关于学校档案工作的规范化与标准化管理研究

房向宇

摘要：在學校的发展和建设过程中，档案管理工作是一个十分关键的问题，其中会涉及到不同的内容，也会对学校中各部分工作的开展造成影响。而传统使用的档案管理方式对于档案管理的规范化以及标准化难以产生作用，也会影响到学校档案管理现代化的实现效果。本文结合实际情况分析在学校档案工作规范化与标准化管理过程中涉及到的具体内容，并提出相应的管理措施和方法，希望可以更加顺利地开展学校的档案管理工作，体现出档案管理的作用。

关键词：学校档案;档案管理工作;规范化管理;标准化管理

中图分类号：G4 文献标识码：A

现如今学校教育体系以及教研工作的改革和发展不断深入，而档案信息会记录并成在学校的一些特定的历史，也能够为学校中不同的档案使用人员提供充足、完整的信息，让信息的查询工作更加简单方便，查询的信息结果更加准确，为学校的建设和发展奠定良好的基础。但是实际中学校使用的档案管理方式通常都比较落后，在应用的过程中存在保密性较低以信息查找困难等问题。使用现代先进的技术方法开展学校档案管理工作时，能够更顺利地达到档案管理的规范化和标准化要求，本文对此进行研究，希望可以促进学校的发展和进步。

一、学校档案工作规范化与标准化管理的具体内容

实际上，学校档案工作的规范化以及标准化管理是一个动态性变化过程，其中涉及到不同方面的内容，在学校档案管理的不同时期，具体的内容都并不完全一致。

（一）学校档案管理组织的规范化与标准化管理

学校档案管理工作的开展以及档案结构的建设完善，需要使用现代化的一些科学指导理论体系，包括系统性原则以及信息化原则，并且使用管理科学的原理，遵循档案管理工作中的一些客观规律和要求，认真细致的处理档案管理环节的各部分问题，让具体的管理方法科学化水平更高，管理机构的高效化更明显，管理工作的现代化效果更加独特，让学校档案工作的管理和组织都能够顺利进行。

（二）学校档案管理技术的规范化与标准化管理

主要是会涉及到学校档案资料的记录以及存储，还有整理、加工、查询等多个环节，在具体工作中，要使用到一些先进的科学技术方法，包括现代化的电子计算机技术以及印刷服务技术，还有复制技术等，让整个档案管理工作在具体解锁以及编制还有储存、阅览过程中都更加方便，使档案管理工作的效率更高。

（三）学校档案资源信息的规范化与标准化管理

信息化技术应用在各大产业中发挥了重要的作用，让信息化技术推动现代社会的发展和进步，也是未来国民经济发展的主要方向。档案资源化是信息技术在档案管理领域实现创新以及融合的完美实践方法，能够通过信息化系统来对网络数据进行加工和处理，让档案资源的配置效果更好，使各项工作能够顺利开展，让档案信息资源的共享效果更加良好。将信息化技术应用在学校档案管理工作中，首先是能够实现档案信息资源的合理性建设，也就是说通过信息化技术以及数字化技术来构建各种完善的数据库，以资源让信息的查找更加方便。其次是信息基础平台的建设，也就是说让信息化管理档案平台发挥重要的作用，使储存的档案信息用在特定的用途，发挥良好的效果。

（四）学校档案保护工作的规范化与标准化管理

在传统的学校档案工作中涉及到的内容一般是针对档案进行的储存以及档案设施等方面的保护，现如今信息化技术应用在档案管理的过程中发挥了重要的作用，也为档案信息存储的安全性提出了更高的要求，促进了一些新型档案的产生，包括声像档案以及电子档案，对这些档案资料进行存储和管理时需要采取更加先进的技术方法，这就需要结合这些新型的档案存储载体本身的介质特点以及使用方式，还有存储方式来进行综合性的分析，实现现代化的档案保护工作。

二、学校档案工作的规范化与标准化管理措施

（一）达到学校等工作的基础管理要求

针对学校的档案进行管理工作时，要明确公文的制发是保障管理工作规范化以及标准化管理开展的重要基础，如果要做好文书的处理，保证公文制发的效果，也是实现档案管理工作规范化的要求。有很多档案管理工作人员在搜集文书时可能会存在偷工减料的现象，这就会导致档案管理工作中存在一些漏洞，而公文制发的质量又会直接影响到档案管理工作的效果，在对档案进行收集和录入时，就需要结合实际情况来了解公文制发环节的规范性以及标准化，使其为档案管理工作的顺利开展奠定良好的基础。此外，还需要对公文制发的档案收录管理进行全面、细致的检查，确保搜集的所有档案资料格式标准、内容正确合理，防止出现一些不规范的字体，而导致后续档案使用过程中出现问题，让学校档案管理工作的效果进一步提升。

（二）要提高学校档案管理工作人员的综合素质水平

在学校中开展档案管理工作时，需要有专业的档案管理工作人员来提供保障，这些人员在具体工作中需要强化档案管理保护操作的规范性以及标准化的处理，他们本身会掌握所有的档案资料信息，让档案管理安全性能得以实现控制。对此，需要学校的档案管理人员能够发挥自身的重要作用，加强对于档案的保密性管理，尤其是在出现学校的档案管理人员调动情况时，就需要安排管理人员去认真细致地开展档案信息的交接工作，让交接人员能够真正了解档案信息需要管理的重要内容，使档案信息的管理效果更加良好。现如今国家方面已经出台了一系列的法律条文政策，要求档案管理人员做好各自的工作，不要将档案信息泄露给无关的人员。因此需要提高学校档案管理工作人员的综合素质水平，进而保障学校档案工作的实际成果[1]。

（三）要保证学校档案的时效性

学校中开展档案管理工作时，要及时清理已经失去价值的档案资料，这对于开展档案管理工作具有重要的影响，对这些没有任何意义的资料进行清理，能够更好地保障存储档案的可使用性，也能够空出时间让档案卷宗和其他部分的档案共同配合发挥作用。一般来说，在学校里档案管理工作中管理人员要设置特定的时间对档案的时效性进行检查，一旦发现档案资料的使用价值丢失，则能够将其进行及时的清理和销毁。需要对在实效性内的档案资料进行科学的储存和管理，防止档案信息的安全性无法保障，也能够为档案管理工作的开展提供方便。

结语：

总而言之，在学校开展的档案管理工作中，需要结合实际情况探讨实现档案规范化与标准化管理的有效方法，让档案管理工作的开展更加准确和便捷，促进学校的进步。

参考文献

[1]黄洁. 浅谈中专学校档案工作的规范化、标准化管理[J]. 办公室业务，2016（03）：122.