ERP系统环境下企业内部控制的完善对策

戴 娟

（江苏扬子江国际冶金工业园资产经营有限公司，江苏苏州 215625）

ERP系统的根本目的是对企业所拥有的或者外部相关的人、财、物、信息、时空等资源要素进行综合管理，协调好企业管理和业务部门，紧紧围绕市场导向开展业务活动，加强部门间横向联系和纵向联系，整个过程均是事前计划和事中控制，事后反馈和修正，整个过程处于实时动态管理，业务处理更高效，市场响应更快速，从而取得最好的经济效益。

一、企业内部控制与ERP系统的关系

首先，它们的根本目的是一致的。两者均要通过事前、事中、事后控制，提升企业经营管理水平和风险防范能力，保障企业稳健发展，提高企业经济效益，最终实现企业的长远发展。

其次，它们在流程优化、业务板块和实施层面都是一致的。应用比较广的ERP系统主要模块有会计核算、财务管理、生产管理、物流管理、采购管理、分销管理、库存管理、质量管理、人力资源管理等，这些模块分别对应各职能部门，各职能部门的各级人员有相应的使用范围和权限。根据业务流程和审批程序，每个职能部门都有各自的业务范围，但是这些模块之间有相应的接口，能够很好地整合在一起，对各种数据和信息进行加工利用，便于进一步规范企业的经营管理。同理，企业内部控制，不仅仅在于企业高层对基层的管控，也包含部门内部监督管控，部门之间监督和制衡，前后道工序监督和制衡，同级之间监督制衡等。所有这些内部控制要通过各个业务部门的业务流程、操作规范和规章制度贯彻下去，借助ERP系统实现内部控制的信息化运作，使ERP系统流程与企业经营管理活动相适应，实时动态化管理，保证企业运行的高效运作。

二、企业ERP系统的应用对内部控制的影响

（一）会计核算更加准确

企业导入适合本行业本企业生产经营特点的ERP系统后，各职能部门提供的数据除满足本部门使用外，还有统一口径和关联性，便于企业内部客户和监管部门（财务部门和审计部门）使用。通常情况下，成本核算和财务管理通过销售、采购、生产管理、计划、物流、质量等部门收集数据，手工作业费时费力，且容易出现差错。现在，财务部门只需通过网络借助ERP系统进行关联记账、审核和归集费用，最终形成月度和年度报表数据。因为ERP系统设置好了关键控制点和流程走向，避免了人为因素的干扰，这使得会计核算可以更加准确。

（二）业务流程合理化有助于提升企业管理水平

很多小企业因为考虑成本问题，在企业内部控制上尽量能省则省，所有的关键环节由老板或老板亲戚把控。虽说老板亲戚值得放心，但谁也不能保证在没有规章制度的制约下，这些人一定不会铤而走险，谋取私利。更何况有些人业务素质不高，结果在那个位置上适得其反。导致企业的内部控制受外界因素干扰较大，企业的经营风险也比较大。

因此，企业导入ERP系统时，必须重新梳理现有的业务流程和操作规范，必须遵循不相容职务分离控制和授权审批控制的原则，必须设置关键环节的控制点。经过优化后的业务流程必须在ERP系统操作中体现，环环相扣，不得逾越，这样就可以实施全业务范围的内控，借助于ERP系统将流程标准化。

（三）绩效监控动态化

企业必须设置合理的考核指标体系和评价标准，不但要关注财务指标，更要关注企业协调平衡发展的平衡计分卡考核体系。以定量指标为主，参考和取值于ERP系统各职能部门的关键数据，实时监控整个供应链，关注和预警每一个环节的工作质量和效率，大大避免了事后补救和重大损失。

（四）ERP系统可以有效提高企业内部控制的工作效率

ERP系统各模块紧密连接供应链各个部分，各终端用户在责权利对应下，及时准确地操作本部门业务模块，将供应链数据横向和纵向传递。同时，各业务模块有数据端口自动连接，方便相关人员实时查询各类数据，面对市场需求快速响应，既能降低库存，又能满足交货需求，也有助于高层进行商业环境分析，有利于创造更好的经济效益。

三、ERP环境下企业内部控制亟待改善的问题

（一）没有形成统一认识

企业引入ERP系统后，改变了原来的管理方式，对各级管理人员有了更多的要求，在关键岗位增加了一些控制点，但在推行ERP系统时遇到很大阻力。究其原因，ERP系统是需要全员参与的一项系统工程，若企业一把手和高层没有起到带头作用，没有统一思想认识，就会导致一些员工思想上不重视ERP和企业内控有效结合的重要性，甚至有抵触心理，导致ERP系统实施过程中困难重重，项目进度滞后，企业管理和内部控制局面更混乱。

（二）信息化培训不到位

ERP系统是一种整合企业资源规划的软件，实施过程中不同的岗位必须有相应的资质和能力。随着企业内部和外部环境的变化，运行过程中不断出现新问题，ERP系统后期也需要一些系统维护和二次开发人员。这些都要求企业在ERP系统导入时，IT人员要配备到位。同时，ERP软件实施顾问对企业IT人员和终端用户要持续进行培训，并且他们的培训内容有侧重点。ERP系统的实施过程是企业管理思想和信息化技术付诸实践的过程，最明显的结果就是培养出合格的ERP用户。反之，缺乏足够的信息化培训则会导致ERP系统实施困难，也达不到内控目的和要求。

（三）ERP系统应用与内部控制实际不配套

ERP系统的实施过程就是企业内部管理模式变更的过程，两者必须有效结合。ERP系统的设置必须考虑和满足企业内部控制的要求，在业务流程、控制节点等方面保持一致，这样ERP系统才能为企业管理和内部控制带来很多便利。纵观一些ERP项目实施的失败案例，主要就是企业内部管理变革的失败，内部控制没有和ERP系统设置同步进行。我们应该以优化业务流程为路径，以ERP系统设置为交通法规，内部控制就是红绿灯约束。

四、ERP系统环境下企业强化内部控制的对策

（一）统一思想，提高对ERP系统重要性的认识

完整严密的企业内部控制是保障企业健康发展的重要条件，而ERP系统是集管理思想和信息技术的管理工具，两者有效结合和统一，更有利于企业长远发展。因此，企业的内控建设要自上而下开展，在思想上予以高度重视，对企业各级管理者和基层员工进行充分宣导，可以定期开会和培训，也可以进行多样形式的考试，使大家充分认识到应用ERP系统对于企业建立健全内部控制体系的重要性和必要性，这样才有利于实施ERP系统对企业的全面管控和支撑。

（二）持续优化业务流程，提高企业管理水平

随着企业经营环境和经营规模的变化，业务处理变得繁杂，随之影响到企业内控处理。为把握好正确方向和提高工作效率，企业必须定期梳理相关业务流程和规章制度，持续优化，设置关键控制点，并在ERP系统中同步实施。企业要结合以往工作经验，还要跟踪和学习新技术与新理念，结合ERP系统和企业内控构建专业化团队。若企业内部人手不够或能力有限，可以考虑从外部聘请管理咨询公司或者招募行业人才来进行企业诊断、业务流程重组和ERP系统实施，加强运作维护支持、业务关键用户等方面的管理体制设计。建立岗位管理制度，明确职责，根据实际需要和内部牵制的要求，实行交叉岗位设置。

（三）加强培训和人才储备工作，提升ERP业务规范性

员工是企业发展的第一要素，合适的员工放在合适的岗位。根据各模块、各职能部门岗位、操作员和ERP系统管理员等确定各自岗位职责，根据实际需要，可以实行交叉岗位设置。所有人员必须通过培训，考评合格后才能上岗，作业规范、问题管理，岗位职责等要了然于心，在实践工作中严格遵守。同时，不定期开展安全网络培训，加强网络安全和ERP系统安全防范工作。

在初始化阶段，对ERP相关人员进行通用的基础性知识培训，后期涉及具体业务处理、维护和升级改造，由ERP系统管理员另外进行培训。

此外，在日趋激烈的市场环境中，企业会有组织机构调整、管理需求变化和业务调整等，这时ERP系统也会有二次开发需求，但因为二次开发周期过长而导致ERP系统不能与业务变更同步完成的问题，因此企业需要提前做好系统人才储备工作，防患于未然。

（四）加强绩效考核，强化企业内部控制

为了使ERP系统和企业内控有效结合，企业需将此项内容纳入职能部门的绩效考核。督促各系统用户业务操作规范化，减少业务处理的失误，禁止用户拖期、越权、盗用账户等行为。

各职能部门按规定执行ERP系统操作，若发现实际管控与ERP系统流程有偏差时，要及时上报异常，等待上级领导和监管部门会诊处理。

企业要公开透明地奖励那些有利于企业内控建设的员工，奖励那些有利于ERP系统和企业内控有效结合的员工。