监理企业内部管理信息化建设的必要性与发展前景

汤义兰 铁四院（湖北）工程监理咨询有限公司

一、监理企业内部管理信息化的意义

现今世界已然进入信息时代，信息生产力属于新兴的社会生产力范畴，信息社会代表着社会进步的趋势，利用信息技术整改企业已经属于一种全球性的趋势，企业必须协调自身的发展攻略，抢占战略制高点，大力推进企业信息化建设。可以说，企业信息化是21世纪企业生存和发展的必要条件，是提高企业竞争力、服务市场经济的重要条件。

企业信息化是指通过信息技术实现企业的资金流、物流、作业流、信息流的数字化、网络化管理，提高经营管理效率。信息化对企业发展的作用日益显现，通过企业管理系统进行信息化建设能够增强核心竞争力，适应瞬息万变的市场经济竞争环境，实现持续发展[1]。落实到企业内部，企业通过信息化建设可以改变内部管理模式，对所拥有的人、财、物、信息等综合资源进行平衡和优化管理，协调企业各部门开展业务活动，使企业的管理更加细致、有序，促进企业信息的有效流通，资源和知识共享的同时，实现企业全部生产经营活动的运营自动化、管理网络化及决策智能化[2]。

所以传统行业进行信息化建设势在必行，从源头上抓起，从基础上改变传统的管理模式，拥有比别人更快获取和处理信息的能力。

信息化建设是监理企业职能部门的高效运转的重要基础，总的来说可以分为这几点：一是提供一个信息共享的公共平台，及时汇集各个部门的有效信息，消除部门之间的信息不对等，缩短信息的传递的时间，保证信息传递的正确性，让有关部门及时做出相应回应。二是信息化系统作为一个各类信息的汇总平台，信息大数据时代，可以快速准确的找出各个部门所需要的信息，如了解某一职工的工作轨迹、曾担任岗位、擅长专业、执业资格情况等。三是信息化推行后，不再是人来管事，而是由制度和程序来管理各项事务，尽管人事变动也不会因交接不全面造成信息对接错误和遗漏，岗位新人员可快速上手。

二、监理企业职能部门信息化需求分析

（一）经营管理信息化必要性

在目前市场化大背景下，经营工作是监理企业的重中之重。经营工作第一步是市场信息的收集、整合、处理、跟踪，监理企业的信息化建设，可以建立针对监理市场信息收集，筛选、处理和跟踪的规范性高的系统软件，将信息发布的常用网站、重点关注的网站进行标注，设置关键信息提醒，可以有效避免因人的不稳定因素造成的信息的遗漏，也可大大减少这种效率低下的工作[3]。

经营工作中的项目投标评审、保证金的办理、满足投标并能履约的人员的选择和安排等，都需要各个职能部门通力合作，在实际工作中，这部分的工作往往推动起来非常漫长。建立信息化系统，可以减少信息流转的时间，同时在系统中提取可做决策参考的信息，不在同一办公地点也能提出一方意见及建议。另一方面，信息化系统可设置强制处理，有效避免推责和拖沓，让工作更顺利开展。

（二）财务管理信息化必要性

一个大型的监理企业，同时进行的项目有几十上百个，而且这些项目工期短有1年，长有上十年，如遇中途工期中断，历时时间更是不可预计，地处全国各地，个别项目更是在海外。依靠财务部仅有的人员来管理情况各异的项目收款、费用报销、工资发放等是一项不容出错的工作。信息化建设有利于规范合同信息、收款信息、费用报销信息，确保信息的准确性、唯一性、及时性、可用性，形成以项目合同执行周期为个体的各项数据台账，支撑领导的经营决策。同时实现现场合同执行与财务收款、费用报销情况的联动与共享，设置预警提示，及时发现问题、解决问题。

通过监理企业财务管理的信息化建设，可整理提升财务管理过程中的规范化、精细化水平，同时建立了项目部与财务部的有效沟通平台，进一步提供企业的管理水平。

（三）工程管理信息化必要性

面对全公司100来个项目监理部，遍布全国各地，公司安全质量部很难做到全面把控所有项目的安全质量，安全质量风险这把剑一直悬在空中。

信息化系统建设安质部通过收集、整理、处理各类项目信息来完成对现场安全、质量、文明施工的管控，信息就是监理企业管控现场的抓手。而通过建设信息化系统，可以有效加强监理项目各类信息的处理能力[4]。

（四）人事管理信息化必要性

监理人才是监理企业最重要的财富，也是提升企业核心竞争力的基础，信息化系统可以实现对人员个人信息、工作状态、持证情况、发展计划、劳动合同、工作经历、擅长专业等有效管理，构建更为完善的企业人才信息库[5]。特别是在证书管理方面，能为各个部门提供一个公共的查询平台，证书管理人员只需将证件信息及时输入和更新，就可以供任何需要的人快速查询和统计，方便现场总监和管理人员及时了解项目人员的持证情况，应对各个政府机关的检查，公司领导在选用人才时可以及时准确地找到需要的人，也可以弥补人工管理信息的效率低下和疏漏，也减轻了人工管理的工作量，为各级管理者的决策判断提供准确信息[6]。

（五）行政管理信息化必要性

企业信息化建设的难点说到底还是管理的问题，要保证内部流程管理有序、业务标准清晰。企业信息化建设还是一个逐步迭代和优化的过程，因为市场是不断变化、公司是不断发展的，所以系统要经得起时间的考验，当市场或技术发展等外部变化时，可以及时调整规划目标，不让自己处于被动的局面[7]。

在行政管理方面，由于项目点多面广，现场对接的文员素质参差不齐，信息化系统可以有效规范程序，例如盖章申请、事项请示、物质采购、车辆管理等事项避免线下操作时一事多问，多头重复请示，费时费力，效率低下。通过利用信息化手段，将核心流程进行梳理，分类分析内控流程，在系统中设置不同层级领导审批，为企业的行政工作提供便利[8]。

很多企业对致力于想通过大数据的手段来提高自己的收益，对大数据的热衷也与日俱增，但是必须明确的是大数据必须建立在前期做的基础信息化工作之上。

（六）学习培训信息化必要性

作为咨询服务行业，监理人员专业知识的深度及先进性非常重要。现实是，现场监理人员专业水平参差不齐，起点有高有低，加之人员高度分散，多数为野外作业，同个项目的人都很难集中，传统的集中面对面培训实施起来有很大难度。通过信息化系统构建企业的知识管理体系与学习平台，全体人员可以利用空闲时间学习自己需要加强的专业知识，同时可以为员工提供执业资格考试辅导课程，调动员工考证的积极性，提高考试通过率，提升企业专业服务水平，推动企业核心竞争力的提升，同时为企业发现人才，聚集人才提供一个有利条件，提升企业人才整体素质。

（七）文档管理信息化必要性

监理企业管理，文件类型繁杂多样，通过传统的纸质方式，不仅传递的时效性差，过程安全保密性低，信息的丢失和遗漏不可避免。通过信息化系统，结合企业的特定管理流程，设定有针对性的文件模版，实现文件上传、批示、传阅、分类归档、快速查询与检索等功能，可大大提升文档本身的规范化水平与处理效率，同时对有保密要求的文件也做到了安全可靠。

三、信息化推进中存在的问题及建议

（一）改变传统操作，需克服短暂的不适应

信息化实施过程中，操作者因传统的工作方式被改变，可能会对应用信息化软件产生抵触情绪，认为传统的工作方式。因信息化实施开始阶段，大量初始数据的导入和信息的完善，耗时耗力，工作量大，而信息化的优势在信息导入初期无法快速体现，使得部分人员认为信息化是没有必要的多余工作。对这种情况，公司应加强信息化管理的宣贯工作，让员工深入了解应用信息化管理软件的实际意义。通过培训、沟通，让员工逐步熟练操作系统，适应系统，克服初期数据初始化的困难，慢慢体会到信息化系统带来的工作便捷，感受到工作效率的提高，顺利推行信息化系统实施。

（二）强制规范操作流程，责任划分明确，使少部分人难以接受

传统的工作方式，总有一部分人被催促，被多次提醒才能完成工作，或者故意视而不见，在岗不作为，或敷衍推诿草草了事。信息化系统推行对这部分人是不友好的，按标准化操作流程，每个环节每个岗位的人员必须履行自己的职责，公共的平台，接受所有人的监督，再也没有推诿的空间，这样必定让少部分人难以接受。但对于一个要求发展的企业来说，这是一个发现问题，提升管理水平，提高工作效率的好时机。淘汰安于现状、不思进取的人员，注入敬业爱岗、有创造力的新鲜血液，让企业管理水平向前一大步。

（三）电子版文件与纸质版文件的并存，需做好过渡

传统的企业管理方式，纸质版文件占多数，纸质版文件便于查看，触手可及，清晰明了，有自身的优势。但纸质文件占空间，不能快速检索查询、容易丢失，也有很大弊病。在各行各业信息化快速发展的今天，无纸化办公已成为趋势。如各种注册证的办理不再需要提交纸质资料，全程网上办理；档案馆需要归档资料全部为电子版；政府部门开通网上办理业务等，信息化已开启新的时代。我们也要顺应社会发展从纸质文件向电子文件转变，在应各方面要求无法完全电子化的前期，可实行电子版文件与纸质版文件的并存。无纸化办公需要根据信息化软件的推广程度循序渐进地展开，各项管理工作由手工记录转为信息化平台自动生成。为保证顺利过渡，务必要同时保留好纸质记录，避免发生信息缺失现象。

四、信息化建设发展前景

信息化建设是监理企业转型升级的重要手段，是企业未来发展提高市场竞争力的重要措施。企业必须提高战略认识高度，紧跟时代发展，抓住先机，引领前沿技术，积极推进企业信息化建设。

信息化建设必须基于组织和管理的标准化，通过标准化的组织和管理来架构信息化系统。信息化建设是一项不断发展完善的工作，需要在使用中不断摸索与完善信息化与企业管理的最佳结合点，让信息化系统很好地为企业管理服务。

信息化建设应以减少人工操作、方便使用人员为宗旨，切忌一项工作多次重复，增加工作量。在系统设置时，应充分考虑实际情况，多角度调研，充分听取不同岗位人员的诉求，以好操作、易上手、方便使用为原则，不能机械设置不合逻辑的操作流程[9]。

欲速则不达，在企业信息化建设方面也同样，慢即是快，脚踏实地，稳扎稳打，一步一个脚印，总体规划，分步实施，有序推进。信息化系统需根据企业自身的管理特点和管理流程来设置，不能简单套用已有的系统，需进行充分调研，了解各部门及具体操作人员的需求，才能真正开发出有可操作性的系统。企业需要不断完善标准化体系，进行专业化软件定制，同时建立基于移动通讯、互联网的多方协同工作平台，在重点项目上实现企业与项目其他参与方的信息沟通和数据共享[10]。

现阶段的信息化系统依然停留在半智能状态，要正在发挥信息化应用价值，还需要不断实践和探索，结合大数据、云计算技术的运用，真正实现智能化、集约化功能，进一步提升信息化的支撑水平，全面实现信息化价值，支撑企业向智慧企业迈进。