信息化时代文书档案收集与归档

高 进

(内蒙古开放大学，内蒙古 呼和浩特 010011)

一、文书档案收集与归档的工作特点

文书档案收集与归纳是档案管理中的重要一环，它具有范围广、类型多和期限长的特征，为其他部门提供辅助和协调作用。文书档案收集的范围很广，涵盖了包括法规政策性文件，重大会议及活动文件，重要的业务文件，重要的请示、批复、报告、总结、决议、决定、纪要，机构演变和人事任免，重要的合同协议及资产登记等，覆盖了机构与社会接触的方方面面。由于文件类型不同，收集和归纳的方式也不一样，甚至每一种文件的保存期限也是有规定的，有永久保存的，有定期保存的，在做好收集和归纳的同时，还要做好定期清理销毁文件的工作。

二、信息化时代下文书档案收集与归档工作的现状

文书档案工作是做好档案管理工作的基础，其管理工作的好坏直接影响到档案资料的完整程度。然而，无论是人员配备方面，还是资金投入方面，文书档案工作一直没有得到充分的重视。有些档案管理人员对档案管理专业或相近专业并未进行过专业系统地学习，不但专业知识欠缺，而且档案管理的意识淡薄。还有一些人将文书档案工作视为多购买几组档案盒放置在档案柜中，便算完成了档案工作。这些问题导致最基础的文书档案收集以及规范整理都得不到保障，严重影响工作效率。

(一) 管理机制仍有欠缺

档案管理数字化相较于纸质档案，在管理思路与方法上都有着较大的区别。数字档案管理采用电子文件来进行档案的收集与整理，应采取严谨的技术方法以及管理手段。尽管数字档案平台已经大规模地建立，但鉴于缺少数字档案管理相关意识以及完善的管理机制，导致大量问题的出现。比如由于缺少相应政策与法规来对文书档案信息管理进行引导，以致各部门之间共享文书档案的情况难以实现。在档案管理工作信息化建设进程中，有些单位存在执行标准不够统一、执行标准不够严格、相关机制不够健全以及对于档案管理的需求难以满足等问题，都成为档案信息化建设的种种阻碍。

(二) 人员素质参差不齐

在档案管理信息化进程中，档案管理工作对管理人员的专业素质提出了更高要求。数字档案室要求硬件以及软件双配套，这就需要档案人员熟练掌握计算机基础以及相关网络知识，能够对档案管理系统进行熟练操作。除此之外，应当配置相应的硬件以及软件的维护人员。现阶段，档案管理人员还存在年龄偏大、专业能力偏低的问题，档案管理工作仍停留在旧的知识体系中，对计算机知识掌握不足，个别人甚至还不会最简单的电脑打字，更别提较为复杂的档案目录排版以及档案全文的链接了。特别是当面对大量已收集归档的办公室文书纸质档案需要转换成为数字档案工作时，由于工作量巨大，需要档案人员自身具备一定的计算机水平及认真负责的态度。在扫描转换档案的过程中，尤为需要档案人员精准操作，使得档案目录与档案内容正确挂接。

(三) 重视程度有待提升

随着信息化办公系统在档案管理中普及，文书档案收集与归纳从传统的纸质文件为主，逐渐转向以数字化信息数据为主、纸质材料为辅的管理模式，也从传统的单一文字记录变成文字、图像、声音、影像等多元化新媒体记录形式。[1]新形势下，如何节约人力成本，提高工作效率，扩展文件信息收集的范围，提高文件传送的速度，提升文件归纳的精准，降低对实质性文件档案的损坏，保证文件保存的安全性等等各方面，都对档案收集与归档提出了更高要求。部分单位对于电子文件管理数字档案给档案管理工作带来的便捷性缺乏足够的认识，经常还延续使用传统档案管理的方式。文书档案工作不易体现成绩，有些单位领导不大愿意投入更多经费和关注，仅要求保管好文件，需要时可以提供参考即可，这些想法也造成了各科室对文书档案工作的不重视，有些职工为了自己查阅方便，不上交或迟交、缓交文书档案，致使文书档案的收集难以完成，进而影响文书档案管理工作的开展。

三、信息化时代下文书档案收集与归档工作的探索

(一)转变工作理念

信息化时代下，文书档案工作的成效与重视程度息息相关。从领导到职工都应高度重视文书档案工作，为确保做好档案信息数字化管理，还需要加大对于数字档案室资金设备及人员的投入力度。通过各种形式进行《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》等法律法规的宣传教育活动，令职工主动转变思想，及时地将在工作过程中形成的档案资料移交至档案室。

(二)制度保障到位

注重文书档案收集与归纳制度的完善问题。在文档管理过程中，必须明确文书档案收集的起始和截止时间、归纳归档的范围、保存期限类型及其他的注意事项。加强文书档案收集与归纳信息化的标准与规范，加快落实数字信息资源、文件档案实体与数字信息文件的安全管理，做到文件档案收集和归纳工作有章可循，有据可查。同时，把文件档案收集和归纳纳入机关综合管理的考核细则，渗透到每个部门的日常工作中，进行不定期考核，考核结果与部门工作绩效挂钩，充分发挥其激励与约束作用。[2]

在实现文书档案收集与归纳信息完整性、真实性和可读性的前提下，不断完善文书档案管理体系和相关的管理规范和制度，让信息收集形式多样化、信息档案服务人性化。

(三)人才队伍培养

随着文件档案的数量越来越多，内容越来越丰富，管理手段越来越先进，人才队伍建设落后的问题也越来越突出，尤其是档案管理人才结构不合理，专业的技术人员极其匮乏，人才流失严重，档案管理人员服务意识淡薄、知识陈旧、创新意识不强等严重制约了档案管理的效率。

新形势下，领导要对高素质复合型人才的培养更加重视，为开拓人才培养的渠道创造条件，给予经费及时间的支持。一是根据部门的需求，有规划地引进人才，对学历高、专业知识掌握扎实、专业技能水平过硬的青年人才要重视，并给予合理的空间，让这些人才大胆地运用他们的新知识、新方法解决新问题。二是建立相应的人才竞争机制，优胜劣汰，让人才得到有利循环，令全员自觉提高自身素质。三是定期举行全员培训，让档案管理人员进行继续教育，优化档案知识体系，拓宽其知识领域，同时，还可以根据人员的不同岗位和层次，因材施教，注重实际操作，确保文件档案管理者都能做到学以致用。通过一系列系统化的培训，更新他们的知识架构，强化他们的档案意识，令他们认识到档案工作的重要意义，从而提高其档案服务意识。

(四)设备平台建设

文件档案工作不能产生直接的经济效益，在很多机构和部门中处于边缘化地带，由于长期经费投入不足，文件档案的收集与归纳的软硬件设施设备落后、缺失和老化问题时常得不到解决，这也给文件档案的保存和利用增加了隐患。现阶段，针对这些问题，需要加大资金投入力度，更换老旧的设施，补齐缺失的设备，并且配备专用的服务器及服务平台，采用先进的档案管理技术，如扫描技术、刻录技术、大数据技术、云计算技术等等，选拔专人进行培训，掌握相应的技能。充分利用收集和归纳好的文件档案资源，进一步提升文件档案的利用率，让平台与相关联的部门实现在线互联互通、共享档案资源。[3]

(五)工作方法创新

目前，文件档案工作中仍存在档案意识不强、服务工作不到位、发展后劲不足、文件档案的综合开发利用率不强等问题。所以改进工作方法、创新工作方式是现阶段技术信息化时代对文件档案事业发展的必然要求，要顺应这个要求，就要做到解放思想，打破固有思维带来的局限性，大胆创新，勇于尝试。

档案工作在前期已经积累了一套卓有成效的理论和工作经验，对现在的档案工作依然有一定的指导意义，我们应该在此基础上进行学习，立足于文件档案事业发展的实际，分析现在与未来的形势，打好基础，做好借鉴。向先进的经验学习，在学习交流中寻求发展，在发展中寻求突破，在突破中寻求创新。

首先可以建立文件档案网站，运用技术让电子文件实现自动上传、收集功能，第一时间完成文件的收集和归纳的工作。开通网上便捷检索，让用户有更好的服务体验。然后，开通在线服务，进行文件档案的交流和传递。最后，对现有档案整合，通过专题展览、主题展览以及学术报告会等多种展示方式，提升对文件档案的价值的认识。

(六)建立安全保障

档案信息资源在实现数字化之前，面临的安全问题主要是实体档案的毁损丢失等，建立数字化档案之后，档案信息的安全则是直面大数据应用引起的管理以及技术风险。为了应对档案资源共享中出现的网络信息安全隐患，需要从以下几个角度着手解决。首先，从顶层设计建立相关标准规范，从管理角度制定可操作性强的信息安全管理制度，这是防范风险的基础，有利于厘清安全责任，优化审查制度。其次，通过严格把控操作流程，减少档案数据出错率，保证档案数据的准确性。档案的数字化就是将纸质档案转化为数字档案。将数字档案室最基本的设备仪器如服务器、计算机、扫描仪等进行组装调试，安装档案管理软件，通过扫描仪以及数码相机等将纸质文档转换成电子文档pdf文件或图片jpg格式进行保存。之后分门别类设置电子文档，添加案卷目录。自动生成档案号、上传原文，最后对文档进行归档保管，同时依据文档内容设置秘密等级。整个过程通过设置系统权限，安装网络防火墙，保证扫描目录、鉴定档案、质量检查以及目录与内容链接的安全性，并做好档案信息的备份，保证档案数据安全的同时，做好档案信息的资源共享。最后，将数据驱动作为风险防范的动力，分析数据，进行决策，以数据流带动人流、资金流以及技术流等相关资源的配置以及运转。争取档案信息安全管理达到可视化、可控化、精准化、高效化。[4]

总之，做好信息化时代的文书档案的收集与归档工作，首先要利用计算机对电子档案进行收集、整理、保管、利用，也就是要建设数字化档案室，以此达到信息与数据资源共享。其次，通过数字档案馆的建设，为最真实、最原始、最可靠的信息资源即档案的传播与共享提供可靠的现代化平台。[5]

四、结论

综上所述，数字技术信息化的不断普及，对文书档案收集与归档的工作总体是利大于弊的，但是在数字信息化的推进中，所有的工作都不是尽善尽美的，我们要顺应形势，不断优化文书档案收集与归档工作中的不足，更好地提升文件档案信息化工作的效率与质量。