中小企业库存管理中存在的问题及改进

朱爱永

摘要：近年来，党中央、国务院高度重视中小企业、个体工商户的发展，出台了一系列的支持政策，促进了中小企业和个体工商户的发展，中小企业和个体工商户已成为我国繁荣经济、扩大就业、改善民生的重要力量。但是随着中小企业和个体工商户发展，这些企业出现了一些问题亟待解决，尤其是在存货管理方面，严重影响了企业的发展。因为中小企业、个体工商户一般人员较少、素质参差不齐、多以商业为主，商品存货在商业企业营业资金中占比很大，是企业的重要组成部分。库存管理的好与坏直接影响着企业的生产经营好坏，在企业的正常生产经营中有着举足轻重的地位，管理不好会给企业经济利益带来不小的影响。本文主要是以商业企业为例，对近年来在新的经济环境下，商业企业在库存管理中出现的一些普遍的问题进行研究，从管理制度、库管用人、存货采购、库存管理等方面进行讨论，并提出来解决方法及建议，使企业能够通过改进库存管理，来减少在库存上的资金占用，降低企业库存的过期毁损，提高企业的存货周转率，提高企业经济收益，让企业能适应新的竞争环境，在市场上有一席之地，并促进企业的健康發展。

关键词：中小企业;库存管理;近效期;盘点

近年来，“双创”持续向更大范围、更高层次、更深程度推进，国家推出的税费优惠政策措施达到102项，给中小企业和个体工商户的发展提供了政策保障，给中小企业及民营企业的发展指明了方向，促进了中小企业及民营企业的全面的发展。

在企业的生产经营过程中，无论是生产制造企业，还是商品流通企业，存货都是企业重要的组成部分。根据企业的存货的用途，一般可分为三种类型的存货：一种是用以出售的库存商品，这类库存是正常经营过程中，不需要额外加工、处于待销状态的各种商品，如商品流通企业的库存;一种为需要企业进一步加工，处于生产过程中的存货，如工业企业的在产品、自制半成品以及委托加工物品都属于这类;一种是随商品销售的存货，这种存货是销售商品的附属品，提供服务以备消耗的存货;指企业为生产产品或提供劳务耗用而储备的各种原材料、燃料、包装物、低值易耗品等。我们这里主要谈一下存储以备出售的存货。但由于中小民营企业一般规模小，人员素质普遍不高，管理不平有限，对存货管理中出现这样或那样的问题不知如何解决，造成存货积压或毁损。占用企业大量资金，出现资金运转困难等情况。

一、企业库货管理的现状

（一）存货管理制度不健全或不完善

目前，许多中小民营企业只关心销售情况，重视销售部门，认为销售能给企业带来利润，放在第一位，而认为库货管理也就是管理一下货，没什么重要的，任何人都能干，所以对库存管理重视程度不够，也未形成一套完整有效的制度，只停留进出库管理工作，对采购管理、验收入库、库存管理、盘点管理出库管理等方面都没有严格有效的流程和规范，存货管理无法可依、无章可循，出现问题也不知道出在哪个环节，应该由哪个部门以及谁负责。这样就难以实现对存货的有效的管理，造成存货管理混乱。

（二）领导对采购及库存管理人员相当“重视”，用人唯亲

现在一般中小型民营企业，多半是家族式企业，企业成立之初多为亲属等共同创立共同经营，但到了企业发展人手不足的时候，领导也多把采购及库存管理等重要岗位多是由亲属或朋友担任领导，认为亲属朋友是信得过，不会骗他，以为这样可以放心。但殊不知这些亲属多半都无库存管理经验和胜任能力，有的甚至于对采购及库存管理一窍不通，这样就造成瞎指挥、乱弹琴。往往这些库管领导又不重视自身能力的培养，也不重视底下员工的相关能力培训，造成管理混乱，货物乱堆乱放，造成账账或账实不相符，出现大量近效期、过期货物挤压的情况，严重影响了企业的生产经营。

（三）采购流程不合理，造成进货成本偏高或存货过多、存货不足

采购人员只机械地按销售部门提供的要货计划采购，未结合实际情况，造成采购货品过多或过少，造成货存积压或断货，未合理调整要货量造成存货成本偏高。例如：有个药店的采购人员只是每周一要求销售人员统计一下本周的要货计划，他汇总一下，就根据汇总数就直接向商业要货。未根据实际已有的库存情况和每周的该种的商品销售情况以及最低库存量调整要货计划，致使有的产品还没到下周采购时间就没货了，还得临时采购，不仅影响了销售，还增加采购成本;有的药品卖得不好，但库存很大，不仅增加了资金的占用量，还增加了库存管理成本，如不能及时销售出去就有可能到近效期、甚至于过期，增加了报损成本。

（四）采购人员与供应商、存货生产企业信息沟通不畅

采购人员与供应商、存货生产企业的生产信息及生产企业的库存量信息沟通有问题，在采购人员向供应商、生产企业请购货物采购时，供应商、生产企业库存没有货，造成销售部门销售断货，影响企业的销售，如果断货时间比较长，影响就大了。例如：有个医药流通企业，有某种药品在他的市场上销售一直很好，销售量很稳定，采购人员也就按平时的采购规律采购，谁知这个药品的生产企业因该药品的生产线改造，也通知采购人员要备货，但采购人员未给予足够的重视，造成该种商品断货两个多月，这不仅给企业造成了不小的损失。还因该种商品长期断货，市场被其他的同类的商品所替代，即便企业后来恢复生产，重新恢复市场又耗费了不少资金费用。

（五）存货管理不到位，账面与实际不符、近效期或到期产品过多

首先，企业对贵重的货物价未做到单独特殊保库管理，企业仓库进出人员管理也不严，领货人员能够进仓库取货，其他人可随意进出仓库，这样易造成货物丢失、毁损等情况;其次，商品到货后随意放置，未放置在其固定货位上，还有同一货物放在不同货位上的现象，这样造成虽然知道库房里有货，但找不到货放在哪里，知道有库存但找时又发现库存不够;再次，库管人员在出库时，未完全按实际货位所出的商品、批号等进行出库，造成盘点时，实际的货位上的库存货物数量与账上货位库存数量不相符，批号、效期与实际货物也不相符，这样在库存盘点起来就会造成差异，由于未按批号出库，致使实际库存的效期和账面效期不一致，造成ERP系统里的近效期管理就会不准确而失效，无法通过系统进行效期管理，长期不改正，就会造成大量的货物到近效期，近效期再不促销处理很快就会变成过期产品，企业只能将这些过期商品报损处理，效期管理不好会给企业带来严重的损失;最后，有的单位不进行定期库存盘点，一年只盘点一次，有的甚至于没有盘点过，对单位的库存有多少货都不清楚，有的单位虽然进行了盘点，对盘点出的差异也不查找原因进行处理，有的盘点了也盘不清，造成实物与账不相符。

二、加强企业存货管理的对策和建议

（一）规范库存管理，完善库存管理制度

为了保证生产经营的顺利进行，企业领导要改变企业经营的思想观念，在重视销售部门的同时也要重视存货的管理。企业要根据本单位的实际情况，对库存管理的各环节进行重新梳理，找出各环节上的关键控制点，再设计一套与关键控制点相适合存货管理制度，对存货管理各岗位职责分工和权限进行详细的说明，形成采购、验收、入库、库存管理、出库等关键环节都有严格有效的流程和规范，使各个部门能形成相互制约、相互监督的有效机制。同时也能使采购和库管人员在工作时有法可依、有章可循，为规范库存管理提供制度保障。同时企业也要在制度实际执行中发现制度设计不合理的地方，再根据实际情况进行修订，不断完善库存管理制度。

（二）加强库管人员培训、提高人员管理素质

要想管理好库存，企业领导还要转变用人的思想观念，从“唯亲是举”转向“唯才是举”。企业必须重视库存管理人员的素质建设，不用人唯亲。要培养一支有能力，懂管理，有技术的人才队伍。注重人才的引进，以德为先，选聘的存货管理人员首先注重人员素质，对有德有才之人要重用，有德无才可培养量使用，对有才无德品行不好的坚决不用;重视新入职人员的基础培训工作，新入职人员都要进行存货的产品知识、库存管理、业务流程、存货管理制度培训，并进行上岗前的培训考核，考试合格后才能上岗。上岗后还要以“老带新”的方式让新入职的员工尽快理解并掌握库存管理的知识，尽快适应新的工作岗位。如遇到新产品上市，企业仅要对销售部门进行培训，还要对库存管理人员进行新的产品培训，使库管人员对新的产品有了解，为销售部门做好新产品的销售的后勤工作。企业还要定期进行培训再教育，使库管认识到库存管理的重要性、从而更加努力做好本职工作，提升了存货的管理水平。

（三）优化采购流程，利用采用ERP管理系统，降低采购成本

根据企业的实际情况，采用ERP管理软件系统，使采购管理、库存管理、銷售管理信息共享。方便库存管理。首先，在ERP系统中，把每种商品都录入系统中，包括商品规格、生产厂家、供应商等资料，使企业销售的每个种商品都囊括进去，不会遗漏某种商品，做到了全面管理;其次，在ERP系统中设置每个商品库存最低下限和最高上限，当某种商品达到最高采购线数量或最低采购线数量时，系统能够及时给出提醒。采购员通过系统能够实时查看到每种商品的销售情况和库存情况，可以根据库存销售情况制定适合实际销售的要货计划，避免了由于采购过大造成的存货积压，也最大限度地保证了销售供应，降低了库存管理成本、临时采购的成本;再次，使用ERP系统，加强了销售分析，采购员可以根据上期销售情况和去年同期销售情况预估下月的销售情况，提前做好采购计划，避免了由于库存不足引起的缺货风险;最后，企业还应把库货分为畅销售商品、一般商品和其他商品，要保证畅销售商品的库存，兼顾一般商品和其他商品库存，把缺货风险降到企业能接受的水平。

（四）加强供应商的信息沟通

企业要与供应商保持良好的沟通关系，供应商对货的供应直接影响着企业的销售，公司领导应关注加强企业采购人员与商品生产企业、供应商的信息沟通，不仅要关注本单位的库存情况，还要关注生产企业和供应商的库存情况，如供应商遇有生产特殊情况预计不能及时供应时，公司要积极采取措施，提前做好库存储备，做到特殊事情特殊处理。

（五）规范库存管理工作

公司领导要重视在库存管理方面的工作，例如，非库管人员不能随意进入库房，要求库管人员对一种货物放置在同一货位上，如有特殊情况不能放在同一货位上的要在电脑上记录，每个货位都有多少数量，不能随意堆放，不做任何记录。同时，做到账物相符，对贵细品种要有单独货柜保存，必要时上锁，规范盘点管理。在盘点前，先把各个货位的货物整理好，对非本公司的货物单独摆放。盘点过的货物做上盘点标识，以防重复盘点。在盘点过程中关注查看货物的质量和效期，对有破损、近效期、过期的商品单独记录。并采取定期盘点与不定期盘点相结合的方法，通过盘点，对存货的数量差异要及时查找原因做出分析，因库管人员责任造成近效期过期破损等造成的盘亏毁损的要进行相应的赔偿，因销售人员过多要货而造成的近效期等损失也要有相应的处罚措施，这样就保证存货的安全完整，做到账账、账实、账表相符，使财务数据更加准确。

三、结束语

综上所述，在中小企业、民营企业蓬勃发展的今天，企业间的竞争日益激烈，每天都有很多新的企业注册，也有很多企业注销，要想企业使在竞争中站稳脚跟，有一席之地，企业必须注重存货的管理。认识到存货管理在中小型民营企业中重要地位并不比销售部差，它也是做好销售的基础。存货管理的好坏直接影响占用企业资金占用量、影响着企业的销售业务、影响公司的利润，关系着企业的经营生存发展。企业要重视存货管理，存货管理不仅要求企业领导管理者参与并重视起来，还需要各部门全员参与协调进来。降低成本、增加效益，企业才能以较小的库存满足更大的销售，获得更大的利润，才能使企业经济效益最大化，完成企业的经营目标。在激烈的市场竞争中，库存管理好的企业能获得最得更大的优势，增强企业的核心竞争力，使企业能够长期、稳定、健康发展。

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