让电子档案在基层“落地生根”

■文／邹广明

社保业务档案是社保业务经办的客观真实记录，是参保单位及个人社保权益的重要凭证和保障。随着信息技术的不断发展，电子档案也在逐渐取代传统纸质档案。

社保电子档案是社保经办机构接收和产生的具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件，包括通过计算机、扫描仪等电子设备形成、传输和存储的字符、图形、音频、视频等各种信息记录。主要分为历史档案和新生成的业务档案。与纸质档案相比，电子档案具有体积小、查询效率高、储存方便、安全性高等优势。

吉林省社会保险事业管理局于2013年将“业务、档案一体化”提上日程，2014 年组织开发了“吉林省社会保险一体化信息系统”（下称信息系统），并在该信息系统中整合了档案管理子系统，将社保经办过程中产生的业务档案，利用高拍、扫描等手段加工成电子文件形成电子影像，探索“边经办，边收集，边影像化”的新模式。

信息系统于2015 年上线，随着社保政策的变化而不断更新升级，保证了业务经办与政策的一致性。柳河县社会保险事业管理局于2016 年开始推广应用信息系统，开启电子档案的管理和应用工作。由于当时没有相关法律明确“电子档案”的法律效力，按照国家档案专业部门归档要求，社保档案必须实行“纸、电双套”归档，即电子经办结果要归档，就必须打印成纸质材料，无形中增加了基层工作人员的工作量。

为了适应实际工作需要，2018 年开始，吉林省陆续下发了《关于推广应用社会保险电子业务档案的通知》《电子文件归档与电子档案管理办法》和《关于推广应用业务档案柜面无纸化的通知》等。吉林省社保系统开始逐步推进“无纸化”办公，全面实施电子档案直接归档管理，即单套制管理。以柳河县为例，实行单套制管理后，在业务受理过程中，工作人员通过信息系统进行档案著录的同时，会对纸质资料进行高拍（扫描），留存电子文件；由信息系统生成且需要参保人签字确认的电子文件，参保人只需使用柜面无纸化终端阅读并签字确认即可。

为确保电子档案在归档、利用的每个环节都安全可靠、无法篡改，信息系统使用电子签名技术，利用数字证书、电子印章等加密传输技术，为每个归档的电子文件加盖电子签名，打上“防伪码”；同时为每个电子档案案卷、归档电子文件都建立一个可识别、可追踪的条码，使得电子档案一经生成就有了“身份证”。社保部门可以通过身份条码对电子档案实施精准管理。

社保经办机构的内控部门和档案管理部门，还会通过信息系统对新生成的电子档案分别进行审核和质检。整个过程不需要传递纸质凭证资料，既减少了资料损坏、遗失风险，又加快了审核进程，可以做到实时反馈审核结果和保留审核内控记录。

在业务档案全面实行“无纸化”的同时,我们也对原有的纸质退休档案进行影像化加工，生成电子档案。历史档案的电子化加工并非是把纸质档案简单地进行扫描和保存，而是利用信息系统将扫描的电子文件重新整理，与业务档案一样，要经过电子加密、建立“身份证”等流程。生成电子档案后的纸质档案需按照档案管理的相关规定归档保存，当到达保管年限后，再进行相应的处理。

吉林省社保部门电子档案管理工作在全国起步较早，但在基层落地的过程中，依然存在一些问题：由于电子档案不是直观的纸质文件，大多数人依然对它缺乏足够的信任；一些需要使用社保电子档案的部门信息化建设相对滞后，无法支撑电子档案的使用，社保电子档案依然需要打印出来并加盖档案专用章后才可使用。

2020 年6 月20 日，第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议修订通过《中华人民共和国档案法》，新修订的档案法明确“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”，为“电子档案”的使用提供了法律依据。在此背景下，建议政府部门加大新修订档案法的宣传力度，让电子档案与纸质档案具有同等法律效力的观念深入人心；加速各领域档案电子化进程；加快政务服务一体化建设，通过政务服务一体化平台打破行业间的信息壁垒，实现电子档案跨行业、跨地域共享应用。■