应用PDCA循环法优化科研机构因公出国(境)管理流程

沈歆媛 周姝 赵薇薇 田汉 董少华 陈俊凌

(1.中国科学院合肥物质科学研究院，安徽 合肥 230031；2.中国科学技术大学研究生院科学岛分院，安徽 合肥 230026)

0 引言

随着我国科技投入力度的增大及科研实力的提升，国际学术交流、科技互访等活动日益频繁[1]。因公出国(境)是指受党政机关、人民团体或国有企事业单位派遣，以执行公务为目的，对出访时间、出访国家(地区)、出访路线等均有严格规定的非个人支出费用的出国(境)活动。在科技领域，因公出国(境)是科技国际化的有效传播手段和吸收引进先进技术的重要途径，无论是在提升科研院所国际影响力及学术地位方面，还是在人才培养方面，均起到了十分重要的作用[2]。

中国科学院合肥物质科学研究院(以下简称“合肥研究院”)是中国科学院所属最大的综合性科研机构之一，由安光所、等离子体所、固体所、智能所、强磁场中心、核能安全所、健康所7个科研单元组成，现有职工约2700名，在学研究生约3100名。合肥研究院一直秉承“开放、合作、共享、多赢”的理念，大力推行国际化人才交流培养计划，多方面开展合作，加强信息沟通，加强资源共享，建立常态化交流机制，共享大科学装置等研究平台，办理因公出国(境)申请的人数近年来大幅增加。据统计，2009年因公出国(境)人数为200人次，2019年上升2倍达到600人次。出访频率的提升在一定程度上加大了因公出国(境)手续办理的工作量与难度，急需提升科研院所因公出国(境)管理工作质量和效率，促进科研院所人才培养计划和国际学术交流计划落地执行。在此背景下，合肥研究院基于中科院因公出国(境)管理办法，借助PDCA循环理论设计并执行了一系列措施以提高合肥研究院外事工作效率，并切实为一线科研人员“行政减负”。

PDCA循环理论又称戴明环法，是全面质量管理所应遵循的科学程序。全面质量管理活动的全部过程，就是质量计划的制订和组织实现的过程，这个过程就是按照PDCA循环周而复始地运转。PDCA循环不仅适用于质量管理体系，也适用于一切循序渐进的管理工作。PDCA循环理论以阶段性划分管理，包括计划(Plan)、实施(Do)、检查(Check)、处理(Action)4个部分[3-4]。

1 计划阶段

基于笔者多年因公出国(境)手续办理经验，通过总结办理过程中遇到的问题，并与多名科研单位外事主管进行深度探讨，总结出因公出国(境)管理中存在以下4方面的问题。

1.1 材料种类多，填写重复信息

因公出国(境)管理是一项政策性、专业性很强的工作，涉及的审批部门较多，包括业务主管部门、中科院国际合作局、科研院所、省外办出国处、省外办外事服务中心、各国领馆等。由于省外办因公出国(境)申报管理系统与中科院ARP系统(ARP系统是中科院对全院人力、资金、科研基础条件等资源配置及相关管理流程进行整合与优化，构建有效管理服务的信息技术平台)信息不共享，在办理签证的过程中会涉及填写多种重复信息的材料。因公出国(境)人员在批件审批阶段、护照办理阶段以及回国反馈阶段需要填写的材料见表1。

表1 因公出国(境)人员办理签证需要填写的材料

重复填写信息包括的字段见表2，重复的字段高达70个，如多次填写团组及个人等信息，增加了出访相关人员在办理因公出国(境)签证(通行证)过程中的工作量以及相关人员的审核时间和难度。

表2 重复信息字段

1.2 路途往返时间长，单一团组办理效率不高

合肥研究院位于合肥市西郊的科学岛上，面积约2.65km2，共设有7个科研单元，分布在科学岛上的各区域。在办理因公出国(境)手续的过程中，各科研单元的出访相关人员需要多次往返合肥研究院机关办公楼提交多份材料。

在办理因公出国(境)普通护照和签证的过程中，涉及安徽省外办护照及签证的办理。由于科学岛位于合肥市的西北角，而安徽省外办位于合肥的东南角，两地相距约40km。在一个团组材料完整的情况下，需要往返两地共3次(共计240km)，包括提交纸质上报材料、提交签证材料及缴费、领取签证。如材料出现问题，将耗费更多的人力和时间。

1.3 信息来源较多，增加沟通成本

每个科研单元都配有外事主管，大部分科研处室会配备处室秘书，外事主管及处室秘书的职责之一是协助因公出国人员办理相关出国(境)手续。一次出访任务，一般需要以团组为单位进行收集信息并上报。在填报中科院ARP系统时，可能需要团组成员之间以及与外事主管、处室秘书进行沟通，在递交材料至合肥研究院或安徽省外办时，根据团组情况可能由外事主管、科室秘书或团组成员甚至团组外成员进行提交。相关人员如对团组材料不熟悉，信息来源多，沟通成本高，可能造成与相关部门的对接不通畅，从而导致进度延误。

1.4 团组人员时间冲突情况较多，不同国别材料差异较大

在因公出国(境)签证办理环节，团组情况复杂，将会极大影响办理效率。例如，一团多人、多团一人、多团多人等情况经常造成人员时间冲突，且当某出访人连续出访多个国家或地区时，部分关键材料在省外办和使馆间的审核时间也可能会出现冲突。另外，不同的国别，其办理签证所需的材料及格式也各不相同。以办理短期签证情况下法国和美国的签证材料为例进行对比，见表3。从表3中可以看出，签证材料的准备几乎都不相同，各国签证表的填写也不尽相同。在出访相关人员在准备因公出国(境)材料时，特别是初次出国(境)或出访不同的国家(地区)时，可能会因为材料准备失误耽误办理签证的时间。

表3 法国、美国签证材料对比

2 实施阶段：针对问题，各个击破

2.1 建设因公出国(境)外事服务系统

针对材料种类多、填写重复信息的问题，提出建设因公出国(境)外事服务系统的方案。建设此系统的目的是减少出访相关人员在因公出国(境)流程中填写重复的团组信息和个人相关信息。出访人员在ARP系统平台上完成因公出国(境)申请填写，经过相关部门的审批后，外事服务系统将开启此出访团组的填报任务。具体包括：①系统抓取出访人员在ARP系统中填写的基本信息；②出访人员登录外事服务系统，在系统中补充少许团组及个人信息和材料，确认信息无误并提交后，管理人员在后台进行审核；③通过审核后，系统把信息和材料直接上报至安徽省因公出国(境)申报管理系统，同时自动生成所需信息表格(因公护照事项表、因公签证事项表、个人资料登记卡)，管理人员进行确认并打印纸质版本。除此之外，外事服务系统会保存出访人员个人信息，出访人员下次出访时在外事服务系统环节仅需要对个人信息进行确认及个别信息的更改便可提交，可大幅减少信息的重复填写。

2.2 增设“护签办理专用袋”

为了减少出访人员在办理签证(通行证)过程中所耗费的时间和精力，让信息多“跑腿”，设置“护签办理专用袋”。出访人员可以将所需办理的材料装入“护签办理专用袋”就近投入每个科研单元的投递柜，研究院安排人员每天定时回收护签资料。

2.3 减少相关方人数并设置护签专员

为降低沟通成本，适当移除科研单元中外事主管所需承担的签证业务，减少流程相关方的同时增加一名护签专办员，直接对接护签办理环节中的出访人员及相关办理部门。该专办员会为签证团组提供一对一服务，提供最新的签证材料清单并对出访材料进行审核及递送，每周收集7个科研单元的出访团组材料，并统一递送至省外办进行材料审核及签证材料办理、签证领取，最大限度提高每次递送材料的效力。

2.4 制订一对一方案，提前发送材料清单

针对复杂出访团组，在此团组办理之初，专办员会与团组取得联系了解团组的详细出访信息，并为之制订最优的办理方案，帮助出访团组成功办理签证(通行证)，顺利出访。在等待护照的过程中，提前将不同出访地所需准备的签证材料及材料填写注意事项通过邮件等方式发送给出访人员。这些量身定制的方案或材料能够大大提升办理效率。

3 检查阶段：定期检查，评定效果

PDCA循环检查阶段的主要任务是确认实际是否按方案流程进行操作。在整改方案的实施过程中，需要通过有效途径对关键阶段进行数据采集分析，监测成效，这里既要掌握方案实施的进度、效果，又要对出现的问题进行处理，防止目标偏离[5]。受新冠肺炎疫情影响，自2020年至今出访人数大幅下滑，针对因公出国(境)办理流程这一主题的研究样本量过小导致无法直接对流程优化效果进行检查、评定。在这一背景下，针对新冠肺炎疫情前的数据进行流程模拟，通过对比优化前后流程(表4)可以看出有明显提升和改善。

表4 优化前后流程对比

4 处理阶段：处理并总结经验，继续改进优化办理流程

PDCA循环的核心理念是持续改进，因此处理阶段是整个PDCA循环中重要的一环。今后计划从两方面进行处理：一方面，及时整理总结每次因公出国(境)申办工作相关数据和资料，记录每个环节办理时间，并对不同批次出访进行横向对比，发现申办过程中的问题；另一方面，采用访谈法评估办理流程中各阶段的效率，并针对出访人员提出的问题进行整理归纳，以进一步提高办理效率，进而优化流程，进入下一个PDCA循环。

5 结语

在科技领域，因公出国(境)是科技国际化的有效传播手段和吸收引进先进技术的重要途径。本研究应用PDCA循环对合肥研究院因公出国(境)办理流程进行优化改进，分析原有流程存在的问题，认准关键性问题，制订针对性的优化方案并组织实施，通过计划、实施、检查和总结4个阶段推动因公出国(境)管理持续优化，为一线科研人员“行政减负”。