新时期背景下高校档案信息化建设的路径

摘要：档案管理是高校重要的教育工作内容，做好档案工作，可提升高校整体工作水平。而如何做好档案工作成为高校较为关注的话题。新时期背景下，档案信息化思维的提出，为高校档案管理信息化建設提供保障，优化档案工作质量，达到档案工作实践有效性模式。对此，依据新时期背景下高校档案信息化建设的价值，分析新时期背景下高校档案信息化建设的困境及原则，并提出新时期背景下高校档案信息化建设的对策。

关键词：档案;高校;信息化;建设;新时期

中图分类号：G4 文献标识码：A

引言

信息科技技术的快速发展，高校档案信息化的建设得到进一步推进。相比较传统的档案管理工作模式，档案信息化具有高效性、共享性的优势，提升档案资源运用效率，推助高校教育教学工作良好的开展。基于此，新时期背景下，高校既重视档案工作的开展，也关注档案工作的创新，以档案信息化思维为导向，建设档案管理信息化体系，从而以档案资源优质化管理模式提升高校办学成果，促进高校在时代进程中良好的发展。

一、新时期背景下高校档案信息化建设的价值

（一）延伸档案管理载体

高校传统的档案管理模式的手段过于单一，缺乏灵活性，影响到档案管理有效性实施。而新时期背景下，高校档案信息化的建设，打破传统档案管理格局束缚，延伸档案管理载体，增强档案信息的传播力度。首先，档案资源依托于网络空间，形成一个多元的信息存储、传播系统，其信息资源较为丰富，覆盖率强，提升档案管理成果。其次，网络平台存储信息具有包容性，使档案资源不受主体空间、地域的限制，实现档案信息的共享化，增强档案资源运用的效率。最后，档案信息化模式所呈现的档案资源内容与形式多样，包含文字、图片、视频一体化模式，为受众面提供精准档案资源，获取档案服务满意度。

（二）拓宽档案信息存储空间

高校传统档案管理方法及服务内容呈现相对于独立化，并且档案管理工作自成一体，缺乏对多部门工作的衔接性。而高校档案信息化的建设，可拓宽档案资源储存空间。例如：高校可将档案资源纳入到网络平台中，依托于网络平台管理、运用、分析、搜索档案资源，增强档案管理成果及档案信息资源运用效率，推助档案管理向规范化、科学化方向进程。同时，档案管理工作依托于网络平台，设计相关的档案信息交流平台、档案信息共享平台，便于档案管理工作者为其他部门工作服务，从而彰显高校档案信息化建设与实践的价值。

二、新时期背景下高校档案信息化建设的困境

（一）认知不足

新时期背景下，档案信息化的建设是高校档案管理革新的必然要求，提升高校档案管理成果，促进档案管理工作良好的实施。但从当前档案信息化建设现状来看，存在对档案信息化认知不足的问题，这一问题的存在，影响到档案管理的创新化。一方面，部分高校领导人在工作开展中，较为关注教学及科研工作，对档案管理重视度不高，未能够重视档案资源运用的价值;另一方面，在高校教育信息化实践下，档案信息化建设内涵认知不足，阻碍了高校档案信息化的建设。

（二）管理人员工作能力有待提升

档案管理人员是高校档案信息化建设的重要力量，档案管理人员发挥自身工作效能，积极主动投入到档案信息化建设中，可促进档案信息化建设的落实。但从当前档案管理人员发展现状来看，存在部分档案管理人员综合能力不高的问题，例如：部分档案管理人员信息素养不强、业务能力不高，影响到高校档案信息化的建设。

三、新时期背景下高校档案信息化建设的原则

（一）“双轨制”管理原则

新时期背景下，高校档案信息化的建设，应遵从“双轨制”的管理原则，也提升档案管理的质量。“双轨制”的管理模式是指以纸质的档案资源管理模式为主，在档案信息化下，将纸质的档案资源转换为电子文档管理模式，对这些档案资源进行分别归档，实现纸质与电子档案资源双管理模式，以便提升档案管理服务能力，满足多部门对档案信息的多元化运用需求。高校档案信息化建设，遵从“双轨制”管理模式的关键为，建立档案检索渠道，丰富档案检索工具，增强档案信息共享性，以此使档案资源更好服务于高校教育教学工作，促进高校教育教学工作良好的开展。

（二）全过程管理原则

新时期背景下，高校档案信息化的建设，遵从全过程管理原则是必要的。全过程的档案资源管理思想，是由何嘉巧等人提出的思想观念，是指在教育教学过程中，对所产生、生成的档案资源进行保管、鉴别、记录、存储、运用、利用以及销毁、归档等过程。全过程档案管理模式具有一定的生命周期，是一个持续化、长久性的工作过程。高校档案信息化依托于互联网技术、新媒体技术、大数据技术，实现档案“双轨制”管理模式，依据档案管理的程序，构建全过程的管理条款，档案管理人员根据这一条款，实现档案资源的生成、甄别、保管、运用、销毁等工作，从而促进保管的档案资源得到有效性运用与分享。

（三）界面管理原则

新时期背景下，高校档案信息化建设，应遵从界面管理原则。界面管理是档案信息化管理中特有的管理模式，以各种设备、设施、软件为媒介，实现档案资源的存储、归档、分类、运用、分享等工作模式。具体而言，界面管理是指依托于互联网平台，以网络技术的优势，推助高校多部门工作的融合与交互，凸显档案信息资源在多部门工作中的地位，从而增强档案资源运用成果，达到高校档案资源有效性管理的模式。

四、新时期背景下高校档案信息化建设的路径

（一）提升档案信息化认知

高校在新时期背景下，建设档案信息化体系，可发挥档案管理功效，以档案优质化管理，提升高校档案信息资源管理成果，也促进高校教育教学工作有效性开展。基于此，应提升对档案信息化的认知，从而促进档案信息化在高校教育工作中落实。首先，高校领导人应重视档案管理工作，依据当前档案工作模式，以档案信息化思维，推助档案管理的创新。其次，加强档案信息化的宣传力度，提升高校所有教职工对其进行认知，并发挥自身协同工作效能，配合档案管理人员开展档案信息化工作。例如：通过会议宣传手段，加强档案信息化思想、工作手段的认知，增强所人员对档案资源价值的认知，从而践行档案管理信息化工作模式。最后，档案信息化建设，树立人本化管理理念，本质档案资源服务原则，立足于多部门档案资源运用情况，为他们提供针对性的档案服务模式，获取多部门对档案管理工作的认可，凸显档案信息化在高校教育中的地位。

（二）重视档案信息化投入

高校在档案信息化建设中，重视档案管理工作模式的投入，包含資金、技术、人力、设备等方面，从而推助档案信息化在高校教育工作中实践。首先，高校在重视档案管理中，加强对档案管理资金的投入，以档案信息化建设为目标，加强软硬件设备的建设，加快档案信息化的建设力度。其次，针对档案信息化建设而言，其依托于网络平台，存在一定的信息资源存储安全性。基于此，应加强网络安全重视度，安全防火墙等设备，为档案存储提供安全的空间，进而增强档案信息的运用效率及安全性。最后，档案信息化的建设，加强先进技术的运用与研究，促进档案信息化建设的革新化，提升档案信息化建设的性能。例如：加强大数据、人工智能等技术的研究，将先进技术运用到档案信息化建设中，升级档案信息化管理模式，从而提升档案信息化体系的运行能力。

（三）完善档案信息化制度

在高校档案信息化建设中，推助档案信息化良好的实施，应完善档案信息化的制度体系，规范档案管理人员行为举止，促进档案管理工作良好的开展。首先，完善档案保管及保密制度体系，避免档案信息在运用中出现泄漏的问题，从而实现档案信息有效性存储与运用模式。例如：依据档案信息化管理的实际情况，构建档案保管及保密的制度体系，加强相关条款的增添，为档案合理化管理提供保障。其次，完善档案运用制度体系，进一步明确档案资源的价值，增强档案信息的运用成果。最后，构建档案信息化管理激励机制，激发管理人员工作积极性，从而使管理人员为高校档案信息化建设服务。

（四）提升管理人员综合能力

在新时期背景下，高校档案信息化的建设，重视管理人员综合能力的提升，提升管理人员专业化能力、业务能力、职业素养、信息素养，增强管理人员对档案信息化的认知，使管理人员以自身综合能力为导向，积极主动融入到工作中，做好高校档案管理工作，提高高校档案信息化实施的成果，从而推助高校全面性的发展。

结语

新时期背景下高校档案信息化建设的实践，依据档案资源管理的重要性，践行档案信息化思想，建设档案信息化工作体系，实现档案“双轨制”管理模式，增强档案资源运用成果，提升高校档案管理信息化建设的成效。基于此，在高校发展进程中，应重视档案管理工作的创新，从提升档案信息化认知、加强档案信息化建设投入、完善档案信息化制度、提升管理人员综合能力四个维度，建设档案信息化体系，从而彰显高校档案信息化建设与实践的价值。

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作者简介：郑平，（1968.3），女，汉族，河南南阳人，本科，副研究馆员，从事行政管理工作