数字化时代下国有企业办公室工作管理创新对策

丁倩 中国联合网络通信有限公司北京市怀柔区分公司

国有企业是我国国民经济中重要组成部分，可以说国有企业的稳定发展，是社会经济稳定的前提。现阶段，我国国有经济正处于稳步发展阶段，随着市场经济不断变化，国有企业面临的挑战也随之增加，国有企业想要实现可持续发展，就应对企业办公室工作管理进行不断改革与创新，进而提升工作效率，进而适应瞬息万变的市场环境，为国有企业发展奠定坚实的基础。

一、国有企业办公室工作特点

（一）政治性

国有企业是我国国民经济的支柱，是党长期执政的基础，而国有企业办公室是企业的核心，可以说，国有企业办公室工作的政治性特点十分明显。随着经济全球化，市场经济体制不断改革，国有企业之间的竞争不断强化，使国有企业踏上改革之路，在企业改革过程中，办公室人员应具有统一的思想政治意识，同时，办公室人员还应具有极强的政治鉴别能力，在日常工作中，应严格坚守工作原则，端正工作态度，进而确保办公室工作为国有企业改革提供正确的决策引导，从而为国有企业改革提供助力。

（二）规范性

国有企业办公室工作内容较多，涉及方面较广，从而导致工作要求与工作标准极高，国有企业办公室工作的规范性，是提升办公室工作效率的基础，是保障办公室工作质量的前提，现阶段，我国大部分国有企业都建立了相对完善的企业规章制度，对重要文件、印章以及档案管理力度也十分重视，从而使办公室工作的安全性得到保障，从而使办公室工作能顺利开展[1]。另外，国有企业办公室工作的规范性，还可通过相关图表、制度以及完善的工作流程体现出来。

（三）服务性

国有企业是党执政的基础条件，故而，国有企业办公室在日常工作中，不仅要具备极强的服务意识，还应确保工作内容围绕领导、基层以及为群众服务的宗旨，与此同时，为提升办公室工作的服务性，国有企业办公室人员还应不断转变自身的工作观念，具备极强的责任心，确保在实际工作过程中，有认真、负责的工作态度，进而使国有企业办公室工作质量与效率得到保障。

二、当前国有企业办公室工作管理存在的问题

（一）工作任务量大，工作责任不明

国有企业办公室是国有企业管理的助手，在企业管理过程中承担协调与服务作用，可以说，国有企业办公室工作内容多，任务量大，逻辑条理无章法。办公室为调节企业中出现的各种突发情况，需要充分调动企业各部门人员，导致本就繁多的工作更加杂乱，办公室人员分工与职责划分不明确、不清晰，导致工作效率低下[2]。另外，国有企业机构简单，进而导致办公室人员工作量进一步增加，不仅要进行处理文件、安排会议、安全保密等基础工作外，还要参与制度建设以及信息化工作等，使办公室人员工作压力过大，进而导致工作出错率高，使企业管理水平受到负面影响。

（二）管理人员综合素养有待提升

现阶段，大部分国有企业办公室人员的工作就是协助企业领导办公，在人员招聘与选拔过程中，更重视人员的协调组织能力与文字水平，对办公室人员的管理能力并不重视。然而，随着市场环境发生巨大变化，对办公室人员的能力要求更高，不仅要掌握上述基本能力，还应熟练掌握现代管理技术，并对数字化技术、信息技术等现代技术有一定的了解，同时还要具备一定的判断与决策能力，进而为企业管理人员在进行决策时提供帮助。然而，当前在国有企业办公室实际工作情况来看，工作人员更熟悉以往的工作模式，人员自身具备的能力并不能更好适应当前国有企业发展的要求，企业想要实现数字化、信息化管理工作很难落实，严重限制企业的发展。

（三）办公室工作管理理念陈旧

部分国有企业更重视生产经营活动，而对办公室工作缺乏一定的重视，虽然能及时创新生产技术与经营管理理念，但对于办公室工作管理理念的更新并不及时，进而导致办公室人员在日常工作中，缺少主动服务意识，只是听命于上级领导命令开展工作，甚至部分工作人员在进行管理时，受人情、面子观念影响严重，管理人员充当“老好人”，在工作中发现问题不愿直接指出，对问题不严格纠正，进而导致管理举措落实困难[3]。甚至在进行人员问责与处罚时，因人情面子，而走形式，不仅很难对人员进行惩戒，引起人员对此类事件的重视，还限制办公室工作管理人员的管理效率，进而影响国有企业的长久发展。

（四）管理制度不完善

完善的管理制度是国有企业办公室工作顺利开展的基础，能有效约束办公室工作人员的工作行为。然而，根据当前国有企业管理制度现状分析，少数国有企业对管理制度并不重视，在制定管理制度时过于随意，对工作开展的影响因素考虑不全面，不细致，进而导致管理制度细节上存在许多漏洞，制度条例不清晰、不具体，无法为办公室工作提供制度保障。另外，甚至有部分国有企业在制定特殊制度条例时，并未以企业自身的发展需求为基础，进而导致制度与办公室工作需求存在一定偏差，无法适应当前数字化时代企业的实际发展道路，不仅严重限制国有企业办公室工作的质量与效率，甚至还会影响国有企业的可持续发展。

（五）管理方式局限

因国有企业结构复杂，工作人员多，办公室工作管理内容涉及范围较广，传统的管理方式很难为办公室工作提供有效帮助。当前部分国有企业办公室工作管理过程中，缺乏对管理方式的创新力度，甚至仍有部分工作人员在实际管理过程中，主要依靠以往的工作经验，采用传统的管理方式，缺乏创新意识，进而导致工作进展缓慢[4]。随着我国信息化技术的发展，大部分国有企业都积极引入了信息化、数字化管理技术，但实际运用效果并不理想，管理人员掌握熟练度不足，技术更新不全面，信息化、数字化管理系统功能并未完全开发，应用范围并不全面，在运用信息化、数字化管理方式时，并未进行深入研究，管理工作流于形式，在面对新问题时，并不能第一时间进行解决，严重影响办公室工作质量。

三、数字化时代下国有企业办公室工作管理创新对策

（一）合理分配工作，明确管理责任

国有企业办公室工作管理想要实现科学化、数字化，就应对办公室内部工作进行合理分配，国有企业办公室是企业的核心部门，主要承担着信息、办事、咨询、服务等职能。因此，应对办公室工作配置进行不断优化，明确各部门的工作职责与权限，细分岗位职责，确保专人专岗，避免出现推卸责任现象。另外，还应对办公室各项规章制度的责任进行明确划分，积极采取责任制管理，避免公物私用、以权谋私等非法行为，进而提升办公室工作效率。

与此同时，在明确岗位职责、调配工作人员过程中，还应积极将高效、节约原则运用到实际工作当中，尽量减少不必要的费用支出，并根据企业办公室工作的实际情况，在能保证工作正常完成的情况下，精简人员配置[5]。

（二）加强人员培训，提高工作人员综合素养

人才是企业发展的关键，对于国有企业来说，国有企业办公室管理人员的专业性严重影响着国有企业的发展，是企业形成良好声誉的关键角色。因此，国有企业应积极加强人员培训，对现有的办公室工作人员进行专业业务培训，使工作人员能熟练掌握政务网、互联网以及企业内部网络的相关功能，并提升人员信息化公文处理能力，确保工作人员能熟练使用现代技术进行开发、运用、管理档案资源，同时使其熟练掌握先进的管理软件与办公设备，进而提升工作人员效率。

与此同时，还应为办公室工作人员定期举办相关讲座，并确保工作人员积极参与其中，不断提升自身综合素养，并设立“打卡”制度与技能考核制度，在培训环节结束后，对工作人员进行技能考核，只有通过考核的工作人员才能获取相应奖励，进而激发员工主动参与培训活动，进而提升管理人员的工作水平。

另外，国有企业办公室应为工作人员制定严格的工作流程与相关规范，确保工作细致，并不断完善办公室工作规范机制，约束办公室工作人员行为，并加强工作考核，使办公室工作人员的工作效率得以提升。与此同时，国有企业还应根据不同类型的人才制定不同的考核评价标准：对于经营管理人员，应从经营评价、管理评价以及履行职务能力评价三方面进行综合业绩考核；对于专业技术人员，应从技术创新、管理创新以及解决技术难题能力三方面进行综合业务考核[6]。

（三）创新管理理念，完善管理流程

随着数字化时代的到来，传统的办公室管理理念很难满足当前国有企业发展的需求。因此，作为国有企业办公室管理人员，应根据当前国有企业自身的实际发展情况，将数字化技术与理念融入管理工作当中，进而提升国有企业的核心竞争力。这就要求办公室管理人员应具备可预见性，在进行办公室工作管理过程中，不断更新管理理念，将现代化、数字化、智能化管理模式运用到实际管理工作当中，进而提升国有企业办公室管理工作的质量与效率。

与此同时，国有企业想要在当今数字化时代实现长久发展，就应不断对管理流程进行完善与优化，对每个管理环节进行完善与改进，进而提升管理效率。由于国有企业办公室工作内容多且繁杂，因此，在优化与完善管理流程时，也应与时俱进，不可一成不变[7]。通常情况下，国有企业办公室的工作流程分为两种模式，即非固定流转与固定流转，想要完善管理流程，就应对具体流程进行具体明确，以处理文件与准备会议工作举例，具有固定的工作流程，但遇到紧急事件时，其处理与协调督办环节都属于非固定模式，在进行工作过程中，首先应理顺事件的急缓，随后进行具体协调，确保所有工作能在遵守企业规定的同时，确保完成质量，进而提升管理效率。

（四）完善管理制度，强化督查督办力度

国有企业想要提升办公室工作管理效率，就应积极对当前的管理制度进行完善，可以说严格的管理制度是确保办公室工作效率的基础，因此，国有企业想要提升办公室工作管理效率，就落实督查督办管理制度，强化督查督办力度，进而提升对内管理质量。

国有企业应对监管制度进行完善，并重点将督查督办工作落到实处，并根据企业各部门具体的工作职能制定对应的督办清单，并明确工作责任，协调财务、后勤、运输以及管理等部门，进行互相配合、互相监督，从而确保督查督办工作顺利开展[8]。另外，为了进一步提升国有企业办公室工作的服务质量，管理人员还应对办公室工作制定通报制度，进而确保所有工作能及时进行反馈与落实，若存在无法解决的督办问题，应对其集中处理，进而确保督办工作顺利进行。与此同时，管理人员还应根据作风问题，狠抓督查督办工作，深入基层进行基础调研，收集可行性意见，进而为后续经营问题提供帮助，为上级领导决策提供支持。

（五）积极运用数字化技术，拓展管理方式与渠道

随着数字化时代到来，国有企业竞争更加激烈，在当前时期，国有企业应积极运用数字化、信息化技术，加强管理工作的数字化建设，进而提高办公室管理工作的质量与效率，从而提升国有企业的核心竞争力。

在国有企业发展过程中，数字化技术是不可缺少的重要组成部分，国有企业只有加强数字化管理系统的开发与利用，不断转变传统的办公室管理模式与管理理念，强化创新意识，将大数据、人工智能、云储存等数字化技术运用到企业运营当中，通过可视化数据指标分析，实时观察企业现状，从而通过数字化管理，确保办公室管理工作的灵活性与科学性[9]。数字化管理系统的运用，能进一步提升办公室文档工作的效率，通过电子数据库及时上传相关文件，不仅能自动处理文件分类，还能实现急速查找，进而提升文档管理工作效率，缓解管理人员工作压力与工作强度。

另外，还应不断拓展管理渠道，积极利用互联网，实现线上线下共同管理，使国有企业办公室工作流程化、表格化、模板化，确保工作质量，提升工作效率。与此同时，还应借助云计算技术与其他相关技术，建立云管理平台，通过集中式管理系统，对相关文件、信息进行共享，确保办公室工作效率，进而提升国有企业办公室工作管理质量，为国有企业发展提供技术支持。

四、结语

总而言之，随着我国国民经济不断发展，国有企业面临了更多发展空间的同时，也遇到更多的挑战，国有企业想要在数字化时代不断提升自身的核心竞争力，就应重视办公室工作管理，不断完善管理制度，加强人员培训，拓展管理方法与渠道，创新管理理念，进而为国有企业发展提供源源不断的助力。