高校档案管理质量保障体系建设现状及其途径浅析

马文青 林 峰

（山东医学高等专科学校，山东 济南 250002）

0 引言

高校档案包括高校师生的个人信息、高校科研成果信息、高校重要活动信息等，这些串联起来记录的是高校的整个发展轨迹，对高校来说意义非凡。虽然越来越多的高校越来越重视档案管理工作，但不可否认的是基于各种原因，我国诸多高校在档案管理上还存在许多不足之处，对此，建设高校档案管理质量保障体系是各高校当前首要工作之一[1]。

1 高校档案管理质量保障体系建设的意义

1.1 保障高校持续健康发展

在高校的日常管理工作中，包含着档案管理这一重要组成部分，高校档案管理工作的质量，在一定程度上对高校的持续健康发展有着直接影响。一旦高校的档案管理工作出现问题，则会产生连锁反应，关联到高校的正常教学管理，从而导致教师的教学和学生的学习遇到阻碍。所以，高校档案管理工作质量保障体系的建设，不仅仅是档案管理工作本身的需要，更是保障高校持续健康发展的需要。

1.2 保障高校师生信息安全

高校师生人数较多，每位师生的个人信息都记录在个人档案之中，所以，高校档案管理肩负的责任重大，关乎全校师生的个人信息的安全。对高校师生档案和人才培养计划进行分类储存，是高校档案管理工作的职责所在，一旦在工作过程中发生纰漏，将会导致高校师生的个人信息外泄，造成直接损失，严重影响高校管理工作。因此，构建高校档案管理质量保障体系，提升档案管理的安全系数，能最大限度保障高校师生的个人信息安全。

2 高校档案管理质量保障体系建设的现状

2.1 档案管理质量意识不强

我国较多高校在档案管理方面的重视程度不够，从高校管理层到高校师生并未真正意识到档案管理的重要性，所以对档案管理工作的监管力度不够，导致档案管理工作人员的质量意识不强。另外，档案管理本身的工作环境和工作内容都比较沉闷、烦琐，工作人员长期面对档案的整理、归纳、储存事务，难免产生倦怠心理，从而导致对工作的热情日渐消磨，所以表现出工作敷衍了事，更谈不上尽职尽责提高档案管理工作的质量[2]。

2.2 档案管理工作计划不全

在较多高校管理者的认知范围内，觉得档案管理工作不过是将高校师生的档案存储起来，受这一认知的影响，许多高校在开展档案管理工作时，虽然意识到了其重要性，也对档案管理工作开展了合理的部署，但是从长远的眼光来看，这份档案管理工作计划职能实现短期的工作目标与成效，缺乏对档案管理的长远规划。虽然说，高校档案的查看使用次数不多，但每一份档案对每位师生来说都是至关重要的，工作计划的不周全，将导致档案管理工作中出现衔接问题，为今后的档案调用埋下隐患。

2.3 档案管理工作规范不够

档案管理制度不完善和管理工作不规范，是较多高校在档案管理质量体系建设中面临的普遍问题。一方面，高校的档案从收集到借阅，没有一套完善的管理制度来保障其保密性和安全性，各个环节的管理缺失都将造成档案信息被泄露，甚至是档案的遗失，有的高校档案还包括高校的科研成果信息，这些信息的泄露或遗失将为高校造成难以挽回的重大损失。另一方面，造成档案管理工作不够规范的重要原因之一，工作人员身兼数职，并非专业专职人员，导致档案管理部门并未单独运营管理，从而在档案的查阅、借阅上显得过于随意，能够直接或间接接触到档案的人员较多，职责划分不清，不利于档案管理工作质量的提升，亟须建立一个严格有效的规章制度来约束工作人员的行为举止，也保障档案的安全[3]。

2.4 档案管理工作设施不好

随着互联网的普及和计算机信息技术的成熟，各行业都进入了“互联网+”的时代，对于传统的档案管理工作来说也不例外，计算机信息技术的录入、存储、搜索、查阅、传递等功能，能在很大程度上提升高校档案管理工作的效率。但是在我国部分高校的档案管理工作中，仍以传统人工存储和管理为主，对时间、精力的耗费较大，并容易出现人为的误差，导致档案管理的精准度不高。阻碍现代化互联网技术在高校档案管理工作中大面积应用的主要原因有2点：一是高校并未投入大量资金购置与档案管理工作相配套的软硬件设施，二是缺少现代化档案管理专业人才。所以，想要全面提升档案管理质量与效率，必须正视时代发展趋势，加大资金投入和人才培养，及时更新管理工作方式。

2.5 档案管理人员水平不高

据了解，我国诸多高校对档案管理工作不够重视，以致在档案管理人员的任免上，通常由高校教师或行政秘书兼任，他们本身有教学行政工作，在档案管理工作上的时间和精力投入不足，再或者聘请教职工家属担任，往往缺乏对高校档案的了解，也没有专业的档案管理工作经验，特别是面对信息化数字档案的管理，更显能力不足。我国高校档案管理人员的整体专业技能不高，在很大程度上影响了档案管理工作的开展和质量。

3 高校档案管理质量保障体系建设的途径

3.1 培养档案管理人员的责任意识

高校档案管理工作的顺利开展建立在全员共同参与的基础之上，只有每位与档案管理相关联的工作人员，包括高校档案管理部门及其他院系领导、档案信息收集整理人员等，都树立高度的责任意识，严格按照工作流程操作，才能确保高校档案管理质量保障体系的顺利实施，取得提高档案管理质量的实效。对此，首先，让工作人员树立集体观念，在明确并完成自身工作任务的同时，积极配合同事的交接事务，保持密切、愉快的合作关系；其次，严格把控档案管理流程中的每一个环节，将每个环节的职责要求、操作标准、责任义务都细化，确保每个环节的工作不出纰漏；最后，可以借助较为先进的科学管理手段，确保档案管理工作的质量和效率[4]。总之，在进行高校档案管理质量保障体系建设之前，要培养工作人员的质量意识，从而营造一种以质量提升为目标的工作氛围。

3.2 健全档案管理规章制度

任何工作都应严格按照对应的规章制度来执行，高校档案管理工作也不例外，制定一套完整的管理规章制度，是质量保障体系建设的重要组成部分。首先，要根据档案管理内容，分别针对档案收集、档案整理归类、档案核对归档、档案查阅和借阅、档案传递保密等各个工作环节，制定相应的规章制度，规范各环节工作人员的操作行为，并成立专门的档案管理小组，对工作过程中出现的各种问题进行协调解决。其次，制定详细的档案检查制度，高校档案资料相对繁杂，要保障整个档案管理质量，需要对档案资料开展细致全面的检查，档案检查制度中要明确检查内容和方案、检查结果的通知、违规问题的处理等，实现档案质量提升的最终目的。最后，制定档案收集整理归档的具体要求，比如，档案资料的收集整理需要保证统一的立卷、编号、规格等，以便后期统一管理查阅。

3.3 完善档案管理设施购置

随着计算机信息技术的成熟，档案管理从传统纸质档案逐步转变为数字化档案，而数字化档案的建设离不开数字化设备的支持，对此高校应加大资金投入，购置计算机、数据存储设备、互联网平台、档案管理软件、杀毒防护软件等软硬件设施，实现现代科学化档案管理。除此之外，对于那些纸质档案的存储，高校应严格按照国家档案室的相关标准，建立专门的档案库房，购置相应的微机、密集架、扫描仪、装订机、空调等设备，确保档案的安全。

3.4 加强档案管理人员培训

档案管理工作看似简单、琐碎，实则专业性较强，工作人员是整个档案管理的具体执行者，他们的业务能力水平和职业素养的高低，直接决定高校档案管理质量的好坏，对此，各高校应重视档案管理人员的业务培训，提升他们的综合职业素养。首先，高校应为现有档案管理人员提供更多的线上线下培训机会，从档案管理质量意识到业务能力，通过培训使其得到大力提升，并在一些线下培训学习中，促进各高校档案管理人员之间的交流沟通，通过相互探讨完善自身工作上的不足；其次，高校应一改档案管理人员待遇和职称方面的劣势地位，改善他们的工作环境，从薪资待遇到职称评比给予一定的政策倾斜，以此激励档案管理人员继续学习的积极性，也能吸纳一些具备档案管理专业知识的高学历人才应聘高校档案管理职位，提升档案管理人员的整体管理水平。

3.5 构建档案管理奖惩制度

档案管理工作是高校诸多重要工作开展的基础，其工作质量有着非常重要的意义，想要保障档案管理质量除了通过上述途径之外，还需要结合各高校自身实际情况构建奖惩分明的体系，督促高校档案管理工作的有序开展。比如，对档案收集、整理、归档合乎规范的管理人员，对积极学习现代化档案管理方式并取得显著成绩的管理人员，对与违反规章制度的行为说不的管理人员、对捐赠档案资料的人员，高校应给予荣誉表彰和经济奖励。相反，对于那些在档案管理过程中敷衍了事、玩忽职守的管理人员，特别是因个人工作失误造成高校档案资料损坏或遗失的管理人员，或者严重违反档案各项规章制度的管理人员，高校应根据情节轻重给予处分或追究法律责任[5]。

4 结语

综上所述，档案管理在高校诸多工作中占据重要地位，不亚于高校教学工作和高校管理工作，它不仅关乎高校持续健康发展，还关系到高校师生信息安全，想要更好发挥档案管理工作的积极作用，必须从档案管理质量上进行大幅度提升。对此，各高校可以从档案管理责任意识的培养、档案管理规章制度的健全、软硬件设施的购置、管理工作人员的培训、奖惩制度的制定几个途径着手，全面建设高校档案管理质量保障体系。