文秘专业建立秘书事务所的初步成效——以汕尾职业技术学院善文秘书事务所为例

李争娃

(汕尾职业技术学院， 广东 汕尾 516600)

根据对国家秘书职业资格标准细则的解读和秘书职业岗位工作的要求，在学院特色专业建设、课程教学改革以及笔者多年的文秘专业教学，同时向兄弟院校学习的基础上，结合汕尾职业技术学院秘书专业人才培养实际情况，提出成立秘书事务所。顺应专业发展需求的同时也为高职秘书专业的学生提供实训的机会，实现走出“孵化”人才的第一步，学生与秘书职业的 “零距离”上岗。

一、秘书事务所的建设与管理

(一) 机构设置

2019年9月9日，汕尾职业技术学院秘书事务所正式成立，并在集思广益中命名为“善文”秘书事务所(善文：善者善于擅长；文者，会集众彩，以成锦绣；而汕尾市就是善美之市)。事务所的定位是文秘专业学生组织而成的大学生创业实践平台，主要向学校内外提供秘书事务服务。包括承办会议、活动场地布置、大型活动接待、公文写作、文件资料归档等工作，同时可以为校外机关、团体、企事业单位及个人提供礼仪接待、茶艺表演、会议组织、活动策划等方面的服务工作。

机构管理中设置事务所所长一名，由文秘专业的老师担任，负责事务所的日常管理与运营、重大事项的审核、下达工作任务、对下级工作的把控情况、提议相关的制度建议、人员的任免。副所长三名，由学生担当，其中常务副所长对业务进行全面管理，另两名副所长分管下属的五个部门，每个部门设经理两名，再根据需要发展员工。秘书事务所内设五个部门：

办公室：处理事务所日常工作，协调各部门工作，负责撰写会议记录、通知等各类公文写作任务。

市场部：承接各类活动与会议的策划、组织和服务工作。

会务礼仪部：主要负责会议组织，培养职业化、素质高的礼仪人员等工作。

文艺部：提供主持与解说服务，承接茶艺训练及表演。

公众号运营部:负责善文秘书事务所日常宣传与文秘专业有关资讯的推送。

(二)业务分类

1.校园外的秘书事务所业务

在校园外，一方面我们主要给大中小企业、事业单位提供办文、办事、办会的相关活动，比如企业的庆典、年度会等等进行策划，供应企事业单位的便利，从而实现我们专业人员自身价值的体现。另一方面主要给各层面的人员所需要而提供相应的培训，提升被培训人员的专业技能，提供企事业单位所需人才的供应，比如儿童礼仪，企事业单位人员礼仪，主持人，红色讲解员等。

2.校园内秘书事务所业务

在校园内，承接学院的试卷打印复印；担任学院或系部主办与承办的各类会议、学习讲座、庆典活动的文字策划、接待、信息咨询和会务筹备等工作；提供见习生、实习生工作场地服务；承办校内各种学生社团活动的组织筹划、社团成员的培训讲座。

3.事务所的业务流程

客户提出需求—咨询沟通—承接任务—成立项目小组—初步完成方案—修改方案—客户同意—执行方案—完成项目。这期间可以跟客户、指导老师、企业指导老师在方案的策划、执行等各方面进行反复沟通，以期完美完成任务，满足客户需求。

二、秘书事务所的初步成效

善文秘书事务所成立之后便开展了各项业务，短短几个月里，事务所搭建机构、发展部门成员、健全管理制度、构思名称、设计logo、组织秘书职业技能大赛、组织展演活动、承接院内外十几次会议接待、市运会、侨博会的礼仪服务等多项活动，锻炼学生的综合能力之余，树立了文秘专业品牌。

2019年9月17日发布了第一篇公众号，介绍了汕尾职业技术学院文秘专业，包括专业培养目标、职业面向、课程设置、上课掠影、课余活动等。

2019年9月30日举办了主题为“经验点燃希望，交流搭建桥梁”的文秘专业新老生见面交流会。在交流会中各年级学生相互交流，畅所欲言，敞开心扉，解除了迷茫和困惑，同时也坚定了新生学习的信心及对将来就业的期望。

2019年10月4日，公众号发了“辉煌70载——奋斗新时代”的国庆推文，以新时代大学生高昂热情的姿态庆祝了祖国生日。

2019年10月28日，善文事务所招新，招入新生70余人，为事务所的发展注入新的活力。

2019年11月1日，事务所协助学院办公室，组织退休教职工座谈会。期间做好会场准备、会间服务、会后引领参观、解说、摄影等方面的工作，受到学院退休教职工的夸赞和好评。

2019年11月23日，善文人助力汕尾市第二届职工运动会开幕式活动。善文全体员工72人都同时出勤，多次排练，参与节目演出、担任运动员引领员、活动期间的礼仪服务、颁奖礼仪等工作，受到市有关部门的赞扬和肯定。

2019年12月2日，善文秘书事务所作为承办单位，举办了汕尾职业技术学院第二届秘书职业技能大赛闭幕式展演。从拟写活动方案、申请使用报告厅、购买活动物资、排演节目、准备音响设备、邀请嘉宾、座位安排、经费预算以及应急方案等等，善文的同学分工明确、态度认真、倾情投入。最后，展演在多次彩排后完美落幕，人文社科系罗景泉主任也表示了对活动成功组织的肯定，希望秘书职业技能大赛一直办下去，让文秘专业成为一张亮丽的名片。

期间，事务所还多次协助开展学院办公室的会议活动、科研处承办的各类学习讲座、主题教育宣讲，教务处、人事处的档案整理工作等。

三、成立善文秘书事务所的重要性

(一)有利于实现工学结合，强化学习效果

学生在善文秘书事务所学习期间，承接真实的工作项目，将课堂理论知识运用到实际工作当中，比起课堂的“仿真”学习更具有真实性和挑战性，能够激发学生学习的积极性和主动性，实现真正的“工学结合”。在处理各项业务中，学生不仅实现了理论与实践的有机结合，获得专业教师的指导、企业导师的跟进辅导，而且还能得到校内外各个行政部门拥有丰富实践操作经验的领导或管理者的言传身教、经验分享及指导。比如在操办会务工作中，尽管学生已经系统理论地学习了会议筹备方案的拟制，会务组织的会前筹备、会间服务、会后落实等工作的要点，会议座次安排、经费预算、应急方案拟定等，但实际操作起来，各种问题层出不穷。这时，学生便可以在第一时间向自己所在部门的专业负责老师及行政处室有经验的老师请教，及时答疑释惑。这样大大地提高了学生应用操作技能，培养了学生的专业素养，强化了学习效果。

(二)有利于实现专业人才培养目标

在善文秘书事务所里，学生通过两年半(第六学期校外见习)的秘书事务所工作实战经验，可以真实地完成与办文、办事、办会相关的秘书工作事务，形成一个职场秘书角色的直观体验。在理论的基础上进一步提高实践能力、秘书业务能力，学会用理论指导实践，走出“孵化”人才的第一步，学生与秘书职业的 “零距离”上岗。实现在中小型企业办公室从事秘书、文员、行政助理、公关人员、会展人员，在基层党政机关、事业单位办公室从事文书、秘书、档案管理工作的高端技能型应用人才的专业人才培养目标。

(三)有利于扩大文秘专业的社会影响力

通过事务所这一实践平台，师生可以为学院、社会各界提供专业化服务，培养学生实践能力之余还可以创造一定的社会和经济效益，提高文秘专业的社会影响力。尽管秘书在各行各业当中的需求量很大，每年的毕业生供不应求，就业率高，但在人们的传统观念里面，秘书行业并没有被真正的理解，甚至是“曲解”，认为秘书并不需要专业学习，只要带一带就可以了。正由于社会人的曲解，每年的专业报到率都比较低，而报到的学生当中还有一部分要求转专业，这就造成了专业需求量大，却没有足够的生源和好的生源的矛盾。成立事务所后，我们的师生在校内提供服务之外，进一步为社会提供专业化服务，运用所习得的专业知识和技能为社会创造出效益，让社会各界可以通过事务所这个窗口及时了解文秘专业的教育情况，认可我们的教育，也认可文秘专业，真正理解秘书这个行业的专业性和重要性。

四、小结

课堂理论教学是有局限性的，单纯从理论教学课堂中获得学习知识的学生在动手能力、业务能力等方面与一个真正的、能够胜任秘书工作的职业秘书相比还有很大的距离。因此，我们有必要通过善文秘书事务所这个平台来强化训练，使其获得这些必备的能力，并规范其行为，培养他们的职业意识、职业道德、职业素养，学生在秘书事务所实习期间，每一个人都真正参与办文、办会和办事，提前为进入职场做好充分准备，逐步实现其由学生到职业人的角色的转换，这正是秘书事务所成立的意义所在。