试论企业数字档案馆的发展路径和信息设计

【摘要】随着科学技术的不断发展，特别是无纸化办公、电子商务等技术的应用，自九十年代产生以来档案学研究领域中，数字档案馆建设成为一个重大热点问题。今年，中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出“加速数字档案馆（室）建设”的发展目标，结合本企业档案工作现状，已将数字档案馆建设纳入本企业档案工作十四五发展规划中，并制定了逐步从实体档案管理体系建设过渡到数字档案馆建设的目标。

【关键词】数字档案馆 发展路径 信息设计

随着科学技术的不断发展，特别是无纸化办公、电子商务等技术的应用，自九十年代产生以来档案学研究领域中，数字档案馆建设成为一个重大热点问题。1994年，从电子目录，电子文件、和数字图书馆产生数字档案馆的概念，2000年6月国家档案局“档案信息化发展规划”的出台，标志国家档案事业新的发展战略的确立。随后，深圳市档案局开展数字档案馆建设的试点，标志着我国数字档案馆建设正式启动，2002年11月，《全国档案信息化建设实施纲要》提出要“在部分中心城市建设示范性数字档案馆”。此后，全国多地开始探索建设数字档案馆，中国数字档案馆进入初步建设时期。经过十多年的实践和探索，我国数字档案馆建设在理论和实践方面都取得了不少突破。今年，中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出“加速数字档案馆（室）建设”的发展目标，并明确提出“加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用，推动数字档案馆（室）建设优化升级。加强电子档案长期保存技术和管理研究，创建科学的可信存储与验证体系，保证电子档案真实性、完整性、可用性、安全性。”的具体要求。

一、企业数字档案馆建设的发展路径

从已建成的企业数字档案馆来看，在制度建设方面，要有相应的制度设计从而确保数字档案馆良性发展。要根据企业业务实际需要，确定建设数字档案馆的原则、规模、标准、方法和所包含的内容，制定创建数字档案馆的管理性标准、业务性标准、技术标准、安全标准及数据交换规范所包含的系统标准目录库。在体制机制建设方面，要创新档案管理的理念与管理体制从而为数字档案馆建设提供可靠的组织保障，要借鉴整合相关领域信息化建设成果，如数字图书馆建设中运用数据仓库、数据挖掘、智能检索等。结合本企业档案工作现状，已将数字档案馆建设纳入本企业档案工作十四五发展规划中，并制定了逐步从实体档案管理体系建设过渡到数字档案馆建设的目标。

二、浅析建设数字档案馆的构建流程

根据数字档案馆的建设需要，需实现企业数字档案的一体化信息管理，实现档案信息管理与业务流程管理的深度融合和协同，实现档案数字资源获取、集成、关联、分类、检索、编研、服务的智能化，有效开展档案信息数据的深度挖掘分析。主要分为信息采集、信息管理、信息利用和信息维护四方面。

（一）信息采集。需负责从立档单位、文件中心、所属企业档案馆（室）、上级主管部门的收集各类档案信息，通过纸质档案扫描、缩微胶片数字化、音视频资料数字化等技术手段，并且利用信息搜寻系统，通过网络广泛地征集相关档案信息。经过整理、分类形成海量的电子文件和电子档案元数据信息。

（二）信息管理。按照国家有关技术标准，对采集的各类信息进行有序整合，进行鉴定、元数据格式处理、有序整合、编目加工、数据维护统计等。利用分类号、主题词自动标引，元数据著录，目录管理等手段，从而确保收集的档案信息真实、完整、具有可读性并能长期储存。

（三）信息利用。可为数字档案馆的用户提供相应的服务。比如档案信息开发，经过编研整理建立起有效的、方便的文件索引目录和参考文献，提供摘要式、汇编式和著作式的编研成果。通过开发设计含文档查询、图形图像查询、语音资源查询、视频资源查詢等功能的综合智能查询系统，提供查询效率和查询准确率。包含网页制作、网页更新及管理、档案数据库检索、远程调用和查询、文件加密和数字签名等安全机制做好网络维护功能模块。并整理档案目录和档案多媒体信息资料，将文字、照片、图形图像、语音、视频等信息制作为电子出版物对外发布，满足企业用户对某一专题档案信息的需求，实现档案知识化管理。

（四）信息维护。主要包含权限管理，凡进入系统的用户均得到系统授权来确定用户使用功能、可访问的文件信息范围，其中档案信息利用权限主要是收集的档案信息在整理时就根据重要程度划分为不同的保密等级和使用范围，不同密级文件的公开范围和程度均不同。不具备查阅相应密级和使用范围的用户将不能对该文件进行操作。设计用户身份认证系统，以保证系统安全、网络安全、信息安全及数字文件的原始性、完整性。

（五）信息备份恢复。数字档案馆中保存的数字资源虽然利用方便，但相对传统档案资源更容易受到外界不可知因素影响和网络攻击。因此数字档案馆更需要数据资源的保护和受损害后的恢复系统。主要包含数据维护，只有经过系统授权的用户才可对系统数据进行操作，并进行详细的日志记录;数据备份，为保证数据的安全性和完整性，定期自动进行数据备份，并设计可由系统管理人员对指定范围的数据进行随时备份;数据长期储存，经过整理鉴定后的档案信息，对其中重要的文件进行长期保存，系统将其写入光盘或其它存储介质中。

三、建设数字档案馆路径几点思考

参考现阶段相关企业数字档案馆的建设模式，根据数字档案馆建设的主体--各实体档案馆承担的功能、服务范围和资源组织重心还是有很大的差别，一方面，数字档案馆目前尚无统一模式，完全复制别的企业数字档案馆建设模式也不科学。另一方面，各企业档案工作基础、资金投入、技术运用和人才准备等方面条件的差异明显，数字档案馆建设存在客观上的个性化。

数字档案馆的建设必须着眼于远景目标，从实际出发，作好规划，从易到难逐步形成企业自身数字档案馆建设模式，既保证档案馆的公益性，支持面向对象的分布式查询，支持基于知识内容的检索，具有人性化的交互界面。又能通过适当的市场运作模式实现一定的经济效益，从而促进企业数字档案馆良性发展。

参考文献：

[1]潘连根主编.数字档案馆研究[M].中国档案出版社.2005：205.

[2]姚燕.数字档案馆构建及其应对实施方案[J].机电兵船档案.2005：04

[3]张韬.企业数字档案馆建设探究[A].回顾与展望：2010年全国档案工作者年会论文集（上）[C].2010.

[4]蔡盈芳.企业数字档案馆整体架构及其层次模型研究[A].2009年海峡两岸档案暨缩微学术交流会论文集[C].2009

作者简介：

周慧（1981—），女，汉族，籍贯：湖南益阳，学历：本科，职称：无，单位：中国融通资产管理集团有限公司，研究方向：档案