强化汽车企业采购环节内部控制的对策探析

蒋 璐

（浙江省嘉兴市国鸿汽车运输有限公司，浙江 嘉兴 314001）

现阶段，我国汽车企业之间的竞争日益激烈，为了在激烈的市场竞争中脱颖而出，不少汽车企业均会采购大量物资，以推动企业生产经营良好发展或扩大企业经营规模。然而，在采购环节中，不少汽车企业并未建立合理的内部控制制度，导致采购环节出现较多的问题，如采购人员与供货商相互勾结，随意拟定采购物资价格或购入质量不合格的产品等。这些现象不仅会给汽车企业造成巨大的经济损失，同时也会影响汽车企业的健康发展。基于此，就需要汽车企业不断强化采购环节的内部控制管理，避免各类不良现象发生，才能确保采购的物资满足企业实际发展需求，从而推动企业健康和可持续发展[1]。

一、汽车企业采购环节的组织架构与流程

汽车企业采购环节的组织架构主要由采购部门、财务部门、设计部门、工艺部门、质量部门和法律部门等6个主要职能部门组成，它们的工作职能和流程并不相同。其中，采购部门是汽车企业采购环节的核心部门，该部门的主要工作流程为制定采购计划、签订采购合同、管理和分发采购合同、进行外购物资取样和送检、办理外购物资返修或退货等；财务部门也是汽车企业采购环节的重要部门之一，该部门的主要工作流程为进行采购合同谈判、评审采购合同中的相关财务内容、编制采购预算等；设计部门在汽车企业采购环节中主要负责新增采购项目申请审批、新供应商审批、起草采购物资技术质量协议和签订采购物资技术质量协议等工作；工艺部门的主要工作任务和流程是为采购部门提供物资采购中所需的技术资料，然后根据相关技术资料完成供应室选择、评价和供应室所提供物资的监督工作；质量部门的主要工作流程是根据设计部门审批结果确定供货商名单和保存相关单位对供货商评价的资料，然后进入供货商物资生产产地进行实地检查、验收，形成完整的物资质量信息，同时还需定期做好新供货商的日常检查和监督管理；法律部门主要负责采购合同、合同专用章的使用等评审工作，同时还需处理企业采购环节出现的各类与合同相关的法律纠纷问题[2]。

二、汽车企业采购环节内部控制的重要性分析

采购环节不仅是汽车企业进行生产经营活动的首要环节，同时采购物资质量的好坏也会对企业后续经营质量产生直接的影响，因此，采购环节是汽车企业运营的关键环节。而在实际的采购过程中，汽车企业采购环节涉及的业务内容众多和运行条件相对复杂，从而易导致其在运行过程中出现各种各样的问题。一旦汽车企业采购环节出现问题，不仅会导致企业生产活动无法顺利开展，同时也会影响企业生产计划的实现，严重时还会导致企业遭受破产风险。基于此，就需要汽车企业不断加强采购环节的内部控制，通过严格控制采购环节的采购预算制定流程、合同资金执行过程、采购审价和付款流程以及相关人员的控制管理，才能确保制定的采购计划与企业的实际发展状况相符，采购的物资满足企业发展所需，并且还能最大限度地避免或降低采购环节出现不必要的资金浪费，从而能全面提升汽车企业的经济效益和推动企业获得良好健康稳定的发展[3]。

三、汽车企业采购环节中内部控制面临的问题分析

（一）采购设计的内控问题

不少汽车企业在采购环节均会出现采购流程设计不合理或不细致等问题，这些问题均会导致企业采购环节的内部控制质量较差。具体来说，汽车企业采购环节采购设计的内控问题主要体现在几个方面。（1）采购预算制定流程不合理。为缩短预算制定时间或减轻自身工作量，不少汽车企业财务人员多是根据供货商提供的价格或网络上查询的相关资料信息制定采购预算，这样做不仅会导致编制的采购预算不合理，同时还会导致企业采购资金出现大量的浪费。（2）企业合同资金执行过程不合理。汽车企业采购环节中，完成投标供货商选定后，则需指定企业合同资金，然而在这一过程中，主要由法律部门监管企业的合同资金执行情况，企业财务部门无法行使监督管理，从而会导致企业内部控制出现一定的问题。（3）财务部门采购审价和付款流程不合理。财务人员在采购设计过程中多是通过审核供货商提供的纸质材料进行审价，从而难以确保采购价格的合理性，并且，在仓库验收过程中，也缺乏相关部门的监督，若采购人员与供货商相互勾结，则会导致企业内部控制出现巨大的风险。另外，部分汽车企业的付款流程也相对简单，严谨性较差，如不少财务人员付款前并未与仓库管理人员核对采购物品数量及价格，单纯地根据供货商提供的送货单和发票进行付款。这些现象均会降低企业内部控制质量和对企业发展造成不良影响[4]。

（二）操作运行的内控问题

一般来说，大部分汽车企业签订的采购合同中均会要求财务人员做好采购资金计划工作，以提升企业内部控制质量。然而，在实际工作中，不少财务人员并不能有效地跟踪和管理合同资金去向、使用情况。另外，汽车企业各部门和下设各分厂均需制定合理的物资需求计划，才能促进采购部门根据物资需求计划进行合理地采购，但是在这一环节中，不少汽车企业财务人员并没有参与到物资需求计划制定，而是让企业部门或分厂管理人员汇总所需物资，再制定和上交物资需求计划，这种物资需求计划操作模式不仅难以制定出合理的需求计划，同时也会导致企业难以确定物资购买价格是否合理，从而会给企业造成较大的经济损失。

四、汽车企业采购环节的内部控制措施

（一）优化采购设计

导致汽车企业采购设计环节出现内控问题的根本原因，为企业管理人员对内部控制的重要性认识不足，不能合理地进行内部管控。因此，为优化企业采购设计，首先就需提高管理人员对内部控制的认识，如组织管理人员外出学习或邀请专家对管理人员进行企业内部控制知识和技能培训，使其认识到只有加强内部控制，才能促进其严格对企业采购环节设计的人员、工作流程、资金等进行统筹管理，从而才能最大限度地降低各类内控问题的发生。其次，还需建立完善的企业采购环节内控制度。在内控制度中，明确采购内控流程，如要求采购人员根据企业实际情况和市场发展情况设计合理的采购计划，然后将设计的采购计划上报给上级部门，得到批准后才可开展采购活动。并且，还需要求财务人员合理计算执行采购计划所需花费的成本，以确保采购计划能符合预期收益，并全程监督采购人员的采购活动，以确保采购活动规范进行。最后，还需引导采购人员加强与企业其他部门工作人员的沟通交流。通过多部门实时沟通和共同协作，确保企业采购的物资符合企业实际发展需求，这样不仅能提高企业内部控制质量，还能避免企业在采购过程中出现不必要的资金浪费。

（二）规范采购资金管控

在汽车企业采购计划运行环节，规范采购资金管控不仅是提升企业内部控制质量的关键措施，同时也是帮助企业获得最大经济效益的主要途径，因此需要采购人员及财务人员共同做好采购资金管控工作。对于采购人员而言，其必须按照事先编制好的采购计划完成采购工作，且还需确保实际采购资金与采购合同、采购计划中的资金相符。另外，还需及时核实和登记每项采购资金的使用情况，并做好相关票据存档。财务人员则需协同采购人员进行采购资金管控，并做好采购物资型号、规格、数量等核实与登记工作。只有这样，才能确保企业采购资金管控规范运行[5]。

五、结语

采购环节不仅是汽车企业进行生产经营活动的首要环节，同时也是保障企业良好运行的重点环节，因为采购环节购入的物资是企业进行后续生产经营活动的基础，若采购的物资与企业实际发展需求不相符或物资质量不佳，不仅会导致企业后续生产经营活动无法顺利开展，同时还会导致企业丧失信誉，从而制约企业的健康发展。基于此，就需要各汽车企业不断强化采购环节的内部控制，最大限度地降低危害企业采购质量的问题发生，才能推动企业良好发展。然而，当前我国大部分汽车企业并未认识到强化采购环节内部控制的重要性，从而导致企业采购环节中内部控制面临较多的问题，如采购设计的内控问题、操作运行的内控问题等。对此，需要企业积极探索提升采购环节内部控制质量的措施，如优化采购设计、规范采购资金管控等，以全面提升企业采购质量和减少企业采购资金浪费，从而推动企业良好发展。