浅析事业单位人事档案管理的必要性

●张美琴

引言

事业单位深化改革对人事档案管理工作提出了新的发展要求，如何更好地做好事业单位人事档案管理创新工作与事业单位改革协同发展，需要创新人事档案电子化管理系统，建立人事档案管理与社会保险数据共享，建立人事档案标准化管理，加强人事档案的保密性管理，创新档案管理方式，更好地提升事业单位改革后人事档案管理作用，发挥人事档案管理信息技术创新管理优势。

一、事业单位人事档案管理的重要意义

1.人事档案管理对个人的重要性。人事档案是事业单位员工职位变动、干部提拔、职称审查、考核评定的主要依据，人事档案管理是以个人为单位，对每个人的政治面貌考察情况、思想道德情况、工作经历和表现、学习简历、社会关系、个人工作成果及德能勤绩廉等方面进行整理和记录。传统的人事档案管理主要是依据工作人员对原始纸质文档进行分类整理和存放，这种管理方式主要是以纸质文档为主，对原始人事档案进行记录存放，由于人事档案管理人员经常进行岗位调整，如果人员调整时档案移交衔接不好就容易造成档案查找难度大、增加日常的工作量。事业单位改革后要充分发挥新形势人事档案管理对个人的重要性优势。一是发挥信息技术优势，通过事业单位改革新形势，利用计算机互联网信息技术对人事档案进行科学管理，便于查阅。二是创新管理方法，由于人事档案文档更新较快，需要结合传统的管理办法创新管理机制，提高人事档案更新效率。三是加强系统化管理体制，对档案长时间存放要具有延续性，防止人事档案资料损坏，保证人事档案完整，能够实现规范管理随时查阅。

2.人事档案管理对人力资源调整的重要性。人事档案管理是人力资源管理中的一部分，人事档案是每个人的经历和成长的重要记载，是人力资源进行调整的主要依据。人事档案管理在人力资源调整中的作用，一是提升管理能力，通过事业单位改革需要重新制定建立科学合理的人事档案相关制度提升管理能力。二是提升协调能力，通过事业改革可以对人事档案管理和人力资源协同发展，发挥人力资源调度优势。三是发挥实用性，人事档案是选拔人才的主要依据，人事档案真实准确地记录了个人情况，有利于发挥员工在晋升和评定职称时档案独一无二的作用是不可替代的。

3.人事档案管理安全的重要性。事业单位人事档案管理中安全保密是档案管理的主要保障，其目的是保护事业单位和个人不受损失。一是加强管理，对合理查阅人事档案的人员要进行指导，按要求填报查阅手续，经主要负责人审核后方能进行查阅；对外借档案时要进行严格把关，必须提出借档案的申请，完成借阅档案程序并填写借阅时间、档案名称、使用范围、归回时间等事项，经领导审核同意才能借阅。二是加强监督。目前事业单位人事档案都是进行集中化管理，在实际工作中要注重加强安全管理意识，制定严格的人事档案监督机制，防止文档丢失和泄密。

二、事业单位人事档案管理的作用

1.事业单位人事档案的真实性。事业单位人事档案的基础是必须真实，人事档案存档的资料内容必须完整，才具有法律保护效力。人事档案管理工作要与事业单位改革同步推进，在实际工作中要注重学习新政策，注重收集具有延伸性的资料，仔细进行甄别资料的真实性，收集完整真实的资料，进行分类整理，提高人事档案的权威性、真实性。人事档案禁止随意改动、弄虚作假，保证人事档案的真实准确。

2.事业单位人事档案的完整性。事业单位人事档案管理必须具备完整性，人事档案的完整为员工的晋升、职称聘审、政治审查等提供重要的依据。主要依据是员工的干部履历表、学习证明材料、工作经历审查资料、政治面貌审查情况资料、社会关系、表彰奖励材料、考核鉴定材料等涉及“三龄两历一身份”相关资料，员工的人事档案资料必须内容真实、完整、齐全才能发挥人事档案管理的重要作用。完整的人事档案是员工的信息数据库，它能真实完整地反映出员工自身能力和实际情况，对干部考察选拔任用起到关键的作用。

3.事业单位人事档案动态性。事业单位人事档案归档存放后不是一成不变的，而是随着事业单位员工个人情况的不断变化，职位晋升、年度考核、工资调整、人事变动等新增加内容，需要进行新材料的收集补充和整理完善。事业单位人事档案记录了员工在工作和学习成长中的证明资料，记录了事业单位人员从开始工作到退休的全部过程，对事业单位人员非常重要，所以，人事档案管理工作具有动态性。

4.事业单位人事档案保密性。人事档案管理工作具有较强的保密性，任何人不得私自保存和泄露。人事档案归档记录的资料是员工的工作情况、思想道德情况、政治情况等方面，具备较强的保密性，不能够随意泄漏出去，如果不慎泄漏，就会对职工自身工作产生不利的影响。如果将一些机密性档案泄漏出去，就会影响到整个事业单位健康发展。

三、事业单位人事档案管理存在的问题

1.人事档案管理工作的资金投入少。事业单位都有自己承担的工作职能和业务职责，由于人事档案管理工作在业务职责中不占主要地位，所以对人事档案管理工作重视不够，认为人事档案管理工作不是很重要，是比较简单的一项工作，在资金保障方面投入和支持少。随着事业单位改革稳步推进，人事档案管理工作必须加强资金投入和政策支持，才能发挥出信息管理在人事档案管理中的作用。人事档案管理资金投入主要侧重于人事档案管理信息系统建设、采购软件和硬件等设备。通过建立人事档案信息系统平台，采购保密计算机、保密扫描仪、保密复印机、装订设备、保密碎纸机等新设备提高工作效率。因此，人事档案计算机信息化管理系统，可以更好地保存人事档案信息，与传统档案管理方式比较，信息系统管理更容保存和查阅，档案不容易缺失和损坏，能更好地发挥人事档案管理的管理能力。人事档案管理工作需要建立信息化系统管理平台和采购保密设备是人事档案工作的基础条件。所以，事业单位改革后要加大对人事档案管理的资金投资力度。

2.人事档案管理的不重视性。事业单位人事档案管理方面还需要完善，管理方式要不断进行创新，主要的阻碍来自于传统的管理模式渗透已久，管理人员不够重视，工作效率低，无法完成较高的工作质量。因此需要突破和创新，人事档案管理工作要结合现代化管理模式建立人事档案信息共享、保密安全、标准管理，真正发挥人事档案的重要作用。

3.人事档案管理的不规范性。事业单位人事档案管理过程中会有一些问题出现，这些问题影响人事档案管理的持续发展和进步。对于这些问题，主要是事业单位上层领导不重视、管理不规范，人事档案管理人员综合素质低，没有发挥出人事档案管理的作用。主要体现在人事档案管理工作人员不掌握档案管理新政策、新的管理方法，存在较低的管理意识薄弱等情况。档案管理没有及时上交，没有及时采取措施，导致单位档案建档无法在规定时间内完成。另外，档案资料不齐全、不完整、不规范也会导致档案的不规范性。档案存放于个人手中没有及时交给档案管理人员，也会影响档案管理的不规范性。

4.人事档案管理人员的不专业性。事业单位人事档案管理工作人员大多是在从事本单位其他工作的同时兼职人事档案管理工作，这样不符合档案管理要求。人事档案工作具有较强的专业性，应该聘用专职人员，要具备较高的综合素质；同时对于人事档案管理工作来讲，应该建立较完善的体系，在招聘人员时应有学历的要求。目前第一学历管理工作人员占有比例较大，然而研究生学历的工作人员占有比例较小。所以人事档案管理不具备专业性，也无法将工作认识到位，存在着较多的边缘岗位。有很多工作人员中未形成较强的管理意识，同时经常会产生错误思想，例如，“当一天和尚撞一天钟”，上班则来，下班就走，任何事情以及问题与自己无关。然而这种想法是错误的，完全影响到人事档案管理。档案管理人员对于工作没有热情，不热爱自己的工作，无法持续学习专业知识。然而在工作中不会获得优化及创新。种种问题对于人事档案管理都会带来一定的影响，同时对于经济计划也会带来一定的影响，因此，人事档案管理工作要与时俱进，实现人事档案管理工作信息化和专业化。

四、事业单位人事档案管理创新的建议

1.加强人事档案电子化管理。事业单位人事档案信息化系统是档案管理中的一部分，而电子化管理档案是一种方法。随着利用智能计算对档案管理的普及就需要加强该制度的管理。一是完善管理机制，通过信息化管理，利用计算机信息化系统建立人事档案管理平台，实现人事档案管理准确查阅、科学分类、完整归档，以便更好地发挥人事档案的延续性。二是加强学习培训，随着互联网信息的发展、人事档案管理系统的不断升级，人事档案管理人员就需要不断加强新知识的学习，要熟练掌握系统操作界面的使用，对人事档案信息进行分类、查询和提取。人事档案管理电子化系统的使用，能为事业单位改革提供更好的服务。

2.建立人事档案管理与社会保险数据共享。人事档案管理与社会保险管理有着密不可分的联系，如何更好地建立两者的数据共享系统，打破传统办事程序，是当前事业单位发展面临的问题，需要利用大数据时代专业技术人员对人事档案管理和社会保险数据进行系统开发、共享共建，实现信息化管理，提高工作效率。一是探索创新方式。要充分利用大数据信息技术，创新人事档案管理与社会保险数据共享机制，建立人事档案与社会保险管理应用平台，将人事档案与社会保险档案相关的养老保险、职业年金、医疗保险、失业保险、工伤保险做好衔接，建立云计算互联网新应用平台，实现人事档案与社会保险档案业务系统的联系，做到相关数据相互共享。二是发挥创新优势。要利用云计算和互联网技术，研究探索先进的创新计术在档案管理方面的运用，可以将大数据技术引入社会保险管理与人事档案管理中，让信息管理数据相结合，可以发挥大数据互联网技术优势，更好地为人事档案管理和社会保险管理提供快速便捷的查询服务。

3.建立人事档案标准化管理。随着事业单位的改革人事档案管理需要建立各项管理制度。一是广泛征求，事业单位改革后在重新制定管理制度时可以征求各方的意见，以保证新建立的制度体系科学性、规范性、合理性，为实际工作开展提供指导。二是调整优化，人事档案管理制度并非固定不变，要根据工作具体情况进行适当合理的调整和优化，保证制度的操作性、针对性和完整性。三是操作性强，由于人事档案对原始基础资料的可靠性和真实性具有较高的要求，需要收集、整理、归档等具体环节，必须保证人事档案资料真实完整。

4.加强人事档案的保密性管理。人事档案管理员是人事档案保密工作的主要责任人，主要职责是牢固树立保密观念、增强保密意识。应熟练掌握《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》等人事档案保密工作相关的法律法规。一是加强安全保密意识，事业单位人事档案管理人员必须熟悉掌握事业单位人事档案管理保密制度和保密定密依据，尽职尽责做好人事档案管理工作。二是加强业务知识培训，事业单位人事档案管理人员必须具备综合素质高、政治立场坚定、作风正派、专业能力强才能从事人事档案管理工作。人事档案管理人员需要提高业务能力，必须经常参加各种培训学习，才能掌握新政策新知识，提高业务人事档案管理综合业务能力。三是加强保密自查力度，事业单位人事档案工作需要定期开展保密自查活动，对容易涉密的风险点要进行定期自查差缺补漏，准确排除风险提高保密意识。

五、结束语

人事档案管理是事业单位管理的重要组成部分，事业单位改革必须与人事档案管理创新同步推进，为了能更好地发挥人事档案管理的作用，必须全面提升人事档案工作质量，建立人事档案创新机制，建立人事档案管理与社会保险数据共享，加强人事档案电子化管理，发挥信息技术化管理优势，持续推动事业单位发展。