主动作为 迎接档案工作数字转型的挑战——大连市省级数字档案馆建设成效显著

大连市档案局 宋雪梅 尹洪旭

近年来，大连市各级档案部门始终以习近平总书记关于档案工作 “ 走向依法管理、走向开放、走向现代化 ” 的重要论述为根本遵循，积极贯彻落实国家档案局和省档案局关于数字档案馆建设的各项要求，统筹规划、科学管理，以创建省级数字档案馆为抓手，推动全市区市县综合档案馆建设以数字档案资源为核心、以数据长久和安全保存为基础、以网络化利用服务为目的的数字档案馆。至2020年底，大连市共有5 家区市县综合档案馆创建为省级数字档案馆，其中，庄河市、甘井子区和金普新区档案馆是全省唯有的三个AAAA 级数字档案馆；长海县、中山区档案馆创建成为省AAA 级数字档案馆。大连市区市县数字档案馆建设工作走在了全省前列。

省级数字档案馆的创建工作极大促进了区市县综合档案馆服务能力和现代化管理水平的提升。截至 “ 十三五 ” 期末，大连市各数字档案馆在对外提供利用中档案数字化成果替代原文的利用率达95%以上，为全市民生档案异地跨馆查询工作的推进奠定了数据基础。特别是在疫情防控期间，各数字档案馆充分利用数字档案馆建设的成果，广泛开展各种形式的网上利用服务，有效服务于中心工作、服务于民生。

一、领导重视，齐抓共管

大连市城市治理现代化的快速推进，对档案信息化建设提出了新的要求。建设数字档案馆成为一项十分重要而又迫切的任务。

第一，市委市政府始终高度重视，给予了大力支持。2015年，大连市两办在《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（大委办发〔2015〕74 号）中要求，各地区各部门各单位要把数字化档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，各级各类档案馆要按照要求完善接收、保管电子档案的软硬件条件，达到辽宁省数字档案馆标准。2017年6月15日，大连市人大常委会视察组对大连市实施《中华人民共和国档案法》和《辽宁省档案条例》情况进行了视察，明确建议要提高档案信息化水平，把档案信息化建设纳入国民经济社会发展规划和 “ 智慧城市 ” 建设整体规划，督促各区市县政府和开放先导区管委会统筹安排推进数字档案馆和数字档案室建设，加快推进信息技术与档案工作深度融合，全面开展档案信息化社会服务。分管档案工作的市委常委、秘书长熊博力专门主持召开工作协调会，要求各区市县将市人大常委会的建议落实整改到位；副市长温雪琼对各区市县的整改情况进行了督促落实，极大推动了全市区市县综合档案馆信息化建设的进程。

第二，市档案主管部门将数字档案馆建设纳入全市档案事业发展 “ 十三五 ” 规划和全市县级综合档案馆业务建设评价体系。全市档案事业发展 “ 十三五 ” 规划明确要求，各区市县及开放先导区档案部门要全面启动并完善数字档案馆（室）建设，提出不少于50%的区市县综合档案馆要达到AAA 级数字档案馆标准的任务指标。截至 “ 十三五 ” 期末，该任务指标圆满完成，促进了全市档案信息化建设水平的极大提升。市档案局在进行全市区市县综合档案馆业务建设评价时，将数字档案馆建设列为重要评价指标，得到各区市县的高度重视。2019年12月，大连市完成了2016—2018年县级综合档案馆业务建设评价，各区市县档案馆因数字档案馆建设程度不一而直接拉开基础业务建设的档次。评价结果和整改意见直接向各区市县党委、政府进行了反馈，对加强数字档案馆建设提出了明确要求，成为各区市县档案馆整改的重点内容。

第三，各区市县积极推动地方数字档案馆建设。大部分地区已将档案工作纳入地区绩效考核体系，将数字档案馆建设写入地区信息化规划和政府工作报告。甘井子区政府2013年—2015年共下拨540.5 万元资金专门用于档案信息化建设，之后每年拨付专款25 万元用于档案管控平台维护和传统载体档案数字化，累计投入近千万元；长海县委、县政府2015年—2018年累计投入资金180 余万元；金普新区 “ 十三五 ” 期间专门投入1130余万元用于档案信息化建设。各区市县综合档案馆的档案信息化进程不断加快，馆藏档案数字化比例不断增长，电子文件归档工作稳步推进。截至目前，全市各区市县档案馆馆藏永久档案数字化比例已达到63.9%，其中，中山区、西岗区、甘井子区、庄河市档案馆已经达到100%，金普新区、长海县档案馆也达到了80%以上；各区市县综合档案馆接收进馆的档案数字化率达到58.8%以上。

二、统筹规划，逐步推进

数字档案馆建设是大连市档案事业发展规划的重要目标之一，从 “ 十一五 ” 期间的摸索尝试，到 “ 十三五 ” 期间的推进落实，在保证档案实体安全和信息安全的前提下，市档案局一直着力于全市档案信息化建设的谋篇布局，将数字档案馆建设作为档案信息化建设的重要工作之一，有计划、分期分批地统筹推进。

一是标准先行，目标明确。2006年率先出台了《大连市文书档案目录数据交流标准（试行）》《大连市电子文件元数据管理标准（试行）》等7 个档案信息化建设标准，做到标准先行，保证了全市档案资料数字化操作的规范统一。2007年率先印发《关于加快全市以传统载体保存的公文、档案等信息资源数字化工作的意见》，提出要建成并完善大连市 “ 数字档案馆 ” ，推进全市机关 “ 数字档案室 ” 建设，要 “ 以全市各级档案馆为依托，逐步在全市建立起区域性、分布式、多层次、规范化的各级档案数据库群，并通过各类信息网络平台实现档案信息资源共享 ” 。

二是先行先试，示范引领。为引导各区市县档案馆加快推进数字档案馆建设，大连市档案馆依托互联网和全市电子政务网络平台，于2005年开始正式实施数字档案馆建设项目，2008年全面完成。同时，拓展数字档案室覆盖面，争取大连市信息化建设专项资金支持，为市直机关和部分事业单位统一安装档案管理软件，大力推进数字档案馆、室一体化建设，为全市档案信息交换的统一规范和档案信息资源的共建、共享奠定基础。

在市档案馆先行先试的示范引领下，按照《辽宁省数字档案馆等级评估办法》，各区市县档案馆全力推进数字档案馆建设进程。截至2020年，10 个区市县档案馆的600 万余条民生档案信息已经导入 “ 大连市数字档案馆 ” 检索平台，提高了各区市县综合档案馆的民生档案利用率。大连市与杭州市开展重要档案数据的异地备份工作，全市包括所有区市县综合档案馆的重要档案异地备份数据总量达9000GB。

三是以点带面，全面铺开。庄河市、甘井子区档案馆率先完成 “ 省AAAA 级数字档案馆 ” 创建后，2018年6月，全省县（市、区）数字档案馆建设现场会在我市召开，时任省档案局局长许桂清在会上高度肯定了大连市开展数字档案馆建设的做法，与会代表现场观摩了甘井子区数字档案馆的建设情况，展开了经验交流，增强了兄弟档案馆的创建信心，明确了工作目标和方向。之后，长海县、中山区和金普新区档案馆先后通过辽宁省AAA 级和AAAA 级数字档案馆评估。

省级数字档案馆的建设，使得全市各区市县综合档案馆的数字档案资源更加丰富、数据更加优质，建成了婚姻档案、下乡知青等专题档案数据库，形成了一批具有各地区特色的数字档案资源。截至2020年底，全市10 个区市县档案馆共完成馆藏纸质档案数字化32.2 万卷159.5 万件，形成档案数字化成果21302GB。在此基础上，全市6 个县级综合档案馆签订跨馆利用民生档案协议。这既是数字档案馆创建成果的体现，也再次助推了全市各区市县数字档案馆建设的进程。

三、主动作为，纵深发展

根据目前全市区市县数字档案馆建设的实际情况，大连市档案局牢固树立以人民为中心的发展理念，将建设需求导向、利用为先的数字档案馆作为下一步工作的重点，在档案利用服务功能的拓展和优化上下功夫，大力提升数字档案利用效率。

第一，抓时机，把数字档案馆建设融入智慧城区规划。主动融入发展大局，紧紧抓住智慧城区规划建设的有利时机，借力加快区市县数字档案馆建设进程。甘井子区抓住智慧城区改造的有利时机，主动将数字档案馆建设融入全区信息化建设和智慧城区建设的大格局，目前该馆的档案管控平台已纳入甘井子区电子外网平台管理。庄河市数字档案馆建设纳入了 “ 智慧庄河 ” 建设的整体规划。

第二，抓弱项，完善数字档案馆建设的短板。中山区档案馆的数字化工作在全市区市县档案馆中起步最早，但由于客观条件所限加上信息技术的快速发展，早期购置的设施设备已落后于数字档案馆建设标准的要求，也存在着档案信息安全隐患和风险，市档案局及时给予技术支持和业务指导，和上级领导多次沟通协调，提高领导的关注和重视度，协助其完成设备更新和早期数据的规范统一，确保了馆藏数字档案资源的信息安全。

第三，抓突破，把数字档案馆功能向纵深发展。市档案局不单单满足于完成数字档案馆的创建任务，而是指导和鼓励各区市县走出去，向上海、杭州等档案工作先进地区学习经验，向本地区先行先试单位学习，进一步完善数字档案馆功能。2020年，指导金普新区建设完善管委会OA 系统与区档案馆电子档案接收系统之间的接口模块，目前该模块已进入功能调试阶段。该模块的建设，对下一步全市 “ 一网通办 ” 电子档案管理系统的接口模块建设，乃至全市党政机关电子公文的归档，具有十分重要的实践意义。指导中山区依据金普模式，提出OA 预归档库和接口模块的功能建设需求，进一步完善电子原文在线接收功能，最终构建全功能的数字档案馆。指导西岗区建设 “ 互联网+民生档案利用 ” 共享平台，从目前试运行的情况看，基本实现了档案馆与社区的联动，查档人员在社区即可提交档案利用申请。在疫情防控期间，该平台发挥了重要作用。该平台的建设将会对下一步全市民生档案共享利用平台建设起到积极推动作用。

随着大连市政务服务、 “ 一网通办 ” 等平台建设的不断优化，大连市最终将真正构建起全域 “ 数字档案馆群 ” ，让档案工作在大数据时代焕发生机和活力，为 “ 数字大连 ” 建设贡献档案力量。