事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考*

文/张海春（兴隆县发展和改革局）

人事档案所涉及的个体信息是庞大的，涵盖了个体从出生到最后死亡的整个过程所产生的数据信息。对于事业单位来讲，人事档案是全面考察、正确选拔优秀干部的主要依据。在这样的背景下，人事档案的系统性、完整性、正确性对其个体的发展起着至关重要的影响和作用，同时，档案的完整性、正确性也是人事档案管理工作是否达到相关标准的重要依据。基于此，必须深入分析人事档案管理工作的重要现实意义，提出现实可行的管理策略、管理模式，这样才能为人事档案的作用发挥奠定良好的基础。

一、事业单位人事档案管理工作的重要现实意义

事业单位的人事档案管理工作本质上是对所有从业人员在工作过程中产生的不同的个人材料进行有效的收集整理，并根据现实需求及发展需要，鉴别分析个人材料的准确性和可靠性，最后采取切实可行的方法将上述档案进行保存的过程，能够为后期人事管理工作的高效开展奠定良好的基础，提供可靠的数据支持。在这样的背景下，我们可以从以下两个方面分析事业单位人事档案管理工作的重要性：

一方面，人事档案管理能够为事业单位的人事管理工作提供相应的数据支持，一旦内部人员出现人事变动，包括离职、退休、考核、岗位调整等，能够利用档案系统对数据信息进行有效的整合汇总，使得单位的管理人员能够快速了解人员发展的现状，根据其在不同岗位的表现情况科学合理地定岗，并作出相关决策。

另一方面，人事档案具有真实性和实时性的特征，所有记录在案的人事资料都必须真实可靠。对于事业单位而言，内部员工的学习情况、进步情况、奖项获取情况、培训情况、能力提升情况、职称评定情况以及违规违纪情况都会如实记录在档案中，因此，一旦开展干部的考核任免都可以以人事档案信息作为基础和前提。与此同时，人事档案是单位内部人员信息的集中体现，这对于单位人才结构的调整及体系的优化都具有一定的推动作用。

二、事业单位人事档案管理存在的主要问题

（一）转型过程中产生的历史遗留问题

随着现在社会科学的不断发展，事业单位也在此背景下实现了创新改革，但每一次转型发展，单位内部的发展体系、人事结构、管理制度都会发生一定的变化，新的机构要配置全新的岗位人员，也会对人员的聘用培训、能力提升、考核评价等相关的制度进行调整优化，因此，原有的档案管理模式已经无法满足现实需求。但事业单位在每一次转型升级的过程中，如果没有第一时间对涉及的人事档案内容进行调整，那么随着时间的推移，积累的工作就会日益复杂，大量的遗留下来，成为历史问题。

（二）缺乏先进的管理硬件，信息化水平偏低

事业单位的人事档案管理工作并不是独立存在的，其涉及的内容形式是多元化的，因此也是一个庞大的管理体系。档案管理部门掌握着企业长期以来经营发展的重要人事档案资料，但受环境条件、制度的限制，大多数事业单位并没有一个属于自己的办公场地及资料管理库，甚至部分偏远的事业单位连档案管理和加湿器都无法购置，导致档案管理工作无法有效开展，也不能保证质量水平。与此同时，现代信息技术的飞速发展为档案管理工作效率的提升提供了渠道和途径，部分事业单位档案管理工作人员只是利用计算机技术实现了信息的录入、检索和调阅，无法充分发挥其价值作用，导致档案管理工作与无纸化办公仍存在较大的差距，整体管理水平滞后。

（三）缺乏健全的人员配置，专业能力及素质有待提高

根据相关的实践调查研究我们可以看出，目前我国大多数事业单位对人事档案管理工作并没有引起足够的重视，从业的人员也大多是兼职，由于专业性不强、综合能力不高，其本身档案管理水平就无法保障，加之不是专人管理，会由于工作时间的原因无法及时开展归档工作，大量的档案资料没有第一时间进行更新归档，久而久之，使得事业单位的人事档案失去了准确性和时效性。

（四）缺乏完善的管理制度，管理力量薄弱

随着事业单位的不断改制，内部科室、人才结构都已经发生了翻天覆地的变化，科室重组不再以资历为上，人员晋升大多采用竞聘上岗的方式，导致过去的人事档案管理员出现了一定的岗位调动，事业单位也没有定期对工作人员进行档案知识的培训，导致其认知不足，无法系统全面地了解档案管理的流程、模式，对收集、归档、装订等业务不熟练。与此同时，大多数档案管理工作人员仅仅是将相应的材料放到人事档案盒中即可，没有进行归档处理，导致管理水平无法得到显著的提升。对于设备设施的购置来讲，大多是将办公场地、信息查阅场、地库房集为一体，没有相应的防护措施，安全管理设备不足，防火、防潮、防盗等要求流于形式。而造成这一现象的主要原因在于事业单位的管理人员没有根据现实需求制定出切实可行的管理制度及管理条款，管理力量十分薄弱，仍然采用的是手工调阅档案的模式方法，而正是由于反复使用，部分纸张出现了发黄、字迹模糊、褪色等不良现象，直接危害到人事档案的完整性和安全性。

（五）人事档案收集工作力度不足

第一，部分事业单位并没有制定出切实可行的、健全完善的人事档案收集、归档工作制度，在实际操作中没有有效的贯彻落实，工作过程过于滞后、过于被动，尤其是对于一些无专职人员的事业单位，上述问题尤为突出；第二，对收集、归档的材料没有进行系统全面的分析，缺乏连贯性和全面性；第三，归档材料的真实性、可靠性、准确性无法得到有效的保证。众所周知，人事档案必须保证其客观性和真实性，连续地记载干部本人的实际情况，但根据实际调查研究我们发现，事业单位人事档案中的年龄、工龄、党龄、学历虚假现象十分严重，不同的干部在部分材料上所体现出的内容形式基本一致，例如，对于一些考核评价类的材料，大多都是套话、空话，千篇一律，无法客观公正、全面系统地体现出不同干部的实际情况，这些内容都直接影响了人事档案的准确性，导致利用率不断下降。

三、提高事业单位人事档案管理工作效率及质量的主要对策方法

（一）正确看待人事档案管理工作的重要性，及时解决历史遗留问题

人事档案管理并不是由档案管理部门独立完成的，必须加强与其他相关部门之间的沟通协作，建立健全完善、高效、良好的交流机制及互助机制。与此同时，不同的管理部门相关领导都要加强对人事档案工作的正确认知，重视档案建设，切实解决在人事档案管理中遇到的一系列问题和困境，根据现实需求建立健全完善的档案从业人员培训机制，定期对其进行技能培训及能力提升，同时利用切实可行的奖惩机制，激励员工，引导员工约束自身的言行举止，激发工作热情及工作主动性。另外，如果事业单位进行改革时，内部的人事变动较大，必须第一时间组织档案管理人员及各部门负责人，快速高效地对个人档案进行调整梳理，确保所有的历史遗留问题能够及时解决。值得注意的是，人事档案每一次调整都应当做好相应的记录，不仅包括问题的描述，还要对解决问题的方法进行梳理，为后期人事档案管理工作的有效开展提供可靠的支持。

（二）有针对性地增加硬件设备设施的资金投入

要确保人事档案日常管理工作的有序开展，事业单位应当对人事档案管理工作所需要的经费进行有效的预留，同时，要将档案管理的经费落到实处，有针对性地购置先进的档案管理硬件设备设施，留出足够的场地进行档案资料的存放，并且确保存放空间满足三室分离的基本条件，对防鼠、防盗、防火等防护措施引起足够重视，增加消防安全警报等相关设备，通过这样的方式确保档案的安全性和可靠性。与此同时，档案管理人员还应当灵活利用现代信息技术及新媒体技术，对原有的人事档案管理模式进行改革创新，对应当向社会公众公布的档案数据，利用网络平台进行共享，同时向社会提供人才档案信息服务功能，通过这样的方式实现信息资源的高效共享。这在一定程度上提高了人事档案管理的效率，同时也为事业单位的管理人员提供了可靠的信息数据，提高了档案的使用效率，逐步向无纸化办公迈进。

（三）切实提高管理人员的综合素质，搭建高水平的管理团队

随着国家的不断发展，经济体系也在原有基础上实现了深化改革。对于事业单位来讲，职位的晋升、干部的任命都必须以连续的、专业的人事档案作为支撑和体现，因此，这在一定程度上增加了档案管理人员的工作内容及工作量，同时也对从业人员提出了更高的要求和标准。从一定意义上来讲，基本信息的收集、整理、归纳是档案管理工作的第一环节，也是最为重要的环节，一旦这一环节出现任何问题，后期要改动资料难度较大，也无法保证档案数据的真实性、可靠性和准确性。在这样的背景下，档案管理人员必须不断提高自身的专业能力和综合素质，树立责任心和责任意识，对档案管理的各个步骤、各个环节加强审核把控，按照“三龄一历”的原则和标准对人员信息进行有效处理，而在思想上则应当鼓励所有员工遵守事业单位的规章制度，树立为人民服务的理念，甘于付出，严于律己，宽以待人。

（四）建立健全完善的管理制度，实现档案建设的制度化发展

众所周知，人事档案工作具有一定的复杂性，涉及的内容形式较多，如果缺乏一定的规章制度进行约束，就会导致整个工作混乱无序。在这样的背景下，事业单位的人事档案管理人员应当根据单位发展实际情况及社会需求建立起健全完善的档案管理制度，并且在日常工作中有效地贯彻落实。尤其是对于计算机辅助管理制度的建设而言，必须引起足够的重视，严格要求档案的收集、整理、归纳环节，并对档案的转出转入工作足够重视，这样才能确保档案中的资料真实准确，杜绝虚假材料的出现。另外，还应当根据现实需求制定出切实可行的人事档案案卷整理工作细则，对整理环节明确规定，这样才能使得档案信息科学完整、全面系统，便于上级主管部门对干部进行客观公正、真实有效的考察任用。

（五）加强人事档案材料的收集整理，提高管理水平

人事档案材料是开展档案管理工作的基础，随着事业单位的改制，单位内部所产生的人事档案资料不断增加，包括干部制度的改革、考察培训、人员的晋升、聘任等都需要在人事档案中记载，导致入档材料增加，对于档案材料的收集管理工作提出了更高的要求和标准。一方面，相关的从业人员应当第一时间收集与人事档案相关的材料数据，按照相应的标准制度进行整合归纳，分辨其真伪，从真正意义上实现取之有据；另一方面，如果材料不符合归档要求，那么应当退回原部门进行及时处理，通过补办、修订等方式方法确保档案的连续性和完整性，同时手续应当完备，以此实现事业单位人事档案的权威真实性。

四、结束语

综上所述，事业单位人事档案管理应当正确看待人事档案管理工作的重要性，及时解决历史遗留问题，有针对性地增加硬件设备设施的资金投入，切实提高管理人员的综合素质，搭建高水平的管理团队，建立健全完善的管理制度，实现档案建设的制度化发展，加强人事档案材料的收集整理，提高管理水平。