探究信息化背景下的不动产登记档案管理

梁红菊

佛山市三水区不动产登记中心 广东 佛山 528100

引言

近年来，进一步加快了数字信息技术发展，直接改变了不动产登记机关管理档案的方式，内容也更加丰富，现代化成为档案管理工作的主要特征，在信息化背景下，必须结合信息化技术的优势，高效利用档案资源，以对不动产档案管理方式加以完善，为档案管理有序发展提供帮助。本文深入研究不动产登记档案，对不动产登记档案信息化管理创意进行全面的论述，全面探究不动产登记档案信息化管理中存在的不足，提出科学策略予以解决，以有效推动不动产登记工作的高效落实。

1 不动产登记档案信息化管理的现实意义

新形势下的不动产档案管理工作不仅仅是管理档案，还与社会经济发展的方方面面都有着一定的关系。相关部门需要准确把握经济发展所带来的机遇，重新确立工作目标，迎难而上，以有效推动社会经济的发展，科学的实施不动产登记档案管理工作，进一步提升不动产登记档案管理的水平和质量。

1.1 减少档案管理成本

以往的档案管理方式需要投入大量的资源，花费较长的时间才能监测和维护档案室的环境[1]。与此同时，不动产登记档案信息化管理可以使以往管理方式的局限性得到有效的突破，顺利实现档案管理的目标，将档案管理的成本控制在合理的范围内。一方面，不动产登记相关的工作人员可以在档案管理系统中录入相关的档案信息，以为后续分享、传输档案提供帮助，保证操作的规范性，使后期维护成本得到最大化的节约。另一方面，可以通过数字化的方式呈现不动产登记档案，将不动产登记档案保存在合理的位置，延长保存期限。

1.2 便于物权确认

不动产登记档案主要就是将真实的物权信息资料准确记录好，能够充分证明真实的物权信息[2]。此外，不动产登记档案在其他领域也有着非常重要的价值，一方面实行信息化的方式管理不动产登记档案，可以最大化的提高档案的利用效率，使不同群体的档案查阅和利用需求得到有效的满足，促进单位整体服务水平的提高。另一方面，信息化管理不动产等级档案，能够为物权确认工作的开展提供重要的保障，避免工作中出现不必要的纠纷。

2 不动产登记档案信息化管理中存在的不足

在信息化时代，以信息技术管理不动产登记档案，已经成为一种必然的趋势。其运作与人们的日常生活密切相关，需要以信息化的方式代替以往的管理方式，以进一步提高工作的效率，保证信息的安全性，更好地适应社会时代发展。在开展不动产登记档案管理工作中，需要部门和机构对信息化的工作结构有明确的了解和认识，准确把握其工作规律，积极鼓励员工提出质疑，对管理制度加以完善，以确保档案管理工作具备较强的时代性，为相关工作人员和民众带来便利。

2.1 档案标准化建设不科学

当下，部分单位所建立的制度与不动产登记他的实际情况存在较大的差异，难以统一业务规范与技术标准，对档案信息化管理质量产生了不利的影响[3]。一是尚未从制度层面将工作目标及具体工作内容等明确好，无法规范性的管理不动产登记档案信息化。二是信息资料流转时限没有明确好，相关信息没有准确录入到系统中，这些信息在业务系统或者相关部门停留，很容易影响信息的安全性。

2.2 缺乏集中化、统一化的档案管理路径

不动产档案管理涉及非常广泛的领域，其中海洋、森林等都属于其比较重要的领域，这些内容归属于不同的国家部门，在管理内容及管理方式方面存在较大的差异性，直接增加了不动产登记管理工作的困难性，特别是在信息化建设过程中，对信息化建设产生了一定的阻碍[4]。因此，在建设信息化的过程中，必须建立完善的体系，以更好地汇总和整理信息化。

2.3 档案信息化管理意识有待加强

不动产登记档案管理是不动产单位最为主要的工作，但是有些管理部门并没有及时创新思想，缺乏必要的工作能力，不具备良好的服务意识，对档案资料保密性比较轻视，导致这些档案可以供人随意查阅，对档案信息化建设产生了严重的阻碍。

3 不动产登记档案在信息化时代背景下的管理探讨

在现代社会发展中，大数据可以高效管理各方面的信息。特别是在信息技术逐渐发展的背景下，信息化时代已经进一步影响了不动产登记档案管理工作。在实际工作中，需要运用信息化技术全面革新实际的管理工作，以信息化的方式管理不动产登记档案，确保可以利用不同的移动终端实时的借阅、查询不动产登记档案，从而有效促进工作效率的提高，将优质的档案服务提供给个体。为此，相关人员需要从整体方面加以研究，对不动产登记档案管理的重要意义有一定的了解和认识，强化信息化技术的应用，以科学开展不动产登记档案管理工作。

3.1 坚持标准化建设

为了在信息化背景下，充分凸显不动产登记档案管理的效果，必须从根本上提升不动产登记档案管理信息化水平[5]。因此，实践中必须建设必须加强标准化建设，最大化的支持档案管理信息化建设，以确保不动产登记档案能够在生产实践中发挥最大化的作用。具体表现为，第一，统一业务规范与技术标准。在不动产登记档案管理工作完成的过程中，需要真实准确的记载与不动产股权相关的信息，统一档案管理的格式，从而为管理信息化水平提升提供稳定的基础。第二，对信息化管理的统一实施更加重视。依托信息技术与计算机网络的优势，搭建完善的不动产信息管理平台，并在建设整体规划中纳入这一平台，且需要相应的政策来支持，确保可以良好建设档案管理信息化。同时，通过使用大数据处理技术及云计算平台等，在不动产登记档案管理中整合丰富的信息资源，以有效促进管理信息化水平的提高。第三，对企业化管理的实施进行充分的分析和考虑。为了进一步规范信息化背景下的不动产登记档案管理，促进标准化建设质量的提高，则需要充分考虑与之相关的集约化管理，进而有效促进不动产登记管理中技术及信息化水平的提高。

3.2 坚持数字化管理

在分析不动产登记档案自身的特性以及信息化背景下的变化后，为了高效管理档案信息，科学应对档案管理信息化管理过程中存在的问题，则需要对数字化管理更加重视[6]。在此过程中需要做好多方面的工作：第一，规范性的使用数字化技术及设备，充分利用这些技术的强大功能，高效收集和管理档案信息，将数字化管理在不动产登记档案管理中的优势充分发挥出来，保证其得到良好的储存，并以电子档案的形式，强化不动产登记管理的效果，使管理工作开展的要求得到有效的满足。第二，搭建强大的信息化管理平台来管理不动产登记档案，并充分考虑档案数据中心的建立，严格遵循国家相关的要求，从而有效促进不动产登记档案数字化管理水平的提高，对管理方式进行全面的业务优化，使数字化时代的形势变化得到积极的应对。第三，深入思考数字化管理应用，确保不动产登记档案管理一体化的目的得到有效的实现，且将良好的信息化服务融入管理计划实施过程中，形成与数字化不动产登记档案管理相关的管理模式。

3.3 坚持创新服务方式

在持续推进不动产登记档案管理信息化的过程中，需要深入分析不动产登记档案管理的服务情况，保证可以运用创新性的方式为档案信息化管理效果提升提供帮助。具体表现为，第一，加强互联网＋服务方式应用，对创新意识进行全面的强化，在不动产登记档案信息服务方面融入创新性的理念，以更好地促进档案信息化管理效率的提高，确保有效开展服务工作。第二，完善网络设施，充分考虑信息技术拥有优势，为不动产登记档案提供自助式查询服务，并依托稳定的终端设备将相应的服务工作高效完成好，全面促进档案管理及应用中的信息化服务水平提升，高效利用创新服务方式。第三，加强延伸查档服务方式使用，并将安全准入机制与访问权限设置等应用于实际管理工作中，促进不动产登记档案信息服务品质的提高，进一步深化信息化程度。

3.4 坚持专业人才培养

技术性人才培养情况会对不动产登记档案信息化管理效果产生直接的影响。为此，在建设管理信息化的过程中，需要充分重视专业人才培养，大力加强培养工作。在此期间应做到：经常性地开展培训活动，以更好地培养不动产登记档案管理技术性人才，确保其可以在自身工作岗位上发挥自己的优势，拥有较强的专业能力，从而从根本上提升档案管理的水平。第二，对人才培养机制给予完善，并依托信息化技术对人才培养方式进行全面的优化，以在不动产登记档案管理中可以建立完善的技术性人才培养体系，有效促进工作质量的提高，以专业化的实施不动产登记管理工作，不断促进专业化工作水平的提高。

3.5 完善和创新不动产登记部门管理结构

管理部门结构的完善性与工作效率具有直接的关系。在信息化时代，不动产登记档案的管理工作需要科学引导员工，使员工可以应用信息化的方式实施工作。不仅需要确保部门职员具备创新性的思想，还需要对员工的信息化热情加以培养，在选择员工时制定明确的标准，确保所选用的员工拥有一定的信息化工作基础。在不动产登记档案管理中，比较重要的组成就是数据管理部门，需要合理选择人才来配合管理制度的革新，确保所选择的员工能够高效整合信息化数据，做好数据的收集和汇总工作，并依托大数据对所收集的数据加以分析，明确这些数据所产生的影响，并对数据库信息和当前数据库信息的差异程度加以比对，运用技术对新的数据系统加以开发，保证可以进一步优化不动产登记档案管理。

4 结束语

综上，在信息化背景下，深入探讨不动产登记管理工作内容，可以有效促进不动产登记档案管理工作效率提高，使科学管理要求得到有效的满足，有效规避档案应用问题的产生。因此，在今后发展中，需要大力提高不动产登记档案管理水平，对管理方式进行全面的优化，更加重视信息化背景下相应管理工作计划的落实，明确具体的措施管理不动产登记档案，确保其得到有效的利用，从根本上提升不动产登记档案管理的效果，将相应的管理工作高效落实好。