关于加强档案管理安全保密及信息化档案管理的思考

翟倩倩

（遂平档案管理中心，河南 遂平 463100）

档案模式开始于20 世纪80 年代，当前我国的档案工作正处于数字化发展的关键时期，历经多年发展实现了数字化。在传统的档案管理中主要是借助计算机系统进行一些辅助性工作，因此信息查阅速度慢，检索效率低。在信息技术的大力支撑下，档案工作积极实现了数字化和信息共享，并能够进行远程操控，在档案信息共享的基础上，有效节约了资源，利用数码相机进行拍摄，并使用激光三维立体对其进行扫描，不仅保证了档案信息的安全性，还促进了档案现代化建设的快速发展。

一、做好档案管理安全保密工作的必要性

档案管理中心中的档案资料涉及到很多机密性的内容，是非常重要的信息资料。目前，我国整体市场经济体系不断变革，各个档案管理中心之间的竞争压力不断增强，无论是在档案管理人才、档案资源以及信息等方面都有所体现。因此，各大档案管理中心为了能够全面提升市场竞争力，档越来越注重开展安全与保密工作。注重开展档案保密工作，能够有效防止产生安全隐患问题。档案保密工作时关乎着国家信息安全问题，对于社会整体发展进步具有重要影响；公民在享受应有的权利同时，也要承担起相应的责任，积极落实档案管理中心安全保密工作，保证档案的完整性与合法性。

二、如何加强档案安全保密管理

（一）加强档案专业化管理

一般来说，在绝大多数单位，综合管理部门（又或者叫办公室）都是档案管理的责任部门，所以综合管理部在日常档案管理过程中，应当加强档案的专业化管理，切实履职，确保档案的完整与安全。一是凡调阅档案必须按规定流程办理申请审批手续，申请审批表应序时专家保管，年终装订成册。二是要设立专职档案管理人员，档案室大门钥匙保管由综合管理部门专职档案管理员任A 岗，办公室主任任B 岗，其他人员一律不得触碰该钥匙，使用完毕须入保险柜保管。三是因工作需要进入档案室，必须办理登记手续。离开档案室管理员应切断电源、关锁门窗。四是档案室应勤打扫、晴天勤通风换气，室内不得存放与档案无关的杂物，禁止增添非标配用电设备。

（二）做好档案管理日常检查工作

为了加强档案管理的安全保密性，应当要注意对档案管理进行有针对性的日常检查工作，在日常检查过程中，一是要注意查阅档案日常调阅登记台账，查看是否有要素残缺、经办人签名不实、字迹明显存在后补痕迹以及档案调阅授权书缺少等现象，对于发现存在问题的，应当要追根溯源，查看所涉及的档案是否在档，同时对于相关的经办人或者是主要责任人应当要进行询问交流，弄清事实。二是要注意查看档案日常监控录像，一方面，查看档案专职管理人员是否在岗，以及是否有不明人员随意进出档案室；另一方面，要深入查看在档案调阅过程中，相关管理人员是否按照规定履行登记手续，以及手续是否存在后补现象等等，如果发现有相关问题，应当要及时开展查究工作。

（三）不断推动档案管理制度刚性执行

俗话说“事业发展，制度先行”，在档案管理过程中也是如此，要能够确保档案的安全保密性不出问题，必须要不断推动相关制度的刚性执行。为此，首先，在档案管理方面，已经有比较具体的制定规定可供参考，如《档案库房技术管理暂行规定》，《中华人民共和国档案法》等，此外很多单位基本上也都结合内部实际情况制定了相关的档案管理制度，企事业单位综合管理部门应积极组织专职档案管理员或其他相关人员不断进行学习，切实掌握制度确立的基本规则，并严格贯彻落实。其次应当针对制度执行情况定期进行检查，在检查过程中，可以采取现场、非现场相结合的方式，并借助监控系统监测本通知的执行情况。现场检查时做到仔细、彻底，严禁走马观花。对应当发现而未发现的隐患或者干部员工违规操作，甚至明知故犯的，无论是否造成影响和损失，一律严厉追责。

三、档案管理中心加强档案管理安全保密的重要途径

（一）提升档案安全与保密工作的重视度

在一定意义上，档案管理安全与保密工作具有动态性。在实际开展档案管理工作期间，要严格按照《保密法》的具体要求进行管理，不断强化法律规定的约束力度，将档案降密与解密工作落实到实际行动上。首先要合理控制档案解密时间，按照法律制度进行工作，保证开展档案解密工作的合理性与有效性；其次，档案管理部门工作人员要充分发挥自身工作职能，加大力度监督保密工作状况。定期开展档案清查工作，合理划分机密性档案和普通档案，明确档案使用范围与时间；最后，档案管理部门要根据档案的机密性，合理编制档案目录，做好机密性文件的统计工作，使其形成具有系统性的应用程序，便于后期使用。通过这样的方式可以不断提升机密性文件安全管理效率。

（二）积极构建档案安全管理与保密工作制度

以档案管理中心档案管理工作的实际状况为基础，构建系统性的档案安全管理与保密工作制度，满足档案管理实际需求，安排专业的档案管理人员对其进行管理；档案安全管理与保密工作制度，要充分体现其简单明了的特点，保证管理人员安全与保密工作的执行效率，严格安全相关规定内容做好档案管理工作，在约束自身管理行为的同时，能够构建更完善的档案管理体系；还要在档案安全管理与保密工作制度中凸显管理制度的双向性，明确划分档案管理人员的工作职责，管理人员要树立危机意识，承担相应的责任，这样一旦出现违反规定制度的行为，就可以依照相关制度对其进行惩罚。

（三）构建档案信息一体化的管理体系

因为档案安全管理与保密工作，具有一定的动态性，所以在对其进行管理时，首先要对具体的管理内容进行明确划分，从而构建档案信息一体化的管理体系。通过明确划管理内容的方式，能够不断增强档案管理中心各个管理部门之间的沟通；档案管理部门的档案管理人员要做好档案收集工作，在保证档案资料的机密性的同时，促进档案信息一体化管理体系的完善与发展；积极运用网络信息技术，将档案管理的内容与之进行结合，将档案的编制信息准确的输入到计算机中，结合实际状况，构建网络维护系统，防止在网络上泄漏档案信息的机密性内容。此外，还要做好网络安全修复工作，为信息化、安全化管理创造良好环境。

（四）加大档案室安全建设力度

档案室的门窗要运用防盗网进行保护，做好安全防盗工作；档案室内要合理设置保险柜和保险锁，通过运用这些保密的设备来保证档案的安全；明确划分绝密档案、普通档案，不能将其进行混淆，针对于与国家发展密切相关的档案信息，要构建独立保管档案库，设置档案管理口径，加强机密性管理力度；严格控制档案信息的破损状况，延长档案资料具体的使用年限，针对储存量比较大的档案，可以将其保存在光盘和磁盘中，将其放置在档案消磁柜中进行保管。还要做好档案室防潮工作，保证档案资料的完整度；相应管理人员定期对档案室的安全问题进行排查。

四、信息化档案管理的有效措施

（一）改进管理手段

档案部门中相关管理人员，不仅要对档案资料进行保管，还要合理安排资料的采集、安放以及交接工作，确保在这些环节中对档案信息的安全、保密性，防止资料泄漏产生带来的影响。

1.加强机密档案资料的安全管理，在档案部门中，根据档案信息的轻重可分为机密档案与普通档案，相对于机密档案而言，对其安全保密性要求更为严格，加上我国机密档案种类繁多，为管理工作的开展带来一定难度。所以在对机密档案进行保管时，应采取不同的方法进行有序监管，从而确保机密档案信息的安全。首先，档案部门应针对机密档案制定相关管理制度，严格要求工作人员在制度的标准下执行相关管理工作，提高管理人员的保管意识，使其认识到机密档案信息的重要性；其次，在实施机密档案管理工作时，应对其资料进行分类并设有专人进行保管，分工明确，采用责任制安排保管工作，增强管理人员的责任心，确保机密档案的保密性；最后，对机密档案资料应进行定期检查，避免突发情况的发生，为机密档案管理工作提供保障。

2.加强档案传递期间的安全管理，一般情况下，在档案信息所处的位置不发生变动的前提下，相关管理工作的开展是较为平稳的，对档案的管理工作也能持续、稳定的进行。不过，在现实生活中，避免不了因工作地点发生变化，或者是相关工作人员的临时调动，导致对档案信息进行一定转移。针对这些档案信息的重要性，对有关档案进行转移过程中，所走流程较为复杂。档案资料毕竟不属于个人产物，因此，要想对档案信息进行转移，需通知所有关部门进行接管工作，确保档案资料在转移过程中的安全。因此，管理人员应提高警惕，确保在档案资料转移过程中的安全，增强对档案信息的安全保护意识，做好对档案资料的保管工作，促进档案管理整体工作的有效运行。

（二）创新技术手段

在当前档案的管理工作中，不断运用现代化技术手段，借助计算机等信息工具，实现档案信息化管理模式。不过，利用这一手段进行档案管理也存在一定风险，如果计算机相关程序被病毒侵入，导致档案资料泄漏，严重影响档案保管工作的正常开展。因此，在使用信息化技术手段的同时，应不断挖掘出更多方法，切实保证档案信息的安全。

1.不断更新加密技术，为促使档案信息能够得到更好的安全保护，在利用现代化技术手段中，运用互联网中的加密技术，有利于管理人员更好地开展工作，从而对相关数据进行控制与监管。另外，为了防止病毒入侵导致相关信息泄漏的情况发生，运用加密技术将有关数据资料转变成乱码的形式进行保存。更有效提高了对资料的安全防护，有利于管理人员工作的正常开展。因此，在进行对档案信息的管理工作过程中，应不断探寻新的方法，在现代科技水平的基础上，与人为控制管理方式相结合的方法，对其有关信息进行加密保存，确保档案资料能够得到妥善处理，从而增强档案信息化管理模式，带动档案部门信息化发展。

2.不断加强防写技术，随着信息化技术的不断发展，对有关资料进行仿写的功能也不断加强。从字面意思进行理解，就是在原有的基础上进行略微改动，使其整体意思不变。为了确保档案信息的安全，在运用互联网工具对其进行储存时，可将其设为只读模式，在只读模式下，仿写资料无法进行，只能对资料进行阅读，没有办法进行保存或是改写，以此加强对档案资料的保密性管理工作。虽然，在计算机工具中只读模式下存在两种形式，但相对于我国而言这项技术仍有待加强，在原有的模式上运用更多手段进行创新，使其防写功能更加强大，为档案信息保管工作做出工作，从而实现档案信息化管理模式，促进我国信息化发展水平。

五、结束语

总而言之，档案安全与保密工作，是档案管理工作中的一项重要工作。档案管理人员要重视档案安全与机密管理工作，结合实际状况制定相应的管理体系，结合网络信息技术，保证档案信息化和安全化管理工作的顺利开展。档案管理中的档案信息会涉及到多方面的内容，要求每一位管理人员在工作承担自身工作职责，有效处理档案安全与保密问题，从而使档案信息化充分发挥自身价值。