大数据时代公路系统电子档案管理现状与发展研究

戴俊棣

（广西壮族自治区靖西公路养护中心，广西 百色 533899）

0 引言

公路是推动我国经济建设，促使社会和谐发展的重要媒介。通过对公路系统档案电子化管理，为公路发展助力，促使公路更好地建设与发展。由于种种因素，公路系统电子档案管理工作情况并不理想，不仅影响大数据技术应用价值，同时也局限公路系统档案管理创新。为了解决这一问题，本文就电子档案管理创新进行分析。

1 公路系统电子档案管理中存在的问题

1.1 基础设施有待完善

公路系统中大部分单位档案管理工作都存在设备落后的情况，无法为电子档案管理工作开展提供现代化设备的支持，展示电子档案管理工作的价值与作用。通过对公路系统档案管理工作的分析，发现大部分单位仅仅配备电脑、打印机、复印机等基础性的办公设备，忽略现代化技术设备的投入，影响电子档案管理工作的实施。大数据背景下，衍生出需要许多与档案管理有关的设备，如与全文识别功能有关的扫描仪、服务器等。这些设备是实现电子档案管理工作的前提，也是各项工作实施与开展的关键。通过现代化技术设备的投入，为电子档案管理工作开展提供技术支持，解决档案管理效果差的问题。

1.2 电子档案信息安全问题

档案工作开展的目的，就是当公路系统运行中产生的数据、信息集中在一起管理，为公路事业发展提供真实的信息资源保证。电子档案管理工作中，会因为病毒、黑客的攻击，是原有的数据出现丢失或者被破坏的情况，最终影响档案管理工作效果。安全问题是档案管理面对的主要问题，也是目前需要解决的困境。

1.3 电子档案管理制度不完善

电子档案管理工作发展时间较短，没有相对完善的管理制度与体系，无法保证管理工作实施与开展的效果[1]。科学的管理制度，能够约束工作人员的行为举止，同时可以保证电子化档案管理工作实施的效果，对公路发展具有推动作用。由于纸质档案管理与电子档案管理的不同，所有无法将纸质档案管理制度运用在电子档案管理中，为公路系统档案管理工作的发展助力。

1.4 档案管理人员素质有待提升

在大数据时代背景下，电子化档案管理工作对从业人员的要求逐渐提升。作为一名优秀的档案管理人员，需要具备以下素质：丰富的档案管理经验、牢固的档案管理知识，熟练的信息技术操作能力。但是通过对实际工作情况的分析，发现以下问题，如表1 所示。

表1 档案管理人员工作中存在的问题及影响

（1）部分工作人员缺乏信息技术操作能力。部分档案管理人员虽然可以利用计算机进行操作，但是并没有掌握比较高深的技术操作方法，无法在电子档案管理工作中展示自身的业务能力。

（2）部分工作人员缺乏信息化管理意识，仍采用传统人工的方式进行档案管理工作。档案管理人员的思想观念、工作理念是实现电子化档案管理工作的前提。若是工作人员不具备档案管理意识，将会电子档案管理工作的实施产生消极影响。

2 大数据时代下电子档案管理工作开展的优势

2.1 提升档案资源的开发与利用效果

与传统纸质档案管理模式相比，电子档案管理工作的开展，优化工作流程，增强档案的管理、开发与利用效果[2]。当工作人员产生档案信息的阅读需求后，可以通过档案管理系统的运用，查找相关的信息，节约档案资源的开发与利用时间。电子档案管理工作，打破时间空间的约束，工作人员可以利用电子档案系统查找、分享档案资源，无形中增强档案管理工作效果。

2.2 提升工作效率

大数据时代下，信息技术、网络技术已经成为各个行业发展的关键手段。电子档案管理工作的实施，提升电子档案信息收集、处理与利用效果，减轻档案管理人员的工作压力。日常工作中，可以通过信息技术的操作，获取相关的档案信息，将此以数字化的方式进行保存，为后续的运用提供便利。电子档案管理工作的实施，提升档案工作效率，同时可以促使公路系统档案管理创新改革。

3 大数据时代下公路系统电子档案管理工作开展的对策

3.1 加强基础设施建设

大数据时代背景下，为了实现公路系统电子档案管理，需要做好基础设施的投入与建设工作，根据电子档案管理工作的特点，投入相关的基础设施与设备，为信息化档案管理工作开展打下坚实的基础。实际工作中，可以从以下3 个方面入手：①做好硬件设备的投入。电子档案管理工作的开展，对储存电子档案的硬件设备要求较高，不仅要容量大，而且质量还要符合相关的标准。因此，需要做好硬件设备的投入，用于档案的储备与管理。②加强技术手段运用[3]。在实际工作中，应加强技术的运用，利用现代化的设备创新电子档案管理模式，融入信息技术手段，以此增强档案管理工作效果。③做好电子化档案管理系统的开发与利用。针对当前公路系统电子档案管理基础设备不足的问题，可以研发、引进电子化档案管理系统，借此弥补以往电子档案管理中存在的不足，优化档案管理工作效果。以档案管理系统为例，该系统以信息技术为依托，通过互联网的运用，构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括：采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等，如图1 所示。通过信息化档案管理系统的运用，能够实现档案全周期管理，缩短档案管理时间，提高管理工作效率。公路系统电子档案管理工作中，可以引进这一系统，对单位内部产生的信息数据进行分析，利用信息技术进行档案管理与分析，为后续工作的实施打下坚实的基础。

图1 档案全周期管理

3.2 加强电子档案安全管理

在大数据背景下，电子档案管理的安全问题需要得到管理人员的重视，引进安全技术，增强人员安全意识，为电子档案安全管理工作的开展做好铺垫。实际工作中，可以从以下2 个方面入手：①对档案管理人员进行安全培训。档案管理人员的安全意识直接影响电子档案管理工作的实施效果。通过安全意识的培训，可以增强档案管理人员的责任意识与安全管理意识，规范工作人员行为举止的同时，提升档案管理工作有效性。②引进安全技术，如防火墙、加密技术等进行安全管理，以此对病毒与黑客的防控。

3.3 完善电子档案管理制度

公路系统电子档案管理工作中，制度的完善与健全，可以规范档案管理行为，能够提升电子档案管理工作的有效性。实际工作中，从以下制度入手：①加强档案权限管理。电子档案在保存的过程中会因为修改或者其他的违法操作行为，致使档案信息丢失。权限管理制度的建设，可以规范工作人员的行为，避免出现信息被篡改的情况。②明确档案信息查阅流程，要求工作人员获得授权后才能查找档案信息。③岗责制度，明确工作人员的责任与权利，要求档案管理人员根据规章制度进行实践操作，以此保证电子化档案管理工作实施的有效性。

3.4 加强档案人员的培训

（1）对档案管理人员进行技术方面的培训，提升其信息操作能力与业务素养会对电子档案管理工作的实施产生较大的影响。通过信息技术的培训，可以提升档案管理工作效果，使工作人员掌握更多的技术操作方法，并在实践中灵活运用[4]。

（2）加强电子档案管理的培训，使档案管理人员形成信息化档案管理意识，并主动利用信息技术进行创新，提升档案管理工作效果。在培训活动中，可以将信息化档案管理工作开展的重要性体现出来，使档案管理人员意识到传统纸质档案管理方式已经无法满足时代发展的需求，不利于公路系统的发展。通过对档案管理人员多方面的培训，提升从业人员的信息技术操作意识与业务能力，使其更加主动参与岗位工作中，实现自身价值的同时，推动电子档案管理工作进一步发展。

4 结语

总而言之，在大数据时代背景下，电子档案管理工作的开展，为公路系统的建设与发展提供内在支持。实际工作中，做好基层性设备的投入与管理，利用科学的管理制度，提升工作人员的责任与安全意识，保证电子档案信息安全的同时，提升档案管理工作效果。组织相关的培训，提升档案管理人员的职业素养，使其掌握信息技术操作方法，为公路发展提供驱动力。