电子招投标对标书编制人员的影响与应对策略分析

赵思萌

（中铁北京工程局集团第六工程有限公司， 辽宁 沈阳 110000）

为了规范招投标行业， 使其更加透明、 公正、 高效， 促进招投标行业健康发展， 2012 年4月住房和城乡建设部发布 《进一步加强房屋建筑和市政工程项目招标投标监督管理工作的指导意见》 中明确要求加快推行电子招标投标工作， 全国各地区、 各行业陆续开始建立电子化招投标系统并投入使用。 2013 年国家发改委等部门联合发布实施 《电子招标投标办法》、 《电子招投标系统技术规范》 等文件， 标志着我国电子招投标全面进入规范发展的新阶段。 2020 年初， 国家发改委办公厅发布 《关于积极应对疫情创新做好招投标工作保障经济平稳运行的通知》， 要求采取暂停招标项目现场交易活动、 推行网上办理、 减少到场要求等措施， 依托电子招投标交易平台， 加快部署在线投标、 开标系统， 逐步实现所有依法必须进行招标的项目在线投标、 开标， 有力地推动了电子招投标工作的进一步实施。 大力发展、全面普及电子化招投标是提高资源配置效率的必然需求， 是顺应 “互联网+” 发展的必然趋势。在新发展趋势的影响下， 投标工作不再局限于仅仅满足传统纸质招标文件的相关要求， 同时也要考虑到与投标工作相关联的电子招投标交易平台的有关规定， 适应电子化招投标的变化并进行必要的调整， 成为标书编制人员新的必需技能。

1 对标书编制人员工作的影响

1.1 备案、 维护工作量加大

电子化招投标依托的是电子化平台数据库，目前各地区由于各软件开发商争相占领这个市场， 使得电子招投标模式多样化， 可能同一个省市两级相关部门引入的系统就有很大区别， 地区、行业录入要求以及审核方式也不尽相同。 参与某项目投标， 参投单位首先要按照此项目所在地电子招投标平台要求申请备案， 备案信息通常包括企业基本信息、 人员、 业绩、 获奖等方面， 以上信息均需按要求填报并经审核相关资料原件与扫描件一致后方能入库。 由于待审核原件数量受限、同时进行备案的地区较多， 收集完备的时间不易控制， 且必须在参投项目开标前将备案工作完成， 入库资料和信息需要针对不同招投标项目的特定资格要求进行完善， 同时数据库资料和信息通过备案审核后还需及时进行更新、 维护、 公示， 人员资料变更按照流程需要进行大量重复性工作， 增加了投标备案工作量。 电子招标投标模式开发运用目前没有统一的技术标准， 数据库和标书编制软件互不协调兼容， 投标单位在使用过程中需重复购买相关的技术服务， 标书编制人员常常因电脑配置不兼容、 数据库和标书编制软件不稳定、 各数据库和标书编制软件冲突而导致在规定时间内不能完成备案维护工作， 大量精力投入到系统的使用维护中， 与传统投标相比， 标书编制工作效率明显降低。

1.2 企业业绩透明化、 选择范围受限

备案的企业业绩审核通过后即向社会公示，并在投标平台中锁定。 中标通知书、 合同协议书、 施工证明、 竣工验收证书等资料中体现的人员、 日期、 工程概况、 工程量等审核信息未必满足全部投标项目业绩要求， 下载招标文件后如出现不满足招标文件强制性要求条件的情况， 还需按照新的要求办理相关的更新辅助材料， 对资料库数据进行更新。 同时也出现满足投标文件强制性要求的业绩由于缺少平台审核必需的资料导致不满足录入条件， 成为无效业绩， 导致企业业绩选择范围受限， 仅能在有限的范围内参投部分项目招标， 减少了企业参与竞争的机会。

1.3 人员资历透明化、 选择范围受限、 核对更新工作量大

项目经理、 技术负责人等主要岗位人员一般按项目特点， 有专业、 经验年限等资历要求， 电子化平台中人员资历与企业业绩互通互查， 入库即锁定。 人员在同一时间段存在多个业绩将导致部分业绩不能使用； 一旦中标， 包括建造师、 安全员等主要人员即被锁定， 同时中标人员信息、 资历向社会公示， 则其他项目不能再选定被锁定中标人员参与投标， 造成企业投标入库备选人员选择范围受限。由于目前各地的电子招投标系统不能做到与全国其他地区数据库信息实时共享， 且通常以录入系统中的人员信息为审核依据， 造成每次从备案库中选择已录入人员参投时， 必须与中国建造师网、 全国建筑市场监督公共服务平台、 安全工程师注册管理系统等其他行业公认信用信息平台中的信息进行核对。 有时由于网络延迟或平台维护等原因， 不能及时核对相关证件最新信息， 给标书编制人员编制工作增加工作量的同时也带来了可能因证件信息不一致造成标书无效作废的风险。

1.4 投标编制过程风险点多

采用电子投标， 相对于传统纸质版现场递交模式存在更多的风险点。 由于电子投标文件不如传统纸质版原件直观性强， 检查电子投标文件难度增大， 标书编制和操作不当可能直接导致无效标。 主要的风险可以划分为以下几类：

（1） 来自电子招投标平台或编标软件的风险

电子招投标平台的运行稳定程度及网络流畅程度都可能影响电子标书递交， 如标书递交阶段出现系统崩溃； 电子签章流程无法完成； 电子投标文件因网络原因无法上传； 电子投标文件由于上传文件格式、 大小等限制因素无法上传； 开标时电子投标文件无法解密等。

电子投标编标软件也存在风险， 如编标软件可能会造成兼容性错误、 电脑系统崩溃、 无法匹配最新资料库资料、 无法生成最终电子文件等。

（2） 标书编制人员工作态度的风险

多个电子招投标平台不同的操作要求、 流程或标书编制人员自身工作态度的懈怠和疏忽也会带来风险， 如标书编制人员可能未认真研究编制或递交流程； 未及时进行更新编标软件； 未进行网上报名、 二次确认； 未及时发现、 下载发布的澄清、 答疑； 未将澄清、 答疑等相关文件导入到编标软件中； 未在网上确认缴纳投标保证金等。

（3） 来自数据库资料和信息的风险

由于电子投标文件制作主要依靠相关电子招投标平台数据库资料和信息， 这些数据库资料和信息的完善及更新都需要一定的时间和流程， 因此也就存在风险， 如更新不及时； 内容与国家相关权威信息公示平台内容不一致； 数据库资料和信息不能满足招投标项目的特定资格要求等。

1.5 被认定存在不良行为的概率增加

由于网络信息资料的广泛运用， 不同编制单位可能使用来自互联网上下载的文件资料。 互联网上文件资料搜索结果越靠前， 内容质量越好，其使用频率越高， 不同单位编制的投标文件内容雷同概率越大。 标书编制人员直接使用下载资料未进行相关格式和内容的修改， 可能出现软件查重后发现电子投标文件内容雷同情况， 主要表现在如投标文件中大段文档内容相同、 字体格式相同、 表格格式及颜色相同、 有误点及错误点一致、 配图及流程图等插图相同、 电子文档作者相同、 承诺后服务条款雷同等。 随着各投标平台监管系统的互联互通， 逐渐弥补了以往无法查证投标硬、 软件、 网络等方面围标痕迹的缺陷， 也增加了投标人被认定存在不良行为的概率， 主要表现为在外地投标时， 为递交标书方便， 投标单位习惯选择开标地点附近酒店或图文社， 便于完成最后的电子文件编制或上传工作。 这时可能造成不同投标人的电子投标文件上传计算机的网络IP地址、 网卡MAC 地址、 CPU 序列号和硬盘序列号等硬件信息相同。 以上情况的发生都使得可能被判定为存在企业不良行为的概率增加。

2 应对策略

?2.1 未雨绸缪、 超前考虑

鉴于各地区、 各行业电子招投标平台录入以及审核方式要求不尽相同， 录入过程尤其是先期的准备过程较复杂， 且通常需在较短的时间内完成大量的备案工作， 存在短期内不能完成人员、业绩录入的可能性。 此项工作通常由标书编制人员完成， 因此标书编制人员应将备案工作作为一项长期性、 系统性、 规划性的工作安排， 尽可能将涉及参投板块的相关人员、 业绩等资料尽早录入相关系统， 争取做到内容完备、 数量充足， 并定期进行相关资料的维护， 不能项目开始招标才匆忙着手办理备案事宜， 进而才能根据目前本企业在对应地区的备案情况， 精准确定可参与的投标范围， 做到有的放矢。 使用电子招投标系统尽量使用配置较高的电脑， 如条件允许， 应使用不同电脑分地区分行业安装电子招投标系统， 避免由于不同系统兼容性问题影响备案和投标。

2.2 深思熟虑、 事无巨细

标书编制人员应全方位、 多角度地考虑标书的编制工作， 从细微处入手， 越是细小的看似简单的工作， 越是要求考虑周密， 不留下死角， 基本原则如下：

（1） 人员辞职、 调离等离开本单位， 标书编制人员应及时更新人员数据库， 在库中标注或删除； 使用数据库中资料前应确认资料库中的数据是否为最新信息， 并及时进行更新。

（2） 严格执行标书审核制度， 事先列清关键审核项， 逐项确认； 严格执行换手复核制度， 标书编制人员在接收报价、 方案专业终稿后， 一是要进行终稿确认， 二是上传时需同报价、 方案专业人员共同进行， 不建议从始至终均由标书编制人员独自操作。 三是将上传的资料重新下载， 对文档完整性、 是否为最终稿、 是否漏签漏盖等方面进行最终复核。

（3） 按照本单位投标文件习惯格式编制； 非本公司内部资源获取的资料， 不得直接使用， 需按照本单位投标固定的格式、 措词、 文体习惯修改后使用。

（4） 尽量选择品牌连锁酒店入住； 尽可能使用自己的电脑完成最终电子文件的编制和上传，可寻找附件网络条件较好、 网络安全性较强的地点完成最后上传工作。

（5） 尽可能避免与外单位在同一图文社复印、 打印标书， 避免采用同一台复印机、 打印机、 传真机、 扫描仪、 电脑， 尽可能考虑多寻找几家满足装订要求的离交标地点较远的图文社，如有可能可将标书主要部分打印、 复印完毕后带至开标城市。

3 结论

电子化招标投标为参与竞标和招标活动的所有人提供统一、 实时的平台和程序。 它可以有效地控制招投标全过程， 促进统一的招标、 开标和竞标， 其最大优势在于利用互联网信息技术， 实现招标项目全过程数字化、 网络化、 无纸化等，同时为各方单位节省了人力、 物力、 财力， 做到节约资源、 保护环境， 使得节资率明显提高， 市场竞争更加充分透明与公平。 但是， 新的机遇也带来了新的挑战， 电子投标平台备案信息的完备性及真实性在很大程度上决定了企业参投项目选择范围及竞争实力， 同时各项违规操作的监督核查流程也要求企业更加重视做好本身的合规操作， 不违法、 不违规， 提高企业自身的施工能力。 要求标书编制人员在加强企业基础数据管理工作、 健全招投标数据库管理的同时， 尽可能全方位、 多角度考虑与投标工作相关的注意事项、控制要点、 风险把控， 提升个人投标业务能力水平， 提高电子投标文件通过率， 更好地适应现代化招投标管理模式。