大数据时代背景下的档案管理工作浅析

刘新怡

摘要：在大数据时代，信息管理面临更加复杂而多变的情况。信息档案的管理在实现了巨大进步的同时，自身也出现了诸多问题。大数据时代下的档案管理方式，与传统的管理模式存在极大的差异，同时包含着新的信息处理方式，为档案的管理增加了难度。因此，工作人员在信息处理过程中需要探索出新的管理方法，以适应大量的数据处理。

关键词：大数据;档案管理;工作措施

一、当前档案管理工作存在的问题

1档案管理水平有待提高

在实际的档案管理工作中，缺乏完善的档案管理体系，管理工作基本上是各自为政，规范性有待提高。同时，随着信息技术的快速发展，信息技术便捷的优势让人们获取信息的渠道更加多元化，这对于还停留在传统的档案管理模式中的管理工作带来挑战。因此，档案管理人员必须要实现纸质档案向数字档案的转换，满足人们多元的信息需求。

2档案管理队伍建设不足

多数的档案管理人员缺乏专业技术知识，对于档案管理的基本原则和制度了解不够深，对于档案管理工作的认识不足，认为只是将档案收集起来，进行分类保存就可以了，档案信息的价值不能很好地发挥出来。此外，档案管理工作多是中老年人员，对于现代的新技术接受能力比较差，对于档案的编研工作研究不够深入，而且人员的流动性比较强，很难保证档案管理工作连续的开展。

3档案管理设施建设不足

随着大数据时代的到来，数据信息的猛增，档案的管理工作越来越复杂，工作量越来越大。因此，要做好档案管理工作还需要借助现代信息技术来完成，这就需要加强对于基础设施的建设。当前存在的情况是，多数单位对于档案的基础设施建设投入不足，导致一些档案管理的设备、场地配备不足，老化的设备也不能及时更新，出现档案资料丢失或是损坏的情况。

二、大数据背景下档案管理对策分析

1加快档案管理信息化建设

要想加快档案管理的信息化建设，相关部门的硬件设施也急需完善，用新的管理设备代替传统模式的管理方式，可以有效提高管理效率[3]。因此，在进行档案管理时，需要对硬件设备进行统一的优化更新，一方面可以对现有的资源进行整合处理利用，加强基础硬件设施的配备，构建现代化的档案储存模式，另一方面，可以对相关的档案管理软件进行研发，综合考虑客户以及管理人员的多方要求，淘汰过时的管理模式，将具有现代化气息的技术应用在档案管理当中。

2树立档案管理的安全意识

在当下的大数据时代，将大数据技术应用到档案管理当中时必须树立正确的信息安全意识。大数据下的档案信息不同于纸质档案信息，如果信息泄露，那么所造成的后果几乎是不可逆的，虽然災害无法使电子信息丢失，但是一旦没有做好相关的安全管理工作，黑客入侵等行为也会使信息安全受到严重威胁，所以档案管理工作人员在进行档案管理时，一定要提高警惕，在进行档案信息保存的硬件设施中，禁止使用与档案管理工作无关的功能，时刻检查防火墙的功能是否完好，避免设备受到外来入侵。

3构建完善的档案管理的准入制度及管理机制

档案管理工作的规范执行需要档案管理制度的约束，确保对档案数据进行合理的应用。首先针对大数据背景下档案管理的准入条件，要进行适当提高。对于进入档案系统的人员而言，要对其准入条件进行明确规定。要在档案管理系统中安装防火墙，避免黑客入侵，实现对数据的有效保护。同时要建立档案数据安全的责任机制，对平台上的数据进行法律责任划分，明确责任人，提高管理人员对档案数据保护的重视程度。此外，还要针对档案管理工作制定完善的监督机制，防止档案管理工作出现混乱。在具体的管理过程中，应配备专门的监督机构和监督人员，对每一个管理环节都进行严格地监督，以及时地发现档案管理工作中管理人员出现的不当行为和失职行为，确保加强对档案数据的有效保护。

4创新服务项目

对大数据时代下的档案进行管理，目的在于实现对档案资源的高效利用。而要想真正地挖掘出档案资源的更多价值，档案管理人员要借助专业的大数据技术不断地对档案资源进行分析。在新时代下，档案管理工作人员应具备档案服务项目的创新意识，通过对知识服务框架以及服务方式的改变，来奠定服务项目创新的根基。此外，还要不断健全服务体系，对档案资源价值进行有效对接。档案管理机构应做到层级完善、责任明确，要不断地提高档案信息的共享程度与开放程度;基于当前用户的个性化需求，档案管理人员更要善于从不同角度挖掘档案资源价值，并积极构建档案管理的开放性体系，使档案资源变得更加易得，但同时也需要关注档案利用模式以及信息检索方式等的创新，提高用户对档案资源的利用效率，并力求满足社会对各种档案资源的广泛需求。

5利用信息技术提高档案管理水平

在新的时代背景下，档案管理工作要与时俱进，改变传统的管理模式，以《档案法》的法律法规为要求，注重档案管理工作，创新档案管理模式。按照档案管理的要求，科学的开展档案管理工作，同时为档案管理人员提供良好的工作环境，完善奖惩机制，督促档案管理人员更好地投身于本职工作。及时地收集、整理数据时代产生的数据信息以及影像资料，更好地开展档案管理工作。档案管理人员应该及时地修复受损的纸质档案，利用当前的扫描、拍照等技术将纸质档案进行数字化的转化，并建立相应的数据库。转换工作的前期开展会比较复杂，但是建成之后可以更好地进行数字管理，提高管理效率，此外，需要定期地对于电子档案进行维护、更新，发挥档案的信息价值。

6加强档案管理队伍建设

要提高档案管理工作，需要一支思想政治水平高、专业技术过硬的档案管理队伍。需要积极引进专业的技术人才，优化队伍的年龄结构，整体提高管理队伍的业务水平。定期对于当前从事档案管理的人员进行档案知识技术培训，根据工作中的实际情况来开展针对性的培训。提高从业人员的计算机应用能力、数据分析、筛选的能力，以及电子档案管理的能力，这些都是要培训的内容，通过技术培训，不断地提高档案管理人员的专业技术水平，更好地为现代化档案管理服务。

7加强档案管理设施建设

利用现代化的管理理念以及方法，解决档案管理中的问题，实现档案工作的现代化管理。除了有现代化的管理理念外，还需要加强基础设施建设。引进了专业技术人才，提高了管理队伍的业务水平，还需要有配备的专业设施，才能更好地发挥档案管理人才的作用。加大基础设施的资金投入，更新档案工作开展所需要的设备，此外，在档案工作管理中要融入大数据思维，可以和相关的大数据企业进行合作，加强对于设备和技术的研发，让适应大数据时代的设备以及技术更好地发挥优势。将存储以及虚拟技术应用到档案管理中，拓宽合作渠道，加强现代信息技术在档案管理中的应用。

总结

综上所述，大数据时代给档案管理工作带来了便捷、高效的管理思路，传统的档案管理模式可以晋级为电子化、信息化的管理模式，与此同时，基于大数据处理技术，所有的档案管理资料都可以实现快捷的查找、调取、传输和分析，可以有效节约人力、物力资源成本，更多地发挥档案资料价值。

参考文献

[1]罗敏芝。大数据时代下档案利用服务体系的构建思路[J].城建档案，2019（03）：45-46.

[2]赵亚玲。档案管理在大数据背景下面临的挑战及对策[J].办公室业务，2019（06）：126.