新形势下机关事业单位人事档案管理存在的问题与策略

赵强

摘要：机关事业单位人事档案管理作为人力资源工作的重点，随着经济的快速发展和科学技术的不断进步，已经进入了一个新的发展时期，这不仅给机关事业单位带来了新的发展机遇，同时也对人事档案管理提出了挑战。机关事业单位在人事档案管理过程中，必须与时俱进，注重人事档案管理的创新发展，注重信息技术的有效运用，实现人事档案管理的信息化发展。

关键词：机关事业单位;人事档案管理;问题;策略

在人事档案管理方面，经过观察可以发现各个机关事业单位对于人事档案管理的“应用”相对较少，对人事档案管理内容与作用的理解范围与方向较为狭隘，以至于在实践运用中无法发挥档案管理原有的作用与实力，出现“资源浪费”现象。对于人事档案管理的作用仅仅理解于对事业单位内部员工的经历，经验以及过往等进行简单的整理与梳理，通过事业单位所持有的档案为证明，维护自身权益等方面认识较少。

1新时期机关事业单位档案工作规范化、标准化原则及要求

1.1维护档案原貌

机关、事业单位档案规范化、标准化不能脱离档案的基本特征，即，档案工作的完整性、原始性。机关、事业单位档案工作的一切前提和基础都要围绕“真实”“原始”，要保证记载于档案中的只字片语不能有改动。例如，根据《电子公文归档管理暂行办法》中就要求在机关事业单位在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，以保证电子公文“真实性”，完整保留电子档案的“背景信息”，使其体现档案的本真、原貌。

1.2经济适用导向

经过各级档案管理部门鉴定，纳入归档范畴的档案资料，需要对其进行永久或长期保存。随着机关事业单位职能的履行，长久保存的档案资料会越来越多，因此，在制定和落实档案规范、标准时，既要本着长期保存原则，也要结合档案领域实际，从经济、社会、科技等方面考量，制定并实施技术可行、经济适用的档案管理标准、规范。

1.3应用成熟技术

将先进技术应用到档案管理中。如，档案数据存储用LTO磁带应用、纸质档案数字复制件光学字符识别技术、电子档案存储用可录类蓝光光盘技术、缩微摄影技术、档案修裱技术、缩微胶片数字化技术，等等。避免因使用淘汰或不稳定的技术、载体，导致后期管理的不必要支出。

2新形势下机关事业单位人事档案管理存在的问题

2.1人事档案管理制度未完善

现阶段事业单位人事档案管理結合前一阶段的弊端，设立专门的部门和人员，专门负责人事档案管理工作。虽然取得了良好的效果，工作也有所改进，但还没有建立和形成良好完善的管理机制和制度规划。没有专门的部门和人员对这部分工作进行监督和监督，不能更好地保证工作质量。而且，在工作的实施过程中，可以发现，在所谓的“系统”中，员工往往以与“流水线”相同的方式工作，在这种情况下，改革和变革后很难充分发挥原有的真正作用和力量。

2.2人事档案管理信息化水平不高

面对时代赋予的优越机遇，今天的人事档案管理没有被抓住。大多数事业单位仍然选择保持原有的人事档案管理方式，只使用手工方式对事业单位员工的人事档案进行简单的整合和整理，如纸质档案管理、实证管理、手工抄写等，这些形式和方法不能及时更新和完善档案。他们只注重表面，不深入研究可能带来的效益，也不抓住时代赋予的机遇，导致档案信息化水平低下，信息化建设停滞。虽然一些事业单位对人事档案进行了信息管理，但仅限于完成上级在工作过程中安排的任务和指标，信息的应用主要基于人事档案的存储和存取，没有发挥信息背后的真正作用和意义，利用率低，而且在今天的人事档案管理中，档案管理者的思维也呈现出落后的趋势。

3新形势下解决机关事业单位人事档案管理问题的对策

3.1提高干部人事档案管理的政治地位和服务意识

干部人事档案管理是一项政治素质和业务能力要求很高的工作。干部人事档案是个人成长轨迹的真实记录和原始凭证。他们不仅如实记录了个人成长过程中的成就和失误，还保存了大量只掌握在组织手中、不能随意披露的信息。因此，干部人事档案管理首先要具备良好的政治素养，不断提高政治地位，加强政治能力建设，严格遵守档案保密规定，在思想和业务能力上始终与组织保持一致。同时，机关事业单位的决策者和领导干部要进一步重视干部人事管理工作，肯定干部人事档案管理工作的成绩和价值，激发干部人事管理工作者的工作积极性和职业认同感;通过绩效奖励、考核评价等多种形式，寻找和建立高素质人事档案管理和服务工作模式，挖掘干部人事档案管理的意义和价值，增强使命感和服务意识，主动开展工作，加快服务，提高效率，使干部人事档案管理和服务工作让组织和员工放心。

3.2注重业务学习，加快干部人事档案管理人才队伍建设

目前，机关事业单位人事档案管理的效率和管理质量主要受到缺乏专业的干部人事档案管理人员的制约，不能有效满足干部人事档案管理的日常工作需要，，干部人事档案管理的长远规划和发展目标也难以进一步实现。俗话说：“人才是未来的基础”。做好新时期干部人事档案管理工作，离不开一支结构合理、业务素质过硬的人才队伍。各级机关事业单位要从自身实际出发，结合人事档案管理的实际要求，对现有人事档案管理人员进行科学全面的系统培训，进一步提高政治理论水平，，专业素质和综合业务技能，强化保密意识和服务意识;注重档案管理基层人员建设，通过完善人员选拔任用、人才培养和人才激励机制，为基层档案管理人员的职业发展和个人价值实现提供良好的平台;同时，通过公开招聘和引进高层次人才，吸纳高层次复合型档案管理人才，改善人才短缺现状，优化档案人才队伍结构，为人事档案管理创新发展提供强有力的人才支撑。

3.3创新人事档案管理工作思路

创新是企业生存和发展的动力。机关事业单位要发挥人事档案管理的作用，就要结合当前人事档案管理的要求，注重人事档案管理模式的创新。从传统人事档案管理的角度来看，这项工作往往是封闭的。从档案管理和服务的角度来看，档案工作者往往处于被动状态。特别是在新的时代背景下，人事档案管理更加复杂，逐渐呈现出新的特点，这无形中增加了机关事业单位人事档案管理的难度。为了实现其理想的管理效果，需要摆脱传统模式的束缚，创新和发展人事档案管理方法，积极探索新的管理思路。主要体现在：机关事业单位要认清人事档案管理的地位和在机关事业单位发展中的作用，逐步提高人事档案管理的重要性，从人，财，物等方面给予有力支持，，做好人事档案管理工作的规划并提上议事日程。成立专门的档案管理领导小组，根据机关事业单位人事档案管理的需要，定期开展档案管理检查，深入分析档案管理中存在的问题，并结合具体分析结果及时整改。同时，我们还需要树立“优质服务、积极服务”的理念。充分发挥信息技术的优势，构建信息管理系统，提高人事档案管理的整体效率，满足人们的个性化需求，创造新的档案服务模式。

结论

我国正在不断地向前发展，信息化，现代化已经成为不可阻挡的发展趋势，面对时代的变化与发展，事业单位应当及时跟上步伐，及时对事业单位人事档案管理进行改革与创新。现如今人事档案管理内部仍有不少问题，人事档案管理制度不完善，人员责任不清晰，人事档案管理方法落后等，这些都是影响人事档案管理工作质量，限制人事档案发挥作用的重要的问题，都需要我们去解决的，只有通过不断查缺补漏，不断进行开拓创新，寻找解决方法，结合时代发展方向与趋势进行改革才能更好地适应社会，才能够更好地给予事业单位参考资料，发挥事业单位的实力，不断提高政务服务水平。

参考文献

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