职业院校专项资金内部控制管理策略探讨

全志芳

桂林市卫生学校 广西 桂林

一、引言

在实际工作中，职业院校的专项资金往往具备资金额度较大、专项资金政策性较强、资金来源渠道复杂多样、存在跨年度使用等特征。因此，随着职业院校管理人员对专项资金管理的要求逐步提高，院校财务部门应从具体问题入手，对相关问题进行深入全面的分析，优化专项资金内部控制流程，加大专项资金内部控制的监督力度，通过发挥管理会计的管理作用，逐步完善专项资金内部控制体系的管控流程，从而加大对专用资金的管控力度。

二、职业院校专项资金内部控制的重要性

职业院校组织构架中的财务部门，作为维持职业院校平稳运行的重要组成部分，应对专项资金管理工作多加关注。职业院校管理人员对专项资金实行内部控制，是院校管理工作的具体体现。加强专项资金的内部控制，既包括专项资金的专用，也包括在拨付前期对专项资金进行统一筹划，确保专项资金合规使用。

加强职业院校专项资金的内部控制，有助于规避职业院校经营风险。随着职业院校专项资金的资金规模和项目种类不断增加，职业院校对专项资金采取严格的内部控制措施，不仅提高了专项资金的使用效率，也为专项资金的安全性提供了有力保障。

三、职业院校专项资金内部控制概述

1.职业院校专项资金的内涵

职业院校基本的教学活动和日常开支所需要的资金，一般由政府部门提供一部分，剩余的资金由职业院校自行承担。当职业院校有着特殊的工作任务或者特定的发展需求时，就需要政府部门拨付专项资金来支持院校工作。

随着教育事业的不断发展，以及国家对职业院校的重视，目前职业院校中的专项资金包括：地方职业院校改革发展资金，职业院校内涵建设和文明发展专项资金，贫困学生补助资助专项资金，高等人才队伍建设和发展的转型资金，职业院校进行科研创新的专项资金等。

2.职业院校专项资金的特点

首先，职业院校的专项资金具有特定用途。因为基本的教学资金和日常开销是由各级政府部门给予支持的，只有完成特定的发展目标时，才会申请专项资金，所以具有特殊性。

其次，专项资金具有复杂性。专项资金能够促进职业院校完成发展目标，所以在种类上较为丰富。当职业院校进行多个项目的专项资金申请时，往往会对资金的核算和使用提出更高的要求，不仅需要明确资金的使用用途，还要保障资金的使用有效性，所以专项资金也具有复杂性。

最后，专项资金具有时效性。国家对专项资金申请和使用的要求较为严格，职业院校在申请专项资金后，要在规定时间内使用。如果在规定时间内不能够合理使用专项资金，相关部门便会收回结余部分。这不仅影响了职业院校各种项目的开展，也影响了以后项目的申请。

3.职业院校内部控制的作用

职业院校开展内部控制工作，是为了保障院校内财务活动正常进行，促进资金的安全、规范和有效使用。此外，内部控制也促进了职业院校专项资金的管理工作，有利于院校项目的正常开展。

四、职业院校专项资金内部控制管理问题

1.内部控制流程不规范

职业院校加强专项资金内部控制，对院校长远发展具有极其重要的作用。职业院校的专项资金主要来源，大致可以分为以下三类：第一类是上级财政部门提供的财政拨款；第二类是社会各界向院校捐赠的资金；第三类是职业院校自行筹集的具有特定使用用途的专项资金。通过对当前职业院校专项资金内部控制流程进行分析，发现职业院校普遍存在内部控制流程规范性不足的问题。

当前，职业院校专项资金的内部控制环境不够完善，专项资金的管理流程不够规范。专项资金作为具有固定用途的资金，职业院校管理人员在接收到资金以后，需要对专项资金的使用进行合理规划，通过预算管理的方式规范内部控制流程，但是专项资金内部控制流程却与实际使用流程存在较大差异。由于职业院校的专项资金预算管理工作主要由财务部门负责，比较关注收支方面的控制，忽略了对预算管理方面的控制。另外，相关人员的专业素质不高，无法满足现有的工作需求，导致专项资金内部控制流程的规范性不足。

2.内部控制力度不足

随着我国教育规划的逐步完善和落实，职业院校的教育体制改革需要适应社会经济发展需求。在此背景下，职业院校管理人员应顺应教育改革趋势，逐步提高院校专项资金管理水平，并根据财政部门相关规定，对专项资金的使用效率提出明确要求。因此，通过对当前职业院校专项资金的内部控制流程进行梳理分析，发现职业院校普遍存在专项资金内部控制力度不足的问题。

内部审计部门的权威性不足，导致在实际工作中专项资金的内部控制力度不足。专项资金内部控制流程的可操作性较差，也是导致专项资金内部控制流程的规范性不足的重要原因。职业院校财务部门在执行内部控制流程时，往往对内部控制的认知程度不足，导致职业院校的其他部门也不重视内部控制工作，从而影响专项资金内部控制流程的规范性。

3.内部控制监督力度不够

职业院校在对专项资金进行统筹管理的过程中，可以发现专项资金具有以下三个特点：其一，专项资金的使用范围有着明确的规定。其二，专项资金普遍具有较强的政策目标，而且资金种类繁杂。其三，专项资金具有一定的时效性，如果职业院校在规定时间内没有使用完专项资金，需要将剩余的专项资金退回处理。

因此，职业院校管理层需要针对专项资金管理工作，制定严格且有效的内部控制制度与内部控制流程。通过对专项资金采取专款专用、预算管理、风险管控等措施，有效减少职业院校专项资金内部控制管理问题。因此，通过对当前职业院校专项资金的内部控制流程进行梳理分析，发现职业院校普遍存在专项资金内部控制监督力度不足的问题，具体表现在以下两方面。

一方面，职业院校的内部控制人员对资金执行不太重视，专项资金在日常使用过程中存在较多不规范现象，导致财务部门对专项资金的内部控制监督力度不足。

另一方面，财务部门作为负责专项资金管理工作的主要部门，在专项资金使用过程中，存在监督力度不足的问题。在专项资金使用过程中，无法及时发现存在的问题，进一步影响到专项资金内部控制流程的落实。

4.缺少风险评估

为了保证职业院校充分利用专项资金，有效开展各项业务工作，学校应该提前对项目进行风险评估工作，从而防止专项资金浪费。具体而言，职业院校需要认真梳理专项资金使用的流程环节，从立项到项目执行的全部过程都要进行风险评估工作。在立项过程中，要分析项目是否符合职业院校的发展需求；在项目执行过程中，要分析可能存在的风险点；在项目验收和绩效考评的过程中，要注意全面检查专项资金的使用合规性和效益，从而提升专项资金的利用率，保障职业院校项目顺利开展。

只有做好职业院校专项资金使用的风险评估工作，才能保障资金的有效利用。但是，目前很多职业院校并不重视项目风险评估工作。部分院校较为注重专项资金申请工作，将精力放在了争取更多资金上，而忽略了专项资金的使用全过程，也没有对项目的风险点进行全面分析，更不会定期开展风险评估工作，严重影响到职业院校专项资金使用的安全性。

五、职业院校专项资金内部控制的优化策略

1.优化内部控制流程

针对职业院校专项资金内部控制工作中存在的各种问题，管理人员需要引起重视，不断优化专项资金内部控制工作流程，逐步提高职业院校专项资金的内部控制管理水平。

首先，根据专项资金的批复情况，编制科学合理的预算指标，加强专项资金的预算管理工作，为内部控制工作开展奠定基础。这就要求职业院校根据现阶段的管理需求，加强对财务人员的技能培训工作。

其次，根据编制的预算指标，不断优化专项资金内部控制流程。内部控制工作的顺利推进，需要其他部门协同配合，因此，管理人员需要充分考虑不同部门的规章流程和业务工作，避免发生冲突。

最后，管理人员需要对内部控制执行情况进行追踪，根据工作过程中暴露出来的问题，采取具有针对性的措施，不断完善专项资金内部控制流程。

2.提高预算管理水平

高效使用专项资金是当前职业院校管理人员的重点工作内容。在实际工作中，管理人员应分析专项资金内部控制问题，提升专项资金的预算管理水平，从而逐步提高职业院校专项资金内部控制管理水平。职业院校管理人员受各方面因素的影响，在日常工作往往较为关注招生工作、教学工作、师资建设工作等，不太关注专项资金预算管理工作。因此，职业院校管理人员需要对此引起重视，增强内部控制意识，提升预算管理质量，从而为内部控制工作开展提供保障。

首先，完善预算编制工作。职业院校要根据学校工作需求和各部门的业务特点，采用合理的编制方法，做好专项资金的预算编制工作。确保预算方案能够反映职业院校的工作重点和发展目标。

其次，加强预算执行管理。专项资金预算方案在落实过程中，需要将管理责任分解到各部门和具体人员，并且加强监督和考核，避免预算执行过程中偏离预算目标，导致专项资金使用低效或无效。

3.加大监督力度

随着信息技术的快速发展，各种信息技术管理手段层出不穷，越来越多的管理领域引入信息技术，并且结合相关管理内容，推进信息化建设，提高管理效率。职业院校也在积极引入各种信息技术，创新管理模式，提升管理成效。

针对职业院校专项资金的内部控制监督力度不足的问题，管理人员需要加大对专项资金内部控制的监督力度。为此，职业院校可以根据实际工作情况，积极应用信息技术，并且与专项资金内部控制工作有机结合。这样不仅可以促进信息数据的高效汇总和分析处理，还可以对每笔专项资金进行跟踪管理，从而避免专项资金被挪用等问题，确保专项资金使用不偏离预算目标。

职业院校还要加强内部监督，可以设置独立的内部审计部门，对专项资金的使用全过程开展审计工作，并且与内部控制措施相结合。另外，专项资金使用还要接受上级主管部门、财政部门、审计部门和社会公众的监督，通过加强外部监督，提升内部控制工作质量，避免专项资金出现浪费流失等问题。

4.加强风险评估

职业院校加强风险评估工作，可以避免各类风险问题，有利于专项资金的安全使用。既能对专项资金进行高效使用，也能够促进职业院校各项业务或科研项目顺利开展。职业院校的风险评估工作，包括各项业务或科研项目开展前的风险分析工作，以及专项资金使用过程中的风险识别和风险预警工作。

风险评估工作是专项资金内部控制管理的重要环节，职业院校需要引起高度重视。具体来说，职业院校要组织专业人员，对专项资金使用的全过程进行风险评估，通过调查研究、实地考察、流程分析、风险识别等方式，掌握重要风险节点，并且制订相应的风险管理方案。这样在出现风险问题的时候，能够第一时间采取相应措施，避免给院校造成更大的损失。

六、结语

综上所述，现阶段，职业院校在专项资金内部控制管理过程中，还存在一些问题需要解决。对此，管理人员需要增强内部控制意识，优化内部控制流程，提升专项资金的预算管理水平，加大内外部监督力度，强化风险管理，从而有效解决专项资金使用过程中的各种问题，促进职业院校可持续发展。