浅谈网络环境下档案信息化安全问题及工作策略

郭中原

摘 要：社会不断发展，科学技术也得到良好的发展，如今，越来越多的企业在工作中运用到科学技术。其中，很多档案相关机构已经通过科学技术建立起档案信息网，这一改变也为人民服务提供了巨大的便利条件，当然，信息化技术和网络技术广泛运用使得现阶段的档案管理工作进入了新的发展阶段。但是，由于缺乏法律规范、管理人员缺乏安全保密意识、网络环境不稳定等不良因素，导致档案信息化进展过程中频频出现严重问题。

关键词：网络环境;档案信息化;安全问题;工作策略

当今科学技术快速发展，各行各业也顺应发展趋势，将先进的科学技术广泛运用到日常运营当中。其中，档案备份作为民生基本记录工作的重要环节，信息化建设成为其必然的发展趋势，相关企业将科学技术融入平日档案管理工作当中，给人们的登记过程提供了极大便利。虽然科学技术不断发展创新，但是安全系统并不完善，再加上部分管理人员的工作责任意识不够强，在档案信息化发展过程中会出现了一系列不良状况。本篇文章探讨在网络环境下档案信息化安全问题及工作策略。

一、档案信息化的概念

档案信息化是在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和利用。也就是说，纸质版的档案备份经过科学技术数字化编辑，转换成为各种文本文档、计算机图形、网页内容、相关视频等形式，再通过磁带、网盘、储存卡等进行储存和集中管理工作。

科学技术不断创新改革，人们开发出了许多网络科学技术平台资源，并且将其运用到日常生活、学习以及工作当中。这些网络资源极大程度方便了我们的生活，但是，在其运行过程中也不断暴露出很多问题，这些问题对于工作进度也造成了不良影响，逐渐受到大家的关注。其中，档案信息化作为近些年来的重要发展职业，人们对于它的工作进度也十分关注，对于它暴露出来的问题，经过不断深入研究，探索出了一些解决措施。

二、档案信息化的特征

1.档案信息化的多样性

在科学技术较为落后时，人们用纸和笔记录下自己的生平事迹等，形式也较为单一。随着人们年龄增长，经历越来越丰富，需要记录的东西越来越多，纸质版本的档案备份过程就显得格外笨重麻烦。随着科学技术不断发展，人们将档案信息化，利用计算机将档案备份进行数字化转换，编辑成为各种形式的文本文档、音频、视频以及图片等，同时，档案信息的储存模式也可以相互转换。有了这些丰富的记录方式，人们可以按照自身的需求和爱好进行选择，档案的备份形式也就有了丰富多样的方式。

2.档案信息化的载体

档案信息化一定是以计算机语言为编辑载体的，档案信息的输入、管理以及远程输送等行为，都是借助于计算机设备和网络技术加以实现的。由此可见，实用的计算机设备是档案信息化工作的前提条件。了解了档案信息化管理工作的载体后，人们便掌握了档案管理工作的重要基础设备。

这样一来，在很大程度上减轻了人们对于档案管理工作的研究程度，人们只要熟练掌握计算机科学技术的相关内容，就能够保证相关网络环境的安全及保密性，也能够极高程度地确保档案信息的完整性。

3.档案信息化的“三性”

档案信息化都是运用计算机网络技术来进行实现的，即利用计算机设备技术将档案内容进行编辑转换，因此档案信息也非常容易利用计算机技术进行更改。这使得档案信息化拥有了易控制性、可转换性和易丢失性。这三种性质对于档案管理工作都有着非常大的阻碍，人们要针对每一种不良性质，研究出具有针对性的解决措施，着力于从根本上解决档案信息化的三种不良性质。

三、保证档案信息安全性的重要意义

档案是人们生活行为的重要记录手段，是人们把握客观规律的重要依据，现如今的档案信息工作分为三个方面：第一，档案信息的记录内容，这是档案的组成部分，是重要基础工作;第二，档案信息的形成形式，这是档案信息展露在人们视线内的外在表现;第三，是档案信息的管理工作。这三个阶段，环环相扣，每一个环节对于档案信息的完整性都有着至关重要的影响。当然，档案信息化是档案管理工作的必要发展趋势，使档案管理部门的工作从封闭走向开放，可以说，信息化改革措施是档案管理工作的主要动力。如今我们进入了信息化时代，这一时代发展的主要特征是：信息产生量大，需求量也明显提高，而且信息内容也逐渐丰富。随着人们生活水平的不断提高，人们的思想观念也在不断改变，对于文化内容的需求也越来越高。由此看来，档案管理工作不仅要在自身查找借阅方面进行改革，也要努力切合时代发展，与文化教育、社会发展情况相结合，尽力满足人们对文化不断提高的需求度。这样一来，档案信息化工作的要求也就又上了一个台阶，相关工作人员要清晰地认识到自己这份工作的内涵和意义，明确自己肩负的工作使命，不断促进档案信息化工作的发展。

如今科学技术发展迅速，与各行各业工作进展都有着很緊密的融合。其中档案信息技术与科学技术的有效融合已达到一定境界，先进的科学技术在一定程度上促进了档案录入的信息化过程，有效提高了档案信息的收集和录入效率。但是网络技术是一把双刃剑，它在便利我们工作的同时，也对于档案信息的安全系统提出了更高的要求。在档案信息化的推进过程中，科学技术有效提高了档案信息的录入效率，保证了档案信息的完整性，但这也就意味着相关档案管理人员要进一步加强档案信息的收集和安全管理工作，充分认识其重要性和必要性，并且掌握相关安全管理措施。并对工作过程中暴露出的不安全问题，及时进行纠正更改，自觉将有价值的信息进行保存。

四、档案信息化的安全性问题

任何事业的发展都不可能一帆风顺，档案信息化建设也是如此，在其发展过程中，人们的思想见解不断扩大，其技术含量也不断提升，这在很大程度上对其安全性能提高了要求。

1.档案信息化管理制度不完善

档案信息化管理工作是档案记录工作的最终环节，如果在这一环节放松了警惕，那么一旦出现问题，就会导致整个档案受损，造成不可预估的损失。虽然科学技术不断发展，对人们的生活品质有着积极的促进作用，但网络环境的不安全性也为人们带来了很多困扰。尤其在当下社会发展过程中，科学技术网络空间不断暴露出很多缺点，引得各界广泛关注，我国也对网络空间安全制定出一系列法律制度，然而这些法律制度并不是很完善。并且，一些档案管理机构对于档案管理制度的重视程度不够，采取的管理措施单一，相关管理人员的档案保密能力不高，导致档案信息丢失、破坏和泄露情况发生。相关管理机构必须重视档案安全管理工作，不断加大管理力度，着力于保护档案信息的安全性和保密性。

2.档案信息化的保存不够完整

档案信息化是需要利用计算机技术进行编辑的，通过磁带、网络硬盘、光碟等载体进行储存管理，而这些储存设备对于档案的修改、转移、复制甚至是删除都是永久性且不留痕迹的，导致档案难以保证其完整性及原始性。此外，相关内部档案管理人员工作责任心不强，导致档案信息丢失或泄露。档案管理不妥善也会导致档案信息的丢失和无法读取，非常不利于档案信息化工作的推进。

3.档案信息化传输过程存在的问题

档案信息化的传输过程也是一个重要的操作环节，但是目前来看，档案信息化在传输过程中存在易泄露和易被破坏的问题。上文提到很多次，档案信息化是利用计算机语言技术进行编辑转换的，然而网络环境本身就存在许多不安全因素。这样一来，档案信息在利用网络技术进行传导过程中，容易受到木马程序、网络病毒、黑客攻击等不良因素的影响和破坏，甚至能够导致档案信息的泄露，从而造成档案信息的丢失和缺损。

五、档案信息化安全问题的对应策略

档案信息化推进过程中，人们对其不断暴露的问题进行研究，经过长期实践，找到了合适的解决措施。当然，档案管理工作还在不断发展，其中不完善的地方也得到有效改正，只要不断创新，就能推进档案信息化改革工作的进展。

1.国家健全相关政策制度，相关机构完善策略

目前来看，科学技术不断发展，与人们的生活联系也变得越来越紧密，但是，相关法律制度并没有紧跟上，国家要根据时代发展，将现有的信息安全法不断完善，保护档案信息的安全性。当然，档案信息的操作关键是在相关机构中完成的，这就要求相关档案管理机构要认真依法来进行管理工作，同时自身也要重视并制定出严格的管理政策，加大档案安全性的保证品质，从而减少档案信息的丢失与破坏。

2.提升档案管理人员的自身素质

档案信息的管理工作最重要环节是保存，那么，与各个环节相关的工作人员，要不断提高自身管理素质，加强自身的保密能力，保证档案信息的严谨和隐秘。当然，管理人员自身需要完善，相关管理机构也要改变招聘规则。首先，要重视面试人员的职业素质，挑选出优秀的、保密性高的责任型管理人员。其次，管理人员也要精通计算机相关知识，在档案信息网络化过程中一旦出现问题，管理人员能及时进行纠正维护，避免档案信息被网络病毒、黑客、垃圾邮件等不良因素破坏和影响，保证档案信息的网络安全。同时，相关管理人员也要提高自身的服务意识，在如今的档案管理工作过程中，很多管理人员都处于被动的工作状态，这种工作状态对于档案信息的采集工作有着不良的影响。在网络环境下，管理人员要更加积极主动地进行工作，树立起强烈的服务意识，积极为客户提供主动的档案信息录入服务，态度要友好并满足客户的相关要求。此外，管理人员也要利用先进的网络技术，不断完善网络信息的内容和形式，积极促进档案信息资源的开发和利用，从而使客户得到全方位的优质服务。

3.档案信息在发布时的安全性

由于网络安全性质极其不稳定，在网络公布档案信息过程中，要对信息进行细致筛选，对于没有保密价值的档案信息，相关人员可以将其发布到网上，方便人们使用关键词进行查询了解。但是，只要涉及人们的居住地址、工作单位、商业信息等关键信息时，工作人员决不能将此发到网上，可以只提供阅读目录，并且工作人员也要利用先进的科学技术对这些保密价值高的信息进行保护，如可利用身份认证、人脸识别等保密方式对其安全进行保护。而那些涉及国家秘密的信息是要求绝对保密的，禁止以任何形式发布，保证档案信息不被非法阅读、丢失、修改。

4.完善档案信息管理方面的相关软件

档案信息的载体是计算机语言，对于老化的网络设备管理部门要及时维修、更新换代，加大档案信息相關设备的资金投入力度，先进的设备对于档案信息采集的效率有着重要的作用。管理人员可以利用先进的网络技术开发出完整的档案信息录入库，并对相关软件及时进行修整和更新，定期对档案信息进行录入和整理，利用网络科技建成的档案信息平台，将录入的档案信息集中记录，便于管理人员进行统一管理。这样一来，档案管理工作就更加方便，管理效率也得到很大提升。档案信息化工作主要利用先进的科学技术，这就要求相关软件的加固升级，工作人员要定期对其进行杀毒和更新，保证软件内部的安全性。

5.将档案信息进行分类管理

做任何一件事情，如果是有条有理的进行，就能够让我们更加轻松、方便快捷地完成，档案管理工作也是如此。相关管理人员在整理档案信息时，要按照统一的标准将档案信息进行整合、分类。不同的档案信息保密价值不同，管理人员按照档案信息的保密价值高低将其分类，对于不同层次的档案信息采取不同的管理方式。另外，在档案信息利用网络技术进行传输过程中，对于传输风险较大的档案信息，要有针对性地设立出档案管理措施，利用科学技术对档案信息的传输过程进行加密保护，有效规避传输过程中可能遇到的不安全因素，从而降低风险发生的可能性，使档案信息管理工作更加有条不紊地进行。只有做到层层把关，每关都认真仔细的筛选调整，才能够最大程度减少相关风险的发生。

6.开展在线咨询服务环节

在科学技术不断发展情况下，我们的生活节奏也在不断加快，为了追求迅速，我们在阅读信息时往往会更注意信息的时效性和真实性，因此，为了更好地适应社会发展，档案信息化工作也要加快网络化、数字化的进程，通过积极开展在线咨询服务环节，深入了解客户的阅读趋向，积极满足用户的使用要求。在这个过程中，工作人员可以利用网络技术创建相关网页进行宣传，通过浏览网页和数据平台来了解相关档案信息。这样就为群众和档案部门之间架起沟通联络的桥梁，提高档案信息的服务水平，方便群众与档案管理部门的信息交流。

六、结束语

网络环境对于档案信息化工作有着积极的促进作用，同时也带来了具有挑战性的难题。其中，档案信息的安全性管理是人们关注的焦点，在档案记录过程中，要保证档案的完整性和保密性，需要国家、相关管理机构、工作人员的共同协作才能完成。国家要出台相关政策;相关管理机构要根据自身的发展状况，制定适合的管理策略;工作人员要加强自身素质的提高，保证档案信息的保密性。当然，任何事业的发展都会经历一番风雨，只要我们不放弃，齐心协力就能为档案信息化工作创造出一个和谐的工作环境。

参考文献：

[1]茹志娜.高校档案信息化管理安全策略探讨[J].兰台世界，2018

（作者单位：西安开放大学）