新形势下高校教务管理信息化探析

赵 玲

一、新形势下推进高校教务管理信息化的意义

（一）不断提升高校人才培养质量的需要

当今世界，以经济和科技实力为基础的综合国力的竞争日趋激烈，这种竞争实际上是人才的竞争。高等教育的目标是培养高质量、创新型人才，为实现这一目标，必须深化教育改革，更新教育理念，改革教育内容和方法。高等教育信息化推动了高等教育的改革，保障了高质量创新型人才的培养。高校教务管理是高校管理的重要组成部分，是各项教学活动正常进行的枢纽，教务管理的成效直接影响到教学计划的组织、实施和教学效果的评价，直接关系到教学质量和人才培养质量。教务管理信息化为教学计划实施、教学资源有效利用、教学质量提高、培养方案落实提供了保障，为提升高校人才培养质量创造了有利条件。

（二）高等教育大众化的需要

在高等教育大众化的背景下，高校招生规模不断扩大，专业不断增加，教学模式不断更新，由此产生的学籍管理、教学计划管理、排课管理、选课管理、考务管理、成绩管理等方面的数据也不断增加。教务管理信息化改变了传统的数据获取、加工、处理、传输的方式，采用先进的信息技术，实现教师和学生的信息以及教学评价、监督和管理信息的一体化建设，提高了教务管理的效率和教学服务的水平。

（三）高等学校本科教学工作常态化监控和自我评估的需要

《教育部关于普通高等学校本科教学评估工作的意见》 （教高〔2011〕9 号）提出开展本科教学工作常态化监测，为高校教学质量、院系评估、专业评估等提供重要依据。高校教务管理信息化，充分利用信息技术，采集反映教学状态的基本数据，建立高等学校本科教学基本状态数据库。对数据库数据要及时更新，及时分析本科教学状况，这样不仅可以为本科教学工作常态化监测提供基本数据，同时还能保证数据的客观真实性、准确性和实时性。

高校本科教学自我评估制度是根据学校确定的人才培养目标，围绕教学条件、教学过程、教学效果进行评估的，包括院系评估、学科专业评估、课程评估等多项内容。教务管理系统信息化可以提供教师和学生对教学工作的评价信息、学生学习效果和教学资源使用效率信息，为建立校内教学质量监测和调控机制，健全学校本科教学质量提供了保障。

二、新形势下高校教务管理信息化过程中存在的问题

第一，教师、学生对教务管理信息化认识不足，参与教务管理活动的积极性不高。高校教务管理工作是高校教学的基础，教务管理的数据与教师、学生密不可分，教务管理信息系统中各模块的开发也是围绕教学活动展开的。但在实际教学过程中，教师和学生对教学管理活动的参与度和积极性不高。比如学生端的教学评价功能，只有在限制学生必须对教师评价之后才能查看考试分数的情况下，学生才会对任课教师进行评价，而评价也仅限于对教师进行评分，很少有描述性评价，致使学院缺乏评价教师课堂教学质量的客观依据。另外，虽然教师端设置了查看学生课堂评价的功能，但是教师很少查看或不看，这使得课堂教学问题得不到及时解决，直接影响了教学效果。

第二，教务管理信息系统缺乏个性化设置，与实际教务管理工作不能很好地融合。在教务管理信息化的过程中，学校在硬件、软件和网络的配置方面都投入了大量的人力、物力，其中，教务管理信息系统是必不可少的核心部分。基于成本和维护费用的考虑，学校大多会购买通用的教务管理信息系统，通用的教务管理信息系统的模块设计缺乏对用户需求的细致化分析，在系统设计中，无法体现学校最新教学管理思路、教学管理模式和各专业特点，存在部分教学事务不能通过系统完成的现象。比如：毕业设计管理中的学生选题模块，缺乏个性化设置；不能方便快捷地完成教师与学生互选；论文指导和审核过程过于烦琐，给学生和教师增加不必要的工作量。

第三，教务管理人员素质参差不齐，教务管理队伍综合素质不高。高校教务管理队伍综合素质决定着高校教务管理工作的质量和成效。面对日益增加的教务管理信息，教务管理人员应在管理意识、管理策略、管理方法和管理手段等方面不断创新，这样才能满足学校、教师和学生等不同主体的需要。由于历史、环境等诸多因素的限制，高校教务管理队伍的素质与当今高等教育改革和信息建设要求存在较大差距。教务管理人员日复一日地被烦琐的教务管理事务所困扰，疲于完成日常工作。部分管理人员缺乏先进的教育管理理念指导，不能很好地实现现代信息技术在教务管理工作中的科学应用。

第四，教务管理信息缺乏规范性，不能有效共享。事务是具有特定目标的若干工作的有序结合。教务管理是指运用管理学知识和教育教学方法论的原理，充分发挥管理的计划、组织、指挥、协调、控制职能，将之融入教育教学的各环节，并在实践中不断地对教学过程各要素加以统筹规划，再运用管理职能使之有序运行，以实现“提升教学质量”的目标。教务管理主要是面向师生和一线管理人员进行学生事务、教师事务和教学事务处理[1]。教务管理从表面上看是事务管理，实则是对事务所产生的信息的管理，在各项事务流程没有理顺的情况下，有些数据会重复记录，格式不统一，内容不规范，造成了教务管理部门办事效率低，服务效果差。因此，如何规范、科学地管理这些信息，如何高效地共享这些信息，成为当前教务管理信息化亟待解决的问题。

三、新形势下高校教务管理信息化的改进措施

（一）提高教师、学生对教务管理信息化的认识，共同推进教务管理信息化

教务管理人员在强化自身对教务管理信息化认识的同时，还要逐步引导教师和学生等不同主体加深对教务管理信息化的了解，使他们主动参与教务管理信息化活动。群体参与，构建多元共治的教学管理组织结构，是推进高校教务管理信息化的重要举措[2]。教学管理者是培养方案、教学计划的设计者，是教学计划实施的组织者，可以发挥积极的引导作用。教师和学生作为教学活动的主体，是教务管理活动服务的对象。教务管理人员要积极与教师、学生沟通，通过提供各类教学信息，解决各种教学困难，让教师和学生时刻感受到教务管理信息化带来的影响，激发他们参与教学管理活动的积极性，及时反映教育和学习中出现的问题。利用实名制、组织化的网络学习空间（或称为网络教学平台），学校不仅可以随时查看课程建设情况，而且可以全面地观察、记录师生教与学的行为，从而实现对课程建设和教学过程的可管、可控，推动学校教学管理过程的精细化、教学分析的即时化与教学决策的科学化[3]。可见，高校教务管理信息化需要各方共同参与，这样才能有序开展各项工作。

（二）不断完善教务管理信息系统，满足教务管理的各项需要

目前高校使用的教务管理信息系统，虽然包含了系统管理、基础资源、培养方案、教务运行、成绩管理、学籍管理、教学考评、实践教学、毕业生管理等通用模块，但往往还不能满足高校自身发展的需求。因此，在实际教务管理工作中，教务管理人员需要结合学校定位和专业特色，以实际教学为基础，对教务管理工作的各流程进行系统分析，不断改进和完善现有教务管理信息系统，使教务管理渗透到高校教学的各个环节，真正服务于高校教学。用户在使用教务管理信息系统的过程中，逐项记录现有系统的不足，对需要完善的功能定期汇总，并进行软件维护。在教务管理信息系统短时间内满足不了某项需求的情况下，也可以通过引入能够满足某一需求的其他管理系统来解决这一问题，例如引入一个独立的大学生毕业设计（论文）管理系统，通过这个系统来弥补教务管理信息系统功能的不足，进行师生互选管理、过程文档管理、前中后期工作检查、评审答辩和成绩管理、信息统计等，部分大学生毕业设计（论文）管理系统还可以同时完成格式检查和知网查重。在此基础上，进一步实现两系统数据的共享，使得以教务管理信息系统为核心的信息化平台逐步满足教务管理的各项需要。

（三）树立服务意识，提高信息素养，建立高素质的教务管理队伍

建立一支高素质的教务管理队伍，教务管理人员要做到两点。

第一，要树立“以人为本”的服务意识。教务管理人员是学校、院系、教师和学生之间信息传递的纽带，服务意识对教务管理人员来说尤为重要。教务管理人员既要将上级的指示和通知及时、准确地下达给教师和学生，又要对教学运行数据进行归纳处理，对教学过程中出现的问题进行分类整理，以便及时反馈给各级管理部门，使问题得到及时解决。“以人为本”的服务意识体现在教务管理工作的方方面面，面向教师，教学管理者应明确定位，管理者与教师并非领导与被领导关系，也非主角和配角关系，而是平等、和谐、互助的关系[4]。例如教师的课程安排，在教务管理信息系统自动排课之后，还应根据教师的科研情况、身体状况、家庭情况进行相应的调整，以解决教师的后顾之忧，使其全身心地投入教学工作，提高教学质量。在考虑教师具体情况的同时，还要根据学生的认知规律和认知水平，将不同的课程进行合理的安排，比如大一第二学期的高等数学课程和线性代数课程不能连排，对于同一课程的上课时间也要间隔安排，以便于学生对知识进行复习巩固。

第二，要提高信息素养。教务管理人员自身要形成信息化管理意识，主动寻求发展与提升，在理论与实践经验的指导下，努力学会利用信息化技术手段去获取数据管理信息，发现问题并解决问题[5]。这要求教务管理人员既要掌握信息技术知识，熟练运用教务管理信息系统、大学生论文检测系统、实习实践平台等信息化技术平台和常用办公软件，又要具备信息意识，具体表现为对所需信息拥有一种敏锐的观察能力和较强的分析判断能力。高校的教务管理人员需要有信息意识，及时对信息进行筛选并进行研判分析，制定应对策略。只有这样，才能及时、准确地提供专业教学运行的基本数据和课程实施状况数据，以作为评估教学质量、指导和调整教学运行，以及专业建设、课程建设、教材建设等的参考依据。

（四）优化教务管理流程，实现教务管理数据的规范化、科学化

要使教务管理信息规范化，首先要理顺教务管理业务流程，其次对各部门内部职能进行划分与整合，最后通过教务管理信息系统对教务管理数据进行规范化、科学化管理，以实现各部门、各级管理人员、教师和学生对数据的共享，减少传统教务管理系统中数据重复存储、数据传输速度缓慢的现象，从而节省大量的人力、物力，提高教务管理工作的效率和服务水平。例如学分制下的选课，学生依据专业培养方案，结合自身特点，通过教务管理信息系统学生端的选课功能，可以查看当前学期的教学计划、课程安排、课容量和课余量、选课结果等；继而可以完成计划内选课、计划外选课，选择是否重修选课；还可以在规定时间内试听课程以决定是否退选；学习过程中可对教师的课堂教学进行评价。教师可同步查看课程的选课名单，对学生进行期中和期末学习效果评价。财务部门可根据每个学生的最终选课学分计算应缴学费。学院和学校督导可根据选课进行听课和教学评价。教务管理人员可根据最终选课人数，及时进行停课、合并课堂、拆分课堂、调整上课地点等操作；还可以对所有选课数据进行分析和评价，为教学活动调整、专业评估、学科建设等提供参考数据。可以发现，规范化的选课数据可以被多个部门共享，有效提高工作效率。

综上所述，高校教务管理的信息化是一个过程，在这个过程中，需要学校、院系、教师和学生的全面参与。应制定教务管理制度，建立规范的教务管理体系，提高教务管理人员素质，借助教务管理信息化平台，从而实现管理资源的优化配置和利用，推动学校管理质量和管理效率的提升，加速推进高校教育信息化进程。