基于互联网时代医院档案归档与管理研究

张秀如

摘 要：随着我国各领域经济的快速发展，各领域的技术也在不断地发展创新。随着信息技术的发展，“互联网+”时代已经到来。互联网技术的发展，使我国医院档案管理也随之逐步走向数字化。医院档案管理系统是党政、科研、财务、基础设施，是一个综合性的管理系統。医院的档案应基于互联网政务平台进行管理，也就是说，医院应实现文献数字化的统一管理。与此同时，在互联网时代下，如何构建有序的医院档案信息管理模式，已成为医院档案业务的新课题。

关键词：互联网;医院;文件归档;管理

一、“互联网”时代医院档案工作的特点

1.互联网时代医院档案工作的特点

随着互联网技术的提出，网络应用于医院文献这一主题也受到了广泛关注。从中国网络热点指数来看，2016年中国“互联网+”医院文献的流通量为62096份，增长16%。由于医院文件的数字化处理和信息化建设及文件管理系统等信息技术成果在日常管理过程中得到了推广和应用，也为医院的文件业务注入了动力。“互联网”时代给医院文档业务带来新挑战。对医院的档案业务的发展有着必要的信息基础，在此基础下，医院的档案管理业务不仅要实现“储量数字化、增量电子化”，还要建立资源共享平台和信息采集、传输、利用的双向交流平台，提高文献工作效率。

互联网时代，医院档案管理丰富了医院的文献来源，提高了医院的诊疗效率，互联网技术逐步整合了医院的档案管理，开始从机构设置和运作的角度影响医院的档案管理工作。收集诊疗信息，通过拓展文献收集的来源和方式，对病人的体检、诊疗等进行系统分析，在此基础上，运用网络手段和信息系统，对患者的症状数据、治疗方案、诊疗效果等进行系统分析，为医学诊断和治疗提供了有力的理论依据，提高了诊疗效率。医院文档是以医疗业务流程、体检报告、电子病历等诊疗信息为基础，整合科研设备等应用模块在内的多种信息资源。此外，在医院管理方面，通过对医院运行数据和临床诊疗数据的调配、文件的自动压缩和安全存储，为领导决策和医院发展方向的制定提供了科学的数据支持。互联网时代信息技术的发展趋势，医院的档案管理可以改善机构的基础设施。在扩大自身资源的基础上，他们可以利用信息技术，通过数据、电子病历和健康信息的挖掘和筛选，提供“互动式”的文献信息服务，增加了信息资源的深度。以个性化医疗数据参数为基础，推动个性化医疗服务的发展，相关部门还通过疾病防控，对各级医院的医疗数据进行综合分析。

医院的文件是医院如何按照各项规章制度运转、人事任免和盈利能力的标杆，新的医疗政策不仅加强了网络医疗文档管理的智能化建设，而且还对医院档案管理的网络化提出了新的期待。是否将互联网时代平台运用于档案管理被当作是评价医院深化卫生体制改革的重要标准之一。“互联网+档案管理”这类管理平台的建立，不但能够降低医院的综合运营成本，进一步提高医院的管理效率，还可以对未来医院公共卫生事业的发展起到相应的保障作用。

2.互联网时代医院档案进行文档管理的好处

通过计算机建立网络信息平台，可以为医院的科研、临床和行政支持管理提供便捷的技术服务，使各科室、部门工作效率更高，对医院的未来发展做出更大的贡献。医院可以通过此管理平台来规范利用档案资源，通过互联网使医院各科室与医院紧密联系，能够节省医院不少的人力、物力成本;可以实现医院档案资源的共享，方便档案资源的配置和利用，为医院管理提供科学的决策支持。利用计算机对医院档案资料进行管理后，可以通过计算机进行人工查询，手工输入信息需要使用原始文档，但是人工不需要使用文档部分，大大降低了原始文档利用率，减少原始文档的损坏。

二、互联网时代医院档案管理建设的不足之处

1.医院文件管理软件开发能力不足

目前，影响医院公文网络化管理的最主要因素是软件开发能力不足，缺乏文档管理的基础平台。我国的科学技术已经有了一定的发展，但档案管理软件的发展与此不成正比，这将限制档案管理的网络化。尤其是在医院，很多人不能直接看到档案管理的作用，因而对其缺乏重视。国内各单位和企业都表明，文件管理软件开发能力不足。医院在病历方面不同于其他企业，它直接关系到公众的身心健康。因此，必须加快“互联网”档案软件平台的开发。

2.医院档案部门缺乏档案管理的专业人才

人才是“互联网+”医院文件管理的基本要素。我们需要成立一个专门的档案管理小组。现在医院的档案管理人员大多是兼职人员，他们不能充分发挥责任感和热情，只把文档管理作为一项任务来完成，很难满足网络管理的需要。同时，许多医院档案管理人员缺乏综合知识、相关设备、软件的操作技术，无法熟练操作管理平台。

3.医院档案管理的基础设施投资不足

现阶段，大多数医院档案管理存在基础设施陈旧、文件存储空间狭小、计算机网络安全等方面问题。这种情况已不能满足“互联网+档案管理”模式的需要，医院对行政部门投入有限，医院档案室硬件建设投入不足，严重制约了文件管理信息化建设进程。

4.档案管理人员缺乏风险意识

通过对医院文件管理的调查研究，可以看出大多数医院档案管理人员对文件缺乏风险意识。在我看来，建立一个单面文件保管室可以确保文件的安全。在医院文档管理信息化建设中，没有规范和方法来保证文档信息的安全。“互联网+档案管理”模式的发展已成为一种新趋势，按照现在管理办法，文件难以有序、严格、科学的管理，不利于医院发展。

三、互联网时代医院档案管理的具体措施

1.注重数据的收集和积累，建立高质量的基础数据源

加强收集，注重数据的收集和积累，建立高质量的基础数据源，是推进医院文献信息化的关键。只有充分保证数据的收集和积累，才能提高医院文献工作的效果和效率。在互联网时代的大环境下，医院文档管理必须收集高质量的压缩文件。在此基础上，通过正确、全面、系统的数据分析，为档案用户提供高效的检索和利用服务，以信息化的优势提高新形势下医院管理的核心竞争力。为保证安全，完善文件安全机制。依靠方便快捷的互联网技术，文件来源虽然分散，但使用却十分方便。当它带来方便的同时，建立安全机制就显得尤为重要。医院文件涉及医疗技术和患者隐私，因此加强对综合管理业务保护是迫切需要的，在综合管理工作中，一方面要注意医院文件实体的安全性和可靠性，另一方面也要注意医院文件信息的安全性和可靠性，要以法律为准绳，以文件保障机制为法律依据，依法办事。

2.为提高医院公文质量，应建立“电子公文信息管理仓库”可以加强信息中心与档案馆的关系，畅通信息沟通渠道。建立电子信号，创建“电子文档信息管理仓库”。在此基础上，扩大服务范围，为医院信息资源库提供信息数据。为了建立电子文档信息管理数据库，需要对各科室的电子信息进行归档、设置文档、参考权限、安全电子文档查询系统等，提供便捷的服务流程，为电子信息资源的共享奠定了基础。

3.电子文件设置为PDF格式，便于下载和收集文件

调用文件时，需要一些基础性工作，这时有些文件可能已损坏，有的存储空间有限。这就需要优化信息存储模式，利用电子文件上传和下载信息。把电子文件格式设置为PDF、，该格式的文件内容弥补了传统文献的不足，并通过建立医院信息进行自动保存。为查阅者提供电子文档，并使用文件管理服务器保存。

4.提高文件的在线利用率，提供良好的服务

传统的档案管理模式在形式上对人力的需求量大，过程复杂，容易出错。网络模式的发展优化了工作环境，使人们很容易获得信息查询和利用。丰富的资源为信息存储提供了广阔的空间，巨大的信息量为医院档案管理提供方便、系统的信息，从而提高了利用的有效性。由此可以看出，现代档案服务模式通过医院档案管理平台，确定了局域网内的主题，可以获取信息数据库和查询服务。通过与档案管理在线人员的联系，及时通过信息咨询、服务查询，在线获取信息。

5.提高互联网应用的管理水平

在“互联网”环境下，无论是制作者还是开发者都成为文件数据的发展趋势之一。在医院文档管理过程中，随着信息化建设的推进，信息平台的建立、数据量的增加，包括医院文档管理者在内的执业医师都应该更加重视文档管理，积极参与、共同推进现代医院文件管理工作。在“互联网”环境下，加强业务，提高文件管理水平，文件管理人员的专业素质是持续推进文献管理工作的关键。“互联网+”所产生的新理念和新技术，对医院文献业务提出新的要求，带来“新的挑战”。作为医院文档管理的中坚力量，只有强化层次，培养网络思维，提高文档管理水平，才能提高专业服务意识、信息技术能力和业务水平，适应新形势，为医院文件管理工作的发展增添力量。

6.建立互联网管理文件的规章制度

在推行“互联网+档案管理”模式的过程中，我们不仅建立了档案管理网络平台，而且建立了完善的基于网络环境的档案管理规章制度，使档案管理在开放的网络环境下，安全、科学、有效地进行管理。利用管理制度在信息化建设过程中发挥奖惩作用，将部门公文管理信息化建设与部门绩效挂钩。根据科研和临床发展的需要，对档案管理进行科学规划，及时加大对档案事业的投入，使基础设施能够跟上系统运行的需要。在顶层设计中，成立了医院文档信息化指导小组，监督文档管理的进度，及时梳理实施过程中存在的问题，对技术和系统进行改进和修改。

7.做好文档分类，职权匹配

医院文件的类型主要有设备类文件、物资类文件、财务类文件、技术类文件及规章制度等，各类文件迫切需要集成文档信息平台，为建立统一的文献信息平台，建立各类文件类型，应将文件分为明确的层次，规划和利用各种文献资源，为提高网络和档案利用效率，在建设文献信息平台的同时，还需要明确各部门的职责。文件管理不是一个部门的问题，而是全体员工的问题。在文件编制过程中，应明确管理职责，对文件损坏、丢失的，要追究各部门的责任，强化各部门对文件管理的责任意识和重视程度。

8.加强医院文件的安全管理

文件管理人员通过信息技术将医院文件作为明细表，通过计算机操作读取内容，确保所有文件数据系统的管理。关注医院的实际发展和医疗技术的发展，将最新的文献整合到数据库中。医院的文档管理系统可以促进管理效率的提高，积极拓展管理体系，保证文件管理业务的规范化，为以后更好地利用奠定基础。医院各科室必须制定符合实际情况的文件管理制度，有利于各科室人员进行档案移交和科学整理归档，按具体类型对文件进行分类，以保证档案的安全全面优化文件管理业务，提高文件仓库的实际使用效率，避免重要文件的丢失或损坏，确保文件的安全性和完整性得到提高。

为不断提高电子文件的使用价值，必须从根本上优化和完善其安全管理体系，为今后的业务管理和使用提供切实保障，提高医疗活动的便利性，在操作医院电子文件时要充分注意危害安全性和保密性，深入实施安全管理制度。首先，文件系统验证过程必须满足特定的要求，通过相对完善的安全管理机制，不断提高处理效果，优化技术结构和管理措施，为提高医院电子文件质量打下基础。其次，加强信息监督管理。在建立和完善信息处理机制的过程中，要建立信息处理机制。通过全面分析，通过更完善的监管体系，对文件信息进行全面审查。最后，要把计算机系统作为一个整体来处理。特别是对可能带来网络安全风险的各种因素，要进行全面、动态的监控，提高信息处理的有效性，防止文件丢失。同时，在保证电子文件安全的基础上，完善安全管理机制，为档案管理业务的有序运行提供良好的条件，保证文件的智能化管理。

9.将互联网、大数据有机结合

为了尽快建立医院文件管理信息系统，最重要的是保证专业经费。有了专业的资金，我们不仅可以实现文件管理业务的合理化、科学化、有序化，而且可以实现文件资料的数字化转换。目前，我国很多医院都涉及档案“互联网+”管理平台，但缺乏整合实力。医院文献的网络化管理还处于初级阶段，许多管理设备还不完善，基于Internet的数字化平台已经形成，要充分结合这些数字化发展趋势，将医院的医疗文档存储在专业云系统中，将互联网与大数据有机结合，实现医院内部的无障碍共享，减少科室之间的壁垒，促进医疗资源的优化配置。

医院文献是医院的历史记录，是医院文明的传承，是为病人服务。在“互联网”的视野下，实现医院文件化管理要“勇气+能量+时代”，加强管理，满足医疗服务需求、立足医疗服务利益，导入公文业务，使医院的公文管理工作立足于资源，有效利用。除此之外，还要建立相应的数据档案馆，加强对用户需求数据的分析，让档案管理服务更具针对性，实现个性化服务。基于互联网时代网络系统的医院公文管理是当前发展的需要，互联网与医院档案相结合不仅可以节省文档管理的时间，提高文档管理员的工作效率，而且可以为医院提供更准确的文档信息，为社会的和谐发展起着非常重要的作用。

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（作者单位：青海大学附属医院）