，充分发挥出社保档案材料的价值和作用，促进其开发利用效率的不断提升，确保基层社保档案管理工作能够真正为社会主义精神文明建设、物质文明建设和社会发展服务。现阶段，基层社保档案管理人员应当严格遵循相关制度规定，做好档案材料的收集、整理、传输、归档和开发利用工作，不断提升档案服务水平，提高社保档案管理质量，为社保档案的使用机构和参保人员带来更加规范化的服务。

2.推进社保档案管理工作制度建设

首先，应当推进落实双轨制管理。虽然基层社保档案管理工作逐渐开始朝着信息化方向迈进，但依旧有很多历史性档案材料必须要做好纸质原版的保护。在推进社保档案管理信息化建设工作中也应当重视对重要纸质档案材料的管理，促进数字化和纸质档案的双轨制管理。其次，应当要积极促进不同部门的沟通协作。社保档案管理并非单一、孤立的，做好此项工作必须要依靠各部门之间的通力配合。社保档案管理工作是一项长期性、系统性的工作，应当有多个部门的支持与配合，真正将社保档案管理放在重要位置上，促进社保档案管理实效性的提升。最后，应当充分关注社保档案管理的具体细节。对于档案管理过程中的细节问题必须要予以明确规定，不断调整和完善社保档案管理工作制度，真正从制度上为档案管理工作提供科学指导，在服务群众的基础上规范档案管理流程。

3.思想政治建设为社保档案提供组织保障

社保档案管理工作不单单是基层社保工作的关键环节，同时也属于档案事业的重要内容，所以必须要坚持从思想政治建设方面着手，为基层社保档案管理工作的有序推进带来组织保障。在实际工作中应当对社保档案管理人员开展思想政治教育以及法律教育，基层人社局应当依托多元化的党建活动来对社保档案工作者进行思政教育，依靠基层党支部的政治引领作用和战斗堡垒作用，确保档案管理工作人员保持较高的思想觉悟，使其清楚理解社保档案管理工作对于社保事业发展的重要意义、对国家建设发展和人民安居乐业的价值与作用以及对于推进和谐社会建设的现实意义。同时，促进社保档案管理人员法律意识的提升，要求其主动积极学习并在实际工作中贯彻执行《中华人民共和国档案法》《社会保险业务档案管理规定（试行）》等法律法规，始终坚持依法治档，为扎实推进社保档案管理工作法制化进程打下坚实基础。

4.提升档案管理人员综合素质

基层社保档案管理工作的科学高效开展必须要依靠高素质的管理人才，基层人社局应当更加注重对社保档案管理人员队伍的建设，将人才队伍建设作为社保档案保护工作高效开展的新思路和着力点。在这一过程中，必须要对基层社保档案管理工作展开深入全面的研究，真正重视人才培养，定期组织开展培训教育活动，构建更加系统完善的绩效考核机制，在优化目标、内容和方法的过程中促进社保档案管理人员综合素质能力和专业服务水平的提升。可借助于社保智慧管理平台，要求社保档案管理人员主动学习了解社保档案相关的新政策和理论知识，注重其信息技术水平的培养和提升，在强化服务与责任意识上予以更多关注。同时，基层人社局也应当重视优秀人才的引进工作，在不断优化社保档案管理队伍结构的过程中引入更多新鲜血液，促进社保档案管理工作水平的不断提升。

5.数字技术实现社保档案规范化管理

一是应当推进纸质社保档案朝着数字化档案的转化。过去很长一段时期，基层社保档案是以纸质方式进行保存，现代信息技术的发展要求社保档案也应当尽快完成数字化管理，可以采取纸质档案和数字档案同时管理的模式，为基层社保档案的安全与完整提供双重保障。对新接收的档案材料文件应当及时进行数字化备份，确保档案内容信息准确无误，以便于后期的调取查阅，确保档案材料收集、整理、归档等各个环节的规范开展。

二是应当推进智慧社保档案大数据平台的创建。首先，能够积极与地方信息技术企业进行合作，共同推进智慧社保档案大数据平台建设，在纸质档案数字化的同时打造数字档案中心;其次，是积极和银行信用系统以及公安户籍系统展开系统交互，真正做到社保档案资源的共享，形成全局性的综合信息数据库，拓展社保档案信息的利用范围。在这一过程中借助数据交换处理技术可以让不同系统平台形成一体化架构，为基层社保档案的信息化、集约化、智能化管理带来重要支撑;最后，是借助智慧社保档案平台为广大参保群众带来更加多元化、个性化的服务，真正满足参保群众的实际需求。

三是应当借助虚拟现实技术推进“可视化库房”的创建工作。基层社保档案管理部门在推进落实信息化建设工作中能够灵活运用虚拟现实技术对档案库房实施全景模拟，档案管理人员能够实时、全面了解库房内的实际情况。另外，依托智慧社会档案平台可以对库房内保存的档案信息资源实施虚拟投影，档案管理人员仅仅需要输入相关信息即可第一时间了解相应档案所在位置并进行调取，有助于实现更加科学高效的档案开发管理。

四是应当依托条形码或者二维码技术来确保基层社保档案材料的安全与完整。为确保基层社保档案数字化管理朝着更加规范的方向发展，能够借助条形码、二维码联合微信小程序来对社保档案材料的流转记录和经办人信息予以查询记录。档案使用者可以扫码查阅相关内容，归还时微信小程序可以提前进行提醒，防止逾期归还档案。另外，依靠这样的办法还可以真正让社保档案更为安全和保密，促进档案管理质量的提升。

五、结语

总而言之，和其他档案管理工作相比，社保档案管理表现出更为复杂性和长期性特征，如果依旧沿用传统的管理方法和管理理念，不但会影响到基层社保工作的有序开展，还可能对社保档案管理事业的发展带来很多阻碍。因此，基层社保档案管理人员必须要更新思想观念，灵活运用现代信息技术手段，促进社保制度的不断完善，确保基层社保档案材料的安全与完整，为广大参保群众带来有效保障，助力我国社会保障事业的持续发展。

参考文献：

[1]聂鑫鑫.社保档案在新时期的管理工作强化思索[J].农村青年，2019

[2]李 玲.大数据时代社保档案管理电子化分析[J].营销界，2019

[3]殷海华.社保档案管理中的信息化建设[J].销售与管理，2019

[4]李华丽.关于社保局档案管理工作的思考[J].劳动保障世界，2019

（作者单位：单县社会保险事业服务中心）