浅谈办公室文书档案管理效率提升对策

蔡婧

摘要∶文书档案管理是办公室工作中非常重要的一环，其关系到办公室的工作效率。办公室文书档案管理工作是一项真实记录单位或机构历史发展进程的工作，应该以时代的要求和变化为导向，不断摸索高效、可持续的管理模式。除了完善基础配套设施的建设、强化档案信息化管理、提高人员综 合素质外，还要强化对文书档案管理的重视，调动文书档案管理人员的主动性和积极性。通过多方面的努力，确保办公室文书档案管理效率能够进一步提升，进而推动单位全面稳定发展。

关键词∶办公室文书：档案管理：效率提升

一个单位、企业管理水平的高低可通过其文书档案管理水平判断，而档案管理的效果和质量也直接决定着企业内部档案资料的完整性与其价值。提升文书档案管理工作水平和地位，不仅要增强文书工作与档案管理工作间的衔接，促进各部门密切协作，建立健全档案管理、保障机制，还要不断完善相关工作程序，更好地促进文书档案管理工作的标准化与规范化，积极开发档案的潜在价值和良好作用，提高档案资料利用率，只有这样才能确保企业长足、稳定、健康发展。

1办公室文书档案收集及归档工作的重要性

办公室工作是一个单位或机构重要组成部门，起着上传下达、沟通协调各部门工作的作用，是办好各项工作的重要枢纽。办公室文书档案管理成为一项相当专业性的工作，尤其是目前文书档案管理也开始应用信息技术，这就对于文书档案管理人员的工作能力提出了更高的要求。因此，对单位而言，办公室文书档案管理工作是一项极为重要的工作，文书档案管理效率的高低直接影响整个单位的管理成效。因此，提升办公室文书档案管理效率，能够有效推动单位各项工作的正常运转，对一个单位或机构有着重要的意义。办公室文书档案收集以及归档工作能够收集企事业单位发展过程中的各项资料，作为企事业单位发展的重要见证以及记录，人们能够通过翻阅各种办公室文档的方式获得基础性的资料，了解企事业单位运行实际状况。同时档案也是企事业单位发展变化的见证，为领導层决策提供了重要的参考。

2提升办公室文书档案管理效率的对策

2.1提高文书档案管理工作重视程度。

在实际工作中，单位领导必须要转变传统思想观念，认识到办公室文 书档案管理工作对整个单位工作开展的重要性，将办公室文书档案管理工作提到同其他工作一样重要的位置上。办公室文书档案管理水平的高低，离不开文书档案管理人员对文书档案的重视，每一份文件在其手中经过，是否确定为归档文件，对档案整理工作具有重要意义。因此，必须要提高 文书档案管理人员对文书档案的重视程度。在平时工作中，单位可以在全单位范围内加强对文书档案重要性的宣传，多提供机会出去参加档案培训学习，不定期组织档案验收工作，从思想上重视这份工作。

2.2加强文书档案宣传工作。

加强文书档案管理宣传工作，能够提升相关工作人员对于档案整理以 及归档的重视。宣传对于企事业单位运行必不可少，通过文书档案宣传工 作，能够使相关工作人员对于档案管理工作的重要性有进一步的认识，约束其更好地进行档案的收集以及管理，能够从侧面监督办公室文书档案管 理的真实性、高效性以及完整性，提升办公室文书档案管理的效率。加强 文书档案宣传工作，需要加强领导层对于文书档案收集以及管理工作的重 视，只有领导层重视，才可能有效使各种改革措施达到上传下达的改革过程。许多单位对于办公室文书档案收集以及归档工作不够重视，特别是领 导层面缺乏对于办公室文书档案管理工作的宣传，档案管理虽然不能直接 收到经济效益，但是对整个单位的发展以及品牌建设、文化建设、领导决 策起着基础性的作用，是单位正常运转以及可持续发展的必不可少的要素。 加强领导层面的重视，能够促进文书档案宣传工作，加强宣传的效率，从而提升管理人员的管理水平。

2.3采用专业化管理模式，引人先进的管理方法。

文书档案管理应当是办公室的一项重要工作，但目前许多单位对这项工作都不够重视，没有从单位整体工作层面对该项工作进行安排，规划不 及时，部署不到位。因此各单位要结合文书档案管理工作中检查出的问题进行相应的改进，对于工作中好的做法，则要积极推广。还要提高管理人员对文书档案管理工作的重视程度，尤其是在当前信息技术飞速发展的时代，必须转变文书档案管理理念，以先进理念来指导工作实践。办公室文 书档案管理人员要清楚地认识到信息时代对于文书档案管理工作的要求，积极学习先进的管理方法，尤其是要学会利用网络资源和互联网工具来实施管理。信息技术的应用，大大降低了文书档案管理的烦琐性，使得整个 管理流程都更简洁，工作效率更高，因此对于先进技术的学习和应用是非 常有必要的。

2.4调动文书档案管理人员的积极性和主动性。

在日常工作中，单位档案管理人员普遍存在被边缘化的现象，因此工作人员工作的积极性和主动性不高，调动文书档案管理人员的积极性和主 动性可从下面三方面人手：首先，寻找适合岗位的人。在招聘时要严格把关，针对岗位职责和工作性质，招聘具有专业知识、较强责任心和富有工作热 情的人才来担任此项工作。热爱岗位，才能更好地从事档案管理工作。其 次，满足文书管理员基本需求，帮助其调整心态。关心和满足现有的档案管理员工作的需求，加强基础建设，完善硬件软件设施，为其提供优越的办公环境，消除其内心被边缘化的想法，以积极的态度投人工作中。此外，办公室文书档案管理工作是一项复杂的工作，鼓励做好工作交接，可尽快熟悉文书管理工作。工作有序交接，保证档案管理工作的持续性、稳定性。 最后，实施岗位责任制，加强考核力度。能够增强办公室档案管理员的责任心，可从根本上提高办公室档案管理水平。建立健全激励机制，可以激发员工的主观能动性，积极投人工作中。

2.5构建文书档案管理体系。

要促进文书档案的规范化管理，首先需要建立管理体系，有效运用规章制度的方式，促进管理体系的成熟化发展。制定相关制度能够引起相关 人员对于工作的重视，对其工作内容起着引领和约束的作用，可以让相关人员对于工作内容有明确的标准指引，这样能够有效加强企事业单位办公 室文书档案收集以及归档工作的水平。建立文书档案管理体系需要积极运用大数据的手段，有效进行信息的收集以及录人、归档，科学管理。在管理体系建设的过程中，需要每一位工作人员根据管理制度进行具体的分工、执行，促进工作内容严格落实。在制定具体的管理体系以及规章制度过程 中，需要每一个企业或是单位根据自身发展以及应用状况确定体系建设内 容，以提高工作效率为基本目标，不断促进企事业单位办公室文书档案收集以及归档工作的水平。

3结束语

综上所述，办公室的文书档案是企事业单位历史发展的重要见证，是单位领导层进行决策的重要资料来源。对于这些档案进行合理收集以及归档管理能够提升单位工作的效率，加强运转的水平，对于档案的收集和管理工作必须要有效展开。应用现代化的管理理念以及管理工具，提升管理的效果以及水平。

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