刍议卫生健康系统业务档案管理服务职能

曹媛

摘 要：目前，随着我国新医改的不断推进，卫生健康系统的重要性越发突出。作为有效服务于全民医疗问题以及保障我国各医疗机构正常高效运转的基础性系统，卫生健康系统具有重要作用。而业务档案管理服务作为卫生健康系统的基础性服务工作，无论是对于妥善存储医疗机构内部医护人员的相关信息，还是在社会公共卫生健康管理上都具有举足轻重的地位。本文将主要从卫生健康系统业务档案管理的服务职能内涵出发，简要论述目前我国卫生健康业务档案管理系统服务存在的缺陷，并提出相应的优化服务的策略分析，以期为相关的工作人员以及管理工作者提供相应的理论借鉴与参考。

关键词：业务健康系统;业务档案管理;服务职能;策略

近年来，随着我国经济科技的快速发展，人民社会生活的方方面面都在不断朝着便捷化与高效化方向改革进步。在社会公共卫生健康上，我国的新医改也在如火如荼地进行中。卫生健康系统作为服务于我国全体公民以及各医疗机构的系统，实际上是实施我国卫生健康战略的推行系统。业务档案管理服务作为卫生健康系统的基础性和管理型、服务性工作，其服务职能涵盖范围广泛。因而无论是基于各医疗机构自身进一步的发展需求，还是出于适应时代潮流，更好地为全体公民的就医等问题，清晰明确卫生健康系统业务档案管理的服务职能以及不断提升其服务质量都至关重要。但就目前我国卫生健康系统业务档案管理的服务工作，存在有诸如思想重视程度不高、档案管理制度不完善、相关工作人员的专业素养有待提高以及档案管理的手段较为落后等明显缺陷，阻碍了我国卫生健康系统的进一步发展。因此，怎样在新时期不断解决其存在的缺陷，进一步优化我国卫生健康系统业务管理工作，已是我们不得不思考的问题。

一、卫生健康系统业务档案管理服务职能内涵

卫生健康系统业务档案管理服务工作属于基础性的管理和服务性工作，由于档案管理工作并不直接产生明显的物质财富，相较于卫生健康医疗机构中其他管理性工作，其重要性往往會被忽略。因而，许多管理工作者甚至业务档案管理服务工作人员大多缺乏对其有清晰的认知。因而，全文接下来将对卫生健康系统业务档案管理服务职能范围、目标进行简单介绍。

1.业务档案管理服务职能范围

作为我国实施卫生健康战略的重要系统，卫生健康系统的覆盖范围十分广泛。而作为基础性的管理服务工作，业务档案管理服务职能更是涵盖我国全体公民医疗健康的方方面面。其职能范围广泛，涉及服务内容种类众多且数量巨大。通常情况下，可依据业务类型进行简要划分。具体来讲，卫生健康系统业务档案管理服务职能通常可以划分为各类型营业或资格审批许可、各类病人的病历、全体公民的健康档案以及婴幼儿的出生证明等。各种营业或资格审批许可，如医疗机构运营审批、公共卫生营业许可、各医护人员如医生、护士的资格执业证，各类卫生许可证，以及相应的利益导向奖励机制扶持审批等。各类病人的病历以及婴幼儿的出生证明不再加以赘述。至于全体公民的健康档案则大致包括居民健康档案、老龄健康档案以及职业健康档案等。此外，值得注意的是，上述各类资格许可审批和各项证明的挂失、补办工作亦属于卫生健康系统业务档案管理服务职能的范围。总而言之，其服务职能涵盖范围众多，无论是资料的收集整理还是后续存储工作难度都较大，因而相应的管理工作难度亦是如此。

2.业务档案管理服务职能目标

其作为一项基础和管理性的服务工作，自身的服务职能特征以及职能目标明显。就业务档案管理服务工作自身而言，我国的档案管理服务具有明显的政治色彩，档案管理服务职能首先必须为社会主义现代化建设服务，必须正确把握中国特色社会主义的发展方向。由于档案管理工作几乎涵盖了社会上所有公民，包括机关组织的管理工作人员以及社会各界人士，因而必须在坚持正确的政治方向大前提下，充分发挥档案管理的有效利用，为社会各界工作的正常运转提供后备资源保障。从社会公共卫生健康的角度而言，业务档案管理服务职能的目标主要有两个：资格凭证与参考作用。相较于其他类型的档案管理服务职能，对于社会公共卫生健康这一重要社会问题，也针对卫生健康系统这一基础性管理系统而言，其对于资格凭证作用以及参考作用的要求较高。由于其所处理的档案资料与当事人的就医问题以及相关工作人员的就业问题直接相关，故业务档案管理服务必须要保障相应资料的完整性与真实性。此外，由于档案管理类型众多，数量繁多，故档案资料的整理分类也是服务的必要内容，只有对相应资料进行有效分类，才能够更好实现其作为资格凭证以及参考作用的目标。

二、卫生健康系统业务档案管理服务现状

就目前来看，尽管我国卫生健康系统业务较之以前已有了长足进步，但业务档案管理混乱、档案丢失的情况亦时有发生。分析原因可以知道，当前仍存在一定缺陷。接下来，笔者将对其进行简要分析。

1.思想重视不足

相较于卫生健康系统的其他管理工作，业务档案管理服务明显处于系统工作的边缘地带。由于业务档案管理服务工作自身并不能带来直接的可视化利益，因而在追求利益最大化的经济时代，管理人员以及工作人员对其重要性在思想上认识不清。认为业务档案管理服务工作只是简单的文书整理与资料归纳，从而引起实践上的忽略，将工作的关注重点放在其他诸如人事、财务管理等工作上。如此一来，无论是在进行推进新医改进程的过程中，还是各医疗机构自身制定发展计划时都会下意识地忽略掉业务档案管理服务工作。管理层的不够重视自然引发下层工作人员工作态度上的不认真与不严谨，从而导致相关工作人员在日常工作中对于自身工作认识不清，使得档案资料收集不完整、档案丢失的现象时有发生。

2.档案管理服务制度不完善

首先，就档案管理服务工作自身发展而言，其最初是在随社会主义市场经济改革发展的过程中由西方国家引进，在我国缺乏有相应的管理参考。因而，当前我国的卫生健康系统业务档案管理服务职能工作在服务管理制度问题方面还需不断完善。具体而言，最为明显的制度缺陷在于对电子档案的管理制度问题。目前来讲，我国电子档案管理制度缺乏明晰的规则，进而在工作人员输入相应的档案资料时就会存在些许偏差，从而在一定程度上影响档案信息的完整性与真实性。其次，其管理服务有职责分工不明的问题。档案管理服务职能本身就是一个工作量较大、涵盖内容众多的工作过程，在资料收集、审批、录入、整理以及存储的任何一个环节出现失误都会引起复杂的后续工作。由于职责分工不明确，在出现问题时就无法追责到人，给某些工作人员提供了浑水摸鱼的余地。同时，日常监督机制也比较缺乏。本身业务档案管理服务工作就属于卫生健康系统的边缘性工作，对于增加监督管理位这一岗位自然是纸上谈兵。

3.档案管理工作人员专业性有待提高

由于业务档案管理服务工作一直以来都处于系统边缘性工作，不受上层领导的重视，故业务档案管理的相关工作人员对于专业素养的要求并不十分严格，专业素养较为低下。但随着近年来新医改进程的不断推进以及我国办公信息化系统的日渐完善，业务档案管理工作的知识性与信息化要求也有所提高。但很大程度上的业务档案管理工作人员并未经过系统的专业训练就上岗工作，且存在有年龄偏大、学习意识不强等问题，对于系统新引进的电子信息技术产品的操作能力较弱，无法适应电子档案信息化的发展进程。

4.档案管理手段落后

我国的业务档案管理服务工作是在19世纪由西方国家引进而来，发展历史较为短暂，且长时间以来一直保持古老的人工抄写、纸质保存档案信息的工作流程。近年来，随我国科技经济的快速发展以及大批新型信息技术产品的引进，也由于我國卫生健康管理系统的不断优化，档案管理较之以往而言在逐步向信息化迈进。但不可否认的是，在部分地区仍保留着以往的资料收集整理方式，工作效率低下且易受外在环境等因素影响。此外，就工作管理模式而言，许多基层的卫生院以及相关医疗机构，对于卫生健康系统的业务服务管理仍采用传统的“你查阅我调档”的状态，未能与时俱进，充分利用好信息技术产品的便捷化特征，既降低了档案管理工作的效率，同时无法有效追查部分工作人员的失职失责造成管理工作上的空缺，与时代的发展潮流不符，也严重制约了新时期业务档案管理服务职能的优化进程。

三、优化卫生健康系统业务档案管理服务的策略分析

为了我国社会公共卫生健康战略的有效推行，也为了提升业务档案管理服务职能的质量，更好地为全体公民的就医以及相关医护人员的工作服务。针对当前情况下卫生健康系统业务档案管理服务职能存在的上述问题，笔者接下来将与之相应地提出改进策略，以供理论参考与借鉴。

1.加强思想重视，提升相关人员服务意识

依照马克思主义哲学的基本观点来看，意识对于实践具有重要的指导作用，树立正确的意识观念对于开展卫生健康系统的业务档案管理服务职能具有基础性的保障作用。卫生健康系统的业务档案管理服务职能本身就覆盖范围广泛、工作内容复杂多样且数量繁多，其管理服务职能的优劣与社会全体公民的就医以及相关医护工作人员的工作进展息息相关。因而，必须不断加强相关人员的思想重视，提高服务意识与质量。具体来讲，可以从领导层与直接相关的工作人员两个方面着手。首先，是领导层必须意识到其职能的重要性，无论是在日常薪金投入比重还是在制定医疗机构的发展规划时，都应该将业务档案管理服务工作纳入考量的范围之内。其次，是要加强相关工作人员的理念培训，通过日常理论培训与适度的奖罚机制，切实增强相关工作人员的服务意识，使其自动将被动服务的理念转化为主动服务的意识。这样一来，通过领导层与基层工作人员两个方面的良性互动，就有利于实现业务档案管理服务职能的有效提升。

2.完善档案管理制度，健全管理服务体系

其具有多、难、杂的职能服务特点，因此，建立完善的档案管理服务制度与体系就至关重要。在进行档案管理服务的过程中，无论是相关工作人员的日常职责分配、工作考核、依据考核成果而来的奖惩机制还是最基本的工作准则都是缺一不可的重要内容。首先，健全管理制度必须权责清晰，将日常的档案管理工作细致划分，一一对应到具体个人，进而为相应的追责与奖励建立基础。其次，在日常工作中，必须建立相应的考核管理制度与奖惩机制，对相关工作人员的工作成果进行量化评估，依据评估的结果对工作人员进行奖励或处罚，提高工作人员的服务质量。此外，卫生健康系统还应该依据上级的规则，制定统一的档案管理标准，建立严格的档案审查制度，进一步实现电子档案管理科学化、标准化。最后，应该依据业务档案管理服务的不同类型，对数量繁多的档案资料进行类别整理，对其进行统一编码存储，为日后的档案查阅建立良好的资源条件。所有的工作都必须有据可查，因而建立健全业务档案管理服务制度势在必行。通过将业务档案管理工作细致化，进行科学规划管理，可以有效提升服务效率与质量。

3.加强专业培训，提升工作人员专业素养

为适应公民的生活需求，也为了各医疗卫生健康机构自身的发展规划，增强业务档案管理服务职能的专业性与知识性十分必要。因而，要加强对业务档案管理相关工作人员的业务培训，提升工作人员的专业素养势在必行。对于相关工作人员的业务培训主要可从以下方面进行。首先，是必须不断提升工作人员的政治自觉与政治素养。卫生健康系统作为我国社会公共卫生健康战略的重要实行系统，是连接国家政党与基层百姓的重要纽带。而业务档案管理服务自身带有鲜明的政治色彩，进而相关工作人员必须树立正确的政治方向，为社会主义现代化建设贡献自己的力量。其次，就是加强相关工作人员的专业能力。对于业务档案管理工作来讲，其琐碎性与复杂性极高，工作人员必须具有高度工作责任感。因而，在进行相关工作人员选拔时应该从中择选专业对口的优秀人才。在日常的工作过程中，也应该不断加强业务能力培训，从理论知识基础与专业工作能力两个方面切实提升工作人员的专业素养。

4.与时俱进，推进档案管理信息化智慧化建设

近年来，互联网+早已成为社会发展的一大趋势，有效结合互联网可以为各界工作提供诸多便利。业务档案管理服务更是可依据互联网以及电子信息技术的便利来减轻自身工作的繁杂性。因而，在推进卫生健康系统业务档案管理服务职能不断优化的过程中，必须与时俱进，充分利用好现代新兴技术产品的优越性，将复杂繁多的业务档案信息进行智能化分类整理，以便后期工作的审批查阅。此外，应不断推进实现卫生健康系统业务档案管理服务网格化，积极采用现代云科技，实现电子业务档案管理的全面覆盖。必要时，可以增加相关设备引进的资金投入，为业务档案管理服务智慧化、信息化提供必要基础。

四、结语

卫生健康系统的业务档案管理服务是事关全体公民切身利益的基础性工作。在新时期，提升业务档案管理服务质量至关重要。简而言之，我国卫生健康系统的业务档案管理服务职能具有自身职能特色与服务目标，在新时期，应该不断推进业务档案管理服务职能优化，实现卫生健康系统管理快速高效发展，为我国医疗机构提供基本发展保障。

参考文献：

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（作者单位：菏泽市妇幼保健计划生育服务中心）