高校重大疫情防控工作专项档案建设探究

许昌国 刘文贞 张 霞

一、创建重大疫情防控工作专项档案的重要性和必要性

1.建设疫情防控工作专项档案有利于全面展现高校处置重大事件的历史过程。高校重大疫情防控工作档案是指高等院校在开展重大传染病疫情防控工作中直接或间接形成的档案资料。新型冠状病毒肺炎疫情等重大疫情具有突发性强、传染性强、涉及面广、防治难度大、时间跨度长的特点，作为人员高度密集的高校，疫情防控任务繁重，产生的各类文字、声像、图表、实物等档案资料品类多、数量多，且保管和利用价值大。通过建立疫情专项档案库，更便于集中收集和管理，最大限度地还原历史脉络和原状，便于满足广大师生查档、用档需求，也利于对档案的有效开发利用，尤其对探寻疫情防控对策和提升学校应急处置能力，有着很强的现实意义，能够达到事半功倍的效果。

2.建设重大疫情防控专项档案有利于增强疫情档案的“档案育人”功能。“档案育人”是高校“三全育人”的重要部分，也是培养新时代社会主义建设者和接班人的重要举措。中国成功战胜新型冠状病毒肺炎疫情体现了中国共产党的领导和中国特色社会主义制度的优越性，展现包括广大师生在内的全国人民众志成城、勇于担当的抗疫精神，集中展示了中国力量、中国效率以及中国负责任的大国形象，是任课教师和学生工作人员对大学生进行思想政治教育的鲜活教材，具有理论教学不可替代的感染力和亲和力。因此，疫情档案可以作为开展大学生思想政治教育的重要素材，引导教育大学生树立科学的人生观、世界观、价值观，从而增强“四个意识”“四个自信”，大力弘扬社会主义核心价值观和社会正能量。

二、统筹建设重大疫情防控工作专项档案的路径和方法

1.强化档案人员建档留史的使命责任和义务。档案人的初心使命就是记录历史、服务社会。档案工作人员在新型冠状病毒肺炎疫情防控等重大事件面前，必须提高政治站位，主动担当作为，助力疫情防控工作，更好地服务全校师生。在疫情发展的各个阶段，要同步甚至超前谋划档案工作，为领导决策提出建议，制定疫情档案征集制度和措施。及时指导院系档案工作，督导专兼职档案员适时对各阶段疫情档案材料进行收集、整理和归档保存，不让任何一份有价值的疫情档案流失。牵头做好档案的开发利用工作，从实践中总结经验和教训，为今后重大疫情防控和突发事件处置提供借鉴与遵循。

2.完善重大疫情档案建设应急处置机制。重大疫情突发性强、传播快、范围广、危害大、影响大的特性，要求高校疫情防控和档案工作都必须作出快速反应。档案工作人员是疫情专项档案建设的主导者和组织者，要有历史思维和大局意识，在疫情来临时主动当好领导的参谋、助手，积极提供处置应急事件的应对措施。根据学校任务分工建立相应的档案应急反应机制，设置分管校领导为组长、部门负责人为成员的档案工作应急处置专班专组，按照“谁主管、谁负责”原则，建立横向到边、纵向到底的网格闭环管理责任体系。调整、配强部门专兼职档案管理员，特别是派出医疗救护组支援防疫一线任务时，要指定责任心强的人员为档案工作联络员，保证档案工作不断线。各部门和院系要把有关疫情档案材料的收集归档纳入疫情防控工作的整体计划，同步谋划、协调推进，确保疫情防控档案材料源头管理、全程监管，确保应收尽收、应归尽归。

3.建立疫情档案收集和管理特别制度。根据防控实际和要求分别建立疫情期间应急协调制度、个人防护制度、档案收集制度、消毒制度、查阅利用服务制度等，促进档案工作规范高效开展。充分利用新媒体和大数据技术，搭建档案信息员微信公众号、QQ工作群等平台，及时发布、统计信息。档案部门要时刻关注疫情形势，加强与学校疫情防控领导小组沟通协调，采取线上指导和现场督导相结合的方式，动态跟进校内校外、线上线下防控工作，并动态调整档案工作的方式方法，保证高质量完成疫情档案收集工作并经得起历史检验。

三、突出重点，全方位收集疫情防控档案

高校重大疫情防控工作档案来源多、品类多、数量多，应按照全面收集、科学分类、精细管理的原则，建立功能多元的专项档案库。

1.收集展现疫情防控政策制度的核心档案资料。党中央、国务院作出的系列重大决策，以及各级党委政府发布的政策规定、指导意见、部署计划和疫情通报，成为处置重大疫情的基本依据，也是重要的档案资料。高校相应成立了疫情处置工作领导小组，细化制定诸多防控计划、演练方案、措施办法和防控手册等，全面展现了各阶段防控工作进程、重点，以及取得的成效和存在的问题等，这类档案指导性、规范性、连续性都很强，是疫情档案的重要组成部分，必须应收尽收，重点管理。

2.收集日常防控工作的实录性档案资料。高校在疫情期间统筹推进防控工作、教育教学、后勤保障等各项工作，产生了品类众多、数量庞大、客观翔实的基础性资料，对于还原历史、资政未来都具有十分重要的作用。一是高校宣传普及疫情防护知识的横幅标语、宣传手册、培训视频等档案资料。二是疫情统计信息，主要包括健康排查和统计图表等，这类资料体量大，是疫情防控的重要数据信息，也是开展防控工作理论研究的宝贵资料。三是防控物资设备资料等。高校为积极应对疫情筹备了大量的防控物资，并接受社会捐助，在收集这些建档立卡资料的同时，也要收集保存代表性实物。

3.收集疫情防控工作特色档案。各高校，尤其是医学类高校，在做好校内疫情防控工作的同时，充分发挥专业优势，选派附属医院医护人员到疫情重灾区一线参加防疫救治，或在驻地诊治疑似和确诊病人，还有少数高校参与了国际抗疫交流和科学研究，为抗疫作出了贡献，部分医护人员还受到国家、省市表彰。档案工作者要把这类特色档案做为疫情专项档案的重中之重全方位收集，凡是医疗队形成的各类诊疗方案、支部生活资料、事迹报告会资料等应收尽收，永久保存，使全校师生铭记、传承抗疫英雄大爱无疆、勇于担当的精神。同时，加强与派驻机构和驻地医疗机构档案部门的协同，互通有无，共享档案资源。学校如出现师生确诊疫情病例，必须专门做好各环节的档案收集工作，为今后开展防控和救治工作积累经验教训，提供借鉴。

4.收集疫情期间个人的档案资料。面对重大疫情，学校、家庭、社会多元一体防控，由此产生了大量有重要查考和保存价值的个人资料。高校收集和保存有价值的师生个人档案是对高校公共档案的有益补充，有利于多层面、多角度、全方位记录和展现重大疫情历史事件。按照“自觉自愿、共建共享”的原则，征集师生在抗击疫情过程中形成的各类重要原始资料。首先，抗击疫情一线高校医护人员和志愿者个人的图片、音像、实物等重要资料应收尽收，特别是具有代表性和特殊意义的请战书、荣誉证书、签名防护服等。对于为疫情作出突出贡献的医护人员等，可以单独建立个人事迹档案，为先进模范和英雄留名建档。其次，师生疫情期间的电子教案、抗疫日记等档案资料，以及自主创作讴歌防疫精神的书画、诗歌等艺术作品。另外，收集参加一线抗疫的校友的先进事迹材料，以及为母校捐款捐物的音像资料、证书等。对个人档案资料统筹进行收藏价值甄别、分类保存，并出具捐赠收藏证书。

5.建设好疫情数字档案。由于重大疫情特别是一级响应期间采取封闭式管理、限行措施等，学校教育教学、服务保障形式随之发生很大变化，启用腾讯会议、钉钉系统等网络平台开展云办公、视频会议，上课、考试、论文答辩甚至毕业生招聘双选会等均通过网络远程视频进行，学校日常管理升级为线上线下双行的新模式，确保了高效运转。由此，档案的来源、形态更加多样化，疫情电子档案大幅增加。高校要特别重视疫情电子档案的建设，充分利用互联网、人工智能、大数据技术，做好档案“互联网+”工作，建好疫情档案专项信息数据库，主要包括学校OA系统、疫情专项网站、微信和QQ工作群、网课，以及返校复学核验、学生云班会、团课、线上文娱活动等产生的音频、视频、电子文件。电子档案资料不仅繁杂、数量多，而且有的重复、雷同，需要对资料进行精细化筛选、模块化归类、规范化整理。必要时实行分级保管，学校档案室将具有代表性、收藏价值大的电子档案资料纳入疫情专项档案库保存，而数量庞大、保存价值一般的课件、体温统计报表等由部门留存，学校档案室则编辑全部目录存档，兼顾精准存档和方便快速查询利用。

四、突出档案育人功能，开发利用疫情档案

重大疫情专项档案建设基础在搜集整理，关键在研究利用，突破在档案育人。

1.拓展重大疫情档案综合服务功能。档案部门要全面梳理分析重大疫情档案信息数据库，深度挖掘疫情档案内涵和历史价值，推进工作，资政未来。一是加强对各种载体的疫情档案进行专项研究分析，制订开发利用措施计划，并结合部门职能分工做好档案开发利用工作，统筹安排，依责落实。二是编纂学校《疫情防控大事记》。由校长办公室或档案部门牵头，把每个重大事件、重要活动和关键时间节点连接起来，形成高度浓缩、直观客观的疫情档案资料。三是编辑《疫情防控影像资料集》。档案馆与信息中心等部门集中整理疫情防控录音、录像等视频音像资料，剪辑编录，形成纪录片，从另一视角全场景式展现疫情的重大历史画面和难忘瞬间，丰富档案形式、内容。四是档案、宣传部门充分利用疫情档案，开展疫情档案宣传教育。通过专项宣传栏、档案网站展示疫情档案，方便师生深入了解抗疫过程。五是丰富校史藏档品类。联合档案馆、校史馆，把疫情防控中重要文字档案复印件、图片档案和实物等纳入校史馆同步收藏展示，资源共享。

2.充分利用疫情档案资源开展思想政治教育。重大疫情专项档案库是高校档案工作的重要建设成果，也是高校育人工作和思政工作的宝贵资源、鲜活教材。高校要把以人为本、立德树人作为出发点，最大限度地挖掘疫情档案的精神财富和育人价值。积极争取学校党委和校领导支持，坚持日常教育与主题教育相结合，坚持思想引领和价值引领相统一，档案部门、宣传部门、学生工作部门和马克主义学院开发疫情档案育人功能，开展爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育，也使疫情档案变得有温度、有灵气。通过开展抗疫征文和图片征集、演讲活动等，让师生感悟思考中国取得疫情人民战争胜利的根本原因；通过举行战疫一线医护人员的事迹报告会，宣扬抗疫精神；通过举办抗疫研讨会、公益讲座，深入研讨中国共产党领导和中国特色社会主义制度的优势。总之，充分开发利用重大疫情防控工作专项档案的育人功能，能够更好地增强大学生的道路自信、理论自信、制度自信和文化自信，增强民族自尊心、自信心和自豪感，激发爱国热情和听党话、跟党走的自觉性，真正担当起实现中华民族伟大复兴中国梦的历史使命和责任。

3.深入探讨总结疫情防控经验教训。在搜集整理和开发利用重大疫情档案过程中，高校积累了丰富的经验，但对疫情中产生的新媒体档案的收集和保管缺少创新性措施，在如何开发利用档案服务学校发展建设方面成果不多，等等。高校档案部门应强化担当意识，主动设立专项课题等，补齐疫情档案工作短板，探索新思路、新方式和新方法，力争取得高质量的重大编研成果，不断提升疫情档案建设水平，并为今后处置疫情和其他突发事件提供重要参考、经验借鉴和研究依据。