文书档案整理归档流程及注意事项探究

闫海燕

（中国宝原投资有限公司，北京 100143）

引言

电子文件是一种以代码形式记录的文件，其以磁盘、光盘、磁带等为载体。在计算机使用时，计算机可以读取，并通在网络上进行传输，生成相关文件。在电子文件的工作领域，根据工作模式可以对电子文件所工作的内容进行区分。其一，电子文件可以在处理事务或工作问题中，其根据工作需求产生的电子文件。此类电子文件以图像、文本、影像储存；其二，可以记录我国居民生产或科研活动的电子文件。此类电子文件具有明显的技术性，电子文件作为一种有效且新型的技术载体，对我国居民的生活工作带来了较大的帮助。转变了我国居民以往的办公模式，电子文件可以实现“无纸化办公”，与我国绿色发展的目标高度吻合。

一、归档方法

对于具体的归档操作，要先编好文件的顺序，明确具体的保管期限，之后按规定和程序进行移交操作。就目前来说，电子文件的归档方法有两种，软盘归档和网络置换归档，前者是借助打字机中的文件软盘或没有联网的软盘，编号之后，录入文件信息，方便查询。后者是提前告知管理部门做好相应的置换工作，然后在移交操作中由文件管理部门利用网络向档案部门传送档案文件以及移交相应的管理权，其间所有的电子文件归档需要打印出目录进行备份，如果是特别重要的电子文件，还要打印备份，复制到软盘中储存。最后交接方按规定进行交接手续并签字负责。另外，对于其中的电子信息，需要进行归档操作处理之后才能作为电子档案进行管理，否则就只是一种电子文件。归档操作处理流程是将每份电子信息装订成档案基本单位，然后设定本质上是元数据的电子封面，这些操作都需要按标准进行。

二、电子文件对于归档管理的影响分析

（一）有利于档案的分类

在电子文件处理中，由于电子文件的信息以及载体具有明显的分离性质，档案实体分类工作可以有效进行全面升级。在实体分类结果中，受纸质文件的固定影响，电子文件在应用中可以完成属性链接。对电子文件的运行模式进行分析，电子文件通常可以展现出属性链接，属于单线排列形式。由工作人员手工操作，对于电子文件的后续应用将产生明显制约。在电子文件现有的工作环境中，文件整体的形式特征与电子文件自身的运行方式产生了相关链接。电子文件可以通过计算机内部控制系统完成多角度整理，对电子文件进行纸质分类，用户可以根据自身的实际需求，对电子文件完成有效组合。随着我国科学技术的不断发展，目前电子文件在归档过程中，已经实现了自动归档。可以按照时间线、文件名以及文件流程等方式，进行自动化办公。可有效节约冗余工作时间，提升工作人员的工作效率。

（二）档案资料的收集处理方法落后

随着社会的发展和科技的创新，档案管理工作在此背景下受到了一定的影响，传统的档案管理方式已经不再适应新时期档案管理的需要。例如，办公自动化（OA）在当前的许多企业日常工作中非常常见，许多原先依赖于人工的工作内容开始逐步转移到各种设备中完成。不仅可以显著提高工作效率，还可以避免劳动强度。而文书档案收集与管理工作也同样可以应用信息技术完成。一方面利用计算机完成档案的收集和归档，大大提高工作效率，避免档案收集归档的重复性，减轻了档案管理的工作强度，降低了信息密度。因为文书档案具有多样性的特点，所以文书档案的收集和归档也同样需要基于这一特点来开展。另一方面，还没有完全实现“无纸化办公”形式，所以在单位性质的影响下，文献资料的类型主要是纸质和数字，这进一步增加了收集和归档的难度。

（三）归档文件材料分类整理不规范

有的文件材料未按有关业务规范要求进行准确的分类，如年度归属不准确，划定保管期限不准确。有的归档文件材料排列混乱，重要、综合的文件材料排在后面，请示和批复、定稿和正本、同一个会议的文件材料等排在不同的位置。有的未修改完善不规范的文件材料题名，未按档号编制规则编档号，影响日后的档案检索利用。

（四）档案管理人员管理意识有待提升

对于企业文书档案的管理而言，有的管理人员管理意识较为匮乏，只是重视红头文件的管理，对于一些未编码或一般性文件的管理不够重视。因未细致记录收文及与其对应的相关文件，特别是无须正式上报的文件，这类文件往往留在经办人手中，不及时归档，无法保障档案完整性，不利于企业文书档案的管理与利用。主要表现为：收集文件与上报资料处理时，业务部门个人经办的文件归档不全，档案完整性难以保证；档案管理人员不能深入介入业务部门工作，难以了解收文和上报文件的关系，也无法保证归档文书的正确性与完整性，档案和文件利用价值荡然无存。

三、档案工作中电子文件技术保护策略

（一）加强电子文件的保管工作

在电子文件保管工作中，借助计算机网络信息，可以对电子文件建立归档专递网线。例如，在各单位实际运行中，对计算机内部信息完成设定，以保障相关信息的有效发展。在电子文件管理中，借助内部信息管理系统，在内部管理机制以及档案部门之间开展文件传输。以电子信息系统为基础，对文件传输的形式以及存放等完成编制。定期对整体进行项目整理，在档案部门需求时可以传递给网络部门。使用网络部门对于归档的电子文件提出格式要求，格式不应为固定性质。应符合我国电子文件管理中的需求，电子文件储存形式可以完成多样性的发展。目前，在储存格式中，其格式与以往单一性格式相比，出现了DBF、DOC、TXT、EXE 等模式。在归档电子文件技术的处理中，可以实现电子文件管理策略，电子文件的保管以及归档，在我国发展中已经实现了有效落实。就现行的电子文件管理工作流程设定模式分析。

（二）构建完善的电子档案归档制度

开展电子档案归档工作时，企业的档案部门要坚持以人为本的原则，培养拥有高水平职业素质和专业素质的档案管理团队，同时构建完善的管理制度，对归档管理操作进行规范和约束，从而及时发现工作中的问题，及时进行解决。电子档案管理部门开展归档管理工作，需要坚持做到几项内容：一是培养管理人员的信息化意识，认识到电子档案的重要性，认识到电子档案归档方法的合理选择标准，能够按照归档管理制度对电子文件和信息进行归档管理。尤其是大部分档案管理人员对传统观念的依赖较强，信息化观念不足，对于过去的档案管理机制和方法存在很大的依赖性。基于此，在信息化技术的支持下，电子档案归档部门需要培养工作人员的信息化意识，要求档案管理人员充分认识电子归档的重要性，掌握先进的电子档案处理技术，知晓如何对电子信息和文件进行归档处理，以提升工作效率和积极性。二是健全归档管理制度。对于电子文件和信息，必须经过归档处理才能形成电子档案，所以需要建立一套切实可行的电子档案归档管理制度，作为工作的理论依据，这也可以帮助提升管理效率，降低人为失误的概率。三是强化归档管理制度的落实，只有制度得到贯彻落实，归档工作才能保证规范性和有序性，所以要求档案管理部门关注监管机制的建设，借助信息化系统，实现对归档操作的动态监管，促使归档管理制度落到实处，这也是提高工作效率的前提。

（三）建立电子文书档案的信息管理系统

建立有效的电子档案管理信息系统要考虑其实用性、安全性、开放性和先进性。首先，实用性主要是依据企业自身的四案子文书档案信息的特点，能够满足对电子文书档案管理的实际需求，可以根据处理电子文书档案的流程来设计档案信息管理的软件功能；其次，安全性要考虑电子文书档案自身记录的真实和对电子文书档案信息的保护，建立科学的管理控制制度，保证一些非法的授权行为和信息的泄露问题；再次，开放性要求有开放的技术、开放性的结构和开放的接口。这种开放性要保证电子文书档案安全管理系统和外界的信息有一个良好的联系和沟通，尤其是和其他单位的相应系统之间的联系。最后，建立有效的电子档案管理信息系统要有先进的技术、管理理念和工具的支撑。在注重实用性的基础上，该系统的开发要立足先进性，以先进成熟的管理理念、工具和技术，支持电子文书档案管理系统开发，确保该系统具有发展潜力和应用价值。

（四）对文书档案管理人员进行培训，增强管理意识

优秀的档案管理人员其自身的文书档案管理意识和专业的基础知识、文书档案管理技能都是必须要具备的，只有具备专业技能才可以提高文书档案管理效率。因此，办公室需进一步提高档案管理人员的专业技能，加强对相关人员的技能培训，提高文书档案收集归档工作人员的敏感性，要求能够熟练操作标准化的文书档案收集归档流程；同时，文书档案管理人员还需要积极学习新的管理方法，如电子档案的建立等；使工作人员可以意识到自己的不足，加以改进；通过鼓励有关工作人员在业余时间自行学习，或组织开展网络学习培训、学习《档案法》、参加各种档案建设项目等，提高相关工作人员的综合素养，保持他们的责任感、促进文书档案收集归档工作的程序化、合理化以及高效化发展。档案管理人员积极参与文书档案的收集归档工作，促进管理效率和管理质量的提升。

（五）完善电子归档文件的技术

电子文件在处理中，需要完善电子文件归档技术。例如，明确电子文件整体的归档形式以及归档条件，进行电子文件的归档把关，确定电子文件的归档范围，并对电子文件自身的质量进行评定。电子档案工作者可以在归档时，在电子文件处理中对电子文件进行归档、保存、完善，实现相关电子文件的处理。对收发方而言，文档信息从文件的设计修改阶段，对电子文件的文本按照相关顺序进行编号，已完成全部保存，反映电子文件的形成过程。电子文件与使用环境可以完成匹配，并有效提升其整体兼容性。为了确保电子文件的归档管理，在工作中必须对文件的特性进行检查，对电子文件产生有效地保障。以保证电子文件在运行过程中，可以完成有效应用。经过计算机或网络等模式，实现文件拷贝，可以将其转移至光盘以及磁盘等载体中，以实现长期储存。加强电子文件的保管工作，保障电子文件的实体安全。对电子文件的储存载体进行完善，可以对电子文件自身的化学磁性等进行改良。在电子文件的储存中，从理论分析电子文件载体，若无出现破坏等现象，可以永久性储存。在电子文件读取中，磁性材料可以产生无接触式读取，因此不存在相关磨损问题。电子文件在磁性保存中良好密封，杜绝了空气中的灰尘、水分等不良因素。但目前，我国电子文件的形成时间较短，与发达国家相比，我国在现有的发展模式中缺乏有效的储存验证机制。电子文件中的原始信息如何有效保存以及如何有效应用，对后续工作中的档案保管可以产生明显的激发效果。因此，我国对于长久保存的电子文件，通常采取的方式为定期复制模式，可以防止信息出现衰减、丢失。

结束语

综上所述，互联网是人类21 世纪最伟大的发明之一，作为一门渗透范围最广的先进技术，互联网的融合对各领域的实际工作内容实现全面完善，在现有基础上衍生出全新的工作流程，加强工作模式。其中，在档案保管中，我国将档案保管与互联网技术融合，形成了电子文件。电子文件与普通的纸质文件相比，更具有保存价值，同时也可以建立共享机制，便于使用。如何保障电子文件的归档管理以及技术保护，成了我国的重点关注目标。