大数据背景下档案管理信息安全问题及对策

江春慧

（海南科技职业大学档案馆，海南 海口 571126）

随着社会的发展，数字化、信息化、科技化时代已然到来，在科技社会盛行的当下，信息变得通达、无处不在。针对企业的档案管理工作，科技信息帮助企业档案管理部门解决了传统管理模式下所遗留的档案保存问题，又为档案信息管理带来了新的困境，互联网技术的发展，信息平台的共享，保证档案信息安全成为企业档案管理部门的首要任务，如何高效利用信息技术，对企业的档案进行高效管理，成为档案管理部门所要面临的问题。保障人才信息的安全，才能为企业的发展不断填充人力，为企业后续的成长，以及企业在激烈的市场竞争环节站稳脚跟都有很大的帮助。

一、什么是大数据

随着科技的进步，信息技术逐渐成熟和发展，人们可以通过各种渠道来了解并得知各式各样的信息消息，大数据就是通过科技与互联网技术进行的一种数据管理方式，通过建立多平台形式，实现资源管理以及各行业资源共享的一种形式。企业将大数据技术应用在档案管理工作中，是企业现代化建设的重要标志，也是企业创新工作模式的重要内容，通过信息技术，优化档案管理部门的工作，提高档案管理部门的管理水平和管理效率，提高企业对档案的利用率，同时也促进了企业的管理水平和经营水平的提升［1］。

二、大数据下档案管理的优势

将大数据技术应用在企业的档案管理部门，将档案信息科技化、数字化，改掉了传统的纸质档案管理模式，节省出为存留纸质档案信息所利用的大量的有限的办公区域，可以将有限的物力投入到更需要的部门当中，将资源进行合理、高效的利用。现在的档案管理工作，以计算机为主体，将档案信息直接以数字化的形式，录制在计算机当中，再进行合理的编码，节省了企业因查阅人才档案时所浪费的时间，方便了档案部门调取人才的档案信息，提高了档案信息的管理工作，同时也提高了人才档案信息的使用效率。传统的纸质档案因为利用纸张进行书写保留，极容易因为存放地点潮湿或者纸张本身的原因，导致人才档案信息不能很好地保存下来，极容易导致企业内部诸多档案信息丢失或者损坏，影响了企业对人才管理的效率和水平，数字化的档案信息管理模式，通过档案上传到计算机当中，只需保证计算机完好，互联网技术安全，就可以长期保留人才的档案信息，使档案可以一直存留，也方便了人才在晋升时直接调取档案进行查阅。

三、大数据下档案管理面临的问题

（一）档案管理工作没有明确的规章制度

企业的档案管理部门从纸质档案管理模式向数字化档案管理模式转变时，企业重点重视工作模式的转变，而忽略了相应的规章制度的转变，传统的规章制度已经不再适用大数据时代背景下的企业档案管理工作，没有明确的规章制度来约束与规范档案管理部门的工作，导致企业档案管理部门的工作人员管理档案信息水平不高，管理思想陈旧，阻碍了档案信息化、数字化建设进程。

（二）对网络信息安全意识不高

随着互联网科技的发展，企业档案管理部门借助互联网科技实现对档案信息的高效管理，极大提高了管理水平，但因为互联网信息存在安全问题，而企业在档案信息管理方面的工作，缺乏对管理人员以及管理环境进行安全教育，导致管理人员的信息安全意识不强，管理环境以及管理系统的安全建设不到位，极容易使档案管理系统受到外部的攻击，导致企业档案信息受到损坏，影响企业的正常发展。

（三）当出现机器故障时没有应对策略

大数据时代背景下，虽然方便了企业档案管理部门的工作，但对于档案管理工作环节中，出现意外情况的事情，档案管理部门的工作人员往往缺乏对应急事件的处理对策，导致档案信息丢失或者受损，为企业对人才管理带来不必要的问题，人才档案信息的丢失，也直接影响了企业对人才的管理水平和掌握，为企业的健康发展带来影响。

（四）没有先进的档案管理系统

虽然现在信息技术日渐成熟和发展，但依旧没有一款绝对安全的管理系统，可以提供给企业进行档案信息安全的管理，企业内部没有专业工作人员对档案管理系统进行定期的维护和检查，致使档案信息的风险系数增加，加大档案管理工作人员的工作难度，如遇到系统遭到攻击或受到损害，档案管理人员无法应对突发状况，导致档案信息受损。

（五）管理人员的管理能力不足

大数据时代背景下的档案管理工作，要求档案管理工作人员掌握一定的信息技术和管理能力，对数字化档案信息进行高效管理。但因为管理人员的综合实力普遍有限，管理人员对档案信息管理技术的掌握只停留在管理界面的基本操作上，只掌握了档案管理的基本操作，没有更加熟练地掌握档案管理系统，导致在档案管理系统出现卡顿情况时，管理人员无法利用专业知识进行调整与修复，从而增加了档案管理系统的安全风险，为档案管理工作带来困难［2］。

四、大数据下档案管理的应对策略

（一）建立相应的档案管理制度

企业在推动档案管理部门现代化建设的过程中，应制定相应的规章制度，数字化、信息化的档案管理模式，需要大量的资金作为支撑，需要先进的计算机设备作为保障，确保档案信息的安全。因此企业要明确规定档案管理部门的工作，明确档案管理部门所需的资金投入，重视档案管理部门的管理工作，明确规定档案管理的数字化建设流程，规定管理工作进程，利用规章制度来约束管理人员的工作效率，通过规则将责任落实到企业档案管理的相关负责人身上，规范管理人员的工作流程，加强对管理人员的建设，使管理人员可以高效地对档案信息进行采集、整理和录用的操作，并按照规定给各个部门的人才档案进行编码，方便日后查阅和调取。运用科技信息技术，通过相关的规章制度进行约束，来规范管理人员的工作流程。

（二）加强对网络信息的安全建设

大数据时代背景下，数字化档案信息最重要的就是安全问题，企业应加强对管理人员安全意识教育，并在相应的计算机上安装正版安全软件，设立防火墙，防止计算机网络系统被入侵，攻入档案管理系统，造成档案信息受损。提升管理人员的安全意识，提醒管理人员档案管理系统的账号以及密码，应牢记于心，不要图一时的方便，就直接放在桌面的显眼位置，或直接写在纸条上，方便工作人员的输入；要提醒管理人员对档案管理系统的账号密码进行定期的修改，利用数字与英文相组合的形式，加强密码的强度，不要图方便省事设置简单的密码，极容易遭受外部的破解；定期对电脑的安全环境进行检查，定期维护档案管理系统的安全，加强档案管理系统的安全建设，避免因人为因素所产生的事情，导致档案信息受到损失。

（三）及时做好档案信息的备份

数字化的档案信息管理，极大方便了工作人员对档案信息的管理工作，档案部门应制定一套完整的档案管理工作流程，并及时地将档案信息进行备份，防止电脑出现问题，导致磁盘损坏，数据丢失的情况出现，影响企业对人才档案信息的管理和掌控。在应对突发问题导致人才档案信息丢失时，档案管理人员可以通过备份数据的形式，来保障档案信息的完好无损，也避免了人才档案信息的丢失所带来的影响。对档案信息进行统一的备份管理，也方便了档案管理工作人员的管理工作，在计算机更新换代的时候，可以直接将备份好的数据恢复到新的设备上，节省了档案管理人员的工作时间，降低了档案管理的工作难度［3］。

（四）主动寻求与大数据机构的合作

企业在推动档案管理部门现代化建设的进程时，应及时地与外界的大数据机构合作，建设较为完善的管理体系与管理系统。互联网技术的发展与成熟，没有绝对安全的网络信息系统，因此，企业可以借助大数据机构的先进互联网技术与科技，不断完善档案管理系统，提高档案管理系统的安全系数。通过大数据机构，对档案管理系统的网络环境进行风险分析，并结合先进的技术，开发出适合本企业档案管理工作模式的系统，降低互联网科技所带来的安全隐患，还可以将互联网系统与本企业的特色进行有机融合，开发出适合企业发展特点的档案管理系统，增加企业对档案信息的管理水平。同时依托先进的信息技术，及时对档案管理系统进行定期的维护，保障档案管理系统的工作环境，减少档案管理系统被入侵的事件出现，从而加强对档案信息管理的安全建设。

（五）加强对档案管理部门人员的培训

随着档案管理工作的现代化建设步伐的推进，企业需要加强对档案管理人员的建设，建设出一支高水平、高素质的档案管理队伍。企业可以通过多方位的培训，加强对管理人员的技术水平的建设，提高档案管理人员的工作效率。通过开展专业的档案管理工作交流会，与经验丰富的档案管理工作人员进行交流，学习其中所蕴含的管理知识和管理技巧，来强化自身的实力，增加档案管理的工作效率，实现档案的高效管理。通过对管理人员的互联网技能培训，增加管理人员对互联网知识以及计算机操作水平的提升。加强对管理人员的能力建设，强化管理人员的操作能力；加强管理人员对档案管理系统的熟悉与操作，在管理系统出现故障问题时，管理人员可以通过自身所掌握的知识和技能，对档案管理工作进行有效的修改和调整，及时维护档案管理系统的安全，并修复档案系统所出现的漏洞情况，保障档案信息的安全［4］。

总而言之，档案管理是企业高效选拔和管理人才的重要环节，人才档案信息的安全，影响着企业的安全生产与发展。因此，保障人才档案信息的安全，是档案管理部门在大数据互联网科技时代的重要工作，同样也是影响着能否促进企业长远发展的重点。企业要不断深化创新技术，将档案管理工作与现代社会趋势相结合，提高档案管理人员的安全意识与管理水平。在大数据的背景下，可以有效利用先进的科学技术对档案信息进行高效的管理和利用，提高企业对人才信息档案的利用，提高企业对人才信息的掌握，为企业的发展补充充足的人才，增加企业在社会竞争当中的实力，提升企业的管理能力，提高企业的运营水平，为企业在市场竞争中提供有力的支持和帮助。