事业单位数字档案资源共享研究

范嘉薇

（核工业二四三大队 内蒙古赤峰市 024000）

档案是信息资源存储的工具，具有信息服务的特质。合理利用档案信息资源，一方面可以提高事业单位的办事效率，另一方面也展现出档案的服务功能，全方位地提升信息资源的共享能力。但是，目前在事业单位档案信息资源利用过程中，仍然存在共享制度不完善、共享方式陈旧、共享意识不足等方面的问题，故应该有效地改善现存问题，制定相应的策略，提高共享意识，完善共享制度，改善现存共享模式。

相关概念界定

档案与数字档案

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案最本质的属性是原始记录性，具有法律凭证价值。

数字档案是指机关、团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称档案形成单位）收集保存的，可以通过信息网络系统进行传输和在线利用的电子档案或者纸质档案的数字化副本等载体的档案。

档案资源共享概述

档案资源共享的内涵

它是一种以网络为工具，以用户为中心，以利用为灵魂，将信息技术与现代管理体制完美融合，为公众提供最大范围内充分共享的信息服务的新型档案管理模式。

档案资源共享的价值

提高社会生产和管理效率。在信息时代的作用下，数据逐渐开放化，档案资源作为信息资源的重要构成部分，通过档案资源共享能够实现资源的传播和利用，从而为不同部门、机构和个人开展活动提供便捷，对业务流程进行调整优化，进而增强了管理质量和效率。档案资源做为一种重要的战略资源，档案资源共享涉及到国家政治、经济、文化发展的各个方面，通过共享能够优化配置国家战略资源，进而有利于国家政治民主、企业治理、企业国际化、经济转型，为经济、政治、文化、社会各个方面提供优质的服务。

确保决策科学。在数据开放的背景下，政府机关、企事业单位的决策环境越来越复杂，应对问题的及时性也提出了越来越高的要求。所有的组织都需要准确和全面的信息共享的支持。因此，每个部门都要处理复杂的问题，提出科学的决策，这就需要跨部门全面共享档案资源。档案资源共享提供了整合各类信息的可能性，有效避免了重复收集、重复调查和投资浪费，同时为个人、机构、组织和国家提供充分、可信的信息，以提高科学决策。

档案信息资源共享已具备基本条件

随着互联网技术的发展，在人们的生活和工作中信息共享技术开始被广泛的应用，公众对于档案资源共享的认识程度在逐渐的加深，对获取档案资源共享的意愿也就越来越强烈，希望在公众共享信息中将档案信息纳入到其中。然而，在开展档案信息共享前，需要档案管理部门做好相应的信息条件支持工作。

首先，要保证档案信息数量的充足，这是开展档案信息资源共享的先决条件。随着信息时代的到来，大量的档案信息急剧增加，纸质档案、照片和多媒体等资料迅速增多。这说明档案数量的不断增加在一定程度上满足了档案信息资源共享的需求。

其次，随着信息技术和互联网技术的快速发展和广泛应用，为档案资源共享提供了技术支持，特别是档案数字化的发展，将传统实物档案转变成为数字档案，然后借助互联网进行远距离的档案信息共享和传播，为档案资源共享奠定了基础。

我国档案资源共享现状分析

我国档案资源共享政策

在数据时代的背景下，数字档案资源管理是否具有规范性，对档案资源共享的可持续发展有着深远的影响；档案数字化程度对档案资源共享体量有着极大的影响作用；同时，数字档案共享体系建设也对数字档案资源共享的效率产生着影响，为此我国在档案资源数字化、档案共享系统建设、电子文件规范工作等方面相继颁布一些政策措施，从而为数字档案资源共享提供政策支持。比如，在数字档案资源相关方面，我国颁布了《档案数字化外包安全管理规范》《数字档案室建设指南》等。这些政策是落实，不仅推动了档案的数字化发展，同时也对旧档案起到了激活作用。在数字档案共享系统方面，我国出台了《数字档案共享管理办法》《电子档案管理系统基本功能规定》《档案信息系统安全保护基本要求》等，从安全、运行和维护等多角度为数字档案管理资源共享提供了制度保障。

我国档案资源共享内容（见图1） 我国档案资源共享方式

档案馆际共享服务。馆际共享指的就是各个档案馆之间实现档案资源的共享。借助共享平台，能够便捷的完成异地跨馆的使用，从而帮助档案使用者避免了在不同地区档案馆来回查询资料的麻烦，进而提升了档案资源共享的效率。

档案公共服务。首先是传统载体档案。传统载体档案指的就是未实现数字化和信息化的档案，通常主要是指各种纸质及其他材质的实体档案。随后，档案馆/局通过相应的平台对传统档案进行数字化处理，将其录入到共享平台，从而使档案资源的服务价值发挥出来。

其次是电子档案。政务部门之间在开展各种政务活动，以及为人们提供政务服务时，在活动中所产生的大量电子档案，这些档案共享到政务服务平台。

我国档案资源共享保障

首先，数字档案资源共享平台保障。为了更好服务群众，便于人们对相关档案的查阅，通过共享平台实现了跨馆档案资源利用，从而极大地扩展了档案资源服务能力。目前为止，我国多个省市都建立了档案资源共享平台，在福建、广东和深圳等地实现了跨馆查阅服务平台。当前共享平台主要包括两方面的内容，分别是开放档案和政府信息公开文件。

其次，政策规范方面保障。档案馆建立了目录整合机制，促进了馆藏目录资源在图书馆之间的兼容。统一的共同标准。统一命名规则、数据结构、交换格式、CD刻录等标准规范。最后，共享流程规范保障。为规范开展档案资源的共建共享工作，档案局馆统一规范了相关管理工作与业务操作行为。比如广东省制订了《广东跨馆查阅利用办法》《广东跨馆查阅利用平台工作流程和规范》，咸宁市档案局制定了《咸宁市档案馆电子档案查阅利用办法》《档案信息安全管理制度》等，加强档案资源共享过程的管理，确保数字档案信息的准确、完整性、安全共享。

当前事业单位数字档案信息资源共享存在的主要问题

档案信息资源共享意识较差。在我国数字档案管理过程中，档案信息资源在共享环节中存在诸多的问题，其导致的主要原因之一就是，档案工作者的意识形态相对封闭，阻碍了信息资源共享工作的有效进行。并且，大多数事业单位的档案管理系统都是独自存在的，具有较强的独立性，不利于数字档案资源得到有效的共享。大多数事业单位在对待档案信息资源管理方面都存在较差的意识，对构建完整的数字档案信息管理系统产生了的消极影响，缺失数字档案资源共享的动因，档案信息资源未能促使形成一个深入了解，难以达到信息化的标准要求，因此要求每个档案管理人员和部门从传统意识形态的束缚中解脱出来，能够使其对信息化进程中档案资源管理的重要价值有一个全面的认识，从而不断提高自身的整体意识。

档案信息资源共享手段落后。要想数字档案信息资管得到有效的共享，就是以完善便捷的信息查询系统为基础，然而，在实际对数字档案资源整合时，未能充分认识到检索的重要性，从而导致信息查询系统出现检索入口不足，能够检索到的信息范围比较窄。据相关文献资料显示，目前，我国档案检索网站和系统并没有构建科学便捷的检索模式，从而造成了检索缺少精准性。另外，在对数字档案资源进行收集和加工过程中也存在比较简单的问题，主要是因为没有系统检索平台的支撑。此外，数字档案虽然已经数字化发展，但是其信息化程度比较低，从而导致不能满足日渐增加的大众对档案的需求。随着互联网技术和云技术的光广泛应用，能够为数字档案提供强大的处理和存储功能，不仅能够实现数字档案信息的快速处理，同时也能够实现数字档案长久的保存，从而消除了纸质档案所存在的弊端。但是，在实际工作中，由于工作人员年龄偏老龄化，对于现代计算机信息技术缺少足够的了解和认识，从而导致数字档案信息资源在共享时无法实现快速性，比如在对数字档案信息进行录入、整理和传递等工作时，缺少科学的工作方法，造成计算机数据库所具有的增加、删除、修改、查找等功能不能够实现。这样一来，纸质和数字化档案难以达到良好的协作，从而导致事业单位数字档案资源共享工作开展比较缓慢。

档案信息资源共享机制落后。要实现事业单位档案信息的共享，需要技术的进步，数字化程度对档案信息资源共享产生着和直接的影响，是促进事业单位数字档案资源共享的重要因素之一。当前，我国在此环节这方面缺乏与之相匹配的管理和技术标准规范。当前，对于数字档案资源共享的管理和建议指导，政府依旧只是停留在宏观的战略构架之上，具体详细化的全面性指导推动和开展力度较低，有关数字档案资源共享方面的具体立法还相对较薄弱，当别是当前互联网下的数字档案立法工作还需要进一步的加强。在处理档案案件和问题时，其主要法律依据为我国相关的信息法律，缺少适用于数字档案共享发展的专门法律法规，从而造成了事业单位数字档案资源共想出现了无法可依，削弱了法律的严肃性和权威性。

档案信息资源的开发力度有限。由于我国开展数字档案资源共享时间比较短，这就造成了当前事业单位缺少比较先进的管理方式，从而时内部档案出现了陈腐的问题，再加上各部门之间缺少有效的交流和沟通，时各种档案没有得到及时有效的搭接，这就阻碍了档案之间信息有效的流通和传播。另外，大多数档案长时间的处于封存状态，这就造成了一些社会活动缺少相应的信息资源进行支持。我国政府虽然和事业单位之间有着密切的联系，当时由于没有相应的工作制度以及具有权威性的管理小组，对各事业单位的档案进行规制和开发，这就造成了档案信息资源开发力度不强。另外，一些事业单位为了减少工作成本，在综合考虑成本与收益之间的比例后，不会投入较多的人力资源用于档案的管理，只是简单的开展一些档案的基本职能工作，如记录、存放和保护等，而关于档案信息的分析以及开发却很少关注，长此以往，这种管理模式逐渐不能满足当前信息时代发展的需求，难以发挥丰富的社会功能。

档案信息资源的防护力度有限。事业档位数字档案所包含的内容比较丰富，且是对真实的客观体现，尤其是一些科教、文化之间的档案还具有机密性，这就需要在保存时通过严密的措施确保其安全性，从而避免档案出现被非法盗取和使用。因此，数字档案在保存和共享的过程中，若不采取有效的防泄漏措施，一旦出现泄漏将会面临严重的后果。在当前的数字档案资源共享中，首要解决的难以就是纸质档案破损丢失与电子档案扫描问题，再加上没有科学有效的资源共享程序，将会使档案面临极易被盗取和盗取的风险，尤其是在当前网络信息技术快速发展的背景下，一些档案极容易受到来自不法分子的攻击，从而出现泄漏或是被篡改的情况，这就对档案信息的安全防护工作提出了更高的标准和要求，急需要通过先进的技术和手段急性防护措施的升级，从而确保数字档案的安全性。

缺乏计算机技术综合管理人员。档案管理工作就是将大量且繁复的档案进行分类、录入和保存，而数字档案资源共享就是以计算机为平台，实现数字档案信息的分类、录入、保存、搜索和保存。这就要求档案管理人员不仅具备较高的档案管理能力，同时还需要掌握良好的计算机应用知识和技术，从而确保数字档案的管理。但是，在当前的事业单位中大多数档案管理人员都不是本科出身，甚至有的管理人员所学专业和档案管理没有一丝关系，这就造成了工作人员本身专业知识和技能缺失，在机上事业单位本身对于档案管理人员开展的相关培训比较少，从而造成了当前事业单位档案管理人员不仅缺少现代档案管理技术，同时也缺少计算机相关应用技术和知识，最终造成数字档案资源共享工作无法顺利开展。

事业单位素质档案信息资源共享的解决办法

转变思维方式，拓宽工作思路

对于人们来说要想转变观念，做到与时俱进是一个长期且艰巨的任务，事业单位应当突破传统观念的束缚，以积极的态度面对数字档案资源共享所带来的机遇与挑战，要积极构建集成和联合的发展模式，将原来地区、部门和人员之间的束缚打破，从原来的以单位为中心逐渐转变成为为人民和全社会服务的服务观念，从原来的被动服务逐渐向着更加层次化和立体化的主动服务模式进行升级，逐渐从原来的片面追求单个档案部门的“小而全”“大而全”，逐步的向着以网络为整体和资源共享的观念进行转变和创新。

推进文字归档数字化，创建档案管理电子系统

随着信息化的持续深入，档案工作者需要天天在电脑上登记相应的文章，然后在依照相应的规定的，采取批办次序对信息进行整理和分析，同时确保信息能够在单位内进行有效的传递，另外，对相对应的信息进行催办时间的设定，如果文档循环在单位没有按照规定的时间返回，相应的程序可以发送信息进行催办提醒。另外，借助数字化档案管理，可以实现文件的预归档处理，能够在一定程度上减轻档案工作人员的工作压力和工作量。这可以在文件处理过程中通过计算机设备及时完成。通过数字化管理的模式对档案进行管理，不仅可以最大限度的降低用于档案管理的时间投入，同时能够最大程度的提高管理工作效率和质量，帮助人员减轻工作压力，无疑对政府和事业单位是非常有益的。

在当前的事业单位中，工作人员每天都需要面对极其繁复的工作，相应的所产生的文字档案信息也就会随之增加，这就需要档案管理人员及时对这些信息进行录入和存储。在传统管理模式中，档案管理人员需要承担较大的工作量，这对于工作人员来说任务就显得比较重。但是采取数字档案进行管理，工作人员在对文件进行处理时，课题通过电子档案系统实现档案信息的录入、存储、搜索和共享。在数字档案管理系统中，能够为档案人员和具有使用需求的人员提供查询服务，通过也可以通过互联网实现信息资源的共享和传播。最后，通过电子档案系统能够实现档案信息的分类，比如经常使用的系统环境、操作系统、卷内目录和单位分类等管理，按照等级的不同实现对档案进行划分管理，从而在真正意义上增强事业单位数字档案信息共享水平，使档案资料的利用效率得到不断的提高。

建立健全数字档案开放共享制度

事业单位在改进档案文件信息资源共享工作中，需要有一个明确的责任，并将其放在核心的位置，提高档案信息管理工作，而不是将所有的能量用于改善经济本身的发展，并改善系统的档案信息资源管理工作需要给予更大力度的关注。比如，可以将实际情况与时代的发展相结合，积极开展具有针对性的研究活动或讲座，从而为制度的不断完善和制定提供有利的环境。应根据实际经验不断修改和完善。通过与有经验的人员的研究和探讨，可以有效提高档案管理工作的效率和质量。同时，各相关部门要积极配合管理人员纠正不严格遵守纪律的问题，从而最大程度的规避和消除对整个事业单位的负面影响，向公众展示良好的形象，提供员工的忠诚度和责任感。此外，在对相关管理体系进行完善的过程中，管理者应当做到表率的作用，以身作则，在不断增强自身管理能力的前提下，将发展的动态和理念传达给全体员工，使管理体系在新时代能够将自身的作用和价值得到充分的发挥。对于管理体系的完善，需要管理人员和事业单位的共同支持，才能实现目标，促进事业单位的发展。

统筹推进资源整合，制订统一的数据标准体系

档案信息资源共享工作属于一项长久且繁复的系统化工程，具有任务重和周期长的特点。为了有效的改善当前数字档案信息资源共享不足的现状，应当逐步根据实际情况构建统筹全国数字档案信息资源领导机构的建设，从而实现协调工作，确保国家档案信息资源得到有效的共享，增加对机构的资金和政策等资源的投入，赋予国家权威性，并调整当前在数字档案资源共享中存在的总体管理差和管理分散的问题。做好数字档案管理的整体筹划，构建档案信息平台，实现数字档案资源的全面共享，制定详细且具有较强的实施计划，项目管理和推广的专业机构，并最终实现公共机构的统一领导，分级管理的档案管理系统。

强化技术防护支持，保障数字档案安全

数字档案的主要职能就是实现个人和团体信息记录和存储，在其上面含有重要信息，这就需要确保其安全性，比如，信息不被泄漏或修改等需求。事业单位要想实现数字档案资源共享，就是通过信息化的方式实现档案的录入、存储和传播，通过不断加强安全性，保证信息安全，从而使人民合法权益得到有效的保护。

对于事业单位的档案储存场所，首先要做的就是事先设置好储存柜，以及安全防护所需要的防火防盗设备，同时在对纸质档案进行处理时要小心谨慎，以免出现损坏，不会对后续数字档案信息的录入和存储造成影响。此外，在数字档案所使用的计算机和网络安装和防火墙，根据档案的等级设置不同的权限。

对于人员的保密性管理，这就需要事业单位根据自身情况制定健全的安全责任制度，档案管理人员应当签署档案保密协议，制定相应的工作流程，严格禁止人员从档案室将档案带出，在档案室内应当禁止使用个人手机和USB。

对于工作内容，在进行数字档案分析时要确保其专业性，根据档案的重要程度划分为保密和共享两种类型，对保密档案实施严格的封存保护制度，在进行档案共享时，做好安全审核。

对于档案的网络技术防护，高端加密技术应该用于严格保护在线文件信息数据库，并要注意完整备份的文件在同一时间，减少数字档案的损失，加强对不良网络攻击行为的控制，在共享过程中，使用中央控制系统实时监控数字档案的流向。

加强数字档案管理人员队伍建设

构建完善的事业档位档案信息资源共享机制，这就对档案工作人员结构和知识结构提出了更高的标准要求，不仅需要大量的技术人员确保设备和系统的正常运行，还充分发挥单位现有人才档案信息资源共享的重要功能。通过严格的选拔机制、培训机制和激励机制，促使档案人员不仅可以掌握档案工作的专业知识和基本技能，还可以掌握计算机知识、网络知识、数据管理知识和电子文件管理知识，从而提高档案人员的整体素质。

随着，信息化的不断深入，事业单位数字档案信息资源共享工作越来越重要，在开展共享工作中，不仅需要解决现有问题，同时也能够对新问题进行有效的解决，这就需要事业党委需要根据实际情况不断的对共享机制进行完善与建设，通过对现有数字档案资源共享存在的问题，提出了具有针对性的优化措施，从而促使数字档案管理模式与思想得到不断的改善，通过建立一个权威的信息资源共享系统，在确保数字档案安全的条件下，可以更好实现信息的匹配，促使共享平台得到不断的扩展和丰富，以提高事业档位数字档案信息资源共享管理的效率。