军事院校教学档案信息化管理研究

赵 添 田春艳 陈丹强

（空军航空大学航空作战勤务学院 吉林·长春 130022）

教学档案是按照相关档案分类要求，按照归档制度，保存有价值的文件、图表、通知、声像等不同的材料，是学校进行教育教学活动及各项成果、通知的集合，也是衡量教学管理水平和教学质量的重要依据。如今在高校教学评估常态化和基础状态数据库填报常态化背景下，基础教学状态数据库已经成为本科教学评估工作重要依据。而军事院校教育既要做好本科学历教育又要面向作战，所以相关课程评价、教学评价工作也日益深入，为实现更好的评价效果，就对教学档案的管理提出更高要求。但根据军校日常教学的特殊性来看，各部门下发的文件较多，承担档案管理工作一般是普通教员专业性不强、档案管理经验不丰富，同时也要承担日常的教学工作，这就需要日常文件的整理与归档具有高效性，实用性。而运用信息化方式管理教学档案，可提高工作效率，从而更好的为教育教学活动提供支持与服务。

1 教学档案在军事院校管理工作中的作用

（1）保证教学活动的顺利展开。学院下达的关于日常教学工作的规范性、政策性、指导性的文件及要求的教学档案，对教研室领导部署日常工作和教员完成教学任务过程中起到指导作用，让教员更清楚的了解日常工作以及教学的任务及目标，这样可以更有利的展开日常工作。

（2）为教学过程提供客观依据。军事院校教学档案不仅存储了包括大学及学院下达的各类公告、通知，也记载了完成各类活动、支援服务部队、教育科研成果、教育教学活动等的记录。一学期结束后，通过对教学档案的梳理，教研室查看学期工作情况，可以找到日常工作的不足，相关问题也可以找到解决方案，为以后更好的完成工作及教学打下基础。

（3）为评估工作提供真实依据。教学档案占整体档案的比重较大，是日常工作的指导与体现，利用率较高。同时也是评价教学管理及教学的依据，以及提高日常工作效率的重要工具。也是教研室工作的记录。可见教学档案管理在整个学校档案管理的重要性，其作用的发挥需要持续性开发更能体现，所以我们必须认识到教学档案的正规化管理对整个教学工作的积极作用，开发教学档案的潜能并积极将教学档案运用到实践中去。教学档案与教学评估是互相促进的辩证关系。一方面教学档案会为评估工作提供原始的数据支撑教学评估工作的顺利展开，另一方面可以在评估过程中也会暴露出教学档案整理中的问题，也可以促进档案管理者寻找改进的方法与措施，推动教学档案向正向发展。教学档案客观反映了学校教学管理工作的真实情况，也记载了学校日常的教学实施，以及教学研究、教学改革等方面工作内容，也是学校工作的过程中积累的重要资料，是学校教学质量和管理水平的体现，参与评价需要提供完整又清晰的教学档案科目，这样才能真实体现学校管理及科研教学情况，也为评价提供了依据，如果教学档案不规范，教学评估工作也很难进行。

（4）档案信息化管理，就是指档案行政主管部门将信息技术应用于档案管理中，对档案进行现代化管理，并利用信息技术手段提供服务。随着信息时代的来临，档案信息化管理也是适应新时期信息时代发展的现实需要。信息技术在档案管理中的应用、普及，推动了档案管理模式、管理方式的变革，也使档案管理从传统的以纸质媒介等实体管理为主，朝着以档案实体数字化信息管理为主要应用形式的、为社会提供现代化档案服务转变，无论是档案管理的内容，还是档案管理的效率都发生了巨大变化。

2 军校档案管理工作存在的问题

2.1 管理人员专业度不够

面对强国兴军的战略目标，军事院校以为战育人为教育理念，积极探索发展方向，从课程建设到教学改革，都积极向备战打仗靠拢。教学档案作为评价建设的必要补充，其精确性、全面性会直接影响评价效果。而实际情况确是教研室并没有专业的档案管理人员，承担档案管理工作的是教学人员，没有专业背景，对各类教学文件了解不足，在实际管理过程中难以树立科学的管理方法和工作理念。同时由于缺乏有效的教学档案管理指导规范，难以提高教学档案管理工作效率和质量，日常工作就有可能出现了档案分类不明确、不细致的情况，影响档案整理效果。

2.2 信息化管理方式未普及

随着信息化技术的发展，高校的各项管理工作都可以运用信息化手段提高工作效率，档案管理工作也可以借助信息化手段充分发挥其作用。但利用信息化管理方式需要熟悉管理系统，以及对大量纸质文件进行预处理，需要时间及精力去完成，而档案整理人员也要完成教学任务，这就影响了信息化软件使用进程，另外相关管理部门并没有硬性规定利用信息化系统进行档案管理，没有起到监督作用，所以虽然大学的硬件条件都满足，但信息化管理方式并未普及。

2.3 教学档案管理方式不专业

由于教研室接到教学档案及各类通知来自于各机构，分布广泛，各教研室的档案归档人员都是在教研室领导的协助之下完成归档的，所以本身并没有对相关文件有深刻认识，也只能停留在将档案分类存放的层面，这就有可能会出现相同文件、通知存档不准确，随意分配的情况。另外档案的管理方式并未做到规范统一，归档随意性强，查询或者迎检时档案管理人员也只是提供纸质材料给相关人员，如果档案不准确也会影响工作进度。

3 军校教学档案管理改进措施

3.1 增强管理信息利用率，提升档案信息化管理水平

传统教学档案的管理流程以收集、管理、查询为主要模式，也就是传统的纸质版教学档案的建立及使用过程。利用信息化技术教学建立档案管理系统，将纸质档案形成数据库，按建立数字档案形式存储档案及文件。管理人员通过教学档案管理系统可根据军校教学文件特点，按年份、内容参照本单位相关档案分类表或大学教学档案分类表分类，而打开档案表以后，可以添加档案记录、著录档案信息、追加档案全文、上传并管理各种格式电子文件与多媒体电子档案。用户可根据自己的需要向该档案表中添加案卷或文件信息，相应的也可以改年度，根据案卷或者文件内容进行分类，收到文件后可根据部门或文件性质上传至系统。教学档案系统除了可以支持用户实现对案卷、文件的基本信息的录入、编辑、修改外，还支持用户远程上载各种格式的电子文件全文，纸质文件扫描图像以及录音、录像等音、视频多媒体文件，从而实现了对档案的全方位、现代化管理。需注意的是档案管理人员除需要熟练操作系统外，也要做到对学院各部门工作内容有一定了解，涉及到哪些部门的文件，应该归到哪一类要做到心中有数以提高档案归档效率。学院也要定期进行教学档案整理情况查询、评估，起到监督作用。各教研室要制定教学档案目录，既有利于学院的检查工作，也有利于档案整理工作，另外档案管理人员也要做到及时处理纸质文件，并存入档案管理系统，为起到更好的监督作用学院应当将教学档案管理情况作为年度教研室测评内容，通过这种方式提高基层队档案管理工作重要性的认识。

3.2 加强对档案管理人员的培养

增强档案管理人员队伍建设，选拔业务能力强、爱岗敬业、有责任心的教员负责档案管理，加大培训力度，定期或不定期对档案管理人员进行信息化软件技术培训，同时可采用技术评比，年终教研室评比的方式鼓励管档人员，增强软件利用能力，加深档案信息化管理理念。另外档案管理人员要增强保密意识，严格按照档案归档要求，夯实理论功底，提高实操能力，努力做到工作态度严谨，工作效率高效。深刻理解军校教育教学特点，根据学校要求及文件特点做到及时调整档案归类，符合上级要求，避免出现漏档、错档的情况出现，增强档案管理工作的科学性、严谨性。

4 结论

军校教育的特殊性决定了各项管理工作与地方高校的区别，为了实现强军目标，践行备战打仗，为战育人的教学理念，档案管理工作作为配合各类评价的一手资料，为准确定位军校学科发展方向提供了有力支撑，为保证档案管理工作的有效性，迎合军校的教育发展需求，一方面应着力提高档案管理人员专业化水平，另一方面也要提升高校档案信息化管理水平，同时各部门也要抓好监督工作，使教学档案能充分发挥自身作用。信息安全技术对于维护电子档案文件的安全性、真实性和保密性至关重要。因此，档案信息化管理工作离不开现代化的计算机技术作为支撑。通常，档案信息化管理工作要在开放式的网络环境下立足，才能实现其资源信息的共享和信息社会化服务，只有提高了相关技术水平，才能排除档案信息在网络环境中的潜在威胁，尽量避免档案信息泄露、丢失等现象的发生，实现档案信息的智能化检索，保证档案的保密性和安全性。